Monsieur,

Le 29 mai 2002, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen concernant l'absence et le refus d'information de la part de la Commission.

Le 1er juillet 2002, j'ai transmis la plainte au président de la Commission européenne. La Commission a envoyé son avis le 12 septembre 2002 et je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, si vous le souhaitez. Aucune observation ne semble avoir été reçue de votre part.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

La plainte a été déposée en mai 2002 par un député au Parlement européen. Il s'agissait d'une demande d'accès à des documents et à des informations émanant de la Commission européenne, introduite le 3 décembre 2001. Il a été traité dans le cadre des nouvelles règles relatives à l'accès du public aux documents, à savoir le règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (1) (ci-après dénommé «règlement (CE) n° 1049/2001»).

Selon la correspondance soumise par le plaignant, le contexte de la plainte était le suivant.

Dans sa lettre du 3 décembre 2001 adressée à la Commission, le plaignant a formulé les demandes suivantes:

(Cote)

1) Un registre complet de tous les comités et groupes de travail au sein des institutions de l'UE, auquel la Commission participe - y compris une liste des membres participants.

2) Une liste de ceux qui ont reçu des indemnités de voyage et/ou des indemnités journalières en l'an 2000 pour des réunions tenues dans les institutions de l'UE qui ont été payées par la Commission.

3) Une enquête complète sur toutes les réunions de la Commission concernant l'accès du public aux documents et les résumés de la période au cours de laquelle les grandes lignes du nouveau règlement relatif à l'accès du public aux documents ont été examinées [c'est-à-dire le règlement 1049/2001 ] .

4) Une liste complète de tous les documents, y compris les déclarations du Service juridique auxquelles je ne peux pas avoir pleinement accès.

5) Toutes les déclarations adoptées par le Conseil concernant les règlements, directives, décisions, accords et autres documents juridiques. Les déclarations concernant les règles et décisions qui ne font pas partie de l'acquis communautaire peuvent être omises. J'ai présenté la même demande au Conseil.

6) Toutes les déclarations du Service juridique de la Commission concernant l'acquis existant.

7) Toutes les lettres et documents envoyés à destination et en provenance des pays candidats à compter de la date de réception des demandes. (Unquote)

Le 1er février 2002, la Commission a répondu comme suit:

Dans ses remarques préliminaires, la Commission a attiré l'attention du plaignant sur le fait que le règlement (CE) n° 1049/2001 ne concerne que l'accès du public aux documents. Bien que la définition soit très large (2), elle ne couvre pas l'accès à des informations qui ne sont pas enregistrées. En outre, le règlement n° 1049/2001 n’oblige pas les institutions à créer des documents sur demande, ni à donner accès à des documents qui ne sont pas en leur possession. Enfin, le règlement (CE) n° 1049/2001 contient une disposition concernant les demandes d'accès qui ne sont pas suffisamment précises ou qui concernent un très grand nombre de documents [ article 6, paragraphes 2 et 3 ] . Dans le premier cas, l'institution peut demander au demandeur de clarifier la demande. Dans le second cas, l’institution peut s’entretenir avec le demandeur de manière informelle, en vue de trouver une solution équitable.

En réponse aux demandes d'accès spécifiques du plaignant, la Commission a donné la réponse suivante:

1) La liste des comités assistant la Commission dans l'exercice de ses compétences d'exécution a été publiée au Journal officiel C 225 du 8 août 2002, et la liste de tous les comités dont la consultation n'est pas obligatoire dans le cadre de la procédure d'élaboration de la législation communautaire a été publiée au JO L 56 du 26 janvier 2001. La Commission a joint les deux extraits pertinents de ces Journaux officiels dans la langue du plaignant, rappelant au plaignant que le second lui avait déjà été envoyé en réponse à sa demande du 4 mai 2001.

Quant aux demandes du plaignant concernant "une liste de membres participants", la Commission a expliqué que la plupart de ces comités n'ont pas de membres permanents. En ce qui concerne notamment les «comités de comitologie», les représentants des États membres sont envoyés à une réunion spécifique en fonction de l’ordre du jour et de leurs propres fonctions.

La Commission souligne qu'elle se fera un plaisir de fournir au plaignant une liste des participants s'il précise le comité et la réunion qui l'intéresse.

2) Il n'existe pas de liste des participants ayant bénéficié d'indemnités de voyage et/ou d'indemnités journalières en 2000 pour des réunions organisées par les institutions de l'UE et payées par la Commission. Ces indemnités sont payées directement par la direction générale qui organise les réunions et les données relatives à ces indemnités sont conservées dans les bases de données financières de chaque DG.

3) La Commission a rappelé au plaignant que ces documents lui avaient déjà été envoyés par Mme B. dans sa lettre du 24 juillet 2001 à la suite de sa demande du 4 mai 2001.

4) La Commission a déclaré qu'elle n'était pas en mesure de fournir au plaignant une liste de documents auxquels le plaignant ne peut avoir accès. Chaque demande d’accès est en effet examinée au cas par cas, et aucun document ou catégorie de documents n’est « prima facie » inaccessible.

5) La Commission ne détient pas le texte de toutes les déclarations adoptées par le Conseil. Étant donné que le plaignant avait adressé la même demande au Conseil et que ces documents sont en sa possession, le Conseil serait en mesure de répondre à cette partie de la demande.

6) Il n'existe pas de liste de tous les avis du Service juridique concernant l'acquis communautaire en tant que tel. Toutefois, une recherche dans la base de données des avis du service juridique ayant pour objet l'acquis communautaire a donné lieu à un total de 12 documents.

La Commission a déclaré qu'elle regrettait d'informer le plaignant que "conformément à l'article 4, paragraphe 2, deuxième tiret, du règlement (CE) n° 1049/2001 ... la divulgation d'avis juridiques par le service juridique de la Commission doit être refusée car elle porterait atteinte à la protection des avis juridiques (cf. ordonnance du président du Tribunal de première instance du 3 mars 1998, T-610/97, R, Carlsen et al./Conseil; Arrêt du Tribunal de première instance du 8 novembre 2000, T-44/97, Ghignone e.a./Conseil ).»

7) La Commission a regretté que, à l'instar de la demande du plaignant du 4 mai 2001, cette demande ("Tous les courriers et documents envoyés aux pays candidats et en provenance de ceux-ci à compter de la date de réception des demandes") soit trop générale pour que la Commission puisse y répondre de manière satisfaisante. Conformément à l'article 6, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1049/2001 (3), la Commission a demandé au plaignant de clarifier sa demande.

Le 20 février 2002, le plaignant a introduit une demande confirmative pour contester la réponse de la Commission. Il a fait, en résumé, les remarques suivantes:

1) Groupes de travail (etc.) et membres

Le plaignant avait reçu des aperçus écrits des comités et des groupes de travail qui assistent la Commission dans sa tâche de mise en œuvre. Toutefois, le plaignant ne croyait pas que ces aperçus résument tous les comités et groupes de travail. Il a donc réitéré sa demande d'accès. Il a également réitéré sa demande concernant une liste de tous ceux qui participent aux comités permanents et aux groupes de travail. Quant aux comités et groupes de travail qui n'ont pas de membres permanents, il demande les dernières invitations mentionnant le nom de chaque membre.

2) Indemnités de voyage

Le plaignant a compris que le paiement des indemnités et des indemnités journalières était centralisé. Il demande donc une copie électronique de tous les paiements d'indemnités et d'indemnités journalières en 2001, concernant les réunions dans les institutions de l'UE payées par la Commission.

3) Liste des documents non accessibles

Sur la base de la réponse précédente de la Commission, le plaignant a demandé une liste de tous les documents auxquels il ne pouvait pas avoir accès et un compte rendu des considérations précises qui rendaient cet accès impossible.

4) Avis juridiques

Le plaignant a réitéré sa demande de toutes les déclarations du service juridique de la Commission concernant l'acquis existant.

5) Correspondance avec les pays candidats

Pour rendre sa demande plus précise, le plaignant a déclaré qu'il souhaitait obtenir des copies de toutes les lettres, de tous les courriels et de tous les documents envoyés à Malte et en provenance de Malte en 2001.

Le 30 avril 2002, la Commission a répondu à la demande confirmative du plaignant:

1) Groupes de travail (etc.) et membres

La Commission joint une liste de comités, d'unités et de groupes de travail qu'elle a approuvés pour l'année 2001. Une liste pour l'année 2002 est en cours de rédaction et sera envoyée au plaignant dès que possible.

En ce qui concerne la composition des comités institués par la législation communautaire, il n'existe pas de liste de membres. La composition varie d'une réunion à l'autre, parfois même pendant les réunions. Les invitations à ces réunions sont envoyées aux représentations permanentes des États membres, qui les transmettent aux autorités compétentes de leur État membre. Les noms des personnes qui participent aux réunions ne sont pas indiqués dans les e-mails, etc. par lesquels l'invitation est faite.

Les membres des comités institués par la Commission sont nommés personnellement. Leur mandat ne dépasse jamais quatre ans. Une liste des membres de ces comités est publiée au Journal officiel, série C.

2) Indemnités de voyage

Cette partie de la demande n’a pas pu être satisfaite. Le paiement des indemnités de voyage est progressivement décentralisé pour être effectué par les différentes directions générales qui organisent les réunions. Cette décentralisation était déjà en cours en 2001. En tout état de cause, il n’est pas possible de fournir des listes détaillées contenant des informations sur les indemnités accordées à des personnes individuelles.

3) Liste des documents non accessibles

Il n'existe pas de listes de documents auxquels l'accès du public est systématiquement refusé. La création de telles listes serait contraire au règlement (CE) no 1049/2001, qui prévoit un traitement au cas par cas des demandes d’accès du public aux documents.

4) Avis juridiques

La Commission a indiqué qu’elle confirmait sa réponse précédente. Elle a de nouveau fait référence à l’article 4, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1049/2001 et à la jurisprudence relative à l’accès aux avis juridiques.

5) Correspondance avec les pays candidats

Bien que la demande ait été limitée à un seul pays candidat, elle reste trop générale. Conformément à l'article 6, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1049/2001, le plaignant a été invité à clarifier davantage sa demande.

Dans ce contexte, le plaignant formule les allégations suivantes dans sa plainte au Médiateur européen:

1. La Commission ne lui a pas fourni un aperçu complet des groupes de travail auxquels elle participe, y compris les noms des membres de ces groupes de travail.

2. La Commission ne lui a pas fourni une liste complète des personnes qui ont reçu des indemnités de voyage et/ou des indemnités journalières de la Commission en 2001.

3. La Commission ne lui a pas fourni la liste de tous les documents auxquels il ne peut avoir accès.

4. Le refus de la Commission d’accéder aux avis juridiques n’est pas fondé sur une mise en balance concrète avec l’intérêt du public à ce que l’accès soit accordé.

5. La Commission n’a pas fourni au plaignant ses rapports d’examen concernant Malte.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

La plainte a été transmise à la Commission, qui a rendu l'avis suivant.

À titre liminaire, la Commission a souligné que la demande d'accès du plaignant allait, à plusieurs égards, au-delà du champ d'application du règlement (CE) n° 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents. Il a fait référence à la demande de documents inexistants du plaignant, indiquant que la Commission avait néanmoins tenté de répondre à ces demandes dans la mesure du possible.

La Commission a également attiré l'attention sur une demande d'accès présentée par le plaignant environ un mois après le dépôt de sa plainte auprès du Médiateur européen. La nouvelle demande couvrait en partie ses demandes antérieures.

En ce qui concerne les demandes détaillées du plaignant, la Commission les a traitées comme suit:

1. Groupes de travail (etc.) et membres

La Commission a confirmé sa réponse à la demande confirmative du plaignant sur ce point. Elle a ajouté qu'à la suite de la dernière demande du plaignant du 24 juin 2002, concernant des groupes de travail au sein de la direction générale de l'environnement de la Commission et du secrétariat général, la Commission avait produit et fourni une telle liste. Elle a souligné que cette liste avait été établie spécifiquement pour répondre à la nouvelle demande d'accès du public du plaignant.

2. Indemnités de voyage

La Commission a répété qu'il n'existait pas de liste exhaustive des personnes ayant bénéficié d'indemnités de voyage et/ou d'indemnités journalières en 2001. Toutefois, afin de donner au plaignant le plus d'informations possible, il a reçu un tableau énumérant les crédits pour les dépenses relatives aux comités au cours des cinq dernières années.

3. Liste des documents non accessibles

La Commission a répété qu’une telle liste n’existait pas et que la création d’une telle liste serait contraire au règlement (CE) no 1049/2001.

4. Avis juridiques

La Commission a confirmé sa réponse à la demande confirmative du plaignant sur ce point, en se référant, d'une part, à l'impossibilité de trouver une liste de tous les avis juridiques concernant l'acquis communautaire et, d'autre part, à la jurisprudence relative aux avis juridiques. Elle a également souligné que toutes les demandes d’accès à des avis juridiques sont traitées individuellement afin d’évaluer s’il existe un intérêt public supérieur justifiant la divulgation et si l’accès à certaines parties du document peut être accordé. Il est toutefois clair que cette évaluation ne peut être effectuée que sur la base d’une demande précise d’accès à des documents spécifiques.

5. Divulgation des rapports de filtrage concernant Malte

La Commission a noté que le plaignant avait demandé toute la correspondance entre la Commission et Malte et que la Commission avait considéré cette demande comme trop générale.

La Commission a néanmoins répondu à la nouvelle demande de rapports de filtrage concernant Malte. Elle a expliqué que les négociations d'adhésion sont menées entre les États membres et les pays candidats. La Commission n'est pas partie à ces négociations, mais n'a qu'une fonction de secrétariat. La Commission n'est donc pas à l'origine des rapports de filtrage et ne peut les transmettre qu'avec le consentement des États membres. La Commission a donc demandé un avis aux représentants des États membres, afin de lui permettre de décider si l'accès aux rapports peut être accordé. À la date de l'avis de la Commission, aucune réponse n'avait été reçue.

Observations du plaignant

L'avis de la Commission a été transmis au plaignant pour observations. Le Médiateur n'a reçu aucune observation.

LA DÉCISION

1 Remarque préliminaire

1.1 Le plaignant a présenté à la Commission une demande d'accès aux informations et aux documents. La Commission l'a traitée comme une demande d'accès du public aux documents au titre du règlement (CE) no 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (4) (ci-après le «règlement (CE) no 1049/2001»). Le plaignant et la Commission ont suivi la procédure prévue par le règlement, et le plaignant a soumis des allégations au Médiateur concernant le résultat. La présente enquête vise donc à déterminer s’il y a eu mauvaise administration dans l’application du règlement (CE) no 1049/2001 par la Commission.

2 Groupes de travail et membres

2.1 Le plaignant affirme que la Commission ne lui a pas fourni, à tort, un aperçu complet des groupes de travail (etc.) auxquels la Commission participe, y compris les noms des membres de ces groupes de travail. Il fait référence aux demandes d’accès du public présentées au titre du règlement (CE) no 1049/2001.

2.2 La Commission a fourni au plaignant une vue d'ensemble des comités, sections et groupes de travail pour 2001 et s'est engagée à lui fournir une vue d'ensemble similaire pour 2002. Il l'a également informé de la publication de ces aperçus. En ce qui concerne les membres de ces comités, la Commission a informé le plaignant qu'il n'existait pas de liste complète des membres. La Commission a expliqué au plaignant pourquoi il en était ainsi et a souligné qu'elle serait heureuse de lui fournir une liste des participants s'il précisait le comité et la réunion qui l'intéressait.

2.3 L'allégation du plaignant semble reposer sur l'argument selon lequel la Commission aurait dû produire des listes supplémentaires relatives aux groupes de travail et organes similaires et à leurs membres.

2.4 La Commission n'est pas tenue de produire des documents aux fins de l'accès du public en vertu du règlement (CE) n° 1049/2001. Étant donné qu’il ne semble pas y avoir de documents existants auxquels l’accès pourrait être accordé, le Médiateur estime que le plaignant n’a démontré aucun manquement de la Commission à appliquer correctement le règlement (CE) no 1049/2001. Par conséquent, le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne cet aspect de la plainte.

3 Indemnités de voyage

3.1 Le plaignant affirme que c'est à tort que la Commission ne lui a pas fourni une liste complète des personnes qui ont reçu des indemnités de voyage et/ou des indemnités journalières de la Commission en 2001.

3.2 La Commission a déclaré qu'il n'existait pas de liste de ce type.

3.3 Comme indiqué au point 2.4 ci-dessus, la Commission n'est pas tenue de produire de nouveaux documents aux fins de l'accès du public en vertu du règlement (CE) n° 1049/2001. Étant donné qu’il ne semble pas y avoir de documents existants auxquels l’accès pourrait être accordé, le Médiateur estime que le plaignant n’a démontré aucun manquement de la Commission à appliquer correctement le règlement (CE) no 1049/2001. Par conséquent, le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne cet aspect de la plainte.

4 Une liste de documents non accessibles

4.1 Le plaignant affirme que c'est à tort que la Commission ne lui a pas fourni la liste de tous les documents auxquels il ne peut avoir accès.

4.2 La Commission a déclaré qu'il n'existait pas de liste de ce type. Elle a ajouté qu’une telle liste serait contraire au règlement (CE) no 1049/2001, qui prévoit un traitement au cas par cas des demandes d’accès du public aux documents.

4.3 Comme indiqué au point 2.4 ci-dessus, la Commission n'est pas tenue de produire des documents aux fins de l'accès du public en vertu du règlement (CE) n° 1049/2001. Étant donné qu’il ne semble pas y avoir de documents existants auxquels l’accès pourrait être accordé, le Médiateur estime que le plaignant n’a démontré aucun manquement de la Commission à appliquer correctement le règlement (CE) no 1049/2001.

Le Médiateur partage en outre l'avis de la Commission selon lequel il serait contraire au règlement (CE) n° 1049/2001 de créer une liste de documents auxquels l'accès est systématiquement refusé.

4.4 Par conséquent, le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne cet aspect de la plainte.

5 Accès aux avis juridiques

5.1 Le plaignant affirme que le refus de la Commission d'accéder aux avis juridiques concernant l'acquis communautaire existant n'est pas fondé sur un équilibre concret avec l'intérêt du public à ce que l'accès soit accordé.

5.2 Dans sa correspondance avec le plaignant, la Commission l'a informé qu'il n'existait pas en tant que tel de liste de tous les avis de son service juridique concernant l'acquis communautaire. La Commission a en outre précisé que son absence de réponse plus détaillée était principalement due au manque de précision de la demande du plaignant. La Commission a tenté d’identifier les documents demandés au moyen d’une base de données. Il a conclu qu'il n'était pas possible d'établir une liste de toutes les déclarations du service juridique de la Commission concernant l'acquis communautaire existant. Elle en a informé le plaignant.

5.3 Le Médiateur a examiné attentivement les demandes du plaignant et la réponse de la Commission. Le Médiateur estime que la Commission pouvait raisonnablement conclure que la demande du plaignant visant à obtenir "toutes les déclarations du service juridique de la Commission concernant l'acquis existant" ne "permettait pas à l'institution d'identifier le document" au sens de l'article 6, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1049/2001 (5). Le Médiateur estime donc qu'aucun cas de mauvaise administration n'a été constaté en ce qui concerne cette partie de la plainte.

6 Divulgation des rapports de filtrage concernant Malte

6.1 Le plaignant affirme que c'est à tort que la Commission ne lui a pas fourni ses rapports de présélection concernant Malte.

6.2 La Commission a conclu que le souhait d'obtenir des copies de ces rapports de filtrage ne ressortait pas clairement de la demande du plaignant concernant toute la correspondance entre Malte et la Commission, c'est-à-dire de la demande formulée dans la demande confirmative du plaignant au titre du règlement (CE) n° 1049/2001. La Commission a donc ouvert un nouveau dossier en ce qui concerne les rapports de filtrage.

6.3 Le Médiateur estime que le point de vue de la Commission selon lequel le souhait du plaignant d'obtenir des copies des rapports de présélection ne ressortait pas clairement de la demande initiale du plaignant semble raisonnable. En l'absence de toute autre information concernant le traitement de la nouvelle demande au titre du règlement (CE) n° 1049/2001, le Médiateur estime qu'il n'y a aucune raison pour qu'il poursuive son enquête sur cet aspect de la plainte. Toutefois, le plaignant est libre de déposer une nouvelle plainte s'il estime qu'il y a eu mauvaise administration dans le traitement par la Commission de la demande de rapports de filtrage.

7 Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part de la Commission. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission européenne sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

Jacob SÖDERMAN

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(1) 2001 JO L 145/43.

(2) L'article 3 du règlement dispose ce qui suit: "Aux fins du présent règlement:
a) "document": tout contenu quel que soit son support (écrit sur papier ou stocké sous forme électronique ou sous forme d'enregistrement sonore, visuel ou audiovisuel) concernant une question relative aux politiques, activités et décisions relevant de la compétence de l'institution;".

(3) L’article 6, paragraphes 1 et 2, du règlement (CE) no 1049/2001 dispose ce qui suit:

1. Les demandes d'accès à un document sont présentées sous toute forme écrite, y compris sous forme électronique, dans l'une des langues visées à l'article 314 du traité CE et d'une manière suffisamment précise pour permettre à l'institution d'identifier le document. ...

2. Si une demande n'est pas suffisamment précise, l'institution demande au demandeur de clarifier la demande et l'aide à le faire, par exemple en fournissant des informations sur l'utilisation des registres publics de documents."

(4) Règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO L 145 du 30.5.2001, p. 43).

(5) Cet article prévoit également que "Les demandes d'accès à un document sont présentées sous toute forme écrite, y compris sous forme électronique, dans l'une des langues visées à l'article 314 du traité CE et d'une manière suffisamment précise pour permettre à l'institution d'identifier le document. Le demandeur n'est pas tenu de motiver sa demande."