Monsieur,

Le 11 mars 2002, vous vous êtes plaint auprès du Médiateur européen que la Commission européenne n'avait pas versé le solde d'une subvention que la Commission avait accepté de fournir.

Le 8 avril 2002, j’ai transmis la plainte au président de la Commission. La Commission a transmis son avis le 5 juillet 2002 que je vous ai transmis le 15 juillet 2002.

Le 15 juillet 2002, j’ai informé la Commission que j’estimais nécessaire d’inspecter son dossier. L’inspection publique a eu lieu le 19 septembre 2002. Le 26 septembre 2002, j’ai demandé à la Commission de fournir des informations sur le contenu du dossier de la Commission. Vous en avez été informé par une lettre envoyée le même jour.

La Commission a répondu à ma demande de renseignements le 18 novembre 2002. Le 19 novembre 2002, je vous ai transmis une copie de cette réponse, avec une invitation à formuler des observations, tant sur cette réponse que sur l’avis de la Commission, que vous avez envoyé le 9 décembre 2002.

Le 16 décembre 2002, j'ai soumis à la Commission une proposition de solution à l'amiable. Une copie de cette proposition et, plus tard, une traduction en allemand vous ont été transmises.

Le 14 mars 2003, la Commission a transmis son avis sur ladite proposition, que je vous ai transmis le 17 mars 2003 en vous invitant, si vous le souhaitez, à formuler des observations. Le 20 mars 2003, vous avez informé mes services par téléphone qu'une solution à l'amiable pouvait être considérée comme ayant été trouvée.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Le plaignant est le directeur de l'«Europäisches Kultur- und Informationszentrum in Thüringen», une association ayant son siège en Allemagne («l'association»).

Le 31 mai 1998, l'association a présenté à la Commission européenne une demande de subvention d'un montant de 90 000 écus. Les différentes activités à financer par cette subvention devaient avoir lieu en septembre et octobre 1998. La personne chargée de la question du côté de la Commission était M. H., conseiller à la direction générale X (actuellement DG Éducation et culture).

Selon le plaignant, l'association avait tenté d'obtenir, à partir de juillet 1998, des éclaircissements sur la question de savoir si la Commission accepterait la demande, étant donné qu'en l'absence d'autres fonds, les activités proposées devraient sinon être annulées. Le plaignant a allégué que M. H. avait assuré l'association à plusieurs reprises par téléphone que le montant demandé lui serait accordé. Toujours selon le plaignant, M. H. avait informé l'association vers la fin du mois de juillet 1998 (date limite à laquelle les activités auraient pu être annulées) que la demande avait été acceptée et que le document correspondant serait signé lors de la première réunion de la Commission après les vacances d'été. Le plaignant a allégué que M. H. avait informé l'association qu'elle pouvait commencer à mettre en œuvre son projet. Il a ajouté qu'en septembre 1998, M. H. avait informé l'association qu'en raison d'un ordre du jour trop chargé, la Commission n'avait pas encore pu signer le document en question, mais qu'elle le ferait dans les deux semaines à venir. Selon le plaignant, c'est sur la base de ces assurances que l'association a commencé à réaliser son projet.

Le plaignant a affirmé que depuis lors, il y avait eu des contacts presque quotidiens par téléphone avec M. H. qui avait toujours confirmé que la lettre accordant l'argent était imminente. En novembre 1998, l'association avait demandé un crédit à sa banque. Il semble que la banque ait insisté pour obtenir la confirmation écrite que la Commission accorderait la subvention. Le plaignant s’est donc tourné vers la représentation de la Commission en Allemagne. Par lettre du 25 novembre 1998, M. B. (alors chef faisant fonction de la représentation de la Commission en Allemagne) a confirmé que la Commission avait approuvé l’octroi de 90 000 écus et que les formalités correspondantes seraient achevées avant la fin de l’année.

Toutefois, par lettre du 23 décembre 1998, la Commission a informé le plaignant qu'une subvention de 20 000 écus seulement avait été approuvée par la Commission.

Selon le plaignant, M. H. a alors conseillé à l'association de présenter une nouvelle demande de subvention en 1999 qui devrait couvrir le solde de 70 000 écus. Cette demande a été introduite en février 1999. Toutefois, dans sa décision du 28 janvier 2000, la Commission a rejeté la demande. Il semble que cette décision était fondée sur la considération que les fonds fournis en 1999 ne pouvaient pas être utilisés pour financer des activités menées en 1998.

Plusieurs contacts ont ensuite eu lieu entre le plaignant, son député local, le membre de la Commission responsable et les services de la Commission. Le 30 juin 2000, le directeur général de la DG X a informé le plaignant que, partant de l’hypothèse que la lettre du Dr B. du 25 novembre 1998 avait fait naître une confiance légitime, la Commission était prête à couvrir les dépenses intervenues entre cette date et le 5 janvier 1999 (date de réception de la lettre de la Commission du 23 décembre 1998). La Commission a toutefois fait valoir que cela ne devrait couvrir que les dépenses liées aux contrats qui contenaient une «clause de risque», c’est-à-dire une clause selon laquelle le paiement ne devrait être dû que lorsque la Commission a décidé d’octroyer sa subvention. La Commission a également accepté de couvrir les arriérés de salaires des employés de l'association, à condition que le paiement ait été effectué dans ce délai. Sur cette base, la Commission a calculé qu'une somme de 21 988,54 euros pouvait être versée au plaignant au titre de la responsabilité extracontractuelle à laquelle la lettre du 25 novembre 1998 avait donné lieu. La somme de 20 000 euros devait être déduite de ce montant.

Le plaignant s'est opposé à cette proposition et a insisté pour que le solde total de 70 000 EUR soit versé. Toutefois, plusieurs autres efforts visant à faire changer d'avis la Commission n'ont pas abouti. Le plaignant s’est ensuite adressé à un autre député européen qui a transmis la plainte au Médiateur.

Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant a souligné que toutes les subventions qu'il avait reçues de l'UE jusqu'à présent étaient fondées sur la bonne foi. Le plaignant alléguait que lorsque l'association avait demandé une subvention pour un projet en 1995, elle avait été informée oralement que l'argent avait été accordé et que l'association avait commencé à s'acquitter de ses obligations concomitantes alors que la confirmation écrite avait été reçue des mois plus tard, lorsque le projet avait pris fin depuis longtemps. Selon le plaignant, le même schéma avait prévalu en ce qui concerne les demandes ultérieures de subventions.

Le plaignant a donc fait valoir que la Commission n'avait pas versé le solde d'une subvention que, selon lui, la Commission avait accepté de fournir à l'association. Il alléguait en substance que l’association avait pu se prévaloir des assurances qu’il prétendait avoir données par M. H. des services de la Commission.

Le plaignant a ajouté que l'association n'avait pas d'autres fonds et que si aucune solution ne pouvait être trouvée, elle devrait cesser ses activités.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

Dans son avis, la Commission a donné une description détaillée de l’enchaînement des événements et des actions, notamment en ce qui concerne la période postérieure à l’envoi de la lettre du 23 décembre 1998. En ce qui concerne plus particulièrement l'allégation du plaignant, la Commission a formulé les observations suivantes:

Le 31 mai 1998, l'association avait demandé une subvention de 90 000 euros au titre de la ligne budgétaire A-3024. Le projet avait été présélectionné pour une subvention de 20 000 euros par le comité de sélection compétent à l'automne 1998. Au cours de cette période, le plaignant avait fréquemment téléphoné au fonctionnaire chargé de cette ligne budgétaire, M. H. Selon le plaignant, M. H. lui avait promis par téléphone qu’une subvention de 90 000 euros lui serait accordée. Étant donné que M. H. était décédé en novembre 1999, il n'était plus possible de vérifier ce qui avait effectivement été dit. Le dossier de la DG X ne contenait toutefois aucune trace de ces promesses.

Après avoir consulté le service juridique de la Commission, la DG Éducation et culture a estimé qu'au-delà du montant de 20 000 euros déjà versé, la Commission était légalement tenue de ne couvrir que les engagements financiers contractés par l'association entre le 25 novembre 1998 et le 5 janvier 1999. Le 22 juin 2000, le directeur général de la DG Éducation et culture a reçu le plaignant et a expliqué que la DG couvrirait les dépenses engagées entre le 25 novembre 1998 et le 5 janvier 1999. Dans une lettre du 30 juin 2000, le directeur général avait expliqué que la somme pouvant être prise en charge s'élevait à 1 988,54 euros.

Examen
du dossier de la Commission

À la lumière de l’avis de la Commission, le Médiateur a estimé qu’il avait besoin d’informations supplémentaires pour traiter la plainte. Il a donc écrit à la Commission le 15 juillet 2002 pour lui demander l’accès au dossier de la Commission. Le 19 septembre 2002, les services du Médiateur ont examiné le dossier de la DG X ainsi que le dossier de la représentation de la Commission en Allemagne.

Il est apparu que le dossier de la DG X ne contenait aucun original de documents pour la période allant jusqu'au 23 décembre 1998. En fait, le seul document de cette période qui semblait être disponible était une copie de la demande du 31 mai 1998.

Le dossier de la représentation de la Commission en Allemagne semblait bien tenu et complet. Il contenait la correspondance entre la représentation et le plaignant, y compris une lettre du plaignant datée du 2 juillet 1998 et une copie de la lettre du 25 novembre 1998. Cette copie contenait une note manuscrite de son auteur selon laquelle le libellé de la lettre avait été "convenu avec M. [H.]" ("mit H. [H.] abgestimmt").

Demande d'informations complémentaires

Par lettre du 26 septembre 2002, le Médiateur a informé la Commission que le dossier de la DG X semblait incomplet. Il a donc demandé à la Commission de vérifier l’emplacement des parties manquantes du dossier et de lui accorder l’accès au dossier complet. Au cas où la Commission ne serait pas en mesure de trouver les parties manquantes du dossier, le Médiateur a demandé une confirmation écrite à cet effet.

Le 8 novembre 2002, la Commission a informé le Médiateur qu’elle regrettait de ne pas avoir pu trouver d’autres documents relatifs à la demande du plaignant. La Commission a demandé au Médiateur d'examiner cette situation déplorable avec clémence.

Observations du plaignant

Dans ses observations sur l’avis de la Commission et sa lettre du 8 novembre 2002, le plaignant a maintenu sa plainte et a notamment formulé les observations suivantes:

Dans son avis, la Commission a tout d'abord relevé que la DG Éducation et culture avait adopté la position selon laquelle elle était légalement tenue de ne couvrir que les engagements financiers contractés par l'association entre le 25 novembre 1998 et le 5 janvier 1999. Elle a ensuite confirmé, toutefois, que le directeur général de la DG Éducation et culture avait informé le plaignant que la DG prendrait en charge les dépenses exposées entre le 25 novembre 1998 et le 5 janvier 1999. Ces déclarations étaient contradictoires. Le résultat de la discussion avec le directeur général le 22 juin 2000 a en effet été que ce dernier a accepté que la Commission prenne en charge les dépenses engagées entre le 25 novembre 1998 et le 5 janvier 1999.

En 1998, l'association avait demandé à travailler comme point d'information pour la Commission. Le 20 février 1998, elle avait présenté une déclaration selon laquelle elle se conformerait à ses obligations contractuelles, nonobstant le fait qu'à l'époque il n'y avait que des accords oraux et qu'il n'y avait pas de contrat écrit. L'association s'était toutefois appuyée sur des assurances orales que ce contrat serait signé. Le 26 juin 1998, l'association a été informée par la Commission que le dossier à Bruxelles était considéré comme perdu et que, par conséquent, la demande n'avait pas été traitée depuis un certain temps. Étant donné que ces événements ont confronté l’association à un dilemme similaire à celui de la présente affaire, l’association a demandé au service de la Commission chargé des questions relatives aux points d’information de fournir une confirmation préalable du contrat qui devait être conclu. Cette confirmation a été fournie le 17 septembre 1998. Le contrat en question a été signé le 16 septembre 1998 et formellement notifié à l'association le 5 octobre 1998. L'association n'a donc jamais eu de raison de douter des assurances qui lui avaient été données dans ces deux affaires.

LES EFFORTS DE L'OMBUDSMAN POUR RÉALISER UNE SOLUTION ARIENDE

Après un examen attentif des avis et observations, le Médiateur n'a pas été convaincu que la Commission avait répondu de manière adéquate à l'allégation du plaignant.

La proposition de solution à l'amiable

Conformément à l'article 3, paragraphe 5, de son statut, le Médiateur a donc présenté à la Commission la proposition suivante de solution à l'amiable:

La Commission européenne devrait envisager de réexaminer sa décision de refuser de verser à l'Europäisches Kultur- und Informationszentrum de Thüringen la totalité de la somme de 90 000 euros.

Cette proposition était fondée sur les considérations suivantes:

1. Le plaignant était le directeur d'une association allemande qui avait demandé à la Commission une subvention de 90 000 euros. En fin de compte, seul un montant de 21 988,54 EUR avait été octroyé. Le plaignant a fait valoir que la Commission n'avait pas versé le solde de la subvention que, selon lui, la Commission avait accepté de fournir à l'association. Il alléguait en substance que l’association avait pu se prévaloir des assurances qu’il prétendait avoir données par M. H. des services de la Commission et selon lesquelles le montant total de 90 000 euros serait accordé. Le plaignant souligne que c'est sur cette base que l'association a commencé à réaliser son projet et a engagé des dépenses ou des engagements financiers.

2. La Commission a admis que le plaignant avait fréquemment téléphoné à M. H. au cours de la période pertinente. Elle a toutefois estimé que, M. H. étant décédé en novembre 1999, il n'était plus possible de vérifier ce qui avait effectivement été dit. La Commission a ajouté que le dossier de la DG X ne contenait aucune trace des promesses auxquelles le plaignant avait fait référence.

3. Le Médiateur a noté que le plaignant avait fait valoir que la Commission avait refusé de fournir à l'association le montant total de 90 000 euros qu'elle avait demandé alors que l'association avait engagé des dépenses ou des engagements financiers sur la base de l'assurance que ce montant serait accordé. Le plaignant se prévalait donc effectivement du principe de protection de la confiance légitime. Toutefois, selon la jurisprudence des juridictions communautaires, une violation de ce principe ne peut être invoquée que si l'administration a donné des assurances précises à l'intéressé (1). En l’espèce, le plaignant a fait valoir que le gestionnaire du dossier de la Commission lui avait assuré que la Commission lui accorderait le montant total de 90 000 EUR demandé par l’association. Cela semble être une assurance précise. Il convient toutefois de noter que le Médiateur n'a pas été en mesure de vérifier cette allégation par les moyens mis à sa disposition par son statut (2). Le dossier de la Commission qui avait été examiné par les services du Médiateur ne contenait aucune trace de telles assurances. La seule personne qui aurait probablement pu faire la lumière sur la question et qui aurait pu être entendue en tant que témoin par le Médiateur, c'est-à-dire M. H. lui-même, était morte.

4. Le Médiateur a toutefois estimé que cette absence de preuves corroboratives ne saurait être retenue contre le plaignant en l'espèce. La Commission a admis qu'il y avait eu de nombreux contacts téléphoniques entre le plaignant et M. H. Il aurait donc été approprié que le fonctionnaire concerné fasse état de ces conversations ou, à tout le moins, des points les plus importants qui avaient été discutés à ces occasions. Le Médiateur a estimé qu'en l'absence de tels dossiers, des demandes moindres devaient être formulées dans la mesure où la nécessité pour le plaignant d'établir son allégation était concernée.

5. La Médiatrice a estimé qu’il existait au moins trois éléments qui semblaient étayer l’argumentation du plaignant. Premièrement, étant donné que le projet devait démarrer en septembre 1998, l'association avait manifestement un intérêt vital à savoir en temps utile (et au plus tard au début du mois de septembre 1998) si la Commission accorderait la subvention qu'elle avait demandée. Cela a été confirmé par la lettre du plaignant du 2 juillet 1998 adressée à la représentation de la Commission en Allemagne. Le plaignant a noté qu'en cas de réponse négative, l'association devrait annuler le projet car elle n'était pas en mesure d'indemniser les montants non octroyés par des fonds provenant d'autres sources. Étant donné que le projet n’a pas été annulé, mais a mené à bien l’allégation du plaignant selon laquelle il avait obtenu des assurances satisfaisantes de la part de M. H. semblait crédible. Deuxièmement, le plaignant avait expliqué que, déjà dans le passé, l’association avait mis en œuvre (et avait dû mettre en œuvre) des projets sur la base d’assurances purement orales. Le Médiateur a noté que la Commission n'avait formulé aucune observation sur cet aspect de l'affaire. Troisièmement, le fait que le plaignant ait obtenu des assurances de M. H. et se soit appuyé sur celles-ci a été renforcé par le fait que d'autres fonctionnaires de la Commission se sont eux-mêmes appuyés sur la parole de cette personne. La lettre du 25 novembre 1998 envoyée par la représentation de la Commission en Allemagne avait, ainsi qu’il ressortait de l’examen du dossier, été fondée sur des informations de M. H.

6. La Médiatrice a noté que la Commission n’avait avancé aucun argument pour établir pourquoi le plaignant n’aurait pas dû être en droit de se prévaloir de telles assurances de la part du gestionnaire de l’affaire de la Commission.

7. Compte tenu de ces circonstances, le Médiateur a considéré que le refus de la Commission de verser à l’association la totalité du montant de 90 000 euros demandé par cette dernière le 31 mai 1998 pouvait constituer un cas de mauvaise administration.

Avis de la Commission

Dans son avis, la Commission a souligné que les conclusions du Médiateur n’étaient pas fondées sur des faits clairement établis par des éléments de preuve tangibles, mais uniquement sur des hypothèses et des déductions établies par analogie avec d’autres situations. La Commission a également souligné que la position qu'elle avait maintenue jusqu'à présent reflétait simplement son obligation de respecter le principe de bonne gestion financière. Dans ce contexte, il est apparu utile de rappeler que la Commission ne pouvait être tenue de fournir une assistance financière que par un engagement écrit au futur bénéficiaire, établi conformément aux règles applicables.

La Commission a toutefois ajouté que, afin de préserver l’image des institutions européennes dans l’œil du citoyen et d’éviter de causer un préjudice au bénéficiaire en l’espèce, elle était exceptionnellement disposée à accepter la proposition du Médiateur.

Elle vérifierait donc le plus rapidement possible la comptabilité des dépenses liées au projet concerné afin de déterminer les dépenses éligibles et, par conséquent, le solde dû au bénéficiaire. La Commission a toutefois souligné que le plaignant devait être conscient du fait que le montant final de la subvention ne correspondrait pas nécessairement à la somme de 90 000 euros réclamée.

Observations du plaignant

Le 20 mars 2003, le plaignant a informé les services du Médiateur par téléphone qu’une solution à l’amiable pouvait être considérée comme ayant été trouvée.

LA DÉCISION

1 Non-paiement du solde de la subvention

1.1 Le plaignant était le directeur d'une association allemande qui avait demandé à la Commission une subvention de 90 000 euros. En fin de compte, seul un montant de 21 988,54 EUR avait été octroyé. Le plaignant a fait valoir que la Commission n'avait pas versé le solde de la subvention que, selon lui, la Commission avait accepté de fournir à l'association. Il alléguait en substance que l’association avait pu se prévaloir des assurances qu’il prétendait avoir données par M. H. des services de la Commission et selon lesquelles le montant total de 90 000 euros serait accordé.

1.2 Dans son avis, la Commission a essentiellement estimé qu'il n'existait aucun élément de preuve à l'appui de l'allégation du plaignant.

1.3 Après un examen attentif de tous les faits et arguments pertinents, le Médiateur a présenté à la Commission une proposition de solution à l'amiable selon laquelle celle-ci devrait envisager de réexaminer sa décision de refuser de verser la totalité de la somme de 90 000 euros.

1.4 Dans son avis, la Commission a informé le Médiateur qu'elle était, à titre exceptionnel, disposée à accepter la proposition du Médiateur. Elle vérifierait donc rapidement l'éligibilité des dépenses déclarées par le plaignant. La Commission a toutefois souligné que le plaignant devait être conscient du fait que le montant final de la subvention ne correspondrait pas nécessairement à la somme de 90 000 euros réclamée.

2 Conclusion

À la suite de l'initiative du Médiateur, il apparaît qu'une solution à l'amiable à la plainte a été convenue entre la Commission européenne et le plaignant. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

Jacob SÖDERMAN

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(1) Voir, par exemple, l'affaire T-72/99, Meyer/Commission, Rec. 2000, p. II-2521, point 53.

(2) Décision 94/262 du Parlement européen, du 9 mars 1994, concernant le statut et les conditions générales d’exercice des fonctions du médiateur (JO 1994, L 113, p. 15).