Monsieur,

Le 10 décembre 2001, vous avez déposé une plainte contre la Commission européenne concernant le traitement par cette dernière des lettres que vous lui aviez adressées.

Le 31 décembre 2001, j'ai transmis la plainte à la Commission pour observations.

La Commission a transmis son avis sur votre plainte le 15 mars 2002. Je vous ai transmis l'avis de la Commission le 18 mars 2002 en vous invitant, si vous le souhaitez, à faire part de vos observations. Le 9 avril 2002, j'ai reçu vos observations.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Le plaignant est un expert en matière d'environnement qui vit en Allemagne et en Grèce. Le 25 juillet 2001, il a écrit à Mme Wallström (membre de la Commission chargé des questions environnementales) pour attirer l'attention sur ce qu'il considérait comme de graves lacunes dans l'évaluation environnementale réalisée par les autorités grecques en ce qui concerne une proposition de nouvelle extension de la route d'Athènes à Marathon.

Le 6 août 2001, le chef de l'unité B.2 (Nature et biodiversité) de la direction générale de l'environnement de la Commission a accusé réception de la lettre et a souligné que les questions soulevées par le plaignant nécessitaient un examen approfondi. Il a noté que la Commission ferait tout son possible "pour que vous receviez une réponse dans un délai de six semaines à compter de la réception de la présente lettre".

En l'absence de réponse complémentaire, le plaignant a envoyé trois rappels à la Commission (18 octobre, 15 novembre et 29 novembre 2001). Le plaignant affirme que, le 1er décembre 2001 (1), il a été appelé par un membre du service juridique de la Commission qui lui a posé des questions sur le contenu de sa lettre. Selon le plaignant, l'appelant a souligné que la lettre du plaignant ne pouvait pas être retrouvée et que la Commission ne savait donc pas si elle devait être traitée par le service juridique ou scientifique.

Le 7 décembre 2001, le plaignant a reçu une lettre datée du 3 décembre 2001 dans laquelle la Commission l'informait que les allégations formulées dans sa lettre du 25 juillet 2001 étaient en cours d'examen et qu'il serait tenu informé.

Dans sa plainte déposée le 10 décembre 2001, le requérant a formulé les allégations suivantes:

(1) Il y a eu un retard excessif dans le traitement de son cas

(2) Ses lettres avaient été traitées d'une manière bâclée, chaotique et irresponsable.

L'ENQUÊTE

Dans son avis, la Commission a formulé les observations suivantes:

La lettre du plaignant du 25 juillet 2001 avait été attribuée à l'unité B.2 de la DG Environnement. Le 30 août 2001, il a été transmis à l'unité D.2 (Mise en œuvre et exécution juridiques) de la DG Environnement. Toutefois, pour diverses raisons, la lettre du plaignant (en allemand) et les annexes volumineuses (en grec) n'ont pas été traitées dans un délai approprié.

Au 1er juillet 2001, le poste de fonctionnaire chargé des affaires grecques était vacant en raison de la politique de mobilité interne de la Commission. Les mesures nécessaires pour remédier à la situation ont été prises dans les plus brefs délais. Ainsi, l'avis de vacance du poste concerné (COM/2001/2364) a été publié le 16 mai 2001 alors que le fonctionnaire concerné a quitté le poste le 1er juillet 2001. Les candidatures reçues de candidats internes et externes ont été examinées. Compte tenu du nombre de candidatures et de la nature spécifique du poste, un nouveau fonctionnaire a pris ses fonctions le 16 septembre 2001.

Après examen des documents, l'unité D.2 avait demandé au secrétariat général de la Commission, par note du 30 novembre 2001, d'enregistrer la lettre du plaignant en tant que plainte. Le 3 décembre 2001, l'unité D.2 avait informé le plaignant que les services de la Commission prendraient les mesures appropriées concernant sa lettre. Le 14 décembre 2001, le secrétariat général avait informé le plaignant que sa lettre avait été enregistrée en tant que plainte (référence 2001/5235).

Le 21 janvier 2002, la Commission avait demandé aux autorités grecques de présenter leurs observations sur les faits allégués par le plaignant dans un délai de deux mois.

Dans ses observations, le plaignant s'est référé au libellé de la lettre du 6 août 2001. Il a estimé que la mobilité interne à laquelle la Commission avait fait référence ne servait ni lui ni le service responsable. Le plaignant a souligné que les retards dans le traitement du problème rendaient la solution presque sans valeur et n'étaient donc pas acceptables. Il s'interroge également sur les raisons pour lesquelles il n'a pas été informé lorsqu'il est devenu évident que sa lettre ne pouvait recevoir de réponse dans un délai de six semaines, sur les raisons pour lesquelles ses rappels ont été ignorés pendant si longtemps et sur les raisons pour lesquelles il a été appelé le 1er décembre 2001.

LA DÉCISION

1.1 Le plaignant a déposé une plainte auprès de la Commission le 25 juillet 2001. Dans une lettre datée du 6 août 2001, la Commission l'a informé qu'elle ferait de son mieux pour traiter la question dans un délai de six semaines. Malgré trois rappels envoyés les 18 octobre, 15 novembre et 29 novembre 2001, ce n'est pas avant le 3 décembre 2001 que la Commission a de nouveau écrit au plaignant pour l'informer qu'elle traitait l'affaire. Le plaignant affirme que la Commission a indûment retardé le traitement de sa plainte.

1.2 Dans son avis, la Commission explique que la lettre du plaignant a d'abord été attribuée à l'unité B.2, puis à l'unité D.2 de sa direction générale de l'environnement. Selon la Commission, le traitement de cette lettre a été retardé pour diverses raisons. Le fonctionnaire chargé des questions grecques au sein de l'unité D.2 a quitté son poste le 1er juillet 2001 dans le cadre de la politique de mobilité interne de la Commission. Des mesures visant à remédier à cette situation ont toutefois été prises en temps utile. L'avis de vacance de poste a été publié le 16 mai 2001. Compte tenu du nombre de candidatures reçues et de la nature spécifique du poste, un nouveau fonctionnaire a pris ses fonctions le 16 septembre 2001. Le 14 décembre 2001, le secrétariat général de la Commission a informé le plaignant que sa lettre avait été enregistrée en tant que plainte. Le 21 janvier 2002, la Commission a demandé aux autorités grecques de présenter leurs observations sur les faits allégués par le plaignant dans un délai de deux mois.

1.3 Il est de bonne pratique administrative de répondre aux lettres des citoyens dans un délai raisonnable. En l'espèce, la Commission a envoyé une lettre d'attente peu après avoir reçu la lettre du plaignant du 25 juillet 2001. Dans cette lettre, la Commission indiquait qu'elle mettrait tout en œuvre pour que le plaignant reçoive une réponse dans un délai de six semaines à compter de la réception de cette lettre. Le Médiateur note que ce n'est qu'après avoir reçu trois rappels du plaignant que la Commission, par lettre du 14 décembre 2001, a informé le plaignant qu'elle avait enregistré sa lettre en tant que plainte, c'est-à-dire plus de quatre mois après la réception de cette lettre.

1.4 Il est clair que ce qui constitue un délai «raisonnable» pour répondre dépend des circonstances de l'espèce. La Commission semble se fonder notamment sur le fait que le fonctionnaire chargé des affaires grecques au sein de l’unité D.2 avait quitté l’unité à compter du 1 er juillet 2001 et que son successeur n’a pris ses fonctions que le 16 septembre 2001. Le Médiateur admet qu’un changement de personnel peut entraîner des retards dans le traitement des lettres envoyées par les citoyens et qu’il peut y avoir des circonstances dans lesquelles l’administration pourrait s’appuyer sur ce fait pour justifier de tels retards. Or, tel ne semble pas être le cas en l’espèce. Premièrement, c'est la Commission elle-même qui a décidé, en août 2001, de réattribuer la lettre du plaignant à l'unité D.2 alors qu'elle devait savoir que le poste de chargé de dossier était vacant depuis le 1er juillet 2001. Deuxièmement, étant donné que le nouveau chargé de dossier n'a pris ses fonctions que le 16 septembre 2001, il devait être clair qu'il était hautement improbable qu'une réponse à la lettre du plaignant du 25 juillet 2001 puisse être envoyée dans le délai de six semaines mentionné dans la lettre du 6 août 2001. Il aurait donc été à tout le moins poli d'en informer le plaignant avant l'expiration de ce délai. Troisièmement, tant la lettre du plaignant du 25 juillet 2001 que les trois rappels ultérieurs ont été rédigés en allemand et non en grec. La Commission n'a pas établi qu'il n'y avait personne dans l'unité D.2 ou ailleurs dans la DG qui aurait pu écrire au plaignant en allemand pour expliquer la situation. À tout le moins, une réponse aurait dû être envoyée lorsque les rappels du plaignant sont arrivés. Le Médiateur tient à souligner que la Commission n'a pas non plus présenté d'excuses dans son avis.

1.5 Le Médiateur conclut donc que, compte tenu des circonstances, la Commission n'a pas répondu aux lettres du plaignant dans un délai raisonnable. Il s'agit d'un cas de mauvaise administration. Une remarque critique sera donc faite à cet égard.

2.1 Le plaignant affirme que la Commission a traité ses lettres de manière négligente, chaotique et irresponsable. Pour étayer ce point de vue, il souligne que, le 1er décembre 2001, il a été appelé par un membre du service juridique de la Commission qui lui a posé des questions sur le contenu de sa lettre du 25 juillet 2001. Selon le plaignant, l'appelant a souligné que la lettre du plaignant ne pouvait pas être retrouvée et que la Commission ne savait donc pas si elle devait être traitée par le service juridique ou scientifique.

2.2 Le Médiateur note que la Commission s'est abstenue de formuler des observations sur cette question. En supposant que l’appel téléphonique pertinent ait été passé, il semblerait effectivement qu’il y ait eu une certaine confusion de la part de la Commission. Une telle confusion semble cependant avoir été limitée. Dès le 14 décembre 2001, la Commission a informé le plaignant que sa lettre avait été enregistrée en tant que plainte, et elle semble avoir dûment traité l'affaire depuis lors.

2.3 Dans ces circonstances, le Médiateur estime qu'il n'est pas nécessaire qu'il poursuive son enquête sur la deuxième allégation formulée par le plaignant.

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur européen sur cette plainte, il apparaît nécessaire de formuler la remarque critique suivante:

Étant donné que ces aspects de l’affaire concernent des événements spécifiques du passé, il n’est pas approprié de rechercher un règlement amiable de l’affaire. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission européenne sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

Jacob SÖDERMAN

(1) Dans sa plainte, le plaignant note qu'il a reçu cet appel le 6 décembre 2001. Toutefois, dans ses observations sur l'avis de la Commission, le plaignant indique que l'appel a été lancé le 1er décembre 2001. À la lumière de cette lettre et du contexte, il apparaît que la date mentionnée dans la plainte était due à une erreur.