Monsieur,

Le 22 juillet 2001, vous avez déposé, au nom de Partnerschaftskomittee Marktbreit-Fléac, une plainte contre la direction générale de l'éducation et de la culture de la Commission concernant une demande de subvention.

Le 23 août 2001, j'ai transmis la plainte à la Commission pour observations.

Le 1er octobre 2001, Mme Ursula Schleicher, députée européenne, m'a envoyé une expertise juridique concernant la possibilité de contester des décisions par lesquelles la Commission rejette des demandes de subventions. Le 5 octobre 2001, j'ai transmis à la Commission une copie de la lettre de Mme Schleicher et de sa pièce jointe.

La Commission a transmis son avis sur votre plainte le 5 décembre 2001. Je vous ai transmis l'avis de la Commission le 6 décembre 2001 en vous invitant, si vous le souhaitez, à faire part de vos observations. Le 20 janvier 2002, vous m'avez transmis vos observations sur l'avis de la Commission.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Le plaignant est le comité de jumelage de Marktbreit, une petite ville de Franconie (Bavière). Marktbreit est jumelé à Fléac (France) et à la zone Inchture (Écosse).

En mars 2001, le plaignant a demandé une subvention communautaire pour un événement organisé à Marktbreit pour célébrer le 15e anniversaire de son partenariat avec Fléac. Selon la demande, 100 personnes de Fléac et 6 personnes d'Écosse devaient y participer. 6 000 € (y compris 700 contributions en nature), dont 2 650 € à la charge de l'UE. Les frais de voyage ont été estimés à 11 800 €, dont 10 022 € à la charge de l'UE.

La demande a été rejetée le 3 mai 2001 pour deux motifs, à savoir qu'aucune subvention ne pouvait être accordée pour des programmes auxquels participaient moins de 10 personnes par commune et que la subvention globale ne pouvait dépasser 50 % du montant total des coûts admissibles du projet.

Le plaignant a contesté cette décision dans une lettre adressée à la Commission le 14 mai 2001. Elle a souligné que, conformément au point 4 b) des règles applicables, la subvention ne peut dépasser 50 % du montant total des coûts éligibles du projet. Le plaignant a fait valoir qu'étant donné qu'il y avait ailleurs une référence aux coûts éligibles, les frais de voyage n'avaient pas été ajoutés aux coûts du projet, en particulier parce qu'il existait une règle spéciale concernant ces dépenses (0,04 € par km et par invité). Si cela avait dû être faux, l'erreur aurait facilement pu être corrigée sans avoir à recourir à des calculs difficiles. En ce qui concerne le nombre de participants, le plaignant a souligné qu'en 1998, une subvention avait été accordée par la Commission alors que seules 9 personnes avaient été impliquées et que la règle pertinente existait déjà à l'époque. Le plaignant a également fait valoir que, compte tenu du principe de proportionnalité énoncé à l'article 5, paragraphe 3, du traité CE, il aurait suffi de réduire la subvention (en ce qui concerne les participants écossais) au lieu de «punir» les organisateurs en rejetant la demande dans son ensemble. Il aurait au moins été nécessaire d’informer les demandeurs des conséquences considérables que même des erreurs mineures auraient pu avoir. Le plaignant a estimé qu'il serait approprié qu'une administration favorable aux citoyens conseille les citoyens en cas de doute, par exemple au moyen d'une ligne d'urgence. Elle a également noté que, en général, les administrations corrigeaient elles-mêmes des erreurs mineures de nature formelle ou remettaient la demande au demandeur pour permettre à ce dernier de remédier aux vices.

Le directeur général de la direction générale de l'éducation et de la culture de la Commission, M. Van der Pas, a répondu le 6 juillet 2001 en soulignant que la Commission avait modifié ses procédures concernant les subventions pour de tels projets et qu'il était inévitable que des problèmes et des malentendus puissent survenir pendant la transition. Il a demandé au plaignant de comprendre qu'une plus grande flexibilité désavantagerait les autres demandeurs et que, compte tenu de la pression temporelle qui prévaut dans le secteur, la Commission avait décidé d'appliquer strictement ses règles. Van der Pas souligne que le plan financier présenté n’est pas suffisamment détaillé et que la subvention demandée dépasse le seuil de 50 %. Il ajoute que la demande doit en outre être rejetée étant donné que moins de 10 personnes de la ville partenaire écossaise ont participé au projet.

Dans sa réponse du 22 juillet 2001, le plaignant a souligné, entre autres, qu'il avait été difficile de citer des chiffres précis pour les coûts, étant donné que, dans de nombreux cas, le montant des dépenses individuelles ne pouvait pas être déterminé à l'avance. Le plaignant a critiqué le fait que la Commission semblait appliquer ses règles relatives à l'octroi de subventions dans le secteur actuel, où les personnes concernées travaillaient souvent à titre honorifique et n'avaient pas le temps d'examiner en détail les règles relatives aux subventions.

Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant a affirmé qu'il avait été traité injustement par la Commission.

L'ENQUÊTE

Dans son avis, la Commission a formulé les observations suivantes:

La demande du plaignant avait été rejetée conformément aux règles énoncées dans l'appel à propositions correspondant (1) pour les deux raisons suivantes: Premièrement, selon le point 2.3.d) de ces règles, n’étaient pas éligibles «les échanges impliquant moins de dix personnes de la municipalité invitée ou, dans le cas d’échanges multilatéraux impliquant plus de cinq municipalités, les échanges impliquant moins de cinq personnes par municipalité invitée». En l’espèce, l’une des villes invitées (Inchture Area) n’était représentée que par 6 participants. Deuxièmement, le point 4.b) de la réglementation prévoyait que «la subvention ne peut dépasser 50 % du montant total des coûts éligibles du projet». Le montant total de la subvention demandée a été noté au point B2 du formulaire de demande. En l'espèce, il s'élevait à € 12 672 par rapport aux coûts totaux de € 17 100 (organisation et transport), soit 74,11 %.

À l'occasion d'un réexamen ultérieur, il a en outre été constaté que la demande ne contenait pas l'«estimation budgétaire équilibrée [ ], indiquant les dépenses et les recettes () indiquant les coûts unitaires), comme l'exige le point 7.1.b) des règles susmentionnées.

Le directeur général de la DG Éducation et culture avait personnellement répondu aux lettres du plaignant du 14 mai 2001 et du 22 juillet 2001.

Dans ses observations, le plaignant a estimé qu'il avait commis une erreur manifeste concernant la clause des «10 personnes» qui pouvait être reconnue immédiatement. En ce qui concerne le seuil de 50 %, le plaignant a fait valoir que ce n'est que sur la base de l'avis de la Commission qu'il était devenu clair que les frais de voyage devaient être inclus. De l'avis du plaignant, l'erreur aurait de toute façon été manifeste.

En ce qui concerne l'argument de la Commission relatif au budget prévisionnel, le plaignant n'a pas mis en doute la nécessité d'un budget prévisionnel suffisamment précis. Le plaignant a toutefois estimé que la Commission devrait adapter ses normes à la taille du projet. Elle a fait valoir que la Commission devait tenir compte du fait qu’elle n’était pas toujours confrontée à des organisateurs professionnels et que les choses étaient différentes lorsque des projets plus petits étaient organisés par des personnes agissant à titre honorifique.

LA DÉCISION

1.1 Le plaignant, le comité de jumelage d'une commune allemande, a demandé une subvention communautaire pour une mesure de jumelage de villes. Le plaignant estime que la Commission a agi injustement lorsqu'elle a rejeté sa demande.

1.2 La Commission souligne que la demande a été rejetée parce qu'elle n'était pas conforme aux exigences formelles énoncées dans l'appel à propositions correspondant (2) à deux égards: Premièrement, selon le point 2.3.d) de ces règles, n’étaient pas éligibles «les échanges impliquant moins de dix personnes de la municipalité invitée ou, dans le cas d’échanges multilatéraux impliquant plus de cinq municipalités, les échanges impliquant moins de cinq personnes par municipalité invitée». En l’espèce, l’une des villes invitées (Inchture Area) n’était représentée que par 6 participants. Deuxièmement, le point 4.b) de la réglementation prévoyait que «la subvention ne peut dépasser 50 % du montant total des coûts éligibles du projet». Le montant total de la subvention demandée a été noté au point B2 du formulaire de demande. En l'espèce, il s'élevait à € 12 672 par rapport aux coûts totaux de € 17 100 (organisation et transport), soit 74,11 %. La Commission note qu'elle a découvert par la suite que la demande ne contenait pas l'«estimation budgétaire équilibrée [ ], indiquant les dépenses et les recettes () indiquant les coûts unitaires), comme l'exige le point 7.1.b) des règles susmentionnées.

1.3 Le Médiateur note que la Commission n'a pas répondu directement à la critique du plaignant selon laquelle il ne ressortait pas clairement des informations fournies dans le formulaire de demande que les frais de voyage devaient être considérés comme faisant partie des "coûts éligibles du projet" au sens du point 4.b) de la réglementation applicable. De l’avis du Médiateur, il aurait en effet été utile que les règles de la Commission soient plus précises à cet égard. Il n'en demeure pas moins que la demande du plaignant n'a pas été conforme au point 2.3.d) de ces règles puisque seules six personnes de la ville partenaire écossaise ont participé à l'événement. Le plaignant fait essentiellement valoir que la Commission aurait dû appliquer ses règles de manière plus subtile, par exemple en ne tenant pas compte des coûts liés à la participation de ces six personnes tout en continuant à accorder une subvention pour l'événement en tant que tel ou en donnant au plaignant la possibilité de corriger son erreur.

1.4 Le Médiateur a déjà eu l'occasion d'examiner le nouveau système de la Commission pour le traitement des demandes de subventions relatives à des projets de jumelage de villes dans le cadre de son enquête sur une plainte similaire (3). Dans cette décision, le Médiateur est parvenu à la conclusion que la décision de la Commission d'opter pour une interprétation stricte des nouvelles règles afin de traiter les demandes le plus rapidement possible ne semblait pas déraisonnable. Dans ce contexte, le Médiateur a noté que si les demandeurs qui n'avaient pas présenté de demandes complètes disposaient de plus de temps pour remédier à ces défauts, des retards au détriment des demandeurs qui s'étaient conformés à toutes les exigences pertinentes seraient susceptibles de survenir. La Médiatrice a toutefois souligné qu’une approche aussi stricte n’était appropriée que si des informations suffisantes étaient fournies aux demandeurs et si les erreurs causées par la rédaction inadéquate des formulaires pertinents n’entraînaient pas automatiquement le rejet d’une demande (4). Ces considérations sont également applicables en l’espèce.

1.5 Le plaignant ne conteste pas que seules six personnes de la ville partenaire écossaise ont participé à l'événement. Le Médiateur note toutefois que pour pouvoir prétendre à une subvention, un nombre minimum de dix participants aurait été nécessaire pour un événement tel que celui organisé par le plaignant. Compte tenu de ces circonstances, le point de vue de la Commission selon lequel la demande devait être rejetée parce qu'elle n'était pas conforme aux règles applicables semble raisonnable.

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur européen sur cette plainte, il apparaît qu'il n'y a pas de mauvaise administration de la part de la Commission. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission européenne sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

Jacob SÖDERMAN

(1) JO 2000, C 320, p. 9.

(2) JO 2000, C 320, p. 9.

(3) Plainte 905/2001/GG. Une copie de la décision dans cette affaire, telle que publiée sur le site web du Médiateur (http://www.ombudsman.europa.eu), est jointe en annexe.

(4) Voir points 2.3 et 2.4 de la décision dans l'affaire 905/2001/GG.