Monsieur,

Le 28 juin 2001, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen concernant votre dossier personnel auprès de la Commission européenne.

Le 17 septembre 2001, j'ai transmis la plainte au président de la Commission. La Commission a transmis son avis le 7 décembre 2001. Je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 26 février 2002. Le 22 mars 2002, la Commission a transmis sa dernière correspondance avec vous.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Le plaignant a déposé une plainte auprès du Médiateur européen contre la Commission européenne en juin 2001. Le plaignant avait travaillé pour la Commission au début des années 1980 et sa plainte concernait son dossier personnel auprès de la Commission à partir de cette période.

Le plaignant a déclaré qu'il avait tenté de consulter son dossier personnel dans les années 1980 et 1990 sans succès. Après avoir pris connaissance de son droit d’accès à son dossier personnel en vertu du statut, il a de nouveau contacté la Commission, qui lui a conseillé de contacter son centre de recherche à Ispra, où son dossier était conservé. Le 20 avril 2001, il s’est adressé par écrit au service du personnel d’Ispra, sollicitant ainsi formellement la consultation de son dossier personnel conformément à l’article 26 du statut. La Commission a envoyé son dossier dans ses locaux à Bruxelles où le plaignant l'a consulté le 21 mai 2001. À la suite de l'inspection, le plaignant a écrit à la Commission pour lui indiquer qu'il manquait des documents dans le dossier.

Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant alléguait que des documents qui figuraient dans son dossier personnel lorsqu'il l'avait consulté en 1982 manquaient maintenant au dossier. Les documents manquants étaient (i) les rapports de notation du plaignant, (ii) ses commentaires sur les rapports et (iii) un certain nombre de lettres d'appréciation émanant de l'intérieur et de l'extérieur de la Commission. Le plaignant a affirmé avoir reçu une explication et peut-être des excuses.

L'ENQUÊTE

La plainte a été transmise à la Commission. Dans son avis, la Commission a expliqué que le plaignant avait demandé à consulter son dossier personnel par lettre du 20 avril 2001. Le dossier était détenu par la direction générale du Centre commun de recherche. À la suite d'un long échange de lettres, il a été convenu que le plaignant pourrait consulter son dossier dans les locaux de l'assistant du directeur général. Pour faciliter le contrôle, la Commission a fait transférer le dossier d’Ispra, où il a été archivé, à Bruxelles. La consultation a eu lieu le 21 mai 2001.

Le 22 mai 2001, le plaignant a adressé à la Commission une lettre contenant un certain nombre de questions. La Commission a répondu par lettre du 7 juin 2001. L'une des questions portait sur la perte alléguée du dossier personnel du plaignant. La Commission avait déjà expliqué au plaignant que le dossier n'avait jamais été perdu. Au lieu de cela, conformément à la pratique habituelle pour le personnel travaillant pour le Centre commun de recherche avec une relation de travail de moins de dix ans, le dossier a été conservé à l'unité des ressources humaines du Centre commun de recherche.

À la demande expresse du plaignant, la Commission avait en outre effectué un contrôle auprès du service responsable des archives afin de déterminer si quelqu'un avait demandé à consulter son dossier, ce qui, selon le plaignant, pourrait expliquer les documents prétendument manquants. Il a été établi que personne n'avait consulté le dossier et le plaignant en a été informé.

Le 12 juin 2001, le plaignant a envoyé une nouvelle lettre contenant diverses questions. La Commission a répondu le 15 juin 2001 et a souligné que si le dossier ne contenait pas certains documents, c'était parce qu'aucun document de ce type n'avait jamais été ajouté au dossier.

La Commission a conclu qu’elle avait expliqué la situation dans son avis et dans la correspondance y afférente avec le plaignant et qu’elle ne considérait pas que des excuses étaient justifiées.

Dans ses observations, le plaignant a maintenu sa plainte et a présenté en résumé les renseignements supplémentaires suivants.

Le dossier personnel du plaignant comportait cinq parties. Le troisième sous-dossier, intitulé "Rapport et appréciations", aurait dû contenir un certain nombre de documents mais était vide lorsque le plaignant l'a consulté en mai 2001. Selon le plaignant, il avait personnellement enregistré des lettres de recommandation et des lettres d'appréciation à inclure dans son dossier au moment où il était employé par la Commission. En outre, son rapport de notation de 1982, y compris ses commentaires, ainsi que le rapport de stage de six mois auraient dû être versés au dossier. Le plaignant a réitéré que tous ces documents figuraient dans le dossier lorsqu'il l'a consulté en 1982. Il a souligné qu'il se souvenait que le troisième sous-dossier de son dossier personnel contenait une épaisse collection de papiers et était de loin le sous-dossier le plus volumineux des cinq. Lorsqu'il a consulté le dossier en mai 2001, le troisième sous-dossier était vide et il s'agissait évidemment d'un fichier de substitution, car les épingles n'avaient jamais été pliées pour accueillir une épaisse collection de papiers. Le plaignant souligne que toutes les pages du dossier individuel doivent être enregistrées et numérotées en série conformément au statut. Le plaignant a donc conclu que, pour une raison quelconque, tous les documents avaient été retirés en même temps, étant donné qu’en raison de la numérotation en série, la suppression d’un seul document n’aurait pas été possible sans présentation. Selon le plaignant, le fait qu'un nouveau fichier de remplacement vide ait été trouvé dans le dossier, plutôt qu'un fichier manquant, montre que quelqu'un a pris l'initiative de mettre dans le nouveau dossier vide. Le plaignant était toujours en contact avec la Commission pour tenter de reconstituer le dossier.

En outre, le plaignant a présenté des informations concernant des actions entreprises par la Commission et l’Agence européenne pour l’environnement qui ne relèvent pas du champ d’application de la présente plainte.

LA DÉCISION

1.1 La plainte portait sur le dossier personnel du plaignant qui avait été employé par la Commission au début des années 1980. Le plaignant alléguait que les documents qui figuraient dans son dossier personnel lorsqu'il l'avait consulté en 1982 étaient maintenant absents du dossier. Les documents manquants étaient (i) les rapports de notation du plaignant, (ii) ses commentaires sur les rapports et (iii) un certain nombre de lettres d'appréciation émanant de l'intérieur et de l'extérieur de la Commission. Le plaignant a affirmé avoir reçu une explication et peut-être des excuses.

1.2 La Commission a expliqué que le plaignant avait demandé à consulter son dossier personnel par lettre du 20 avril 2001 et que la consultation avait eu lieu le 21 mai 2001. Dans sa correspondance avec le plaignant, il a souligné que si le dossier ne contenait pas certains documents, c'était parce qu'aucun document de ce type n'avait jamais été ajouté au dossier. Elle a conclu qu'elle avait expliqué la situation et qu'elle ne considérait pas que des excuses étaient justifiées.

1.3 Il y a conflit de preuve quant aux documents qui ont effectivement été versés au dossier personnel du plaignant. Le plaignant a déclaré que certains documents qui figuraient dans son dossier lorsqu'il l'a consulté en 1982 étaient manquants lorsqu'il l'a consulté en mai 2001. La Commission indique, en revanche, que la seule raison pour laquelle les documents ne figuraient pas dans le dossier en mai 2001 est qu’ils n’ont jamais été introduits dans le dossier. Le Médiateur ne peut pas établir quels documents se trouvaient dans le dossier en 1982 et si certains documents ont été perdus. Il semble toutefois constant entre les parties que le troisième sous-dossier intitulé «Rapport et appréciations» visait à contenir des rapports de notation (1) et qu'il était vide en mai 2001. On peut également conclure que les rapports de notation ne figuraient dans aucun des autres sous-dossiers.

1.4 Conformément à l'article 26 du statut, qui, en vertu de l'article 11 du régime applicable aux autres agents, est applicable à l'agent temporaire qui a été le statut du plaignant à la Commission au cours des années 1980-1982, le dossier individuel contient tous les documents relatifs à son statut administratif ainsi que tous les rapports relatifs à sa compétence, à son rendement et à sa conduite, ainsi que les observations éventuelles de l'agent sur ces documents.

1.5 La Commission a indiqué que le plaignant avait été employé du 16 juin 1980 au 31 décembre 1982. Le plaignant a produit des copies de ses contrats d’agent temporaire couvrant ces périodes. Son premier contrat prévoit une période probatoire de six mois. Conformément à l’article 14 du régime applicable aux autres agents, un rapport est établi sur l’aptitude de l’agent temporaire à exercer les fonctions liées à son poste ainsi que sur sa conduite et son rendement avant l’expiration de la période de stage. Ce rapport est communiqué à la personne concernée, qui a le droit de présenter des observations par écrit. Il s’ensuit qu’un rapport de stage aurait dû être établi pour le plaignant. En outre, l’article 43 du statut, qui, en vertu de l’article 15, paragraphe 2, du régime applicable aux autres agents, est applicable aux agents temporaires d’une certaine catégorie à laquelle le plaignant appartenait en vertu de son contrat, la compétence, le rendement et la conduite de l’agent font l’objet d’un rapport périodique établi au moins une fois tous les deux ans. Le plaignant ayant été employé pendant plus de deux ans, un rapport de notation au titre de l’article 43 du statut aurait également dû être établi à côté du rapport de stage. La Commission n’a ni ni nié ni confirmé l’existence de tels rapports, mais a récemment indiqué dans une correspondance qu’elle était disposée à inclure de tels rapports dans le dossier individuel s’ils étaient fournis par le plaignant.

1.6 En ce qui concerne les lettres de recommandation et les lettres d'appréciation qui, selon le plaignant, auraient dû figurer dans son dossier, le Médiateur ne peut établir, pour des raisons d'absence de preuves, si de tels documents ont déjà été versés au dossier.

1.7 Compte tenu de ce qui précède, le Médiateur formule les conclusions suivantes. En tant qu'agent temporaire à la Commission pour une période de plus de deux ans, au moins un rapport de stage et un rapport de notation périodique auraient dû être établis pour le plaignant. Selon le régime applicable aux autres agents, le dossier personnel du plaignant aurait dû contenir ces rapports et tout commentaire ultérieur sur les rapports du plaignant. En mai 2001, il a été établi qu'aucun document de ce type ne figurait dans le dossier personnel du plaignant. Le fait que la Commission n'ait pas veillé à ce que le dossier personnel contienne les documents légaux constituait un cas de mauvaise administration. Le Médiateur formulera donc une remarque critique.

1.8 En ce qui concerne la demande du plaignant de recevoir une explication, le Médiateur croit comprendre que la Commission a expliqué la situation dans la mesure de ses possibilités et qu'aucune autre explication ne peut être obtenue. En ce qui concerne la demande d'excuses, le Médiateur note que, dans sa plainte initiale, le plaignant a déclaré qu'il présenterait "peut-être" des excuses. Étant donné que le plaignant n'a pas réitéré cette allégation dans ses observations, le Médiateur ne poursuivra pas l'examen de l'affaire.

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il est nécessaire de formuler la remarque critique suivante:

En tant qu'agent temporaire à la Commission pour une période de plus de deux ans, au moins un rapport de stage et un rapport de notation périodique auraient dû être établis pour le plaignant. Selon le régime applicable aux autres agents, le dossier personnel du plaignant aurait dû contenir ces rapports et tout commentaire ultérieur sur les rapports du plaignant. En mai 2001, il a été établi qu'aucun document de ce type ne figurait dans le dossier personnel du plaignant. Le fait que la Commission n'ait pas veillé à ce que le dossier personnel contienne les documents légaux constituait un cas de mauvaise administration.

Étant donné que cet aspect de l’affaire concerne des procédures relatives à des événements spécifiques survenus dans le passé, il n’est pas approprié de rechercher un règlement amiable de l’affaire. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

Jacob SÖDERMAN

(1) En ce qui concerne la position de la Commission sur cette question, elle est confirmée dans une lettre qu'elle a adressée au plaignant le 18 mars 2002.