Antécédents de la plainte

1. Le plaignant a demandé un stage à la Commission européenne. Elle a passé la phase de présélection^[1] et a été invitée à télécharger des pièces justificatives sur ses qualifications et son expérience dans son compte de candidature.

2. Le 22 octobre 2019, la plaignante s’est connectée à son compte, où elle a indiqué que la date limite pour le téléchargement des documents était le 22 mars 2019. À ce moment-là, le plaignant n’a téléchargé aucune pièce justificative. Le 29 octobre 2019, elle s’est à nouveau connectée pour télécharger les documents. Elle a ensuite découvert que le délai de téléchargement des documents avait expiré plus tôt ce jour-là.

3. Le plaignant a écrit à la Commission le même jour. Elle a déclaré qu'elle n'avait pas téléchargé les pièces justificatives à temps parce que, comme le délai initialement communiqué dans son compte était erroné, elle était convaincue qu'elle avait le temps.

4. Après avoir envoyé une réponse d'attente au plaignant, la Commission a ensuite reconnu que le compte de candidature avait initialement donné une date erronée pour la présentation des pièces justificatives. Cela était dû à un problème informatique. Si le plaignant avait actualisé la page Web du compte de candidature, la date limite correcte serait apparue. Toutefois, tous les demandeurs ont été informés du délai correct en temps utile.

5. La Commission a déclaré qu’en raison de l’expiration du délai de téléchargement des pièces justificatives, elle ne pouvait pas accepter les documents du plaignant, car cela irait à l’encontre du principe d’égalité de traitement des demandeurs. Insatisfait de la réponse de la Commission, le plaignant s’est adressé au Médiateur en novembre 2019.

L'enquête

6. La Médiatrice a ouvert une enquête sur la plainte selon laquelle la Commission n’avait pas correctement informé les demandeurs présélectionnés du délai de présentation des pièces justificatives et qu’elle devait donc accepter les pièces justificatives du plaignant après ce délai.

7. Au cours de l'enquête, le Médiateur a reçu la réponse de la Commission sur la plainte. La plaignante a également informé l’équipe d’enquête de la Médiatrice que, le 4 décembre 2019, elle avait reçu un avis dans son compte de candidature l’informant qu’elle avait été sélectionnée. Toutefois, plus tard le même jour, elle a reçu un autre avis l'informant qu'elle n'avait pas été sélectionnée parce qu'elle n'avait pas présenté les pièces justificatives avant la date limite.

Arguments présentés au Médiateur

8. La plaignante a déclaré qu'il était injuste de la part de la Commission de l'exclure de la procédure de sélection des stages en raison d'une erreur commise par la Commission. Elle estime que la Commission ne l’a pas correctement informée de la date limite de soumission des documents et qu’elle ne l’a pas non plus informée de l’existence d’une erreur dans le compte de candidature. Elle n'aurait pas pu savoir que pour corriger l'erreur, elle aurait dû rafraîchir la page Web.

9. La Commission a indiqué qu’elle communiquait avec les demandeurs uniquement par l’intermédiaire du compte de demande. La Commission utilise le compte de candidature pour informer les candidats présélectionnés de toute nouvelle concernant leur candidature, y compris de la date limite de présentation des pièces justificatives. Les candidats peuvent recevoir des notifications lorsqu'il y a un message dans le compte de la demande, bien que ce ne soit pas toujours le cas. Le compte de demande contient les informations que les demandeurs doivent vérifier leurs comptes au moins deux fois par semaine et qu'ils ne peuvent pas utiliser l'absence de notification pour faire valoir qu'ils n'étaient pas au courant des informations contenues dans le compte.

10. La Commission a indiqué que le délai erroné (qui était le délai de la procédure de sélection précédente) n’était visible que depuis environ 15 minutes. La Commission n’a pas informé les demandeurs que leurs comptes de candidature avaient initialement indiqué un délai incorrect. La Commission a reçu le même nombre de pièces justificatives que d’habitude. Certains demandeurs ont contacté la Commission pour vérifier la date. Malheureusement, la plaignante n'a pas vérifié son compte de candidature aussi régulièrement que prévu et n'a pas pris contact avec la Commission pour vérifier le délai. La Commission n’a donc pas considéré que les arguments de la plaignante étaient suffisants pour justifier l’acceptation de ses pièces justificatives après la date limite. La Commission a encouragé le plaignant à présenter une nouvelle demande pour la prochaine période de stage.

11. La Commission a informé la Médiatrice qu’elle réexaminerait ses procédures internes en établissant une liste de contrôle afin de s’assurer que toutes les étapes requises (y compris la suppression des délais dans les sélections précédentes) sont dûment accomplies avant de publier des messages sur les comptes des candidatures.

Évaluation du Médiateur

12. Il est regrettable que la Commission ait initialement donné un délai incorrect dans les comptes de candidature. Bien que la Commission ait corrigé l'erreur dans les 15 minutes, elle a été alertée du fait que certains candidats l'avaient vue. À ce titre, la Commission aurait dû envoyer une notification à tous les candidats concernant le délai correct. Rien n’indique que cela aurait été particulièrement onéreux.

13. Dans le même temps, le délai erroné avait expiré plus de six mois auparavant. Par conséquent, il aurait été raisonnable pour le plaignant de le remettre en question, comme l'avaient fait d'autres demandeurs. De plus, si elle avait suivi les instructions du compte de candidature pour vérifier son compte au moins deux fois par semaine, elle aurait vu le délai correct. Cependant, la plaignante a laissé passer une semaine entre le moment où elle a remarqué un délai qui devait être incorrect et celui où elle a vérifié à nouveau son compte de demande. La plaignante n'a fourni aucune information suggérant qu'elle a été empêchée de vérifier son compte de demande pendant cette période.  

14. Sur la base de ce qui précède, la Médiatrice estime que si la Commission aurait dû alerter les candidats de l’erreur, sa décision de ne pas accepter les pièces justificatives du plaignant en l’espèce était raisonnable.

15. Le Médiateur se félicite des mesures prises par la Commission pour éviter que des erreurs similaires ne soient commises à l'avenir. Dans ce contexte, le Médiateur espère également que l'erreur supplémentaire sur laquelle la plaignante a attiré son attention (voir point 7) ne sera pas répétée.

16. Enfin, la Médiatrice estime que la manière dont la Commission a formulé sa première réponse par courriel (d'attente) au plaignant pourrait être perçue comme discourtoise et rappelle donc l'importance de toujours s'adresser aux personnes de manière appropriée, conformément au code européen de bonne conduite administrative^[2].

Conclusion

Sur la base de l’enquête, la Médiatrice clôt cette affaire en concluant ce qui suit:

Alors que la Commission aurait dû alerter les candidats de l’erreur commise en l’espèce, la Médiatrice estime que sa décision de ne pas accepter les pièces justificatives du plaignant était raisonnable.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

Emily O'Reilly

Médiateur européen

Strasbourg, le 19/02/2020

[1] Pour de plus amples informations, voir https://ec.europa.eu/stages/information/selection_fr

[2] Voir l’article 12 du code européen de bonne conduite administrative, disponible à l’adresse suivante: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/publication/en/3510