Valmistettu Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 5 kohdan mukaisesti [1]

Kantelun tausta

1. Kantelija, itävaltalainen toimittaja, kirjoitti komissiolle 16. heinäkuuta 2019 pyytääkseen ”[i] kutsuja komission virkamiehille ja kaikkia muita asiakirjoja, jotka liittyvät tapahtumaan nimeltä ”Internet of Things: fast forward to the future”, jonka Vodafone järjesti 29. huhtikuuta Brysselissä.”

2. Komissio lähetti vastauksensa kantelijalle 26 päivänä elokuuta 2019. Komissio yksilöi 21 asiakirjaa kantelijan pyynnön piiriin kuuluviksi. Tutkittuaan ne komissio antoi täyden oikeuden tutustua kolmeen asiakirjaan ja osittaisen oikeuden tutustua 18 asiakirjaan.

3. Samana päivänä kantelija pyysi komissiota harkitsemaan kantaansa uudelleen niin kutsutulla uudistetulla pyynnöllä. Näin tehdessään hän esitti perusteluja, jotka koskivat osittain peitettyjen asiakirjojen sisältämien tietojen ilmaisemista koskevaa yleistä etua; erityisesti komission entistä yksikönpäällikköä X:ää koskevien peitettyjen osien paljastamiseen.

4. Komissio lähetti 26. syyskuuta 2019 kantelijalle vahvistavan päätöksen, jossa se vahvisti alkuperäisen päätöksensä. Komissio epäsi osittain oikeuden tutustua asiakirjoihin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa säädetyn yksityiselämän ja yksilön koskemattomuuden suojaa koskevan poikkeuksen perusteella.

5. Tyytymättömänä komission vastaukseen kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen.

Tiedustelu

6. Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen, joka koski komission kieltäytymistä antamasta pyydettyjä asiakirjoja kokonaisuudessaan yleisön tutustuttavaksi.

7. Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä tarkasti pyydettyjen asiakirjojen muokkaamattomat versiot.

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

Komission väitteet ja niiden perustelut

8. Komissio väitti, että asiakirjat, joihin se antoi osittaisen tutustumisoikeuden, sisältävät sellaisten henkilöiden nimet ja nimikirjaimet, jotka eivät kuulu Euroopan komission ylempään johtoon, sekä Vodafonen ja muiden yhtiöiden edustajat.

9. Komissio väitti, että nämä nimet ovat henkilötietoja ja että kantelija ei esittänyt mitään näyttöä siitä, miksi kyseiset henkilötiedot olisi siirrettävä hänelle tiettyä yleisen edun mukaista tarkoitusta varten. Komission mukaan on niin, että vaikka kantelija viittaa mahdolliseen eturistiriitaan, tämä ei ole todiste siitä, että henkilötiedot olisi käsiteltävässä asiassa siirrettävä hänelle.

10. Komissio katsoi lisäksi, että oli olemassa todellinen ja ei-hypoteettinen riski siitä, että asiakirjojen sisältämien henkilötietojen julkistaminen vahingoittaisi asianomaisten henkilöiden yksityisyyttä, koska he voisivat joutua ”ulkopuolisen yhteydenpidon” kohteeksi ilman toimeksiantoa.

11. Sen vuoksi komissio poisti pyydetyissä asiakirjoissa olevat nimet.

Kantelijan väitteet

12. Kantelija selitti tutkivansa komission entisen virkamiehen X:n osallistumista tapahtuman järjestämiseen.

13. Tältä osin kantelija väitti, että on olemassa laajempi yleinen etu julkistaa asiakirjat, mukaan lukien henkilötiedot, koska tämä antaisi hänelle mahdollisuuden tarkastella X:n roolia komission virkamiesten ja Vodafonen välisessä vuorovaikutuksessa.

14. Uudistetussa hakemuksessaan kantelija viittasi siihen, että juuri tästä asiasta on keskusteltu julkisesti tiedotusvälineissä ja Euroopan parlamentissa. Hän täsmensi myös, että hänen pyynnössään keskitytään X:n erityiseen rooliin. Kantelija katsoi näin ollen, että ainakin tämän henkilön nimi olisi ilmoitettava asiakirjoissa.

Oikeusasiamiehen arviointi

15. Niiden henkilöiden nimet, jotka sisältyvät asiakirjoihin, joihin komissio on myöntänyt osittaisen tutustumisoikeuden, ovat henkilötietoja. Henkilötietoja voidaan siirtää vain, jos asetuksen 2018/1725 9 artiklan 1 kohdan b alakohdassa säädetyt edellytykset täyttyvät.

16. Ensinnäkin vastaanottajan on osoitettava, että siirto on tarpeen tiettyä yleisen edun mukaista tarkoitusta varten. Toiseksi, jos on syytä olettaa, että tällainen siirto voisi vahingoittaa rekisteröidyn oikeutettuja etuja, rekisterinpitäjän (komission) on osoitettava, että henkilötietojen siirtäminen tätä nimenomaista tarkoitusta varten on oikeasuhteista, kun se on vertaillut erilaisia kilpailevia etuja.

17. Komissio katsoo, että kantelija ei ole osoittanut, että henkilötiedot olisi tarpeen siirtää hänelle. Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että kantelija ilmoittaa uudistetussa hakemuksessaan nimenomaisesti, että hän aikoo käyttää näitä henkilötietoja tutkiakseen mahdollista eturistiriitaa [X:n] Vodafonelle tekemässä työssä, jossa huhtikuun tapahtumalla on ratkaiseva rooli. Hän viittaa netzpolitik.org-sivustolla julkaistuun artikkeliin. Tässä artikkelissa hän mainitsee komission edustajan selityksen, jonka mukaan X:n osallistuminen tapahtuman järjestämiseen rikkoisi X:n velvollisuuksia komission entisenä virkamiehenä eli hänen velvollisuuttaan välttää eturistiriitoja.

18. Kantelija mainitsee artikkelissaan myös komission jäsenen Oettingerin julkisen lausuman, jossa selvennetään, että X:ää ”pyydettiin myös olemaan käsittelemättä millään tavoin asiakirjoja ja asioita, jotka liittyvät suoraan hänen työhönsä komissiossa, ja olemaan osallistumatta kokouksiin tai pitämättä ammatillisia yhteyksiä entiseen pääosastoonsa tai yksikköönsä yhden vuoden ajan”.

19. Oikeusasiamies katsoo, että asiakirjojen, myös X:n henkilötietojen, luovuttaminen on laajemman yleisen edun mukaista, koska näin kantelija voi tutkia, oliko X:n roolissa komission virkamiesten ja Vodafonen välisessä vuorovaikutuksessa mahdollinen eturistiriita. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että kantelija on osoittanut, että X:n henkilötiedot on tarpeen siirtää tiettyä yleisen edun mukaista tarkoitusta varten.

20. Näin on erityisesti siksi, että X:n nimi mainitaan asiakirjoissa siten, että kantelija voi myös ottaa kantaa siihen, noudattaako komissio sääntöjä, jotka se on antanut X:n yhteydenpidosta komissioon.

21. Todettuaan henkilötietojen siirron tarpeellisuuden oikeusasiamies katsoo, että on asianmukaista arvioida EU:n yksityisyyttä koskevien sääntöjen mukaisesti, voisiko X:n nimen ilmaiseminen kantelijalle vahingoittaa X:n oikeutettuja etuja. Oikeusasiamies katsoo, että käsiteltävässä asiassa X:n intressiä siihen, että hänen nimensä poistetaan asiakirjasta, ei voida pitää ”oikeutettuna intressinä”, koska hänen nimensä käyttö kyseisen asiakirjan yhteydessä liittyy suoraan siihen, noudattivatko X ja komissio tosiasiallisesti hänen ja komission välistä yhteydenpitoa koskevia rajoituksia.[2] Näin ollen asetuksen 2018/1725 9 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaista oikeasuhteisuuden arviointia ei ole tarpeen tehdä.

22. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies tekee seuraavan ehdotuksen:

Ratkaisuehdotus

Edellä esitettyjen havaintojen perusteella oikeusasiamies ehdottaa, että Euroopan komissio toimittaa kantelijalle jäljennöksen pyydetystä asiakirjasta poistamatta X:n nimeä.

Komissiota pyydetään ilmoittamaan oikeusasiamiehelle 17. tammikuuta 2020 mennessä kaikista toimista, joita se on toteuttanut edellä mainitun ratkaisuehdotuksen johdosta.

Emily O'Reilly

Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 7.11.2019

[1] Euroopan parlamentin päätös, tehty 9 päivänä maaliskuuta 1994, oikeusasiamiehen ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista (94/262/EHTY, EY, Euratom), EYVL L 113, s.

[2] Ks. asiakirja 11, ”Back to office report prepared after the Vodafone IoT event of 29 April 2019”.