Asia koski sitä, että komissio ei vastannut kantelijan viesteihin, jotka koskivat sen vaikeuksia avustusehdotuksen esittämisessä. Teknisten ongelmien vuoksi kantelija ei voinut tehdä hakemusta komission PRIAMOS-järjestelmän kautta. Sen sijaan se toimitti ehdotuksensa sähköpostitse, eikä siihen vastattu.

Oikeusasiamies tutki asiaa ja pyysi komissiota vastaamaan. Vastauksessaan komissio pyysi anteeksi sitä, ettei se vastannut aiemmin. Se totesi, ettei se voinut hyväksyä kantelijan sähköpostihakemusta, koska järjestelmä oli toiminut asianmukaisesti eikä komissio ollut pystynyt tunnistamaan kantelijan yrityksiä lähettää ehdotus PRIAMOSin kautta ennen määräaikaa.

Asia koski Kosovossa toimivan Euroopan unionin erityisedustajan toimiston väitettyä laiminlyöntiä pitää harjoittelun hakijat ajan tasalla palvelukseenottomenettelyn vaiheista. Oikeusasiamies tutki asiaa ja totesi, että ”on sekä kohteliasta että palveluhenkistä ilmoittaa hakemusten vastaanottamisesta ja ilmoittaa hakijoille merkittävistä vaiheista (kuten heidän sulkemisestaan palvelukseenottomenettelyn ulkopuolelle), jotka vaikuttavat heidän etenemiseensä palvelukseenottomenettelyssä”. Erityisedustajan toimisto selitti, että sillä oli hyvin rajalliset resurssit, minkä vuoksi se pystyi tiedottamaan menettelyn tuloksista vain esivalinnan läpäisseille henkilöille. Se totesi kuitenkin tutkivansa, miten se voisi parantaa viestintäänsä harjoittelijoiksi haluavien henkilöiden kanssa, esimerkiksi tiedottamalla kaikille tällaisille henkilöille menettelyn merkityksellisistä vaiheista julkaisemalla asiaa koskevia tietoja verkkosivustollaan. Oikeusasiamies pyysi erityisedustajan toimistoa raportoimaan tämän ratkaisun täytäntöönpanosta.

Asia koski EU:n Armenian-edustuston väitettyä lainvastaista ja/tai epäoikeudenmukaista päätöstä irtisanoa Armeniassa ja Jordaniassa toteutettuun hankkeeseen liittyvä avustussopimus kehitysyhteistyöalalla toimivan italialaisen kansalaisjärjestön kantelijan vahingoksi. Arvioituaan huolellisesti kaikki tosiseikat ja perustelut oikeusasiamies totesi, että edustuston selvitys päättämispäätöksestä oli puutteellinen. Oikeusasiamies ehdotti siksi, että komissio EU:n edustustojen valvontatehtävässään antaisi kantelijalle kattavamman selvityksen hankkeen päättämisen perusteista.

Vastauksena oikeusasiamiehen ehdotukseen komissio ilmoitti, että lähetystö oli ottanut huomioon kaikki merkitykselliset tekijät päättäessään sopimuksen irtisanomisesta. Se myönsi kuitenkin, että tuen lakkauttamisen perustelut eivät ehkä olleet riittävän kattavat. Sen vuoksi se toimitti oikeusasiamiehelle kirjeen, jonka edustusto oli lähettänyt kantelijalle ja jossa se selitti kaikki arvioinnissaan huomioon ottamansa tekijät.

Huolimatta siitä, että kantelija ilmaisi tyytymättömyytensä komission vastaukseen sovintoratkaisua koskevaan ehdotukseensa, oikeusasiamies katsoi, että komissio oli ryhtynyt toimiin asian ratkaisemiseksi. Näin ollen hän päätti lopettaa asian käsittelyn.

Tutkimus tehtiin Euroopan oikeusasiamiehen vieraillessa Euroopan tasa-arvoinstituutissa. Vierailu oli osa oikeusasiamiehen EU:n virastoihin tekemää vierailuohjelmaa, jolla pyrittiin levittämään virastojen hyviä käytäntöjä niiden suhteissa kansalaisiin. Osana tarkastuskäyntiä oikeusasiamies tarkasteli i) instituutin alustavia yhteyksiä yleisöön, ii) avoimuutta, vuoropuhelua ja vastuuvelvollisuutta, iii) palvelukseenottoa, iv) tarjouksia ja sopimuksia, v) eturistiriitoja ja vi) väärinkäytösten paljastamista. Oikeusasiamies teki instituutille kuusi ehdotusta sen toiminnan parantamiseksi näillä aloilla. EIGEn vastauksessa vahvistettiin, että se ryhtyi toimiin muun muassa asettamalla tietoja työstään saataville kaikilla EU:n virallisilla kielillä ja hyväksymällä yksityiskohtaisempia säännöksiä väärinkäytösten paljastamisesta.

Koska oikeusasiamiehen vierailu osoitti, että instituutin on tehtävä enemmän häirintätapausten käsittelemiseksi ja jopa ehkäisemiseksi, hän seurasi erityisesti tätä kysymystä ja oli tyytyväinen instituutin päättäväisiin toimiin. Lisäparannusten edistämiseksi oikeusasiamies on muun muassa ehdottanut, että EIGE järjestäisi säännöllisesti koulutusta tällä instituutin työn kannalta keskeisellä alalla.

Euroopan oikeusasiamies vieraili Frontexissa 4. lokakuuta 2012 osana EU:n virastoihin tehtäviä vierailuja koskevaa ohjelmaa. Vierailua koskevassa kertomuksessa esitettiin useita ehdotuksia, jotka koskivat vierailun aikana käsiteltyjä kysymyksiä. Nämä kysymykset olivat seuraavat: i) Frontexin määräykset henkilökohtaisesta käyttäytymisestä ja hyvästä hallinnollisesta käyttäytymisestä; ii) julkisen palvelun periaatteet; iii) avoimuus, vuoropuhelu ja vastuuvelvollisuus (asiakirjojen julkisuus); iv) valinta ja rekrytointi; v) eturistiriidat; vi) väärinkäytösten paljastaminen; ja vii) tarjoukset ja sopimukset. Suoritettuaan lisätutkimuksia oikeusasiamies totesi, että Frontex omaksui rakentavan lähestymistavan ja ilmaisi halukkuutensa panna täytäntöön suurimman osan oikeusasiamiehen ehdotuksista. Oikeusasiamies piti valitettavana, että Frontex ei suostunut ilmoittamaan ennakoivasti valintalautakunnan jäsenten nimiä, mutta totesi, että asiaa käsiteltäisiin kaikille virastoille osoitetussa oma-aloitteisessa tutkimuksessa. Oikeusasiamies esitti myös kaksi lisähuomautusta.

Ensinnäkin hän oli tyytyväinen siihen, että Frontex tarkistaa parhaillaan hallintoneuvoston 21. syyskuuta 2006 tekemää päätöstä, jossa vahvistetaan asiakirjoihin tutustumista koskevat käytännön järjestelyt. Hän muistutti Frontexia tarpeesta panna täysimääräisesti täytäntöön asetuksen (EY) N:o 1049/2001 säännökset ja erityisesti siitä, että sen rekisteriin olisi sisällytettävä luettelo arkaluonteisista asiakirjoista. Hän pyysi myös Frontexia lähettämään tarkistetun päätöksen oikeusasiamiehelle maaliskuun 2014 loppuun mennessä. Toiseksi oikeusasiamies kannusti Frontexia auttamaan verkkosivustollaan vierailevia kansalaisia tarjoamalla kotisivulta linkin Euroopan hyvän hallintotavan säännöstöön.

Oikeusasiamies tekee sarjan vierailuja EU:n erillisvirastoihin tarkoituksena varmistua siitä, että virastot noudattavat hyvän hallintotavan periaatteita kuten avoimuutta ja eettisyyttä. Tämän vierailuohjelman puitteissa oikeusasiamies kävi Euroopan järjestelmäriskikomiteassa (EJRK) 14. kesäkuuta 2012. Käynnin jälkeen hän lähetti EJRK:lle kertomuksen, jossa hän esitti useita ehdotuksia.

Oikeusasiamies kehotti kertomuksessaan EJRK:ta parantamaan menettelyjään sen henkilöstön mahdollisten eturistiriitojen käsittelyssä. Hän ehdotti lisäksi, että EJRK:n olisi lisättävä avoimuutta tietojen levittämisessä ja asiakirjojen saamista koskevien pyyntöjen käsittelyssä. Oikeusasiamies ehdotti myös, että EJRK:n olisi työntekijöitä rekrytoidessaan annettava työpaikkailmoituksissa ja hakemuksen hylkäämistä koskevissa kirjeissä tietoja hakijoiden käytettävissä olevista muutoksenhakukeinoista. Lopuksi hän kehotti EJRK:ta pyytämään Euroopan keskuspankkia (EKP) harkitsemaan verkkosivujensa rekrytointiosion sanamuodon muuttamista käyttäjäystävällisyyden parantamiseksi.

EJRK lähetti 25. kesäkuuta 2013 seurantaan liittyvän toimintasuunnitelmansa. Oikeusasiamies totesi, että EJRK oli toteuttanut asianmukaisia toimia useimpien hänen ehdotustensa suhteen. Hän totesi myös, että EJRK oli ryhtynyt oikeansuuntaisiin toimenpiteisiin jäljelle jääneiden ongelmakohtien ratkaisemiseksi. Näin ollen hän katsoi, ettei käsiteltävänä olevien kysymysten lisätutkimuksille ollut perusteita, ja päätti asian käsittelyn.

 

 

Oikeusasiamies vieraili EU:n virastojen vierailuohjelmansa puitteissa verkko- ja tietoturvavirastossa (ENISA) 19. heinäkuuta 2012. Vierailun jälkeen hän lähetti ENISAlle raportin, jossa hän esitti seuraavat ehdotukset: a) ENISA voisi tehdä sitoutumisestaan Euroopan hyvän hallintotavan säännöstössä (ECGAB) vahvistettuihin periaatteisiin näkyvämpää unionin kansalaisille tarjoamalla verkkosivustollaan linkin ECGABiin; b) ENISA voisi harkita i) erityisen sivun luomista verkkosivustolleen, jossa yksilöitäisiin asiakirjoihin tutustumista koskeviin pyyntöihin sovellettavat säännöt ja asiasta vastaava yhteyshenkilö, ii) vuosikertomuksen laatimista siitä, miten se käsittelee asiakirjoihin tutustumista koskevia pyyntöjä, ja iii) julkisen rekisterin perustamista asiakirjoistaan; c) ENISA voisi harkita vähintään verkkosivustonsa kotisivun sekä sen tehtäviä ja kielipolitiikkaa koskevien tietojen asettamista saataville kaikilla 23:lla perussopimusten kielellä; d) Parantaakseen hakijoille valinta- ja palvelukseenottomenettelyissä annettavia tietoja ENISA voisi tiedottaa hakijoille heidän oikeuksistaan riitauttaa kielteinen päätös. e) ENISA voisi harkita uudelleen kantaansa valintalautakunnan jäsenten nimien julkistamiseen; f) ENISA voisi varmistaa, että kaikki sen henkilöstön jäsenet saavat tietoa EU:n virkamiehiä koskevista julkisen palvelun periaatteista ja että se voisi harkita julkisen palvelun periaatteiden asettamista saataville verkkosivustollaan; g) ENISA voisi hyväksyä perustamisasetuksessaan vahvistetut eturistiriitoja koskevat konkreettiset toimenpiteet täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa; h) ENISA voisi harkita henkilöstölle tiedottamista henkilöstösääntöjen tarjoamasta mahdollisuudesta ilmoittaa ensin mahdollisesta laittomasta toiminnasta sisäisesti.

ENISA lähetti seurantavastauksensa 31. tammikuuta 2013. ENISA esitteli vastauksessaan oikeusasiamiehen ehdotusten täytäntöönpanemiseksi toteutettuja toimenpiteitä.

Oikeusasiamies totesi, että ENISA osoitti rakentavaa lähestymistapaa ja halukkuutta panna täytäntöön hänen ehdotuksensa virastoon tekemänsä vierailun jälkeen. Koska ENISA suhtautui myönteisesti hänen ehdotuksiinsa, oikeusasiamies päätti tutkimuksensa.

Kantelija on eronnut entisestä aviomiehestään, joka työskenteli Euroopan komission väliaikaisena toimihenkilönä Luxemburgissa. Kantelijalla ja hänen entisellä aviomiehellään on kaksi lasta, joista kantelijalla on huoltajuus. Komissio maksoi kantelijalle kotitalouslisän, huollettavana olevasta lapsesta maksettavan lisän ja koulutuslisän hänen entisen aviomiehensä nimissä ja puolesta.

Vuonna 2008 kantelijan entinen aviomies ilmoitti komissiolle, että hänen entinen vaimonsa ja lapsensa eivät enää asuneet Saksassa vaan olivat muuttaneet Bulgariaan yli vuotta aiemmin. Tämä merkitsi sitä, että komissio oli maksanut perhelisiä suurempia summia kuin oli maksettava, koska avustuksiin sovellettiin elinkustannuksiin perustuvaa maantieteellistä painotusta. Kantelija ilmoitti komissiolle asuvansa edelleen Saksassa, samoin kuin hänen lapsensa. Toimielin ei kuitenkaan ollut vakuuttunut tästä ja aloitti häntä vastaan takaisinperintämenettelyn väitetysti liikaa maksettujen korvausten osalta.

Kantelija kääntyi Euroopan oikeusasiamiehen puoleen, joka aloitti tutkimuksen. Tutkimuksen aikana komission virkamies lähetti tahattomasti entiselle aviomiehelle sähköpostin, joka sisälsi kauhistuttavaa ja mautonta kieltä, joka oli loukkaavaa paitsi häntä myös kantelijaa kohtaan. Kantelija toimitti asian oikeusasiamiehelle ja päätti, että ilmeinen loukkaus kantelijaa kohtaan ansaitsee tulla sisällytetyksi hänen tutkimukseensa.

Oikeusasiamiehen tutkimusten aikana komissio myönsi, että se oli kantelijan osalta soveltanut virheellisesti sääntöjä, jotka koskevat väitetysti liikaa maksettujen perhelisien takaisinperintää. Vaikka komissio oli pyytänyt kantelijalta anteeksi loukkaavaa sähköpostiviestiä, oikeusasiamies katsoi, että sen reaktio ei ollut muodoltaan eikä sisällöltään oikeassa suhteessa tapahtuneeseen hallinnolliseen epäkohtaan. Tämän vuoksi hän esitti komissiolle suositusluonnoksen. Lisäksi oikeusasiamies viittasi siihen mahdollisuuteen, että tuomittavan kielen käyttö kyseisessä sähköpostiviestissä olisi voinut olla osoitus laajemmasta ongelmasta komission yksiköissä.

Yksityiskohtaisessa lausunnossaan komissio esitti asianomaisen yksikön johtajan kantelijalle lähettämän anteeksipyyntökirjeen ja tarjoutui maksamaan 500 euroa korvauksena kantelijalle tämän kärsimistä henkisistä vahingoista. Lisäksi komissio järjesti useita sisäisiä koulutustilaisuuksia korostaakseen etiikan ja palvelukulttuurin merkitystä EU:n kansalaisille. Vaikka kantelija päätti olla hyväksymättä komission tarjousta korvata hänelle henkiset vahingot, oikeusasiamies päätteli, että komissio oli toteuttanut riittävät sekä yksittäiset että yleiset toimet pannakseen täytäntöön hänen suositusluonnoksensa.

Kantelija oli Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksen kohteena. OLAF ilmoitti tutkimuksensa tuloksista kolmannelle osapuolelle, ja tiedot julkaistiin kantelijan kotimaassa ilmestyneessä lehtiartikkelissa. Euroopan tietosuojavaltuutettu katsoi, että tietojen luovuttaminen on EU:n tietosuojasääntöjen vastaista. Tämän jälkeen kantelija pyysi OLAFia myöntämään väärinkäytökset henkilötietojen paljastamisessa ja pyytämään sitä anteeksi.

OLAF kieltäytyi alun perin tekemästä niin. Oikeusasiamiehen tutkimuksen jälkeen se kuitenkin lähetti kantelijalle kirjeen, jossa se pahoitteli sitä, ettei tämä toiminut tietosuojasääntöjen mukaisesti hänen tapauksessaan, ja pyysi häneltä anteeksi. Vaikka kantelija ei ollut tyytyväinen anteeksipyyntöön, oikeusasiamies katsoi täyttävänsä kantelijan vaatimuksen ja päätteli näin ollen, ettei kantelijalla ollut perusteita jatkaa kantelun tutkimista.