Valmistettu Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan ^{mukaisesti [1]}

Maaliskuussa 2016 kantelija pyysi komissiota julkistamaan pöytäkirjan komission kokouksesta, jossa komission jäsenet keskustelivat komission ”julkilausumista”, jotka liittyivät EU:n ja Yhdistyneen kuningaskunnan helmikuussa 2016 tekemään sopimukseen kesäkuussa 2016 järjestetyn brexit-kansanäänestyksen alla. Komissio kieltäytyi julkaisemasta pöytäkirjaa. Toukokuussa 2016 kantelija pyysi komissiota tarkistamaan päätöstään. Tämän jälkeen komissio pidensi vastaamiselle asetettua 15 työpäivän määräaikaa 15 työpäivällä. Kesäkuussa 2016 se ilmoitti kantelijalle, että sisäisten kuulemisten vuoksi se ei pystynyt vastaamaan uuteen määräaikaan mennessä. Se pahoitteli lisäviivästystä. Koska kantelija ei vieläkään saanut vastausta, hän valitti 10. elokuuta 2016 oikeusasiamiehelle vastaamatta jättämisestä.

Oikeusasiamies aloitti tutkimuksen. Komissio ilmoitti 28. lokakuuta 2016 kantelijalle, että se ei anna tälle mahdollisuutta tutustua pöytäkirjaan, koska se vahingoittaisi vakavasti sen päätöksentekoprosesseja.

Koska tämän oikeusasiamiehen tutkimuksen tarkoituksena oli saada komissiolta vastaus asiakirjoihin tutustumista koskevaan pyyntöön, oikeusasiamies totesi, että komissio oli nyt ratkaissut vastaamatta jättämistä koskevan kysymyksen. Oikeusasiamies katsoi kuitenkin, että vastaamatta jättäminen asetetussa määräajassa oli hallinnollinen epäkohta. Näin ollen hän antaa komissiolle asianmukaiset suositukset.

Kantelun tausta

1. Eurooppa-neuvosto sopi 18.–19. helmikuuta 2016 järjestelyistä, jotka tulevat voimaan, kun Yhdistynyt kuningaskunta on ilmoittanut neuvostolle, että Yhdistynyt kuningaskunta on päättänyt pysyä Euroopan unionin jäsenenä. Näihin ”järjestelyihin” sisältyi neljä Euroopan komission ”julkilausumaa”:

· komission lausuma toissijaisuusperiaatteen täytäntöönpanomekanismista ja rasitusta vähentävästä täytäntöönpanomekanismista;

· Euroopan komission julistus muuhun kuin työntekijän asuinjäsenvaltioon vietävien lapsi-etuuksien indeksoinnista

· komission lausuma suojamekanismista;

· komission lausuma henkilöiden vapaata liikkuvuutta koskevan oikeuden väärinkäyttöön liittyvistä kysymyksistä.

Neuvosto julkisti julistukset 19 päivänä helmikuuta 2016 [2].

2. Kantelija, joka on Eurooppa-asioihin erikoistunut Yhdistyneen kuningaskunnan kansalainen, pyysi 3. maaliskuuta 2016 komissiota julkistamaan ”komission kollegion kokouksen pöytäkirjat, joissa hyväksyttiin 18.–19. helmikuuta kokoontuneen Eurooppa-neuvoston päätelmiin liitetyt neljä julistusta (liite 4-7), tai vastaavan asiakirja-aineiston”.

3. Komissio epäsi 20.4.2016 oikeuden tutustua asiakirjoihin, koska sen mukaan asiakirjat liittyivät meneillään olevaan päätöksentekomenettelyyn, joka vaarantuisi vakavasti, jos pöytäkirjat julkistettaisiin.

4. Kantelija pyysi 17 päivänä toukokuuta 2016 komissiota tarkastelemaan uudelleen kieltäytymistään luovuttaa asiakirjoja. Komissio ilmoitti 8 päivänä kesäkuuta 2016 kantelijalle, että sen oli pidennettävä 15 työpäivän määräaikaa, johon mennessä kantelijalle oli vastattava, vielä 15 työpäivällä eli 29 päivään kesäkuuta 2016. Komissio ilmoitti 28 päivänä kesäkuuta 2016 kantelijalle jälleen kerran, että se ei voinut tehdä päätöstä uudelleentarkastelupyynnöstä, koska sen sisäiset kuulemiset olivat edelleen käynnissä. Se pahoitteli lisäviivästystä. Kantelija lähetti muistutuksen ja sai uuden anteeksipyynnön 5. elokuuta 2016.

5. Yhdistyneen kuningaskunnan äänestäjät äänestivät 23. kesäkuuta 2016 kansanäänestyksellä siitä, että Yhdistyneen kuningaskunnan pitäisi erota EU:sta. Yhdistyneen kuningaskunnan hallitus ilmoitti 16 päivänä lokakuuta 2016, että Yhdistynyt kuningaskunta ilmoittaa Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 50 artiklassa määrätyn menettelyn mukaisesti Eurooppa-neuvostolle maaliskuun 2017 loppuun mennessä aikomuksestaan erota Euroopan unionista. Ilmoitus käynnistäisi kaksivuotisen neuvotteluprosessin. Euroopan komissio edustaisi Euroopan unionia tässä neuvotteluprosessissa.

Tiedustelu

6. Kantelija kanteli oikeusasiamiehelle 10. elokuuta 2016 ja esitti seuraavan väitteen ja vaatimuksen:

Väite:

Komissio ei vastannut kantelijan 17.5.2016 esittämään uudelleentarkastelupyyntöön asetuksen 1049/2001 8 artiklassa säädetyssä määräajassa.

Väite:

Komission olisi joko myönnettävä oikeus tutustua pyydettyihin asiakirjoihin tai perusteltava epäämisensä kokonaan tai osittain.

7. Oikeusasiamies aloitti 30. syyskuuta 2016 tutkimuksen ja korosti, että komissio oli jo pidentänyt kahdesti, 8. ja 28. kesäkuuta 2016, määräaikaa, johon mennessä kantelijan uudelleentarkastelupyyntöön oli vastattava. Komissio ilmoitti oikeusasiamiehelle 31. lokakuuta 2016, että se oli samana päivänä lähettänyt oikaisupyyntöä koskevan päätöksensä (hyväksytty 28. lokakuuta 2016) kantelijalle. Kyseisessä päätöksessä yleisön oikeus tutustua kyseisiin pöytäkirjoihin evättiin sillä perusteella, että se vahingoittaisi vakavasti komission päätöksentekomenettelyä ja kollegiaalisuuden periaatetta.

Väite, jonka mukaan uudelleentarkastelupyyntöön ei ole vastattu

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

8. Kantelija väitti, että kun hän teki kantelun oikeusasiamiehelle, hän oli odottanut vastausta 12 viikkoa, mikä on yli kaksi kertaa enemmän kuin enimmäisaika. Komissio pyysi 28. kesäkuuta 2016 anteeksi viivästystä. Se pyysi uudelleen anteeksi 5. elokuuta 2016.

Suositukseen johtanut oikeusasiamiehen arvio

9. Komissio lähetti 31 päivänä lokakuuta 2016 uudelleentarkastelupyyntöä koskevan päätöksensä kantelijalle. Komissio on siten ratkaissut sen osan kantelijan väitteestä, joka koskee vastaamatta jättämistä.

10. Mitä tulee kantelijan väitteeseen, jonka mukaan komission olisi myönnettävä oikeus tutustua pyydettyihin asiakirjoihin tai perusteltava kieltäytymisensä, komissio on nyt vastannut kantelijalle ja esittänyt syyn olla antamatta oikeutta tutustua asiakirjoihin. Näin ollen myös kantelijan väite on käsitelty.[3]

11. Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että komissio vastasi kantelijan uudelleentarkastelupyyntöön neljän kuukauden kuluttua uudelleentarkastelupyyntöön vastaamiselle asetetusta enimmäisajasta [4].

12. Tietyn asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön käsittelyaika riippuu useista tekijöistä, kuten pyydettyjen asiakirjojen määrästä, niiden pituudesta ja monimutkaisuudesta sekä ennen kaikkea niiden kysymysten monimutkaisuudesta ja arkaluonteisuudesta, joita saattaa ilmetä asetuksen 1049/2001 4 artiklassa säädettyjen poikkeusten yhteydessä. Oikeusasiamies on todennut, että jos toimielimellä on objektiivinen tarve käsitellä hakemus pidemmän ajan kuluessa, olisi hyvän hallinnon periaatteiden mukaista, jos toimielin selittäisi hakijalle syyt, joiden vuoksi tämä tarve ilmenee, ja antaisi hakijalle myös jonkinlaisen selvityksen siitä, kuinka kauan hakemuksen käsittely kestää [5]. Hakija tarvitsee tällaisia tietoja voidakseen tehdä tietoon perustuvan päätöksen siitä, onko sen edun mukaista käyttää eri vaihtoehtojaan, mukaan lukien kantelun tekeminen oikeusasiamiehelle tai kanteen nostaminen unionin tuomioistuimissa.

13. Tässä tapauksessa komissio ei ole esittänyt pätevää selitystä tämän hakemuksen käsittelyn erittäin pitkälle viiveelle. Komissio totesi yksinkertaisesti, että sen oli järjestettävä sisäisiä kuulemisia. Tämä toteamus ei yksinään selitä, miksi pitkä viive tapahtui, eikä varmastikaan oikeuta sitä. Komissio ei toimittanut tietoja siitä, mitä nämä kuulemiset olivat ja miksi niitä ei voitu toteuttaa asetetuissa määräajoissa. Viivästys on sitäkin yllättävämpi, koska komissio vetoaa pöytäkirjojen julkistamisesta kieltäytymisen perusteluissa ainoastaan (yleisesti) komission päätöksentekomenettelyn suojaan (siltä osin kuin on kyse ”erityisistä pöytäkirjoista”) ja kollegiaalisuuden periaatteeseen. Ei ole selvää, miksi tähän näkemykseen pääseminen kesti niin kauan.

14.  Komissio ei myöskään 28 päivänä kesäkuuta 2016 päivätyssä toisessa kirjeessään ilmoittanut kantelijalle selvästi, milloin vastaus olisi odotettavissa. Se vain pyysi kantelijalta anteeksi viivästystä ilmoittamatta, milloin vastaus oli odotettavissa.

15. Tämä on hallinnollinen epäkohta. Tämän havainnon perusteella oikeusasiamies antaa asianmukaisen suosituksen komissiolle.

16. Komissiolla on nyt mahdollisuus antaa lausunto oikeusasiamiehen havainnosta ja siihen liittyvästä suosituksesta.

Päätelmä

Kantelun tutkinnan perusteella oikeusasiamies on tehnyt seuraavat päätelmät:

Komissio on ratkaissut vastaamatta jättämistä koskevan väitteen.

Komissio ei esittänyt päteviä syitä siihen, miksi se viivytti vastauksen antamista kantelijalle, eikä ilmoittanut kantelijalle, milloin vastaus lähetettäisiin hänelle.

Suositus

Komission olisi aina pyrittävä varmistamaan, että se noudattaa asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädettyjä määräaikoja, jotka koskevat asiakirjoihin tutustumista koskeviin pyyntöihin vastaamista.

Jos komissiolla on objektiivinen tarve käsitellä hakemus pidemmän ajan kuluessa, sen olisi hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti selitettävä hakijalle syyt tähän tarpeeseen, ilmoitettava hakijalle, kuinka kauan hakemuksen käsittely kestää, ja ilmoitettava hakijalle määräaika muutoksen hakemiselle EU:n tuomioistuimissa.

Tästä suosituksesta ilmoitetaan komissiolle ja kantelijalle.  Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti komissio lähettää yksityiskohtaisen lausunnon viimeistään 3 päivänä maaliskuuta 2017. Yksityiskohtainen lausunto voisi sisältää suosituksen hyväksymisen ja kuvauksen siitä, miten se on pantu täytäntöön.

Strasbourg, 2.12.2016

Emily O'Reilly

[1] Euroopan parlamentin päätös, tehty 9 päivänä maaliskuuta 1994, oikeusasiamiehen ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista (94/262/EHTY, EY, Euratom), EYVL L 113, s. 15.

[2] Ks. http://www.consilium.europa.eu/en/meetings/european-council/2016/02/18-19/

[3] Oikeusasiamies korostaa, että tässä tutkimuksessa ei käsitellä sitä, ovatko komission esittämät syyt tutustumisoikeuden epäämiselle perusteltuja.

[4] Tarkastelupyyntöön vastaamiselle asetettu alkuperäinen 15 työpäivän määräaika, joka oli 17. toukokuuta 2016, päättyi 8. kesäkuuta 2016. Komissio jatkoi määräaikaa vielä 15 työpäivällä 29. kesäkuuta 2015 saakka. Neljä lisäkuukautta kului ennen kuin komissio teki päätöksen uudelleentarkastelupyynnöstä.

[5] Ks. oikeusasiamiehen asiassa 1302/2009/TS tekemän päätöksen 30 ja 31 kohta http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/5539/html.bookmark.