(Valmistettu Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti (1))

TIIVISTELMÄ

Tämä suositus koskee sitä, että Euroopan komissio ei ole soveltanut asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi koskevia sääntöjään (2) kantelijan komission asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön yhden näkökohdan osalta. Pyyntö koskee Euroopan sosiaalirahastosta vuonna 1989 rahoitettuja hankkeita, jotka Bjerbyhus I/S on toteuttanut kantelijan maakunnassa.

Kantelija pyysi komissiota toimittamaan hänelle kaikki komission asiakirjat, jotka liittyvät Bjerbyhus I/S:n vuonna 1989 toteuttamiin ESR:n rahoittamiin hankkeisiin.

Komissio on tehnyt asiakirjahaun vuosilta 1989–1991, eikä se ole pystynyt yksilöimään Bjerbyhus I/S -nimistä yritystä koskevia erillisiä asiakirjoja. Oikeusasiamies on hyväksynyt kantelun tätä näkökohtaa koskevat komission selitykset.

Kantelija on kuitenkin kiinnittänyt huomiota siihen, että hänen alkuperäiseen asiakirjoihin tutustumista koskevaan pyyntöönsä sisältyivät komission asiakirjat, jotka liittyivät tiettyihin komission kantelijan kreivikunnassa 8. ja 9. marraskuuta 1995 tekemiin tarkastuskäynteihin. Näyttää siltä, että komissio ei ole käsitellyt tätä osaa kantelijan alkuperäisestä pyynnöstä saada tutustua asiakirjoihin.

Asiakirjojen julkisuutta koskevat komission säännöt velvoittavat komission käyttämään sääntöjään vastatessaan pyyntöihin saada tutustua komission asiakirjoihin. Tässä tapauksessa näyttää siltä, että komissio ei ole tehnyt näin kantelijan kreivikuntaan 8 ja 9 päivänä marraskuuta 1995 tehtyjen tarkastuskäyntien osalta.

Oikeusasiamies tekee sen vuoksi suositusluonnoksen, jossa hän pyytää komissiota soveltamaan asiakirjojen julkisuutta koskevia sääntöjään vastatakseen kantelijan pyyntöön saada tutustua kaikkiin komission asiakirjoihin, jotka liittyvät komission 8. ja 9. marraskuuta 1995 kantelijan läänissä tekemiin tarkastuskäynteihin, ja antamaan kantelijalle oikeuden tutustua kyseisiin asiakirjoihin, ellei yhtä tai useampaa näissä säännöissä säädetyistä poikkeuksista sovelleta.

KILPAILUKYKY

Kantelija esitti 28. helmikuuta 2001 väitteitä siitä, että Euroopan komissio ei ollut vastannut hänen asiakirjoihin tutustumista koskevaan pyyntöönsä.

Kantelija oli Tanskan lääninhallituksen (Vestsjællands Amt) johtaja. Hän oli pyytänyt saada tutustua tiettyjen Euroopan sosiaalirahastosta hänen kreivikunnassaan rahoitettujen hankkeiden asiakirja-aineistoon. Hankkeet toteutti yksityinen yritys Bjerbyhus I/S.

Hankkeet olivat peräisin vuodelta 1989, ja Euroopan komissio, kantelijan kreivikunta ja Tanskan keskushallinnon viranomaiset olivat hallinnoineet ja valvoneet niitä yhdessä.

Komissio teki 8. ja 9. marraskuuta 1995 hankkeisiin liittyviä tarkastuskäyntejä ja totesi, että kantelijan läänin rahoitusvalvonnassa oli virheitä. Tämän jälkeen Tanskan keskushallinto vaati kreivikuntaa maksamaan useita miljoonia Tanskan kruunuja.

Kantelun tekohetkellä kantelija kiisti Tanskan keskushallinnon pyynnön. Saadakseen tietoja Tanskaa koskevasta tapauksestaan kantelija pyysi komissiota toimittamaan hänelle kaikki asiakirjat, jotka liittyvät Bjerbyhus I/S:n toteuttamiin ESR:n rahoittamiin hankkeisiin. Kantelija ei saanut vastausta, ja 20. joulukuuta 2000 ja 30. tammikuuta 2001 hän lähetti muistutuksia komissiolle.

Koska kantelija ei vieläkään saanut vastausta, hän teki kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle. Hän väitti tiivistetysti, että komissio ei ollut vastannut hänen asiakirjoihin tutustumista koskevaan pyyntöönsä, ja vaati saada tutustua pyydettyihin asiakirjoihin.

KYSYMYS

Komission lausunto

Kantelu toimitettiin komissiolle, joka antoi seuraavan lausunnon.

1. Tanskan Vestsjællands Amtin aluehallituksen johtaja kantelija ilmoitti Euroopan komissiolle 28 päivänä helmikuuta 2001 osoittamassaan kirjeessä, ettei hän ollut vielä saanut vastausta komission jäsenelle Diamontopouloulle osoitettuun 22 päivänä marraskuuta 2000 päivättyyn kirjeeseensä (hän oli lähettänyt muistutukset 20 päivänä joulukuuta 2000 ja 30 päivänä tammikuuta 2001), jossa hän pyysi saada tutustua asiakirjoihin, jotka koskivat tuensaaja Bjerbyhusin toteuttamia ESR:n yhteisrahoittamia hankkeita . Euroopan oikeusasiamiehelle lähetettiin kantelu samana päivänä eli 28. helmikuuta 2001. Diamontopouloun allekirjoittama vastaus lähetettiin kantelijalle 27 päivänä helmikuuta 2001.

2. Heti kun työllisyyden ja sosiaaliasioiden pääosaston asiasta vastaava yksikkö sai tiedon kantelijan kantelusta Euroopan oikeusasiamiehelle (6. maaliskuuta 2001), Vestsjællands Amtille lähetettiin sähköpostiviesti, jossa pyydettiin anteeksi viivettä hänen kirjeeseensä vastaamisessa. Kopio sähköpostiviestistä lähetettiin oikeusasiamiehelle. Seuraavana päivänä, 7. maaliskuuta 2001, sama viesti lähetettiin kantelijalle faksilla. Kantelijaan otettiin 8. maaliskuuta 2001 yhteyttä puhelimitse, ja hän sai lisäselvityksiä. Hän vahvisti saaneensa vastauksen juuri Diamontopoululta.

3. Asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön sisällön osalta komissio ei periaatteessa vastusta sitä, että se toimittaa kantelijalle saatavilla olevat asiakirjat Bjerbyhusin toteuttamista hankkeista. Kantelijaa on pyydetty toimittamaan tarkempia tietoja asiakirjoista, joita hän hakee vuotta 1989 edeltäviä hankkeita varten.

Kantelija itse asiassa kirjoitti uudelleen komissiolle 3. huhtikuuta ja esitti yksityiskohtaisesti pyyntönsä saada tutustua asiakirjoihin ja sai 26. huhtikuuta päivätyn vastauksen, jossa vahvistettiin, että komissio yrittää hakea nämä asiakirjat arkistoistaan. Komission yksiköt kirjoittivat kantelijalle uudelleen 8. toukokuuta ja antoivat sen arkistojen alustavan haun tulokset ja lähettivät hänelle joitakin asiakirjoja. Kantelijalta tarvitaan kuitenkin vielä lisätietoja Bjerbyhusiin liittyvien tiedostojen paikantamiseksi.

Komission lausunnon liitteenä oli jäljennökset komission kirjeenvaihdosta kantelijan kanssa.

Komission jäsenen Diamantopouloun kantelijalle 27 päivänä helmikuuta 2001 lähettämässä kirjeessä todettiin, että komissio ei vastustanut käytettävissä olevien Bjerbyhusia koskevien asiakirjojen toimittamista kantelijalle. Kirjeessä kantelijalle ilmoitettiin myös seuraavaa: "Vuoden 1994 kiistanalaisista ESR-hankkeista ja seuraavasta kirjeenvaihdosta pyydämme ottamaan yhteyttä [Tanskan keskushallinnon Arbejdsmarkedsstyrelseniin] Kööpenhaminassa. Heidän olisi voitava toimittaa sinulle jäljennökset asiakirjoista, jotka he ovat saaneet meiltä, olettaen, että nämä tiedot ovat julkisia tai Vestsjællands Amtin saatavilla."

Kantelija ilmoitti komissiolle 3 päivänä huhtikuuta 2001 päivätyssä myöhemmässä kirjeessä, että hän oli jo ottanut yhteyttä Arbejdsmarkedsstyrelseniin saadakseen tutustua asiaa koskeviin asiakirjoihin. Arbejdsmarkedsstyrelsenillä näytti kuitenkin olevan ongelmia tiedostojen tuottamisessa.

Kantelijan huomautukset

Komission lausunto toimitettiin kantelijalle, joka esitti huomautuksensa.

Kantelija katsoi, että komission olisi voitava löytää pyydetyt asiakirjat hänen toimittamiensa tietojen perusteella.

Kantelija lisäsi, että komissio näytti jättäneen huomiotta sen, että hänen alkuperäiseen asiakirjoihin tutustumista koskevaan pyyntöönsä (22. marraskuuta 2000) sisältyi pyyntö komission asiakirjoista, jotka liittyivät komission 8. ja 9. marraskuuta 1995 kantelijan maakunnassa tekemiin tarkastuskäynteihin.

MUUT TUTKIMUKSET

Kantelijan huomautusten perusteella vaikutti siltä, että kantelijan Tanskassa esittämät asiakirjoihin tutustumista koskevat pyynnöt voisivat johtaa tietoihin, jotka auttaisivat komissiota yksilöimään asiakirjat, joita se ei ollut löytänyt. Oikeusasiamies otti näin ollen yhteyttä kantelijaan, joka ilmoitti hänelle, että hänen Tanskassa esittämänsä asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön tulokset vaikuttavat välittömiltä. Myöhemmin kävi selväksi, että Tanskan pyyntö saada tutustua asiakirjoihin viivästyi jonkin verran, minkä vuoksi oikeusasiamies päätti olla odottamatta tämän tutkimuksen tulosta.

PÄÄTÖS

1 Pääsy tiedostoihin

1.1 Kantelija väitti, että komissio ei ollut vastannut hänen asiakirjoihin tutustumista koskevaan pyyntöönsä. Hän pyysi saada tutustua pyydettyihin asiakirjoihin.

1.2 Komissio on ilmoittanut oikeusasiamiehelle lausunnossaan ottaneensa yhteyttä kantelijaan suunnilleen samana päivänä, jona hän teki kantelun oikeusasiamiehelle. Kantelija oli näin ollen saanut vastauksen pyyntöönsä. Komissio ilmoitti, että saatuaan tiedon kantelijan oikeusasiamiehelle tekemästä kantelusta se pyysi kantelijalta anteeksi viivästystä.

1.3 Kantelijan pyynnön sisällön osalta komissio on todennut, että se ei löydä erillisiä tiedostoja Bjerbyhus I/S:n toteuttamista hankkeista eikä voi käsitellä kantelijan pyyntöä ilman yksityiskohtaisempia tietoja. Se perustaa vastauksensa vuosia 1989-1991 koskevaan asiakirjahakuun.

1.4 Asiakirjojen julkisuutta koskevissa komission säännöissä määrätään, että "hakemus saada tutustua asiakirjaan on tehtävä kirjallisesti ja riittävän täsmällisesti. sen on sisällettävä tiedot, joiden avulla kyseinen asiakirja tai kyseiset asiakirjat voidaan tunnistaa"(3). Komissio voi näin ollen hylätä epätäsmälliset pyynnöt. Tässä tapauksessa komissio näyttää osoittaneen huomattavaa liikearvoa etsiessään Bjerbyhus I/S -yrityksestä mahdollisia erillisiä asiakirjoja, jotka liittyvät kyseisen yrityksen toteuttamiin ESR:n rahoittamiin hankkeisiin vuosina 1989-1991. Oikeusasiamiehelle toimitetut tiedot eivät viittaa siihen, että komission kyvyttömyys löytää tällaisia erillisiä asiakirjoja olisi tahallista tai tuottamuksellista. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että komissio on selittänyt riittävästi Bjerbyhus I/S:n mahdollisia asiakirjoja vuosilta 1989-1991.

1.5 Kantelijan pyyntö saada tutustua asiakirjoihin ei kuitenkaan koskenut ainoastaan vuosia 1989-1991 koskevia asiakirjoja. Kuten kantelija on huomautuksissaan huomauttanut, hänen 22 päivänä marraskuuta 2000 esittämänsä pyyntö koski kaikkia Bjerbyhus I/S:ään liittyviä asiakirjoja, mukaan lukien komission asiakirjat, jotka koskivat komission tarkastuskäyntejä kantelijan kreivikuntaan 8 ja 9 päivänä marraskuuta 1995.

1.6 Komission kantelijalle antama vastaus, mukaan lukien sen tässä tutkimuksessa antama vastaus, viittaa siihen, että komissio käsitteli kantelijan pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin ainoastaan Bjerbyhus I/S:ää koskevien mahdollisten erillisten asiakirjojen osalta vuosina 1989-1991. Itse asiassa 27 päivänä helmikuuta 2000 päivätyssä kirjeessään (johon viitataan edellä) komissio näyttää ehdottaneen, että kantelija voisi pyytää Tanskan viranomaisilta asiakirjoja myöhemmiltä ajanjaksoilta asiakirjojen julkisuutta koskevien Tanskan sääntöjen mukaisesti ("Kantelijan olisi voitava toimittaa teille jäljennökset asiakirjoista, jotka se on saanut meiltä, olettaen, että nämä tiedot ovat julkisia tai Vestsjællands Amtin saatavilla ").

1.7 Yleisön oikeutta tutustua komission asiakirjoihin koskevien sääntöjen mukaisesti komission olisi pitänyt soveltaa yleisön oikeutta tutustua asiakirjoihin koskevia sääntöjään vastatakseen kantelijan pyyntöön saada kaikki komission asiakirjat, jotka liittyvät komission 8. ja 9. marraskuuta 1995 kantelijan maakunnassa tekemiin tarkastuskäynteihin. Käsiteltävänä olevassa asiassa vaikuttaa siltä, että komissio ei ole tehnyt näin, joten oikeusasiamies tekee oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti seuraavan suositusluonnoksen:

Suositusluonnoksessa

Komission olisi sovellettava asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi koskevia sääntöjään vastatakseen kantelijan pyyntöön saada tutustua kaikkiin komission asiakirjoihin, jotka liittyvät 8. ja 9. marraskuuta 1995 kantelijan maakunnassa tehtyihin komission tarkastuskäynteihin, ja annettava kantelijalle oikeus tutustua kyseisiin asiakirjoihin, ellei yhtä tai useampaa näissä säännöissä säädettyä poikkeusta sovelleta.

Komissiolle ja kantelijalle ilmoitetaan tästä suositusluonnoksesta. Oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti komissio antaa asiasta yksityiskohtaisen lausunnon ennen 31 päivää maaliskuuta 2002. Yksityiskohtaiseen lausuntoon voisi sisältyä oikeusasiamiehen suositusluonnoksen hyväksyminen ja kuvaus siitä, miten se on pantu täytäntöön.

Vilpittömästi,

 

Jacob Söderman

Strasbourg, 4. joulukuuta 2001

---

(1) Euroopan parlamentin päätös 94/262/EHTY, EY, Euratom, tehty 9 päivänä maaliskuuta 1994, oikeusasiamiehen ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista (EYVL L 113, s. 15).

(2) Komission päätös, tehty 8 päivänä helmikuuta 1994, yleisön oikeudesta tutustua komission asiakirjoihin (EYVL L 46, 18.2.1994, s. 58).

(3) Käytännesäännöt yleisön oikeudesta tutustua neuvoston ja komission asiakirjoihin EYVL L 340, 31.12.1993, s. 41 (ks. "Alkuperäisten hakemusten käsittely"), hyväksytty yleisön oikeudesta tutustua komission asiakirjoihin 8 päivänä helmikuuta 1994 tehdyllä komission päätöksellä EYVL L 46, 18.2.1994, s. 58.