(Valmistettu Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti (1))

TIIVISTELMÄ

Käsiteltävänä olevassa asiassa kantelu koskee sitä, että Euroopan unionin neuvosto 1) ei ole antanut oikeutta tutustua tiettyihin asiakirjoihin, jotka on esitetty neuvoston eri kokouksissa syyskuussa 1998 ja tammikuussa 1999, ja 2) ei ole pitänyt luetteloa kaikista asiakirjoista, jotka on esitetty ennen näitä kokouksia.

Neuvosto väittää, että neuvoston istuntoihin toimitetut asiakirjat on erotettava toisistaan ja että ainoastaan tiettyyn luokkaan kuuluvat asiakirjat on sisällytettävä asiakirjarekisteriin. Se näyttää myös katsovan, että se noudatti täysin kantelijan pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin.

Oikeusasiamies katsoo, että neuvoston esittämä erottelu ei perustu päätökseen 93/731 oikeudesta tutustua neuvoston hallussa oleviin asiakirjoihin. Oikeusasiamiehen mukaan avoimuusperiaate velvoittaa neuvoston myöntämään oikeuden tutustua kaikkiin käsittelemiinsä asiakirjoihin, jollei jotakin päätöksessä 93/731/EY säädetyistä poikkeuksista sovelleta. Tällainen tutustumisoikeus on kuitenkin mahdollista vain, jos kansalaiset tietävät tai voivat saada selville, mitä asiakirjoja neuvosto on käsitellyt. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että hyvän hallinnon periaatteet velvoittavat neuvoston pitämään yllä luetteloa kaikista näistä asiakirjoista. Hän toteaa myös, että on näyttöä siitä, että päättäessään kantelijan tutustumispyynnöstä neuvosto ei ottanut huomioon kaikkia asiaankuuluvia asiakirjoja.

Näissä olosuhteissa oikeusasiamies laatii suositusluonnoksen, jossa hän pyytää neuvostoa 1) tarkastelemaan uudelleen kantelijan hakemusta ja antamaan pyydetyt asiakirjat tutustuttaviksi, paitsi jos sovelletaan yhtä tai useampaa päätöksen 93/731/EY 4 artiklassa säädetyistä poikkeuksista, ja 2) laatimaan luettelon kaikista asiakirjoista, jotka on toimitettu ennen neuvoston istuntoja, ja asettamaan luettelon tai rekisterin kansalaisten saataville.

KILPAILUKYKY

Kantelun teki yksityinen organisaatio Statewatch heinäkuussa 2000. Kantelijan mukaan merkitykselliset tosiseikat voidaan tiivistää seuraavasti:

Kantelija oli saanut jäljennökset oikeus- ja sisäasioita koskevien Euroopan unionin neuvoston kokousten esityslistoista ja käsittelyn tuloksista. Se oli pannut merkille, että monia "käsittelyn tuloksissa" lueteltuja asiakirjoja ei ollut mainittu näiden kokousten esityslistalla. Se oli myös saanut tietää, että useita asiakirjoja, kuten Room-asiakirjoja ja SN-asiakirjoja, ei yleensä ollut esityslistalla eikä "käsittelyn tuloksissa".

Kantelija kirjoitti 27. tammikuuta 1999 neuvostolle pyytääkseen "kaikkia kokousasiakirjoja, epävirallisia asiakirjoja, kokousasiakirjoja, SN:n asiakirjoja [sans numéro], numeroimattomia asiakirjoja jne.", jotka oli esitetty ennen tammikuun 1999 erityiskokouksia ja joita ei ollut merkitty näiden kokousten esityslistalle. Neuvosto katsoi 24.3.1999 lähettämässään vastauksessa, että asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 20 päivänä joulukuuta 1993 tehdyn neuvoston päätöksen 93/731/EY (2) mukaisiin asiakirjoihin tutustumista koskeviin hakemuksiin oli sisällyttävä tietoja, joiden perusteella pyydetyt asiakirjat voidaan tunnistaa. Neuvosto väitti, ettei se voinut yksilöidä kyseisiä asiakirjoja, jos ne olivat olemassa. Neuvosto katsoo, että ainoat keinot tähän olivat esityslistat tai "menettelyn tulokset", jotka oli jo lähetetty kantelijalle tai joita kantelija saattoi pyytää.

Tämän jälkeen kantelija esitti uudistetun pyynnön, jossa se huomautti, ettei ollut takeita siitä, että oikeus tutustua neuvoston mainitsemiin "menettelyn tuloksiin" myönnettäisiin. Se korosti myös, että saattaa hyvinkin olla niin, että mainittuja asiakirjoja ei ole mainittu esityslistalla tai "menettelyn tuloksissa", vaikka ne ovat osa päätöksentekomenettelyä. Kantelijan mukaan neuvosto ei näin ollen pitänyt yllä luetteloa tai asiakirjaa, johon olisi kirjattu kaikki etukäteen jaetut tai ennen kokousta toimitetut asiakirjat. Uudistettua pyyntöä koskevassa päätöksessään neuvosto ilmoitti kantelijalle, että se oli "menettelyn tulosten" perusteella yksilöinyt 79 muuta asiakirjaa, jotka oli toimitettu ennen kokouksia, ja että oikeus tutustua asiakirjoihin evättiin 15 asiakirjan osalta. Luettelossa mainitut asiakirjat sisälsivät vain yhden SN:n asiakirjan.

Toisessa, 25. tammikuuta 1999 tehdyssä hakemuksessa kantelija pyysi saada tutustua "kaikkiin asiakirjoihin (Restreint, Limite, Non-paper, Meeting document, Room documents, SN document and any other documents etc)", jotka oli toimitettu poliisiyhteistyöryhmän kokoukseen (asiantuntijoiden kokous - telekuuntelu) 3.-4. syyskuuta 1998. Neuvoston vastaus oli lähes identtinen edellä mainittuun hakemukseen annetun vastauksen kanssa. Kantelija esitti uudistetun pyynnön ja huomautti, että esityslistan mukaan vain yksi nelisivuinen asiakirja (jonka neuvosto oli julkistanut) oli esitetty ennen tätä kokousta, joka oli kestänyt kaksi päivää ja jossa oli käsitelty viittä olennaista kysymystä. Uudistettua hakemusta koskevassa päätöksessään neuvosto ilmoitti kantelijalle, että se oli "menettelyn tulosten" perusteella yksilöinyt kaksi muuta asiakirjaa, jotka molemmat olivat saatavilla.

Kantelijan mukaan neuvosto antoi seuraavan ohjeen, kun sen julkinen asiakirjarekisteri otettiin käyttöön 1. tammikuuta 1999:

"Luottamukselliset, Restreint-, SN- ja epäviralliset asiakirjat eivät sisälly julkiseen rekisteriin. Tästä syystä näitä asiakirjoja ei vastedes mainita neuvoston virallisissa asiakirjoissa (erityisesti: esityslistaehdotuksista ja käsittelyn tuloksista)."

Kantelija katsoi, että tällaisten asiakirjojen tarkoituksellinen poissulkeminen esityslistalta, "oikeudenkäyntien tuloksista" ja julkisesta rekisteristä ei ollut perusteltua. Se väitti, että ilman täydellistä luetteloa neuvoston tarkastelemista asiakirjoista kansalainen ei voinut saada täyttä käsitystä menettelystä. Kantelija katsoi, että kummassakaan näistä tapauksista neuvosto ei ollut ilmoittanut, että lisätutkimuksia oli tehty sen selvittämiseksi, mitkä asiakirjat oli esitetty ennen kyseisiä kokouksia. Neuvosto ei myöskään ollut toimittanut luetteloa asiakirjoista eikä käsitellyt asiaa.

Valituksen tekijä esitti seuraavat väitteet:

1) Neuvosto ei toimittanut vaadittuja asiakirjoja, toisin sanoen 1) kaikkia kokousasiakirjoja, epävirallisia asiakirjoja, kokousasiakirjoja, SN:n asiakirjoja, numeroimattomia asiakirjoja jne., jotka oli toimitettu ennen erityisiä kokouksia tammikuussa, jota se oli pyytänyt 27.1.2000, ja 2) kaikkia asiakirjoja (Restreint, Limite, Non-paper, Meeting document, Room documents, SN document ja muut asiakirjat jne.), jotka oli toimitettu poliisiyhteistyöryhmän kokoukseen (asiantuntijoiden kokous - telekuuntelu) 3.-4.9.1998.

2) Neuvosto ei toimittanut tai pitänyt yllä luetteloa kaikista näistä asiakirjoista

KYSYMYS

Kantelu toimitettiin Euroopan unionin neuvostolle kommentoitavaksi.

Neuvoston lausunto

Lausunnossaan neuvosto esitti seuraavat huomautukset:

Käsiteltävänä olevassa asiassa oli yksilöity 85 asiakirjaa, joista 68 luovutettiin kantelijalle. Yleisemmin ottaen nyt käsiteltävässä väitteessä on kyse neuvoston toimintatapaa koskevasta periaatteellisesta kysymyksestä.

Asiakirjoihin tutustumista koskevissa neuvoston säännöissä, toisin kuin joidenkin jäsenvaltioiden säännöissä, ei tehty eroa valmistelevien asiakirjojen ja lopullisten asiakirjojen välillä: Molemmat kuuluivat päätöksen 93/731 soveltamisalaan, jos ne olivat "neuvoston hallussa", mukaan lukien sen valmisteluelimet (komiteat ja työryhmät). Kaikki valmisteluasiakirjat eivät kuitenkaan olleet luonteeltaan samanlaisia.

Yhtäältä oli asiakirjoja, jotka olivat valmistelevia mutta kuitenkin jossain määrin "lopullisia" siinä mielessä, että niitä voitiin pitää alustavan kuulemismenettelyn tuloksena ja/tai ne antoivat tarkan kuvan neuvoston tietyn asian käsittelyn tilasta tiettynä ajankohtana (kuten esimerkiksi "käsittelyn lopputuloksen" lopullinen versio, joka kuvastaa valtuuskuntien kantoja tiettyyn asiaan). Nämä asiakirjat olivat yleensä virallisia asiakirjoja, jotka – lukuun ottamatta hyvin pientä määrää luottamuksellisiksi, salaisiksi tai huippusalaisiksi luokiteltuja asiakirjoja, jotka liittyivät turvallisuus- ja puolustusasioihin tai sotilaalliseen tai ei-sotilaalliseen kriisinhallintaan – oli merkitty neuvoston julkiseen asiakirjarekisteriin ainakin asiakirjanumerolla.

Toisaalta oli olemassa asiakirjoja, jotka edustivat yhden henkilön tai hyvin pienen henkilöryhmän alustavia pohdintoja neuvoston keskusteluissa, joita tietyissä jäsenvaltioissa ei todennäköisesti pidettäisi "lopullisina" tai "virallisina" asiakirjoina, joihin yleisöllä olisi oikeus tutustua. Näin oli esimerkiksi silloin, kun pääsihteeristö jakoi työryhmän tai komitean jäsenille muistio- tai selvitysluonnoksen, jossa esitettiin yhteenveto valtuuskuntien kannoista tiettyyn asiaan: Tässä vaiheessa tällainen luonnos kuvasti vain yhden virkamiehen henkilökohtaista käsitystä, joka voi olla epätäydellinen tai epätarkka. Juuri tällaisia asiakirjoja jaettiin yleensä epävirallisina asiakirjoina, SN-asiakirjoina tai kokousasiakirjoina tai muulla epävirallisella tavalla. Niille oli yhteistä se, että ne olivat luonteeltaan puhtaasti väliaikaisia ja alustavia: jos niiden sisältö vahvistetaan tai jos ryhmä tai valiokunta, jolle ne on osoitettu, ottaa niissä esitetyt ajatukset huomioon, ne näkyvät viime kädessä julkisessa rekisterissä olevassa asiakirjassa.

Neuvosto oli yhtä mieltä siitä, että hyvän hallinnon nimissä rekisteriin olisi - lukuun ottamatta hyvin pientä määrää asiakirjoja, joiden erityisluonnetta tarvitaan niiden erityiseen käsittelyyn - sisällytettävä viittaukset kaikkiin ensimmäisen luokan asiakirjoihin. Neuvosto ei kuitenkaan katsonut tarpeelliseksi tai asianmukaiseksi pitää täydellistä ja keskitettyä rekisteriä kaikista sen jäsenille tai heidän edustajilleen jaetuista asiakirjoista, olivatpa ne alustavia tai väliaikaisia. Tämä aiheuttaisi itse asiassa raskaan hallinnollisen taakan sen pääsihteeristölle. Mitä tulee kantelijan väitteeseen, jonka mukaan tällaiset asiakirjat olisi mainittava kyseisten istuntojen esityslistoilla tai "käsittelyn tuloksissa", asiakirjoihin tutustumista koskevissa neuvoston säännöissä säädettiin oikeudesta tutustua asiakirjoihin niiden nykyisessä muodossa, mutta niissä ei velvoitettu neuvostoa sisällyttämään niitä mihinkään erityiseen tietoelementtiin.

Ratkaisevana ongelmana oli tietenkin määrittää, missä vaiheessa luonnosta tai epävirallista asiakirjaa oli pidettävä asiakirjana, joka olisi rekisteröitävä ja arkistoitava. Tätä kysymystä käsitellään parhaillaan EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan 2 kohtaan perustuvan komission asetusehdotuksen yhteydessä. Tässä vaiheessa neuvosto ei näin ollen voinut ottaa kantaa tätä varten sovellettaviin kriteereihin.

Kantelijan huomautukset

Huomautuksissaan kantelija piti valituksensa voimassa ja esitti seuraavat lisähuomautukset:

Toisin kuin neuvosto väittää, "yhden henkilön" "reflektioilla" voisi olla enemmän tai vähemmän merkitystä, esimerkiksi jos kyseinen henkilö olisi neuvoston pääsihteeri. Vastaavasti "hyvin pienen henkilöryhmän" toimittama asiakirja voisi olla asiakirja, jossa ilmaistaan yhden tai useamman hallituksen näkemykset, tai toimenpide-ehdotuksen lähes lopullinen luonnos. Demokratiassa on äärimmäisen vaarallista väittää, että asiakirjoja ei pitäisi tallentaa, arkistoida, rekisteröidä tai asettaa kansalaisten saataville silloin, kun ne on tuottanut ”yksi henkilö” tai ”hyvin pieni henkilöryhmä”.

Kysymys ei ollut siitä, heijastuivatko "pelkästään tilapäiset, alustavat" asiakirjat lopulliseen asiakirjaan, vaan pikemminkin siitä, että kansalaisella oli oikeus tietää, mitä väitteitä oli pöydällä ja mitkä hyväksyttiin ja mitkä hylättiin. Kansalaisilla oli oikeus tietää, miten he vaikuttivat yleisen järjestyksen määrittelyyn.

Päätöksessä 93/731 ei tehty eroa "virallisten asiakirjojen" ja "pelkästään väliaikaisten, alustavien" asiakirjojen välillä. Se määritteli käsitteen "asiakirja" neuvoston hallussa olevaksi asiakirjaksi. Neuvoston vastauksesta ilmeni näin ollen, ettei se noudattanut tätä määritelmää.

On hyvän hallintotavan ja demokraattisten perusnormien vastaista ehdottaa, kuten neuvosto teki, että kaikkien neuvoston jäsenille ja edustajille jaettujen asiakirjojen pitäminen täydellisenä ja keskitettynä ja niiden kirjaaminen aiheuttaisi raskaan hallinnollisen taakan.

Kantelija liitti mukaan jäljennöksen 3 ja 4 päivänä syyskuuta 1998 pidetyn kokouksen tuloksista, jotka hän oli tällä välin saanut, ja huomautti, että tässä asiakirjassa luetellaan niiden asiakirjojen lisäksi, jotka neuvosto oli maininnut päätöksessään kantelijan pyynnöstä saada tutustua asiakirjoihin, useita muita asiakirjoja, jotka oli toimitettu ennen kyseistä kokousta. Tämän asiakirjan perusteella kantelija ehdotti, että neuvosto olisi tutkinut näitä "tuloksia" ainakin osittain.

Kantelija pyysi näin ollen oikeusasiamiestä antamaan suosituksen neuvostolle.

PÄÄTÖS

1 Asiakirjojen toimittamatta jättäminen

1.1 Kantelija väittää, että neuvosto ei ole toimittanut sen vaatimia asiakirjoja, toisin sanoen 1) kaikkia kokousasiakirjoja, epävirallisia asiakirjoja, kokousasiakirjoja, SN-asiakirjoja, numeroimattomia asiakirjoja jne., jotka oli toimitettu ennen tiettyjä kokouksia tammikuussa 2000 ja joita se oli pyytänyt 27. tammikuuta 2000, ja 2) kaikkia asiakirjoja (Restreint, Limite, Non-paper, Meeting document, Room documents, SN-asiakirja ja muut asiakirjat jne.), jotka oli toimitettu poliisiyhteistyöryhmän kokoukseen (asiantuntijoiden kokous - telekuuntelu) 3.-4. syyskuuta 1998.

1.2 Neuvosto ei ole esittänyt nimenomaisia huomautuksia kantelun tästä osa-alueesta. Kantelijan toista väitettä koskevista huomautuksista käy kuitenkin ilmi, että neuvosto näyttää katsovan, että kyseiset asiakirjat eivät kuulu asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 20 päivänä joulukuuta 1993 tehdyn neuvoston päätöksen 93/731/EY (3) soveltamisalaan eikä sen näin ollen tarvitse myöntää oikeutta tutustua näihin asiakirjoihin. Neuvosto ehdottaa, että erotetaan toisistaan yhtäältä asiakirjat, jotka ovat valmistelevia mutta kuitenkin jossain määrin "lopullisia", ja toisaalta asiakirjat, jotka ovat luonteeltaan puhtaasti väliaikaisia ja alustavia. Vaikuttaa siltä, että neuvosto katsoo, että asiakirjoihin tutustumista koskevia sääntöjä sovelletaan vain ensimmäiseen näistä kahdesta ryhmästä.

1.3 Päätöksen 93/731 1 artiklan 1 kohdassa säädetään seuraavaa: "Yleisöllä on oikeus tutustua neuvoston asiakirjoihin päätöksessä määrätyin edellytyksin." Ilmaisulla "neuvoston asiakirja" tarkoitetaan 1 artiklan 2 kohdassa "kaikkia neuvoston hallussa olevia, olemassa olevia tietoja sisältäviä kirjallisia tekstejä niiden tallennemuodosta riippumatta, jollei 2 artiklan 2 kohdasta muuta johdu."

1.4 Päätös 93/731 liittyy neuvoston ja komission 6 päivänä joulukuuta 1993 hyväksymiin käytännesääntöihin yleisön oikeudesta tutustua neuvoston ja komission asiakirjoihin (4), joihin päätöksen 93/731 johdanto-osassa viitataan. Näissä käytännesäännöissä määrätään muun muassa seuraavaa: "Yleisöllä on mahdollisimman laaja oikeus tutustua komission ja neuvoston hallussa oleviin asiakirjoihin." Tämän perusteella ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuin totesi seuraavaa: "Päätöksen 93/731 tavoitteena on toteuttaa periaate, jonka mukaan kansalaisilla on mahdollisimman laaja tiedonsaantioikeus, jotta voidaan vahvistaa toimielinten demokraattista luonnetta ja yleisön luottamusta hallintoon."(5)

1.5 Oikeusasiamies katsoo näiden säännösten perusteella, ettei mikään tue neuvoston esittämää erottelua. Päätös 93/731 koskee oikeutta tutustua kaikkiin neuvoston hallussa oleviin asiakirjoihin niiden luonteesta riippumatta. Tämä on yhteisön oikeudessa vahvistetun avoimuusperiaatteen mukaista. Oikeusasiamies yhtyy kantelijan näkemykseen, jonka mukaan kansalaisilla olisi oltava oikeus tietää, mitkä asiakirjat saatettiin neuvoston käsiteltäväksi, jotta he saisivat selville, miten ne vaikuttivat yleisen järjestyksen määrittämiseen. Vaikuttaa hyödylliseltä lisätä, että tämä ei tarkoita sitä, että neuvoston olisi myönnettävä oikeus tutustua kaikkiin näihin asiakirjoihin, koska päätöksessä 93/731 säädetään useista poikkeuksista, joiden perusteella oikeus tutustua asiakirjoihin voidaan perustellusti evätä.

1.6 Oikeusasiamies on tietoinen siitä, että EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan 2 kohdassa määrätään, että asetus yleisön oikeudesta saada tietoja Euroopan parlamentista, neuvostosta ja komissiosta on annettava kahden vuoden kuluessa Amsterdamin sopimuksen voimaantulosta. Tällaista asetusta ei kuitenkaan ole vielä annettu. Kuten oikeusasiamies on selittänyt kanteluun 916/2000/GG liittyvässä suositusluonnoksessaan, hän katsoo, että tutkiessaan, onko kyse hallinnollisesta epäkohdasta, hänen ensimmäinen ja tärkein tehtävänsä on selvittää, onko hallinto toiminut lainvastaisesti. Oikeusasiamies katsoo, että tämän tutkimuksen on ehdottomasti perustuttava nykyiseen lainsäädäntöön.

1.7 Oikeusasiamies katsoo näiden seikkojen perusteella, että neuvoston lähestymistapa tässä tapauksessa on johtanut hallinnolliseen epäkohtaan.

2 Luettelon toimittamatta tai ylläpitämättä jättäminen kaikista kyseisistä asiakirjoista

2.1 Kantelija väittää, että neuvosto on loukannut hyvän hallinnon periaatteita, koska se ei ole toimittanut luetteloa kaikista kyseisistä asiakirjoista tai koska se ei ole järjestelmällisesti rekisteröinyt ja toimittanut näitä asiakirjoja.

2.2 Neuvosto katsoo, että kaikista sen jäsenille tai heidän edustajilleen jaetuista asiakirjoista ei ole tarpeen eikä asianmukaista pitää täydellistä ja keskitettyä rekisteriä riippumatta siitä, ovatko ne alustavia vai väliaikaisia. Neuvosto katsoo, että tämä aiheuttaisi raskaan hallinnollisen taakan sen pääsihteeristölle. Neuvosto huomauttaa myös, että sen asiakirjoihin tutustumista koskevissa säännöissä määrätään oikeudesta tutustua asiakirjoihin niiden nykyisessä muodossa, mutta niissä ei velvoiteta neuvostoa sisällyttämään niitä tiettyihin tietoihin.

2.3 Oikeusasiamies katsoo, että tämä kantelijaa koskeva väite sisältää kaksi näkökohtaa, jotka on erotettava toisistaan: kysymys siitä, onko asiakirjaluetteloon annettava oikeus tutustua, ja kysymys siitä, onko neuvostolla velvollisuus ylläpitää tällaista luetteloa.

2.4 Päätöksessä 93/731 säädetään oikeudesta tutustua neuvoston hallussa oleviin asiakirjoihin. Oikeusasiamies ymmärtää neuvoston huomautukset siten, että se ei ylläpidä täydellistä luetteloa kaikista neuvoston istuntoihin toimitetuista asiakirjoista. Koska kantelija ei ole pystynyt osoittamaan päinvastaista, oikeusasiamies katsoo, että sen väite, jonka mukaan neuvosto on syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan, kun se ei ole myöntänyt pääsyä tällaiseen luetteloon, on hylättävä.

2.5 Oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että toisenlainen päätelmä on perusteltu siltä osin kuin on kyse siitä, että neuvosto ei ole säilyttänyt tällaista luetteloa. Yhteisön lainsäädännössä annetaan kansalaisille oikeus tutustua neuvoston hallussa oleviin asiakirjoihin. Kuten edellä on selitetty, tämä oikeus koskee kaikkia neuvoston hallussa olevia asiakirjoja niiden luonteesta riippumatta. On kuitenkin selvää, että tämän oikeuden käyttöä voidaan vakavasti haitata tai jopa estää, jos kansalainen ei edes tiedä, mitä asiakirjoja neuvostolla on hallussaan. Käsiteltävä asia on hyvä esimerkki vaikeuksista, joita tällaisissa tapauksissa aiheutuisi. Alkuperäisessä vastauksessaan kantelijan pyyntöön saada tutustua kaikkiin asiakirjoihin, jotka oli toimitettu ennen 3. ja 4. syyskuuta 1998 pidettyä kokousta, neuvosto katsoi, että kyseisiä asiakirjoja ei ollut yksilöity riittävän tarkasti. Kantelijan uudistettua pyyntöä koskevassa päätöksessään neuvosto luetteli useita asiakirjoja ja selitti, että ne oli yksilöity "menettelyn tulosten" perusteella. Kantelijan myöhemmin toimittamasta "menettelyn tuloksen" tekstistä käy kuitenkin ilmi, että ennen kyseistä kokousta oli toimitettu muita asiakirjoja.

2.6 Tässä tilanteessa oikeusasiamies katsoo, että hyvän hallinnon periaatteet edellyttävät, että jotta kansalaiset voivat käyttää asianmukaisesti oikeuttaan tutustua asiakirjoihin, kaikki neuvostolle toimitetut asiakirjat luetellaan asiakirjassa tai rekisterissä, joka on kansalaisten saatavilla. Tästä neuvostolle aiheutuva hallinnollinen lisätyö on hyväksyttävä, kun otetaan huomioon se perustavanlaatuinen merkitys, joka kansalaisten oikeudella tutustua neuvoston hallussa oleviin asiakirjoihin on neuvoston päätöksenteon avoimuuden ja läpinäkyvyyden takaamiseksi.

2.7 Näiden seikkojen perusteella oikeusasiamies päättelee, että se, että neuvosto ei ole ylläpitänyt luetteloa tai rekisteriä kaikista neuvostolle toimitetuista asiakirjoista, on myös hallinnollinen epäkohta.

3 Päätelmä

Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että neuvoston lähestymistapa tässä asiassa on aiheuttanut kaksi hallinnollista epäkohtaa. Hän esittää näin ollen neuvostolle seuraavat suositusluonnokset oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti:

 

Suositusluonnokset

1. Euroopan unionin neuvoston olisi tarkasteltava uudelleen kantelijan hakemusta ja annettava oikeus tutustua pyydettyihin asiakirjoihin, paitsi jos sovelletaan yhtä tai useampaa päätöksen 93/731/EY 4 artiklassa säädetyistä poikkeuksista.
2. Neuvoston olisi ylläpidettävä luetteloa tai rekisteriä kaikista neuvostolle toimitetuista asiakirjoista ja asetettava tämä luettelo tai rekisteri kansalaisten saataville.

Neuvostolle ja kantelijalle ilmoitetaan näistä suositusluonnoksista. Oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti neuvosto antaa yksityiskohtaisen lausunnon ennen 31 päivää toukokuuta 2001. Yksityiskohtainen lausunto voisi koostua oikeusasiamiehen päätöksen hyväksymisestä ja suositusluonnosten täytäntöönpanemiseksi toteutettujen toimenpiteiden kuvauksesta.

 

Strasbourg, 1. maaliskuuta 2001

 

Jacob Söderman

---

(1) Euroopan parlamentin päätös 94/262/EY, tehty 9 päivänä maaliskuuta 1994, oikeusasiamiehen ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista (EYVL L 113, s. 15).

(2) EYVL 1993, L 340, s. 43; sellaisena kuin se on muutettuna 6.12.1996 tehdyllä neuvoston päätöksellä 96/705/EY, EHTY, Euratom (EYVL L 325, s. 19).

(3) EYVL 1993, L 340, s. 43; sellaisena kuin se on muutettuna 6.12.1996 tehdyllä neuvoston päätöksellä 96/705/EY, EHTY, Euratom (EYVL L 325, s. 19).

(4) EYVL 1993, L 340, s. 41.

(5) Asia T-174/95, Svenska Journalistförbundet v. neuvosto, Kok. 1998, s. II-2289, 66 kohta.