Kantelun tausta

1. Kantelija oli EU:n toimeenpanoviraston budjettihenkilöstön jäsen, ja hänet oli palkattu toistaiseksi voimassa olevaksi sopimussuhteiseksi toimihenkilöksi. Hän haki työpaikkaa EUIPO:sta vastauksena rahoitusasiantuntijoiden avoimeen toimeen. Hänen hakemuksensa ei menestynyt.

2. Valituksen tekijä pyysi EUIPO:lta arviointitietoja, jotka voisivat auttaa häntä ymmärtämään hänen epäonnistunutta työhakemustaan.

3. EUIPO vastasi, ettei se voinut toimittaa hänelle tällaisia tietoja, koska palvelukseenottomenettely oli toteutettu käyttämättä arviointitaulukoita tai vastaavia apuvälineitä.

4. Tämän jälkeen kantelija pyysi tarkempia tietoja, joihin EUIPO vastasi tiivistetysti ja kiinnitti hänen huomionsa siihen, mitä se piti hyödyllisinä verkkojulkaisuina (vuotuinen henkilöstösuunnitelma ja henkilöstöresursseja koskevat kertomukset) ja mitä sääntöjä sovelletaan sen omaan työhön [1] ja EPSOn työhön. [2]

5. Tämän jälkeen valituksen tekijä esitti uudelleentarkastelupyynnön (30. maaliskuuta 2023) EUIPO:n päätöksestä hylätä hänen työhakemuksensa, ja näin tehdessään hän pyysi EUIPO:lta myös seuraavaa asiakirjaa ja tietoja:

”1. Ilmoitus avoinna olevasta CAST [...] FGIV-rahoitusasiantuntijan toimesta.

2. CAST [...] FGIV – Finance Specialist -luettelon voimassaoloaika.

3. Luettelon kautta palvelukseen otettavien hakijoiden määrä.

4. Vuonna 2023 täytettävien sopimussuhteisten toimihenkilöiden tehtäväryhmän IV virkojen/toimien määrä.

5. Niiden sopimussuhteisten toimihenkilöiden lukumäärä, jotka on otettu palvelukseen toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella Euroopan unionin muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen 85 artiklan, päätöksen MB-19-10 7 artiklan 3 kohdan ja liitteen III nojalla neljän viime vuoden aikana.”

6. Tästä lähtien EUIPO käsitteli valituksen tekijän pyynnöt asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi koskevan EU:n lainsäädännön [3] mukaisesti. Näin tehdessään se kiinnitti huomiota siihen, että oikeus pyytää saada tutustua olemassa oleviin asiakirjoihin ja hallinnon yleinen velvollisuus vastata tietopyyntöihin eroavat toisistaan. EUIPO antoi hänelle ensimmäisessä vastauksessaan (12.4.2023) asiaankuuluvat työvaatimukset (vastatakseen hänen ensimmäiseen pyyntöönsä) ja muistutti häntä siitä, että hän oli jo saanut vastauksen muihin pyyntöihinsä. Se lisäsi tietoja ilmoittamalla hänelle palvelukseen otettaviksi katsottujen hakijoiden määrän.

7. EUIPO ilmoitti kantelijalle tämän oikeudesta pyytää vastauksensa uudelleentarkastelua asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen (EY) N:o 1049/2001 nojalla (jäljempänä uudistettu pyyntö). Kantelija teki näin 24 päivänä huhtikuuta 2023.

8. Uudistetussa hakemuksessaan kantelija korosti pyyntönsä syytä, joka oli ”pyrkiä saamaan takeet todellisista virastojen välisistä liikkuvuusmahdollisuuksista, joita EUIPO tarjoaa sopimussuhteisille toimihenkilöille, jotka muut EU:n toimielimet tai virastot ovat ottaneet palvelukseen muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen 85 artiklan mukaisella [määrittelemättömällä] sopimuksella ehdotuspyynnön kautta: CAST [...].”

9. Kantelija suhtautui myönteisesti siihen, että ”mainitun ehdotuspyynnön kautta laaditusta kilpailun läpäisseiden hakijoiden luettelosta oli julkistettu joitakin merkityksellisiä tietoja ja että joitakin merkityksellisiä asiakirjoja (ilmoitus avoimesta toimesta, yleiset tiedot ja työsopimuksen ehdot sekä väliaikaiset toimihenkilöt) oli vastaanotettu”, mutta katsoi, että ”on edelleen joitakin kysymyksiä, joihin ei ole vastattu tai joihin on vastattu epämääräisesti”. Hän katsoi, että EUIPO ei ollut ymmärtänyt tai ottanut vakavasti hänen pyyntönsä tarkoitusta. Hän halusi erityisesti tietää niiden sopimussuhteisten toimihenkilöiden virkojen kokonaismäärän, jotka EUIPO aikoi täyttää vuoden aikana ja tulevina vuosina, ja katsoi, että EUIPO oli vain vastannut, että vastaus olisi johdettava EUIPO:n vuotuisesta henkilöstöpoliittisesta suunnitelmasta, josta hän ei pitänyt hyödyllisenä.  

10. EUIPO vastasi vastauksessaan ensin valituksen tekijän toiveeseen saada sopimussuhteisten toimihenkilöiden henkilöstötaulukko vuosiksi 2023–2027. Se ilmoitti hänelle, että sopimussuhteisia toimihenkilöitä ei siirretä viraston henkilöstötaulukkoon sisältyviin toimiin. Tämä tarkoitti, että sitä, mitä hän pyysi, ei ollut olemassa. EUIPO oli julkaissut vuotuisessa henkilöstöpoliittisessa suunnitelmassaan tietoja, joista voisi olla hänelle hyötyä. EUIPO totesi, ettei sillä ole enempää tietoa tästä kysymyksestä.

11. Mitä tulee valituksen tekijän toiveeseen saada tietoja erityisesti siitä, miten EUIPO hallinnoi toistaiseksi voimassa olevia sopimuksia ja sopimussuhteisten toimihenkilöiden virkoja, EUIPO siirsi valituksen tekijän uudelleen henkilöstöhallintoa koskeviin vuosikertomuksiinsa vuosilta 2019–2022.

12. Mitä tulee valituksen tekijän toiveeseen saada tietoja EUIPO:n henkilöstöstrategiasta, joka koskee sopimussuhteisten toimihenkilöiden liikkuvuutta virastojen välillä, EUIPO siirsi valituksen tekijän asiaa koskeviin sovellettaviin oikeussääntöihin. 

13. Tämän jälkeen kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen ja väitti, että EUIPO ei ollut vastannut asianmukaisesti hänen pyyntöönsä. Hän totesi, että hänen pyyntönsä tarkoituksena oli ollut pyytää selvennystä muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen [4] 85 artiklan mukaisiin sopimussuhteisten toimihenkilöiden mahdollisuuksiin virastojen väliseen liikkuvuuteen ja että hän oli tätä varten pyytänyt tarkkoja henkilöstösuunnitelmia sopimussuhteisille toimihenkilöille vuosiksi 2023–2027 sekä tilastoja EUIPOn palvelukseen ottamien toistaiseksi voimassa olevien sopimussuhteisten toimihenkilöiden määrästä ja yleisemmin selvennyksiä virastojen väliseen liikkuvuuteen liittyvistä EUIPOn toimintaperiaatteista.

14. Valituksen tekijä katsoi, että EUIPO:n olisi pitänyt tehdä kattava analyysi hänen pyyntönsä luonteesta ja asiayhteydestä ja että tällaisen analyysin olisi pitänyt johtaa siihen, että EUIPO yksilöi asianmukaisen asiakirjan, joka olisi vastannut asianmukaisesti hänen pyyntöönsä. Hän katsoi, että hänen pyyntöään, joka koski sopimussuhteisten toimihenkilöiden henkilöstösuunnitelmaa vuosiksi 2023–2027, ei ollut käsitelty asianmukaisesti. Hän näytti katsovan, että osa tiedoista, jotka hän halusi saada, voitiin poimia EUIPO:n tietokannoista.

15. Valituksen tekijä katsoi, että EUIPO:n olisi toimitettava päivitetyt tulokset vuosien 2023–2027 työvoimasuunnittelumallista (kaikkien henkilöstöryhmien osalta) vuotuisina kokonaismäärinä. Siinä olisi myös ilmoitettava EUIPOn palveluksessa olevien sopimussuhteisten toimihenkilöiden osuus koko henkilöstöstä, mukaan lukien tiedot siitä, ketkä ovat lähtöisin muista EU:n toimielimistä ja virastoista, sekä eriteltävä toistaiseksi voimassa olevat ja toistaiseksi voimassa olevat sopimukset (hän katsoi, että EUIPOn tietokanta saattaa sisältää nämä tiedot). EUIPO:n olisi myös annettava tyhjentävä selvitys toimistaan, joilla se pyrkii mahdollistamaan sopimussuhteisten toimihenkilöiden toimielinten välisen liikkuvuuden sekä EUIPO:n palvelukseen ottamien että EUIPO:sta palvelukseen otettujen sopimussuhteisten toimihenkilöiden osalta. Näin voitaisiin tarkistaa, edistääkö EUIPOn henkilöstösopimusten hallinnointi tehokkaasti henkilöstön liikkuvuutta sen ja muiden EU:n toimielinten ja elinten välillä [5].

Tiedustelu

16. Oikeusasiamies aloitti tutkimuksen. Oikeusasiamies pyysi vastauspyynnössään EUIPO:ta toimittamaan luettelon asiakirjoista, joita se oli ymmärtänyt kantelijan pyytävän. Oikeusasiamies esitti tämän pyynnön selventääkseen kantelijan pyyntöjen ja EUIPO:n niihin liittyvien vastausten laajuutta. Asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetään ainoastaan oikeudesta tutustua olemassa oleviin asiakirjoihin. Kantelijan pyynnöt koskivat kuitenkin tietoja, jotka – jos ne olivat olemassa – on ehkä vielä tunnistettava ja haettava. Tältä osin oikeusasiamies pyysi EUIPO:ta ottamaan huomioon oikeuskäytännön, jonka mukaan asetuksen 1049/2001 mukaisen ”asiakirjan” voidaan tietyissä olosuhteissa katsoa sisältävän tietoja, jotka on haettu tietokannasta ”rutiininomaisen toimenpiteen” avulla [6].

17. EUIPO:n vastauksen jälkeen oikeusasiamies pyysi lisäselvityksiä tosiseikoista. Yksi EUIPO:n selvennyksistä oli, että raporttien, joihin se oli siirtänyt valituksen tekijän, olisi katsottava sisältävän tiedot siitä, että EUIPO ei ollut vuodesta 2019 lähtien ottanut palvelukseen toistaiseksi voimassa olevia sopimussuhteisia toimihenkilöitä.

Asiakirjojen ja tietojen väitetty toimittamatta jättäminen

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

18. Valituksen tekijä katsoi tiivistetysti, että EUIPO:n olisi pitänyt ymmärtää paremmin hänen eri pyyntöjensä maailmanlaajuinen luonne ja lähinnä esittää yksityiskohtainen selvitys työsopimusten hallinnoinnistaan. Tili olisi sisältänyt olemassa olevia tilastotietoja, tuotettavia tietoja ja tietoja tulevaisuudesta sekä selityksiä sopimusten hallinnoinnista. Kantelija katsoi, että avoimuus tässä asiassa on yleisesti ottaen tärkeää ja laajemman edun mukaista. Hän halusi myös saada tällaisia tietoja tukeakseen valitusta, jonka hän aikoi tehdä EUIPO:n päätöksestä olla ottamatta häntä palvelukseen.

19. EUIPO otti yhteyttä valituksen tekijän tietopyyntöihin yksilöimällä olemassa olevat asiakirjat, jotka sisälsivät mahdollisimman paljon näitä pyyntöjä vastaavia tietoja, ja ilmoittamalla valituksen tekijälle, että vastaavaa asiakirjaa tai tietoja ei ollut olemassa.

20. EUIPO selvensi, että sen edellä mainituissa raporteissa mainitut tiedot ovat poimintaa asiaankuuluvasta EUIPOn tietokannasta ja että siitä ei voitu poimia erilaisia tai täydentäviä tietoja.

21. Vastauksena oikeusasiamiehen pyyntöön EUIPO selvensi, että neljän edellisen vuoden aikana palvelukseen otettujen toistaiseksi voimassa olevien sopimussuhteisten toimihenkilöiden määrä oli nolla.

22. Oikeusasiamies antoi kantelijalle mahdollisuuden kommentoida EUIPO:n vastauksia, minkä hän teki. Valituksen tekijä piti huomautuksissaan EUIPO:n lähestymistapaa epätäydellisenä ja liian muodollisena erityisesti tulkitessaan käsitettä ”perustamissuunnitelma”. Hän totesi, että EUIPO ei ollut käsitellyt täysimääräisesti alkuperäisessä tutkimuksessani esiin tuotuja erityisiä kysymyksiä. Hän väitti, että EUIPO:n olisi edelleen toimitettava useita tietokokonaisuuksia ja tilastoja ja että sen olisi annettava ”yksiselitteinen vahvistus siitä, että virasto ei ole toteuttanut erityistoimia edistääkseen virastojen välistä liikkuvuutta toistaiseksi voimassa olevien sopimussuhteisten toimihenkilöiden keskuudessa – –”. Hän korosti keskeistä huoltaan siitä, että toistaiseksi voimassa olevalla työsopimuksella työskentelevällä henkilöstöllä ei ole samoja mahdollisuuksia tulla otetuksi EUIPO:n palvelukseen kuin muilla sopimussuhteisilla toimihenkilöillä [7].

Oikeusasiamiehen arviointi

23. Asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annettua asetusta (EY) N:o 1049/2001 sovelletaan ainoastaan olemassa oleviin asiakirjoihin. Käsiteltävä asia koskee pääasiassa useita tieto- ja/tai datapyyntöjä, joista osa liittyy tulevaisuuteen.

24. EU:n oikeuskäytännössä on vahvistettu, että tietokannoista saatuja hakutuloksia voidaan tietyissä olosuhteissa pitää asetuksen 1049/2001 mukaisina ”asiakirjoina”. Tähän sovelletaan yleistä totuudenmukaisuusolettamaa, jota sovelletaan, kun hallinto toteaa, että pyydettyä asiakirjaa ei ole olemassa.

25. Vaikka EU:n lainsäätäjä ei ole ottanut käyttöön erillistä kansalaisten oikeutta pyytää tietoja (toisin kuin asiakirjoja) EU:n toimielimiltä, EU:n toimielimillä on yleinen velvollisuus vastata kansalaisten tietopyyntöihin. Tämä perustuu hyvän hallinnon yleisiin periaatteisiin.

26. Käsiteltävässä asiassa EUIPO on alusta alkaen kiinnittänyt huomiota valittajan ”asiakirjoihin” tutustumista koskevien pyyntöjen ja hänen ”tietoja” koskevien pyyntöjen väliseen tärkeään eroon. Se antoi kantelijalle tietoja, jotka olivat helposti tunnistettavissa ”asiakirjoiksi”, ja viittasi asiaankuuluviin lähteisiin, joiden se katsoi voivan olla hänelle avuksi (asianomainen linkki EPSOn verkkosivustolle [8], sovellettavat oikeussäännöt tai jotkin sen kertomukset, jotka sisältävät tietoja EUIPO:n sopimussuhteisten toimihenkilöiden virkojen hallinnoinnista). EUIPO:n tarkoituksena ei ollut tyydyttää kattavasti valituksen tekijän etuja viittaamalla näihin lähteisiin, mutta se katsoi, että niistä voisi olla jossain määrin hyötyä. EUIPO:n yleinen lähestymistapa valituksen tekijän asiakirja- ja tietopyyntöön oli näin ollen asianmukainen.

27. Ainoa tietokysymys, johon EUIPO ei puuttunut niin nopeasti ja yksiselitteisesti kuin sen olisi pitänyt puuttua, oli kantelijan intressi saada tietää, kuinka monta toistaiseksi voimassa olevaa sopimussuhteista toimihenkilöä se oli ottanut palvelukseen viime vuosina. Vaikka EUIPO viittasikin valituksen tekijään henkilöstöraporteissaan, on totta, että näissä raporteissa annettiin nämä tiedot epäsuorasti. Kantelija sai nämä tiedot vasta oikeusasiamiehen erityisten selvennyspyyntöjen jälkeen.

28. Mitä tulee kantelijan laajempaan kiinnostukseen tilastoja kohtaan ja EUIPOn tulevaa palvelukseenottoa koskevaan suunnitteluun, oikeusasiamies muistuttaa, että asetus (EY) N:o 1049/2001 tai yleinen velvoite vastata kansalaisten tietopyyntöihin eivät velvoita EU:n toimielimiä tai elimiä laatimaan uusia asiakirjoja, yksityiskohtaisia tietoja tai ennusteita tulevista hallinnointitoimista. Oikeusasiamies ei löydä syytä kyseenalaistaa EUIPO:n lausuntoa, jonka mukaan se ei voi rutiininomaisesti poimia tietokannoistaan kantelijan pyytämiä tietoja ja tilastoja.

Päätelmä

Tutkimuksen perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn ja tekee seuraavan päätelmän:[9]

EUIPO käsitteli valituksen tekijän asiakirja- ja tietopyynnöt kokonaisuudessaan asianmukaisesti. Oikeusasiamies ei näin ollen havaitse tässä tapauksessa hallinnollista epäkohtaa.

Valituksen tekijälle ja EUIPO:lle ilmoitetaan tästä päätöksestä.

Rosita Hickey Tutkimusjohtaja

Strasbourgissa 18.1.2024

[1] Euroopan unionin teollisoikeuksien viraston hallintoneuvoston 25.9.2019 tekemä päätös N:o MB-19-10 Euroopan unionin muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen 79 artiklan 2 kohdan yleisistä täytäntöönpanosäännöksistä, jotka koskevat niiden 3 a artiklan nojalla palvelukseen otettujen sopimussuhteisten toimihenkilöiden palvelussuhteen ehtoja, liite Ill.

https://euipo.europa.eu/tunnel-web/secure/webdav/guest/document_library/contentPdfs/about_euipo/governance/management_board/decisions/MB-30-19_decision_on_CAs_en.pdf

[2] https://eu-careers.europa.eu/en/Cast-Permanent

[3] Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisesti; 

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[4] EU:n hallinnon muuta henkilöstöä koskevat palvelussuhteen ehdot (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20230101)

[5] Hän viittasi Euroopan unionin teollisoikeuksien viraston hallintoneuvoston 25.9.2019 tekemään päätökseen nro MB-19-10 Euroopan unionin muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen 79 artiklan 2 kohdan yleisistä täytäntöönpanosäännöksistä, jotka koskevat niiden 3 a artiklan nojalla palvelukseen otettujen sopimussuhteisten toimihenkilöiden palvelussuhteen ehtoja, johdanto-osan seitsemännessä perustelukappaleessa todetaan seuraavaa: ”Liikkuvuuden helpottamiseksi on tärkeää luoda yhteys viraston palveluksessa olevien sopimussuhteisten toimihenkilöiden ja muiden virastojen palveluksessa olevien sopimussuhteisten toimihenkilöiden välille käyttämällä yhteisiä/samankaltaisia ohjeita sopimussuhteisten toimihenkilöiden valinnassa ja hallinnoinnissa.”

[6] Ks. unionin yleisen tuomioistuimen tuomio (kolmas jaosto) 26.10.2011, Dufour v. Euroopan keskuspankki, asia T-

436/09, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:62009TJ0436

[7] ”... näyttää siltä, että sopimussuhteisten toimihenkilöiden palvelukseenotto varallaololuetteloista suosii pääasiassa hakijoita, joille voidaan tarjota viiden vuoden sopimusta, joka voidaan uusia vielä viideksi vuodeksi. Tämä käytäntö näyttää asettavan epäedulliseen asemaan toimihenkilöt, joilla on jo toistaiseksi voimassa oleva työsopimus. On tärkeää huomata, että viraston ennen valintahaastattelua toimittamassa tehtäväprofiilissa ei mainita sopimuksen kestoa, kuten liitteenä olevasta asiakirjasta käy ilmi. Tämä tilanne lisää kaikkien varallaololuettelossa olevien hakijoiden perusteltua luottamusta siihen, että heillä on yhtäläiset mahdollisuudet palvelukseen ottamiseen.”

[8] https://eu-careers.europa.eu/en

[9] Kantelu on käsitelty delegoidussa menettelyssä täytäntöönpanosäännösten hyväksymisestä tehdyn Euroopan oikeusasiamiehen päätöksen mukaisesti.