Hyvä jäsen V.

Teitte 14. lokakuuta 2002 Euroopan oikeusasiamiehelle kantelun Eurooppa-valmistelukuntaa ja neuvostoa vastaan. Kantelunne on tehty ECAS:n (European Citizen Action Service) puolesta, ja se koskee pyyntönne epäämistä saada tutustua valmistelukunnan puheenjohtajiston esityslistoihin ja pöytäkirjoihin.

Toimitin valituksen 28. lokakuuta 2002 Eurooppa-valmistelukunnan puheenjohtajalle ja neuvoston pääsihteerille. Ne toimittivat lausuntonsa 16. tammikuuta 2003 ja 21. tammikuuta 2003. Toimitin teille lausunnot ja 27. helmikuuta 2003 lähettämänne kehotuksen huomautusten esittämiseen. Asiastanne vastaava lakimies puhui 6. ja 7. maaliskuuta 2003 puhelimessa ECAS:n henkilöstön jäsenen kanssa.

Kirjoitan teille nyt ilmoittaakseni tulokset oikeusasiamiehen tutkimuksesta, joka koski neuvostoa vastaan tekemäänne kantelua. Eurooppa-valmistelukuntaa koskevan kantelunne tutkinta jatkuu, ja siitä tehdään erillinen päätös.

KILPAILUKYKY

V. teki lokakuussa 2002 oikeusasiamiehelle Euroopan kansalaisten toimintayksikön (ECAS) puolesta kantelun Eurooppa-valmistelukuntaa ja Euroopan unionin neuvostoa vastaan.

Tässä päätöksessä käsitellään ainoastaan neuvostoa vastaan tehtyä valitusta. Oikeusasiamiehen tutkinta Eurooppa-valmistelukuntaa vastaan tehdystä kantelusta jatkuu, ja siitä tehdään erillinen päätös.

Kantelijan mukaan merkitykselliset tosiseikat ovat tiivistetysti seuraavat:

Toukokuussa 2002 kantelija pyysi neuvostolta oikeutta tutustua Eurooppa-valmistelukunnan puheenjohtajiston esityslistoihin ja pöytäkirjoihin. Neuvosto ei vastannut asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetyssä 15 päivän määräajassa. Kantelija esitti 19. kesäkuuta 2002 uudistetun pyynnön, johon neuvosto vastasi 12. heinäkuuta 2002. Vastauksessa todettiin muun muassa, että Eurooppa-valmistelukunta on neuvostosta erillinen elin. sen asiakirjat eivät kuulu asetuksen (EY) N:o 1049/2001 soveltamisalaan; ja että pääsihteeristö oli toimittanut hakemuksen edelleen Eurooppa-valmistelukunnan sihteeristölle.

Kantelija esittää oikeusasiamiehelle kantelunsa tiettyjen asioiden tutkimista, varmistamista tai selvittämistä koskevien pyyntöjen muodossa. Yhteenvetona voidaan todeta, että kantelu sisältää seuraavat neuvostoa vastaan esitetyt väitteet:

KYSYMYS

Yhteenvetona voidaan todeta, että neuvoston lausunnossa todetaan seuraavaa:

Valmistelukunnan perusti Eurooppa-neuvosto eikä neuvosto, joka ei ole edustettuna valmistelukunnassa toimielimenä. Neuvosto tarjoaa valmistelukunnalle tiettyjä tiloja, kuten toimistotiloja ja Euroopan parlamentin ja komission tavoin tilapäisesti siirrettyä henkilöstöä. Valmistelukunnan puheenjohtajisto toimii täysin riippumattomasti neuvostosta ja sen pääsihteeristöstä.

Se, että yleissopimuksen sihteeristö työskentelee neuvoston tiloissa, ei tarkoita, että yleissopimuksen tuottamat asiakirjat olisivat neuvoston asiakirjoja tai edes sen tiedossa. Yleissopimuksen sihteeristö on riippumaton neuvoston pääsihteeristöstä. Sitä johtaa itsenäisesti pääsihteeri, joka ei kuulu neuvoston henkilöstöön ja joka toimii yleissopimuksen puheenjohtajan alaisuudessa.

Neuvostolla ei ole hallussaan kantelijan pyytämiä asiakirjoja. Vaikka neuvostolle tiedotetaan valmistelukunnan edistymisestä, puheenjohtajiston esityslistat ja pöytäkirjat eivät ole neuvoston tai sen pääsihteeristön saatavilla.

Siltä osin kuin on kyse väitteestä, jonka mukaan kantelijalle vastaaminen on viivästynyt ja valitusoikeuksista ei ole ilmoitettu, neuvosto huomautti, että kantelijan alkuperäinen pyyntö lähetettiin sähköpostitse 29. huhtikuuta 2002. Sen sijaan, että neuvoston pääsihteeristö olisi pelkästään ilmoittanut kantelijalle, että neuvostolla ei ollut hallussaan asiakirjoja, mikä olisi pakottanut hänet lähettämään uudelleen yleissopimuksen soveltamista koskevan hakemuksensa, mikä olisi aiheuttanut tarpeetonta viivytystä, se noudatti käytännönläheistä lähestymistapaa ja välitti sähköpostiviestinsä mahdollisimman nopeasti yleissopimuksen sihteeristölle.

Pääsihteeristön tietokonejärjestelmä lähetti automaattisen vastaanottoilmoituksen kantelijalle tämän sähköpostin vastaanottamisen jälkeen. Tässä automaattisessa vastauksessa ei viitattu oikeuteen tehdä uudistettu hakemus. Käsiteltävänä olevassa asiassa tällainen viittaus ei olisi ollut järkevä, koska kantelijalle ilmoitettiin, että neuvostolla ei ole hallussaan asiakirjoja. Olisi ollut harhaanjohtavaa ehdottaa, että uudistettu hakemus neuvostossa voisi mahdollisesti johtaa toiseen päätelmään.

Vastauksessaan uudistettuun pyyntöön neuvosto ei tosiaankaan ilmoittanut kantelijalle tämän käytettävissä olevista oikeussuojakeinoista. Neuvoston pääsihteeristö on ryhtynyt toimiin välttääkseen tämän hallinnollisen laiminlyönnin toistumisen.

Kantelija katsoo, että neuvoston lausunnossa selvennettiin toimielimen ja Eurooppa-valmistelukunnan välistä suhdetta selittämällä, että neuvostolla ei ole hallussaan pyydettyjä asiakirjoja. Tästä syystä kantelija myöntää, että valitus on tältä osin perusteeton.

Kantelija hyväksyy sen, että neuvosto noudatti pragmaattista lähestymistapaa välittäessään valituksen yleissopimuksen sihteeristölle ja että neuvoston sihteeristö vastasi nopeasti asetuksen (EY) N:o 1049/2001 7 artiklan 1 kohdan mukaisesti. Olisi kuitenkin ollut hyödyllistä, jos neuvosto olisi lähettänyt jäljennöksen kantelijalle. Oikeussuojakeinoista tiedottamisen laiminlyönnin osalta kantelija totesi tunnustavansa neuvoston pääsihteeristön pyrkimykset tämän toistumisen välttämiseksi ja arvostavansa niitä. Kansalaisjärjestöjen ja yksityishenkilöiden neuvonta- ja edunvalvontapalveluna EU:n toimielimissä ECAS korostaa, että on äärimmäisen tärkeää, että kansalaiset tuntevat oikeutensa. Oikeusasiamiehen yksiköiden kanssa 7. maaliskuuta 2003 käydyssä puhelinkeskustelussa ECASin henkilöstö selvensi kantelijan puolesta, että hän on tyytyväinen neuvoston vastaukseen.

PÄÄTÖS

1.1 Kantelija väittää, että neuvosto ei vastannut hänen alkuperäiseen pyyntöönsä saada tutustua Eurooppa-valmistelukunnan puheenjohtajiston esityslistoihin ja pöytäkirjoihin asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetyssä 15 päivän määräajassa eikä ilmoittanut hänelle hänen muutoksenhakuoikeudestaan.

1.2 Neuvoston mukaan sen pääsihteeristö noudatti käytännönläheistä lähestymistapaa ja toimitti kantelijan sähköpostiviestin mahdollisimman nopeasti yleissopimuksen sihteeristölle. Vastauksessaan uudistettuun pyyntöön neuvosto ei tosiaankaan ilmoittanut kantelijalle tämän käytettävissä olevista oikeussuojakeinoista. Neuvoston pääsihteeristö on ryhtynyt toimiin välttääkseen tämän hallinnollisen laiminlyönnin toistumisen.

1.3 Oikeusasiamiehen käytettävissä oleva näyttö osoittaa, että neuvosto on todella pyrkinyt käsittelemään kantelijan hakemuksen nopeasti ja tehokkaasti. Se on tunnustanut, että kantelijalle ei ole ilmoitettu käytettävissä olevista korjaustoimenpiteistä, ja ryhtynyt toimiin tämän toistumisen välttämiseksi tulevaisuudessa. Oikeusasiamies ymmärtää, että kantelija on tyytyväinen neuvoston vastaukseen. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että toimielin on ratkaissut kantelun tämän näkökohdan.

2.1 Kantelija väittää, että Eurooppa-valmistelukunnan puheenjohtajiston esityslistat ja pöytäkirjat ovat neuvoston hallussa, minkä vuoksi neuvoston olisi annettava ne tutustuttavaksi asetuksen 1049/2001 mukaisesti.

2.2. Neuvosto toteaa, että valmistelukunnan puheenjohtajisto toimii täysin riippumattomasti neuvostosta ja sen pääsihteeristöstä ja että neuvostolla ei ole hallussaan kantelijan pyytämiä asiakirjoja. Vaikka neuvostolle tiedotetaan valmistelukunnan edistymisestä, puheenjohtajiston esityslistat ja pöytäkirjat ovat pääsihteeristössä.

2.3 Oikeusasiamies ei ole tietoinen mistään, mikä voisi antaa aihetta epäillä neuvoston selitystä sen suhteesta Eurooppa-valmistelukunnan puheenjohtajistoon. Oikeusasiamies toteaa, että kantelija hyväksyy neuvoston selityksen ja myöntää, että tämä kantelun näkökohta on perusteeton. Oikeusasiamies ei näin ollen havaitse hallinnollista epäkohtaa kantelun tämän näkökohdan osalta.

Oikeusasiamiehen tätä kantelua koskevien tutkimusten perusteella näyttää siltä, että neuvosto ei ole syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan. Oikeusasiamies päättää näin ollen asian käsittelyn.

Päätöksestä ilmoitetaan myös neuvoston pääsihteerille.

Vilpittömästi,

Jacob SÖDERMAN