Hyvä P.

Teitte 28. kesäkuuta 2001 kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle henkilökansiostanne Euroopan komissiossa.

Toimitin kantelun 17.9.2001 komission puheenjohtajalle. Komissio antoi lausuntonsa 7. joulukuuta 2001. Toimitin sen Teille yhdessä 26. helmikuuta 2002 lähettämänne huomautusten esittämistä koskevan pyynnön kanssa. Komissio lähetti teille viimeisimmän kirjeenvaihtonsa 22. maaliskuuta 2002.

Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista.

KILPAILUKYKY

Kantelija teki Euroopan oikeusasiamiehelle kantelun Euroopan komissiota vastaan kesäkuussa 2001. Kantelija oli työskennellyt komissiolle 1980-luvun alussa, ja hänen kantelunsa koski hänen henkilökansiotaan komissiossa tuolta ajalta.

Kantelija totesi, että hän oli yrittänyt nähdä hänen henkilökansionsa 1980- ja 1990-luvuilla tuloksetta. Saatuaan tietää oikeudestaan tutustua henkilöstösääntöjen mukaiseen henkilökansioonsa hän otti uudelleen yhteyttä komissioon, joka neuvoi häntä ottamaan yhteyttä Isprassa sijaitsevaan tutkimuskeskukseen, jos hänen kansiotaan säilytettäisiin. Hän esitti 20.4.2001 Ispran henkilöstöosastolle kirjallisen pyynnön tutustua hänen henkilökansioonsa henkilöstösääntöjen 26 artiklan mukaisesti. Komissio lähetti hänen asiakirja-aineistonsa Brysselissä sijaitseviin toimitiloihinsa, joihin kantelija tutustui 21 päivänä toukokuuta 2001. Tarkastuksen jälkeen kantelija kirjoitti komissiolle ja totesi, että asiakirja-aineistosta puuttui asiakirjoja.

Oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa kantelija väitti, että asiakirjat, jotka olivat olleet hänen henkilökansiossaan hänen tutustuessaan siihen vuonna 1982, puuttuivat nyt asiakirja-aineistosta. Puuttuvat asiakirjat olivat i) kantelijan arviointikertomukset, ii) hänen huomautuksensa kertomuksista ja iii) useat komission sisäiset ja ulkopuoliset arviointikirjeet. Kantelija väitti saaneensa selityksen ja ehkä anteeksipyynnön.

KYSYMYS

Kantelu toimitettiin komissiolle. Komissio selitti lausunnossaan, että kantelija oli pyytänyt 20 päivänä huhtikuuta 2001 päivätyllä kirjeellä saada tutustua hänen henkilökansioonsa. Asiakirja-aineisto oli yhteisen tutkimuskeskuksen pääosaston hallussa. Pitkän kirjeenvaihdon jälkeen sovittiin, että kantelija voi tutustua asiakirja-aineistoonsa pääjohtajan avustajan tiloissa. Tarkastuksen helpottamiseksi komissio siirsi asiakirja-aineiston Isprasta, jossa se oli arkistoitu, Brysseliin. Kuuleminen järjestettiin 21. toukokuuta 2001.

Kantelija lähetti 22 päivänä toukokuuta 2001 komissiolle kirjeen, joka sisälsi useita kysymyksiä. Komissio vastasi 7.6.2001 päivätyllä kirjeellä. Yksi kysymyksistä koski kantelijan henkilökansion väitettyä katoamista. Komissio oli jo selittänyt kantelijalle, että asiakirja-aineistoa ei ollut koskaan menetetty. Sen sijaan yhteisen tutkimuskeskuksen alle kymmenen vuoden työsuhteessa olevaa henkilöstöä koskevan tavanomaisen käytännön mukaisesti asiakirja-aineistoa säilytettiin yhteisen tutkimuskeskuksen henkilöstöyksikössä.

Kantelijan nimenomaisesta pyynnöstä komissio oli lisäksi tarkastanut arkistoista vastaavassa yksikössä, oliko kukaan pyytänyt saada tutustua hänen asiakirja-aineistoonsa, mikä kantelijan mielestä voisi selittää väitetyt puuttuvat asiakirjat. Todettiin, että kukaan ei ollut tutustunut asiakirja-aineistoon ja että kantelijalle oli ilmoitettu asiasta.

Kantelija lähetti 12 päivänä kesäkuuta 2001 uuden kirjeen, joka sisälsi useita kysymyksiä. Komissio vastasi 15.6.2001 ja huomautti, että jos asiakirja-aineistoon ei sisältynyt tiettyjä asiakirjoja, syynä oli se, ettei tällaisia asiakirjoja ollut koskaan lisätty asiakirja-aineistoon.

Komissio päätteli, että se oli selittänyt tilanteen lausunnossaan ja siihen liittyvässä kirjeenvaihdossa kantelijan kanssa ja että se ei pitänyt anteeksipyyntöä perusteltuna.

Huomautuksissaan kantelija pysytti kantelunsa ja esitti tiivistetysti seuraavat lisätiedot.

Kantelijan henkilökansio koostui viidestä osasta. Kolmannessa alakansiossa "Rapport et Appréciations" olisi pitänyt olla useita asiakirjoja, mutta se oli tyhjä, kun kantelija tutustui siihen toukokuussa 2001. Kantelijan mukaan hän oli henkilökohtaisesti kirjannut viitekirjeet ja arvostuskirjeet, jotka oli sisällytettävä hänen asiakirja-aineistoonsa, kun hän oli komission palveluksessa. Asiakirja-aineistoon olisi pitänyt lisätä myös hänen vuonna 1982 laatimansa arviointikertomus, johon sisältyivät hänen esittämänsä huomautukset, sekä kuuden kuukauden pituinen koeaikaa koskeva kertomus. Kantelija toisti, että kaikki nämä asiakirjat olivat olleet asiakirja-aineistossa, kun hän tutustui siihen vuonna 1982. Hän korosti muistavansa, että hänen henkilökansionsa kolmas alatiedosto sisälsi paksun kokoelman papereita ja oli ylivoimaisesti laajin alatiedosto viidestä. Kun hän tutustui asiakirja-aineistoon toukokuussa 2001, kolmas alatiedosto oli tyhjä, ja se oli ilmeisesti korvaava tiedosto, koska nastoja ei ollut koskaan taivutettu paksun paperikokoelman sijoittamiseksi. Kantelija huomautti, että kaikki henkilökansion sivut on rekisteröitävä ja numeroitava järjestysnumeroin henkilöstösääntöjen mukaisesti. Kantelija päätteli näin ollen, että jostain syystä kaikki asiakirjat oli poistettu samanaikaisesti, koska sarjanumeroinnin vuoksi vain yhden asiakirjan poistaminen ei olisi ollut mahdollista osoittamatta sitä. Kantelijan mukaan se, että asiakirja-aineistosta löytyisi uusi tyhjä korvaava tiedosto puuttuvan sijaan, osoittaa, että joku teki aloitteen uuden tyhjän kansion sijoittamisesta. Kantelija oli edelleen yhteydessä komissioon yrittäessään muodostaa asiakirja-aineistoa uudelleen.

Lisäksi kantelija esitti tietoja komission ja Euroopan ympäristökeskuksen toteuttamista toimista, jotka eivät kuulu tämän kantelun soveltamisalaan.

PÄÄTÖS

1.1 Kantelu koski komission palveluksessa 1980-luvun alussa olleen kantelijan henkilökansiota. Kantelija väitti, että asiakirjat, jotka olivat olleet hänen henkilökansiossaan, kun hän tutustui siihen vuonna 1982, puuttuivat nyt asiakirja-aineistosta. Puuttuvat asiakirjat olivat i) kantelijan arviointikertomukset, ii) hänen huomautuksensa kertomuksista ja iii) useat komission sisäiset ja ulkopuoliset arviointikirjeet. Kantelija väitti saaneensa selityksen ja ehkä anteeksipyynnön.

1.2 Komissio selitti, että kantelija oli pyytänyt saada tutustua hänen henkilökansioonsa 20. huhtikuuta 2001 päivätyllä kirjeellä ja että kuuleminen oli järjestetty 21. toukokuuta 2001. Kantelijan kanssa käymässään kirjeenvaihdossa se huomautti, että jos asiakirja-aineistossa ei ollut tiettyjä asiakirjoja, syynä oli se, että tällaisia asiakirjoja ei ollut koskaan lisätty asiakirja-aineistoon. Se totesi, että se oli selittänyt tilanteen eikä pitänyt anteeksipyyntöä perusteltuna.

1.3 On kiistanalaista, mitä asiakirjoja kantelijan henkilökansiossa todellisuudessa oli. Kantelija totesi, että tietyt asiakirjat, jotka olivat olleet hänen asiakirja-aineistossaan, kun hän tutustui siihen vuonna 1982, puuttuivat, kun hän tutustui asiakirja-aineistoon toukokuussa 2001. Komissio sitä vastoin toteaa, että ainoa syy siihen, että asiakirjoja ei ollut asiakirja-aineistossa toukokuussa 2001, on se, että niitä ei ollut koskaan sisällytetty asiakirja-aineistoon. Oikeusasiamies ei voi selvittää, mitä asiakirjoja asiakirja-aineistossa oli vuonna 1982 ja onko joitakin asiakirjoja kadonnut. Asianosaiset näyttävät kuitenkin olevan yksimielisiä siitä, että kolmannen alakansion nimeltä "Rapport et Appréciations" tarkoituksena oli sisältää arviointikertomuksia (1) ja että se oli tyhjä toukokuussa 2001. Voidaan myös päätellä, että arviointikertomuksia ei ollut missään muussa alakansiossa.

1.4 Henkilöstösääntöjen 26 artiklassa, jota muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen 11 artiklan nojalla sovelletaan väliaikaisiin toimihenkilöihin, jotka olivat kantelijan asemassa komissiossa vuosina 1980-82, säädetään, että henkilökansiossa on oltava kaikki hänen hallinnollista asemaansa koskevat asiakirjat ja kaikki hänen pätevyyttään, tehokkuuttaan ja käytöstään koskevat kertomukset sekä kaikki toimihenkilön näistä asiakirjoista esittämät huomautukset.

1.5 Komissio ilmoitti, että kantelija oli ollut palveluksessa 16.6.1980-31.12.1982. Kantelija toimitti jäljennökset väliaikaisen toimihenkilön sopimuksistaan kyseisiltä ajanjaksoilta. Hänen ensimmäisessä työsopimuksessaan määrätään kuuden kuukauden koeajasta. Muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen 14 artiklan mukaan väliaikaisen toimihenkilön kyvystä hoitaa tehtäviään sekä hänen käyttäytymisestään ja tehokkuudestaan on laadittava kertomus ennen koeajan päättymistä. Kertomus on annettava tiedoksi asianomaiselle henkilölle, jolla on oikeus esittää kirjallisia huomautuksia. Tästä seuraa, että kantelijalle olisi pitänyt laatia koeaikaa koskeva kertomus. Lisäksi henkilöstösääntöjen 43 artiklasta, jota muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen 15 artiklan 2 kohdan nojalla sovelletaan väliaikaisiin toimihenkilöihin, jotka kuuluvat tiettyyn ura-alueeseen, johon kantelija sopimuksensa mukaan kuului, on laadittava toimihenkilön pätevyydestä, tehokkuudesta ja käytöksestä säännöllisesti kertomus vähintään joka toinen vuosi. Koska kantelija työskenteli yli kaksi vuotta, koeaikaa koskevan kertomuksen lisäksi olisi pitänyt laatia myös henkilöstösääntöjen 43 artiklan mukainen arviointikertomus. Komissio ei kiistänyt eikä vahvistanut tällaisten raporttien olemassaoloa, mutta se on viimeaikaisissa kirjeissään ilmaissut halukkuutensa sisällyttää tällaiset raportit henkilökansioon, jos kantelija toimittaa ne.

1.6 Mitä tulee viitekirjeisiin ja arviointikirjeisiin, jotka kantelijan mukaan olisi pitänyt sisällyttää hänen asiakirja-aineistoonsa, oikeusasiamies ei voi todisteiden puuttumisen vuoksi todeta, onko tällaisia asiakirjoja koskaan lisätty asiakirja-aineistoon.

1.7 Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies tekee seuraavat havainnot. Komission väliaikaisena toimihenkilönä yli kahden vuoden ajan kantelijalle olisi pitänyt laatia vähintään yksi koeaikaraportti ja yksi määräaikainen arviointikertomus. Muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen mukaan kantelijan henkilökansion olisi pitänyt sisältää nämä kertomukset ja mahdolliset myöhemmät huomautukset kantelijan kertomuksista. Toukokuussa 2001 todettiin, että tällaisia asiakirjoja ei ollut kantelijan henkilökansiossa. Se, ettei komissio varmistanut, että henkilökansio sisälsi lakisääteiset asiakirjat, oli hallinnollinen epäkohta. Oikeusasiamies esittää näin ollen kriittisen huomautuksen.

1.8 Mitä tulee kantelijan vaatimukseen saada selitys, oikeusasiamies katsoo, että komissio on selittänyt tilanteen niin hyvin kuin se pystyi ja että lisäselvityksiä ei voida saada. Mitä tulee väitteeseen saada anteeksipyyntö, oikeusasiamies toteaa, että kantelija totesi alkuperäisessä kantelussaan, että hän "ehkä" kuin anteeksipyyntö. Koska kantelija ei toistanut tätä väitettä huomautuksissaan, oikeusasiamies ei jatka asian käsittelyä.

Oikeusasiamiehen tätä kantelua koskevien tutkimusten perusteella on tarpeen esittää seuraava kriittinen huomautus:

Komission väliaikaisena toimihenkilönä yli kahden vuoden ajan kantelijalle olisi pitänyt laatia vähintään yksi koeaikaraportti ja yksi määräaikainen arviointikertomus. Muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen mukaan kantelijan henkilökansion olisi pitänyt sisältää nämä kertomukset ja mahdolliset myöhemmät huomautukset kantelijan kertomuksista. Toukokuussa 2001 todettiin, että tällaisia asiakirjoja ei ollut kantelijan henkilökansiossa. Se, ettei komissio varmistanut, että henkilökansio sisälsi lakisääteiset asiakirjat, oli hallinnollinen epäkohta.

Koska tämä asian näkökohta koskee menettelyjä, jotka liittyvät tiettyihin menneisyyden tapahtumiin, ei ole asianmukaista pyrkiä sovintoratkaisuun asiassa. Oikeusasiamies päättää näin ollen asian käsittelyn.

Päätöksestä ilmoitetaan myös komission puheenjohtajalle.

Vilpittömästi,

Jacob SÖDERMAN

(1) Komission kanta tähän kysymykseen vahvistetaan kirjeessä, jonka se lähetti kantelijalle 18 päivänä maaliskuuta 2002.