Hyvä herra O.

Teitte 12. huhtikuuta 2000 Euroopan oikeusasiamiehelle Industrial and Investor Relations LTD:n (IIR) puolesta kantelun, joka koski komission kieltäytymistä maksamasta sopimusta PRS/97/501327 koskevaa loppulaskua.

Toimitin kantelun 21. kesäkuuta 2000 Euroopan komission puheenjohtajalle. Euroopan komissio lähetti lausuntonsa 7. syyskuuta 2000 ja pyysin Teitä esittämään huomautuksensa. Ilmoititte minulle 31. lokakuuta 2000, että odotatte lisäneuvoja Brysseliin sijoittautuneelta asianajajalta. Ilmoitin Teille, että uudeksi määräajaksi lausuntonne toimittamiselle oli asetettu 31. tammikuuta 2001. IIR:n toinen johtaja Mark Philimore ilmoitti minulle 23. helmikuuta 2001, että IIR valmistelee komission lausunnon kumoamista. Tähän mennessä en ole saanut huomautuksia komission lausunnosta.

Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista.

KILPAILUKYKY

Euroopan komissio perusti vuonna 1995 työryhmän "Tulevaisuuden merijärjestelmät", jäljempänä 'MTF'. Sen tavoitteena oli tukea ja edistää komission eri toimia merenkulun tutkimuksen ja kehittämisen sekä teollisuuden kilpailukyvyn aloilla. Tässä yhteydessä komission pääosasto III käynnisti tarjouskilpailun monenkeskisen kaupankäyntijärjestelmän suhdetoiminnan järjestämiseksi. Tarjouskilpailumenettelyn jälkeen Industry and Investor Relations LTD:lle, jäljempänä ’IR’, myönnettiin sopimus PRS/97/501327.

Komissio ilmoitti kantelijalle 20.10.1999, että IIR:n komissiolle toimittamaa loppulaskua ei ollut hyväksytty IIR:n työn laatuun ja määrään liittyvistä syistä.

Kantelija otti sen vuoksi yhteyttä Euroopan oikeusasiamieheen ja hänelle kerrottiin, että IIR:n oli ennen kantelun tekemistä otettava yhteyttä komissioon hallinnollisesti. Kantelija otti 25.10.1999 ja 3.11.1999 yhteyttä komissioon ja valitti, ettei se ollut maksanut laskua. IIR tiedusteli myös muutoksenhakukeinoista tätä päätöstä vastaan. Komissio toisti 20.3.2000 päivätyssä vastauksessaan kieltäytyvänsä maksamasta laskua. Se viittasi sopimuksen 4 artiklan 4 kohtaan eikä antanut muita neuvoja korjaustoimenpiteistä.

Kantelija teki 12. huhtikuuta 2000 kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle ja katsoi, että työt komissiossa oli suoritettu ja että IIR:n lasku olisi maksettava. Kantelija esitti syytöksiä

1. Komissio kieltäytyi maksamasta lopullista laskua sopimuksen PRS/97/501327 mukaisesti.
2. Komissiolta kesti lähes kuusi kuukautta vastata kirjeeseen, jossa tiedusteltiin oikaisukeinoja komission kieltäytymistä laskun maksamisesta vastaan. Lisäksi vastaus oli puutteellinen.
3. Pääosasto III:n pyytämät työt eivät olleet sopimuksen eivätkä IIR:n esittämän tarjouksen mukaisia.
4. Tarvittavat työt oli saatu päätökseen. Kirjalliset perustelut voidaan esittää.
5. Viivästykset ja muut sopimuksen täyttämisen aikana ilmenneet ongelmat johtuivat komission sisäisistä puutteista ja puutteellisesta viestinnästä toimeksisaajan kanssa.
6. Yhdellä toimeksisaajan yhteyshenkilöksi nimitetyllä komission virkamiehellä ei ollut tarvittavaa PR-kokemusta.

KYSYMYS

Euroopan komissio antoi kantelusta seuraavan lausunnon:

Pian sopimuksen tekemisen jälkeen IIR:lle ilmoitettiin, että monenkeskisen kaupankäyntijärjestelmän toimeksianto todennäköisesti muuttuisi sen jälkeen, kun se sisällytettäisiin yhteisön viidenteen tutkimuksen puiteohjelmaan. Kaikkien merialan toimintojen keskittäminen yhteen avaintoimeen poistaisi työryhmän tarpeen. Tässä yhteydessä IIR:ää pyydettiin kehittämään joustava viestintästrategia.

Muutokset vaikeuttivat IIR:n työtä. Osa monenkeskiselle kaupankäyntijärjestelmälle annetuista tehtävistä siirrettiin monenväliselle toimituspalkkiolle (Maritime Industries Forum). Näin ollen IIR:n kanssa sovittiin toteutettavan työn uudelleenjärjestelystä. Kolmesta työkohteesta sovittiin. Jatketun sopimuskauden aikana (tammikuu 1999 - kesäkuu 1999) IIR:n työ perustui kahden uutiskirjeen tuottamiseen sekä Internet-sivuston ja lehdistökampanjan kehittämiseen ennen kesäkuussa 1999 pidettyä monenvälisen toimituspalkkion täysistuntoa. Komissio kieltäytyi 20.10.1999 maksamasta sopimuksen lopullista laskua, koska kaikkia kolmea urakkaa pidettiin epätyydyttävinä.

Kantelijan väitteiden osalta komissio antoi seuraavat lausunnot:

1. Vaikka IIR oli hyötynyt työohjelman supistamisesta, se ei ollut toimittanut kaikkia sovittuja työtehtäviä eikä täyttänyt vaadittuja laatuvaatimuksia. Näin ollen komissio ilmoitti IIR:lle, että 47 430 €in loppulaskua ei voitu hyväksyä. IIR ilmoitti komissiolle 25 päivänä lokakuuta 1999 päivätyllä kirjeellä antavansa yksityiskohtaisen vastauksen komission arvioon sen työstä. IIR ei koskaan antanut tällaista vastausta.
2. Komissio pahoitteli kantelijan 25. lokakuuta 1999 päivättyyn kirjeeseen vastaamisen viivästymistä. Se johtui komission sisäisestä rakenneuudistuksesta eli kolmen pääosaston (PO II, PO XXII ja PO XII/D) yhdistämisestä. Kirje lähetettiin 20. maaliskuuta 2000. Kantelija oli kuitenkin muuttanut osoitettaan ilmoittamatta siitä komissiolle. Kirje palautettiin toimittamatta. Se paheksui sitä 16. toukokuuta 2000. Vastauksen viivästyminen johtui näin ollen osittain kantelijan kanteesta. Vastauskirjelmän asiasisällöstä on todettava, että hallinnollista muutoksenhakumenettelyä ei ole. Komissio totesi, että hallinnollista muutoksenhakumenettelyä ei ole. Riitatapauksissa asianmukainen menettely mainitaan 8 artiklassa, jossa määrätään, että kaikki sopimukseen liittyvät riidat "esitetään Brysselin tuomioistuimissa".
3. Kun otetaan huomioon edellä mainitut monenkeskisen kaupankäyntijärjestelmän työn muutokset, kantelijan tekemä työ ei enää ollut sopimuksen mukaista. IIR:n kanssa pidettyjen kokousten pöytäkirjoista käy kuitenkin ilmi, että IIR oli tietoinen kaikesta kehityksestä ja että se ei koskaan vastustanut muutoksia. Lisäksi muutokset merkitsivät sitä, että samalla budgedilla IIR: llä olisi vähemmän työtä.
4. Infrastruktuuri-infrastruktuuri-infrastruktuuri-infrastruktuuri-infrastruktuuri-infrastruktuuri-infrastruktuuri-infrastruktuuri-infrastru Kirjatussa kirjeessä kantelijalle ilmoitettiin asiasta 20 päivänä lokakuuta 1999. Asiasta oli kuitenkin keskusteltu runsaasti IIR:n kanssa ennen kyseistä päivämäärää.
5. Komission ja kantelijan välinen sähköpostiviestien vaihto osoittaa, että viivästykset johtuivat lähes kokonaan kantelijasta. Komissio on pyrkinyt jatkuvasti nopeuttamaan hanketta ottaen huomioon monenvälisen toimituspalkkion täysistunnossa 23.-24. kesäkuuta 1999 asetetun määräajan.
6. Asiaa käsittelevällä komission virkamiehellä on ammatillista pätevyyttä, joka kattaa suuren osan IIR:n työstä. Hän on työskennellyt erityisesti IT-ammattilaisena. Lisäksi komissio tekee sopimuksia aloilla, joilla sisäinen toimivalta on riittämätöntä. Kantelija ei näin ollen voi odottaa komissiossa toimivalta virkaveljeltään vastaavaa työkokemusta. Joka tapauksessa IIR:n työn arviointia pidetään objektiivisena ja vastuullisena myös yhteisön taloudellisten etujen kannalta.

Yhteenvetona komissio myöntää, että monenkeskisen kaupankäyntijärjestelmän tilanteen muutos on aiheuttanut vaikeuksia sopimuksessa. Tässäkään yhteydessä kantelija ei kuitenkaan ole vastannut asianmukaisesti jäljellä oleviin sovittuihin töihin.

Oikeusasiamies ei saanut kantelijalta huomautuksia.

PÄÄTÖS

1.1 EY:n perustamissopimuksen 195 artiklan mukaan Euroopan oikeusasiamiehellä on valtuudet ottaa vastaan kanteluja" yhteisön toimielinten tai laitosten toiminnassa ilmenneistä hallinnollisista epäkohdista". Oikeusasiamies katsoo, että hallinnollista epäkohtaa esiintyy, jos julkinen elin ei toimi sitä sitovan säännön tai periaatteen mukaisesti. Hallinnollista epäkohtaa voidaan näin ollen havaita myös silloin, kun on kyse yhteisöjen toimielinten tai elinten tekemistä sopimuksista johtuvien velvoitteiden täyttämisestä.

1.2 Oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että sen valvonnan laajuus, jonka hän voi suorittaa tällaisissa tapauksissa, on väistämättä rajallinen. Oikeusasiamies katsoo erityisesti, että hänen ei pitäisi pyrkiä selvittämään, onko jompikumpi osapuoli rikkonut sopimusta, jos asia on kiistanalainen. Tämä kysymys voitaisiin käsitellä tehokkaasti vain toimivaltaisessa tuomioistuimessa, jolla olisi mahdollisuus kuulla asianosaisten väitteitä asiaa koskevasta kansallisesta lainsäädännöstä ja arvioida ristiriitaisia todisteita kaikista kiistanalaisista tosiseikoista.

1.3 Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että sopimusriitoja koskevissa tapauksissa on perusteltua rajoittaa hänen tutkimuksensa sen tutkimiseen, onko yhteisön toimielin tai laitos antanut hänelle johdonmukaisen ja kohtuullisen selvityksen toimiensa oikeudellisesta perustasta ja miksi se katsoo, että sen näkemys sopimustilanteesta on perusteltu. Jos näin on, oikeusasiamies toteaa, että hänen tutkimuksessaan ei ole ilmennyt hallinnollista epäkohtaa. Tämä päätelmä ei vaikuta osapuolten oikeuteen saada sopimusriitansa toimivaltaisen tuomioistuimen tutkittavaksi ja ratkaistavaksi.

2.1 Kantelija väitti, että komissio kieltäytyi maksamasta lopullista laskua sopimuksen PRS/97/501327 mukaisesti.

2.2 Komissio vastasi, että vaikka IIR oli hyötynyt työohjelman supistamisesta, se ei ollut toimittanut kaikkia sovittuja työtehtäviä eikä täyttänyt vaadittuja laatuvaatimuksia. Näin ollen komissio kieltäytyi hyväksymästä lopullista laskua. IIR ei koskaan antanut komissiolle yksityiskohtaista vastausta komission arvioon sen työstä.

2.3 Oikeusasiamies toteaa, että komissio kieltäytyi 20. lokakuuta 1999 tekemällään perustellulla päätöksellä suorittamasta sopimuksen 4 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua loppumaksua. Sopimushinnasta oli maksettava 30 prosenttia sen jälkeen, kun komissio oli hyväksynyt loppuraportin. Komissio toimitti IIR:lle arvion sopimuksen aikana suoritetuista töistä ja totesi, että töiden laatu ja määrä eivät oikeuttaneet uutta maksua. Komissio näyttää antaneen kohtuullisen selityksen sille, miksi se kieltäytyi maksamasta. Näin ollen oikeusasiamies katsoo, että tapauksen tähän näkökohtaan ei liity hallinnollista epäkohtaa.

3.1 Kantelija väitti, että komissiolta kesti lähes kuusi kuukautta vastata kirjeeseen, jossa tiedusteltiin oikaisukeinoista komission kieltäytyessä maksamasta laskua. Lisäksi vastaus oli puutteellinen.

3.2 Komissio vastasi, että viivästys johtui osittain komission yksiköiden sisäisestä rakenneuudistuksesta. Toinen kahden kuukauden viive johtui siitä, että kantelija ei ollut ilmoittanut komissiolle IIR:n uutta osoitetta. Komissio viittasi sopimukseen korjaustoimenpiteiden osalta.

3.3 Oikeusasiamies toteaa, että komissio pahoitteli kantelijalle annetun vastauksen viivästymistä ja antoi oikeusasiamiehelle kohtuullisen selvityksen viivästyksestä.

3.4 Vastauksen sisällön osalta voidaan todeta, että julkishallinnolla on velvollisuus vastata kansalaisten esittämiin tietopyyntöihin. Tässä tapauksessa kantelijan pyytämät tiedot mainittiin kuitenkin nimenomaisesti sopimuksessa. Sopimuksen 8 artiklassa määrätään, että kaikki sopimukseen liittyvät riidat "käsitellään Brysselin tuomioistuimissa". Näin ollen oikeusasiamies katsoo, että tapauksen tähän näkökohtaan ei liity hallinnollista epäkohtaa.

4.1 Kantelunsa tueksi kantelija on lisäksi väittänyt, että PO III:n pyytämät työt eivät olleet sopimuksen tai IIR:n esittämän tarjouksen mukaisia. Tarvittava työ oli saatu päätökseen ja sille voitiin esittää kirjalliset perustelut. Viivästykset ja muut ongelmat, jotka ilmenivät sopimuksen täyttämisen aikana, johtuivat komission sisäisistä puutteista ja puutteellisesta viestinnästä toimeksisaajan kanssa. Lopuksi kantelija väitti, että toimeksisaajan yhteyshenkilöksi nimetyllä komission virkamiehellä ei ollut tarvittavaa PR-kokemusta.

4.2 Komissio on lausunnossaan selittänyt, että monenkeskisen kaupankäyntijärjestelmän muutosten vuoksi alkuperäisen sopimuksen tavoitteet olivat muuttuneet. IIR:n kanssa pidettyjen kokousten pöytäkirjoista käy ilmi, että IIR oli tietoinen kaikesta kehityksestä ja että se ei koskaan vastustanut muutoksia. Muutokset merkitsivät sitä, että samalle budgedille IIR: llä olisi vähemmän työtä. IIR ei kuitenkaan täyttänyt määrällisesti ja laadullisesti sovittua työtä. Kirjatussa kirjeessä kantelijalle ilmoitettiin asiasta 20 päivänä lokakuuta 1999, vaikka asiasta oli keskusteltu runsaasti IIR:n kanssa ennen kyseistä päivämäärää. Komission ja kantelijan välinen sähköpostiviestien vaihto osoittaa, että viivästykset johtuivat lähes kokonaan kantelijasta. Asiaa käsittelevällä komission virkamiehellä on lisäksi ammatillista pätevyyttä, joka kattaa suuren osan IIR:n työstä. Hänen arviointiaan IIR:n toiminnasta pidetään objektiivisena ja vastuullisena myös yhteisön taloudellisten etujen kannalta.

4.3 Oikeusasiamies toteaa, että kantelija ei ole toimittanut komissiolle ja oikeusasiamiehelle osoittamissaan kirjeissä mainittua vastaväitettä. Komissio on antanut toiminnalleen kohtuulliset selitykset, joita ei ole kiistetty tässä menettelyssä. Näin ollen oikeusasiamies katsoo, että tapauksen näissä näkökohdissa ei ole hallinnollista epäkohtaa.

Oikeusasiamiehen tätä kantelua koskevien tutkimusten perusteella näyttää siltä, että Euroopan komissio ei ole syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan. Oikeusasiamies päättää näin ollen asian käsittelyn.

Päätöksestä ilmoitetaan myös Euroopan komission puheenjohtajalle.

Vilpittömästi,

Jacob Söderman