Kantelun tausta

1. Marraskuussa 2017 kantelija, joka on Brysselissä toimiva toimittaja, pyysi Euroopan komissiota antamaan hänelle mahdollisuuden tutustua ^[1] asiakirjoihin, jotka liittyvät silloisen digitaalitaloudesta ja -yhteiskunnasta vastaavan komission jäsenen viralliseen vierailuun Yhdysvaltoihin lokakuussa 2016, mukaan lukien matkakuluja osoittavat asiakirjat.

2. Kantelijan useiden muistutusten jälkeen komissio myönsi lokakuussa 2018 kantelijalle osittaisen oikeuden tutustua 13 asiakirjaan. Yhdessäkään näistä asiakirjoista ei ollut tietoja komissaarin matkasta aiheutuneista kuluista.

3. Sen vuoksi kantelija pyysi komission päätöksen uudelleentarkastelua (hän esitti niin kutsutun uudistetun pyynnön). Hän totesi, että komission olisi myös julkistettava laskut, lentoliput ja muut vastaavat asiakirjat, jotka liittyvät [komission jäsenen] ja hänen valtuuskuntansa matkakuluihin.

4. Koska kantelija ei saanut sisällöllistä vastausta, hän kääntyi oikeusasiamiehen puoleen tammikuussa 2019.

5. Tämän jälkeen komissio vastasi kantelijan tarkastelupyyntöön (se teki ns. vahvistavan päätöksen). Se epäsi yleisön oikeuden tutustua asiaankuuluviin asiakirjoihin, kuten matkalippuihin ja hotellilaskuihin, sillä perusteella, että komission jäsenen ja hänen mukanaan seuranneen henkilöstön henkilötietoja oli tarpeen suojata ^[2]. Komissio toimitti kuitenkin kantelijalle yleiskatsauksen komission jäsenelle aiheutuneista kuluista.

Asiakirjoihin tutustumista koskevan oikeuden epääminen

Oikeusasiamiehen ehdotus ratkaisuksi

6. Tarkasteltuaan komission vahvistamisvaiheessa yksilöimiä asiakirjoja oikeusasiamies teki ehdotuksen ratkaisuksi ^[3].

7. Asiakirjoihin tutustumista koskevissa EU:n säännöissä ja tietosuojasäännöissä asetetaan erittäin korkea oikeudellinen kynnys oikeuttaa pääsy henkilötietoja sisältäviin asiakirjoihin. Henkilötiedot voidaan paljastaa vain, jos tietoihin tutustumista hakeva henkilö osoittaa, että henkilötietojen luovuttaminen palvelee tiettyä tarvetta. Silloinkaan henkilötietoja ei voida luovuttaa, jos luovuttaminen olisi kohtuutonta, kun otetaan asianmukaisesti huomioon asianomaisten henkilöiden oikeutetut edut.

8. Koska kantelija ei ollut ilmoittanut mitään erityistä tarvetta kyseisten henkilötietojen siirtämiselle hänelle ^[4], oikeusasiamies myönsi, että komissiolla oli oikeus evätä oikeus tutustua asiakirjoihin.

9. Oikeusasiamies totesi kuitenkin myös, että avoimuus siitä, miten kansalaisten varoja käytetään, on keskeistä luottamuksen ja vastuuvelvollisuuden luomiseksi ja ylläpitämiseksi demokratioissa. Tämän vuoksi hän ehdotti, että komissio ilmoittaisi matkasta aiheutuneet yhteenlasketut kulut, mukaan lukien komission jäsenen mukana olleelle henkilöstölle aiheutuneet kulut. Tämä voitaisiin tehdä rikkomatta EU:n tietosuojalainsäädäntöä.

10. Komissio hylkäsi oikeusasiamiehen ehdotuksen ratkaisuksi ^[5]. Se totesi, että ilmoittaessaan komission jäsenelle aiheutuneista kuluista se oli noudattanut komission jäsenten kulujen avoimuutta koskevaa äskettäin vakiintunutta politiikkaansa. Nämä toimintaperiaatteet eivät kata komission henkilöstölle aiheutuvia kustannuksia. Se väitti myös, että kantelija ei ollut pyytänyt siltä aggregoituja tietoja mukana matkustavan henkilöstön kuluista. Yleisemmällä tasolla komissio totesi, että toimihenkilön kulut eivät liity matkalle osallistuvan komission jäsenen kuluihin. Ne korvataan erikseen. On myös mahdollista, että kustannukset eivät liity komission jäsenen matkaan esimerkiksi silloin, kun henkilöstön jäsenet osallistuvat muihin kokouksiin ja/tai konferensseihin samalla matkalla. Komissio totesi, että se ei näin ollen pysty järjestelmällisesti tiedottamaan yleisölle komission jäsenten mukana heidän matkoillaan matkustavan henkilöstön kuluista, koska tämä aiheuttaisi huomattavan hallinnollisen taakan.

Oikeusasiamiehen arvio ratkaisuehdotuksen jälkeen

11. On ilmeistä, että komissio olisi voinut vapauttaa kyseessä olevaan työmatkaan käytetyt kokonaissummat vaarantamatta komission henkilöstön henkilötietojen suojaa koskevia oikeuksia. Oikeusasiamies on pettynyt siihen, että komissio ei ole tässä yhteydessä käyttänyt tilaisuutta hyväkseen ollakseen avoimempi.

12. Mitä tulee komission väitteisiin, joiden mukaan nyt käsiteltävässä asiassa kyseessä olevien tietojen luovuttaminen olisi merkinnyt liiallista hallinnollista rasitusta, oikeusasiamies on samaa mieltä siitä, että tällä väitteellä olisi lähtökohtaisesti joitakin ansioita, jos mukana olleet komission virkamiehet olisivat itse asiassa pidentäneet matkaansa ja tehneet matkallaan töitä, jotka eivät liittyneet komission jäsenen matkaan. Oikeusasiamies on samaa mieltä siitä, että kaikissa tapauksissa ei välttämättä ole helppoa tai edes mahdollista (tarkasti) kohdentaa henkilöstön kuluja heidän matkojensa tiettyihin osiin tai eri tarkoituksiin. Tässä nimenomaisessa tapauksessa oikeusasiamies katsoo kuitenkin, että komissio olisi voinut tunnistaa ja julkistaa nämä tiedot ilman erityisiä vaikeuksia. Komission jäsenen seurassa oli vain kaksi henkilöstön jäsentä. Näille henkilöstön jäsenille aiheutuneet kulut eivät myöskään näytä liittyneen kokouksiin tai muihin tapahtumiin, jotka eivät liittyneet komission jäsenen matkaan.

13. Oikeusasiamies pitää näin ollen valitettavana, että komissio päätti olla noudattamatta oikeusasiamiehen ehdotusta näiden tietojen paljastamisesta. Laillisesti aiheutuneiden kustannusten läpinäkyvyyden lisääminen lisää kansalaisten luottamusta toimielimiin. Siksi hän pitää menetettynä mahdollisuutena sitä, ettei vierailun kokonaiskustannuksista ole kerrottu avoimemmin. Tämän kantelun kohteena oli kuitenkin se, että komissio kieltäytyi antamasta riidanalaisia asiakirjoja yleisön tutustuttavaksi, ja kuten oikeusasiamies selitti ratkaisuehdotuksessaan, oikeusasiamies myöntää, että asiakirjojen luovuttamatta jättäminen oli asetuksen 1049/2001 mukaista.

14. Oikeusasiamies myöntää näin ollen, että koska hänen ehdotuksensa ratkaisuksi on hylätty, lisätutkimukset komission kieltäytymisestä tutustua asiakirjoihin eivät ole perusteltuja.

Viivästyminen tiedonsaantipyynnön käsittelyssä

15. Tässä tapauksessa tapahtuneiden viivästysten osalta oikeusasiamies katsoo, että asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi koskevan alkuperäisen pyynnön ja komission lopullisen päätöksen tekemisen välistä aikaa (11 kuukautta alkuvaiheessa ja vielä kolme kuukautta uudelleentarkasteluvaiheessa) ei voida hyväksyä. Komissio ei yksilöinyt kaikkia asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön kannalta merkityksellisiä asiakirjoja alkuvaiheessa ja jätti toistuvasti noudattamatta jo pidennettyjä määräaikoja. Oikeusasiamies on tietoinen siitä, että komission oli kuultava kolmansia osapuolia, joilta osa asiakirjoista oli peräisin. Tarve kuulla kolmansia osapuolia ei kuitenkaan yksinään oikeuta käsiteltävässä asiassa tapahtunutta merkittävää viivästystä. Tällaiset vältettävissä olevat viivästykset eivät kuvasta hyvin komissiota, ja ne voivat merkitä hallinnollista epäkohtaa.

16. Oikeusasiamies katsoo näin ollen, että komission vastausten viivästyminen kantelijoiden asiakirjoihin tutustumista ja uudelleentarkastelua koskeviin pyyntöihin ansaitsee vakavaa kritiikkiä. Oikeusasiamies ei kuitenkaan tee tässä tapauksessa virallista hallinnollista epäkohtaa tai suositusta, koska siitä ei olisi käytännön hyötyä, koska viivästys on jo tapahtunut eikä sitä näin ollen voida enää korjata.  

17. Oikeusasiamies on kuitenkin täysin tietoinen siitä, että komission usein käyttämä aika sekä määräaikojen noudattamatta jättäminen ja viivästykset ovat usein huolenaihe hänen saamissaan kanteluissa, jotka koskevat yleisön oikeutta tutustua asiakirjoihin. Oikeusasiamies seuraa näin ollen edelleen tiiviisti tätä asiaa.

Päätelmät

Tutkinnan perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn seuraavin toteamuksin:

Koska oikeusasiamiehen ratkaisuehdotus hylättiin, lisätutkimuksille ei ole perusteita siltä osin kuin on kyse kieltäytymisestä antamasta yleisön tutustuttavaksi asiaankuuluvia asiakirjoja, vaan kieltäytyminen on perusteltua EU:n tietosuojalainsäädännön nojalla.

Tästä päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja komissiolle.

Emily O'Reilly

Euroopan oikeusasiamies

Strasbourg, 3.9.2019

[1] Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen 1049/2001 mukaisesti: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

[2] Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti.

[3] Ratkaisuehdotuksen koko teksti on osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/116575.

[4] Luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä annetun asetuksen 2018/1725 9 artikla: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R1725&from=EN.

[5] Vastaus löytyy kokonaisuudessaan osoitteesta https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/116576#.