Kantelun tausta

1. Kantelija, joka on yhteisön kasvilajikeviraston (CPVO) entinen henkilöstön jäsen, osallistui kahteen valintamenettelyyn CPVO:n henkilöstön rekrytoimiseksi vuosina 2011 ja 2013. Kantelija uskoi, että hän sijoittui molemmissa menettelyissä kolmanneksi.

2. Kantelija pyysi oikeutta tutustua valintamenettelyihin liittyviin asiakirjoihin asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi koskevien EU:n sääntöjen [1] perusteella.

3. CPVO antoi kantelijalle arvosanat jokaisesta haastattelun osasta vuoden 2013 valintamenettelyssä [2], mutta se ei paljastanut muita asiakirjoja.

4. Kantelija oli tyytymätön siihen, että CPVO kieltäytyi paljastamasta a) kolmen ensimmäisen hakijan pisteitä ja paremmuusjärjestystä vuosien 2011 ja 2013 valintamenettelyissä, b) omia pisteitään ja paremmuusjärjestystään vuoden 2011 valintamenettelyssä ja c) valintalautakunnan vuonna 2013 käymien keskustelujen pöytäkirjaa, joka sisälsi tietoja eturistiriitoja koskevista ilmoituksista, ja kääntyi oikeusasiamiehen puoleen helmikuussa 2016.

YKLV:n kieltäytyminen luovuttamasta kantelijan pyytämiä asiakirjoja

Oikeusasiamiehen suositus

5. Oikeusasiamies totesi, että CPVO oli asianmukaisesti tukeutunut EU:n henkilöstösääntöjen säännöksiin ja niihin liittyvään valintalautakuntien työskentelyn salaisuutta koskevaan oikeuskäytäntöön evätäkseen oikeuden a) kolmen ensimmäisen hakijan pisteisiin ja paremmuusjärjestykseen. CPVO ei kuitenkaan näyttänyt tarkistaneen, oliko kantelija yksi kolmesta ensimmäisestä ehdokkaasta. Jos hän olisi ollut, hänellä olisi ollut oikeus tietää omat pisteensä ja arvonsa.

6. Oikeusasiamies totesi myös, että CPVO ei käsitellyt asianmukaisesti kantelijan pyyntöä saada tutustua b) omiin pisteisiinsä ja paremmuusjärjestykseensä vuoden 2011 valintamenettelyssä.

7. Lopuksi oikeusasiamies totesi, että CPVO oli väärässä todetessaan, että kantelijan pyytämiä tietoja valintalautakunnan vuonna 2013 käymistä keskusteluista (kysymys c) ei ollut olemassa. Toisin kuin CPVO väittää, kyseessä olevan asiakirjan merkityksellinen osa ei myöskään kuulunut valintalautakuntien työskentelyn salaisuutta koskevien säännösten soveltamisalaan. Oikeusasiamies katsoi näin ollen, että CPVO:n olisi pitänyt harkita osittaisen tutustumisoikeuden myöntämistä asiakirjaan.

8. Oikeusasiamies antoi näin ollen seuraavan suosituksen [3]:

Yhteisön kasvilajikeviraston olisi tarkasteltava uudelleen päätöstään evätä oikeus tutustua valituksen tekijän pyytämiin asiakirjoihin ja harkittava niiden julkistamista ainakin osittain. Sen olisi erityisesti harkittava tutustumisoikeuden myöntämistä niihin asiakirjojen osiin, jotka sisältävät valituksen tekijän pisteet ja paremmuusjärjestyksen, sekä niihin vuoden 2013 valintamenettelyn valintalautakunnan pöytäkirjojen osiin, jotka koskevat eturistiriitoja koskevia keskusteluja.

9. Lausunnossaan oikeusasiamiehen suosituksesta CPVO totesi, että tarkastettuaan, oliko kantelija luokiteltu kolmen ensimmäisen ehdokkaan joukkoon, se voisi vahvistaa, ettei näin ollut. Näin ollen se ei voinut paljastaa kantelijalle asiakirjoja, jotka sisälsivät a) kolmen ensimmäisen ehdokkaan pisteet ja paremmuusjärjestyksen [4].

10. Mitä tulee b) kantelijan pistemäärään ja paremmuusjärjestykseen vuoden 2011 valintamenettelyssä, CPVO totesi, että se oli jo antanut hänelle kokonaispistemäärän vuoden 2011 menettelyn kirjallisesta vaiheesta. Se suostui myös toimittamaan kantelijalle arvosanat, jotka hänelle annettiin kunkin vuoden 2011 valintamenettelyn haastattelussa arvioidun kriteerin perusteella, kuten se oli tehnyt vuoden 2013 valintamenettelyssä. CPVO:n mukaan se ei ollut aiemmin ymmärtänyt, että kantelija pyysi tätä myös vuoden 2011 valintamenettelyssä.

11. Lopuksi CPVO suostui ilmoittamaan kantelijalle 18 päivänä helmikuuta 2013 pidetyn valintalautakunnan kokouksen pöytäkirjan osan, jonka otsikkona oli ”Conflict of interest & acceptance of methodology”. Tämä kattoi kohdassa c pyydetyt tiedot.

12. CPVO luovutti 27. elokuuta 2018 kantelijalle b ja c alakohdassa tarkoitetut asiakirjat. Se ilmoitti hänelle myös, ettei hän ollut kummassakaan valintamenettelyssä kolmen ensimmäisen hakijan joukossa.

13. CPVO:n lausuntoa koskevissa huomautuksissaan kantelija huomautti, että CPVO ei ole vielä antanut hänelle paremmuusjärjestystä näissä kahdessa valintamenettelyssä.

Oikeusasiamiehen arvio suosituksen jälkeen

14. Oikeusasiamies on tyytyväinen siihen, että CPVO on hyväksynyt hänen suosituksensa ja niiden täytäntöönpanemiseksi toteutetut toimet. CPVO on myös esittänyt kohtuullisen selityksen sille, miksi se ei voinut paljastaa kantelijalle kolmen ensimmäisen hakijan pisteitä ja paremmuusjärjestystä kussakin valintamenettelyssä. Kantelija ei ole kiistänyt tätä selitystä.

15. Kantelija on kuitenkin oikeassa huomauttaessaan, että CPVO ei ole vieläkään julkistanut paremmuusjärjestystään kummassakaan valintamenettelyssä. CPVO ainoastaan vahvisti, että kantelija ei ollut kolmen parhaan ehdokkaan joukossa. Vaikka kyseessä voi olla vain CPVO:n suorittama valvonta, oikeusasiamies on jo todennut [5], että kantelijalla on oikeus tietää hänen sijoittumisensa kyseisissä valintamenettelyissä. Oikeusasiamies ehdottaa siksi, että asia korjataan nyt.

Päätelmä

Tutkimuksen perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn ja tekee seuraavan päätelmän:

Yhteisön kasvilajikevirasto on hyväksynyt oikeusasiamiehen suosituksen ja pannut sen osittain täytäntöön.

Valituksen tekijälle ja CPVO:lle ilmoitetaan tästä päätöksestä.

Emily O'Reilly

Euroopan oikeusasiamies

Strasbourgissa 17.10.2018

[1] Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1049/2001, annettu 30 päivänä toukokuuta 2001, Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi (EYVL 145, 31.5.2001).

^[2] Tämä oli kantelijan toinen pyyntö saada tutustua asiakirjoihin. Kantelijan ensimmäisen pyynnön (joka esitettiin vuonna 2013) jälkeen CPVO toimitti hänelle asiakirjan, johon oli koottu hänen kokonaispistemääränsä haastatteluissa ja kirjallisissa kokeissa molemmissa valintamenettelyissä.

[3] Suosituksen koko teksti ja siihen johtaneet perustelut ovat saatavilla osoitteessa  https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/96621

[4] CPVO tukeutui oikeusasiamiehen suosituksen 21 kohdassa esitettyihin oikeusasiamiehen havaintoihin.

[5] Ks. oikeusasiamiehen suosituksen 22–23 kohta.