Juhtum puudutas komisjoni suutmatust vastata kaebuse esitaja sõnumitele tema raskuste kohta toetusettepaneku esitamisel. Tehniliste probleemide tõttu ei saanud kaebuse esitaja esitada taotlust komisjoni süsteemi PRIAMOS kaudu. Selle asemel esitas ta oma ettepaneku e-posti teel, millele ei vastatud.

Ombudsman uuris küsimust ja palus komisjonil vastata. Oma vastuses vabandas komisjon, et ta ei vastanud varem. Ta märkis, et ei saa kaebuse esitaja e-posti taotlust vastu võtta, sest süsteem toimis nõuetekohaselt ja komisjon ei suutnud tuvastada kaebuse esitaja katseid saata ettepanek PRIAMOSi kaudu enne tähtaega.

Juhtum puudutas Kosovos asuva Euroopa Liidu eriesindaja büroo (ELi eriesindaja büroo) väidetavat suutmatust hoida praktikale kandideerijaid kursis värbamismenetluse etappidega. Ombudsman uuris küsimust, esitades oma seisukoha, et „avalduste kättesaamise kinnitamine ja kandidaatide teavitamine olulistest sammudest (näiteks nende väljajätmine värbamismenetlusest), mis mõjutavad nende edusamme värbamismenetluses, on nii viisakas kui ka teenistusvalmid”. ELi eriesindaja büroo selgitas, et tal on väga piiratud ressursid ja seetõttu saab ta menetluse tulemustest teavitada ainult väljavalitud isikuid. Ta märkis siiski, et ta uurib, kuidas parandada suhtlemist isikutega, kes soovivad olla praktikandid, näiteks teavitades kõiki neid isikuid menetluse asjakohastest etappidest, avaldades asjakohase teabe oma veebisaidil. Ombudsman palus ELi eriesindaja bürool selle lahenduse rakendamisest aru anda.

Juhtum puudutas ELi delegatsiooni Armeenias väidetavat ebaseaduslikku ja/või ebaõiglast otsust lõpetada toetusleping, mis oli seotud Armeenias ja Jordaanias rakendatud projektiga, mis kahjustas kaebuse esitajat, arengukoostöö valdkonnas tegutsevat Itaalia valitsusvälist organisatsiooni. Pärast kõigi faktide ja argumentide hoolikat hindamist jõudis ombudsman järeldusele, et delegatsiooni selgitus lõpetamisotsuse kohta oli puudulik. Seetõttu tegi ombudsman ettepaneku, et komisjon, kes teostab järelevalvet ELi delegatsioonide üle, esitaks kaebuse esitajale põhjalikuma selgituse projekti lõpetamise põhjuste kohta.

Vastuseks ombudsmani ettepanekule teatas komisjon, et delegatsioon võttis lepingu lõpetamise otsuse tegemisel arvesse kõiki asjakohaseid tegureid. Ta tunnistas siiski, et toetuse andmise lõpetamise selgitus ei pruukinud olla piisavalt põhjalik. Seetõttu edastas ta ombudsmanile kirja, mille delegatsioon oli saatnud kaebuse esitajale, selgitades kõiki tegureid, mida ta oma hinnangus arvesse võttis.

Hoolimata asjaolust, et kaebuse esitaja väljendas rahulolematust komisjoni vastusega tema ettepanekule leida sõbralik lahendus, leidis ombudsman, et komisjon oli astunud samme küsimuse lahendamiseks. Seetõttu otsustas ta juhtumi lõpetada.

Uurimine toimus seoses Euroopa Ombudsmani külaskäiguga Euroopa Soolise Võrdõiguslikkuse Instituuti. Visiit oli osa ombudsmani ELi asutuste külastuste programmist, mille eesmärk oli levitada asutuste vahel häid tavasid nende suhetes kodanikega. Visiidi käigus uuris ombudsman i) instituudi esialgseid kontakte üldsusega, ii) läbipaistvust, dialoogi ja vastutust, iii) töölevõtmist, iv) pakkumusi ja lepinguid, v) huvide konflikte ja vi) rikkumisest teatamist. Ombudsman tegi instituudile kuus ettepanekut oma tegevuse parandamiseks nendes valdkondades. EIGE vastus kinnitas, et ta võtab meetmeid, tehes muu hulgas teabe oma töö kohta kättesaadavaks kõigis ELi ametlikes keeltes ja võttes vastu üksikasjalikumad sätted rikkumisest teatamise kohta.

Kuna ombudsmani visiit näitas, et instituut peab ahistamisjuhtumitega tegelemiseks ja nende ennetamiseks rohkem ära tegema, jälgis ta konkreetselt seda küsimust ja teda julgustas instituudi otsustav reageerimine. Edasise täiustamise edendamiseks on ombudsman muu hulgas soovitanud, et EIGE korraldaks korrapäraselt koolitusi instituudi töö jaoks keskse tähtsusega valdkonnas.

ELi asutustesse tehtavate külastuste programmi raames külastas Euroopa Ombudsman 4. oktoobril 2012 Frontexit. Külastuse aruandes esitati mitmeid soovitusi, mis hõlmasid külastuse ajal arutatud küsimusi. Need küsimused olid järgmised: i) Frontexi eeskirjad isikliku käitumise ja hea halduskäitumise kohta; ii) avaliku teenindamise põhimõtted; iii) läbipaistvus, dialoog ja vastutus (üldsuse juurdepääs dokumentidele); iv) valik ja värbamine; v) huvide konfliktid; vi) rikkumisest teatamine; ning vii) pakkumused ja lepingud. Pärast täiendavate uurimiste läbiviimist jõudis ombudsman järeldusele, et Frontex järgis konstruktiivset lähenemisviisi ja näitas üles valmisolekut rakendada enamikku ombudsmani soovitustest. Kuigi ombudsman avaldas kahetsust, et Frontex ei nõustunud valimiskomisjoni liikmete nimede ennetava avalikustamisega, märkis ta, et seda küsimust käsitletakse kõigile ametitele suunatud omaalgatuslikus uurimises. Ombudsman tegi veel kaks märkust.

Esiteks tervitas ta asjaolu, et Frontex vaatab praegu läbi oma haldusnõukogu 21. septembri 2006. aasta otsust, milles sätestatakse praktiline kord seoses üldsuse juurdepääsuga dokumentidele. Ta tuletas Frontexile meelde vajadust rakendada täielikult määruse 1049/2001 sätteid ja eelkõige seda, et selle register peaks sisaldama tundlike dokumentide loetelu. Samuti palus ta Frontexil saata muudetud otsus ombudsmanile 2014. aasta märtsi lõpuks. Teiseks julgustas ombudsman Frontexit aitama oma veebisaiti külastavaid kodanikke, esitades kodulehe lingi Euroopa hea haldustava eeskirjale.

Ombudsmani ELi asutuste külastuste kava eesmärk on tagada, et need järgivad hea halduse põhimõtteid, nagu läbipaistvus ja kõrged eetikastandardid. Selle programmi raames külastas ombudsman 14. juunil 2012 Euroopa Süsteemsete Riskide Nõukogu. Pärast visiiti saatis ta Euroopa Süsteemsete Riskide Nõukogule aruande, milles tegi mitu ettepanekut.

Oma aruandes kutsus ombudsman Euroopa Süsteemsete Riskide Nõukogu üles parandama oma menetlusi töötajatega seotud võimalike huvide konfliktide lahendamiseks. Lisaks tegi ta ettepaneku, et Euroopa Süsteemsete Riskide Nõukogu peaks teabe levitamisel ja dokumentidele juurdepääsu taotluste käsitlemisel muutuma läbipaistvamaks. Ombudsman tegi ka ettepaneku, et Euroopa Süsteemsete Riskide Nõukogu peaks oma töötajate värbamisel andma kandidaatidele vabade ametikohtade teadetes ja avalduste tagasilükkamise kirjades teavet õiguskaitsevahendite kohta. Lõpetuseks kutsus ta Euroopa Süsteemsete Riskide Nõukogu üles paluma EKP-l kaaluda avalduse ümbersõnastamist oma veebisaidi värbamist käsitlevas osas, et muuta see kodanikusõbralikumaks.

25. juunil 2013 saatis Euroopa Süsteemsete Riskide Nõukogu oma järelmeetmete tegevuskava. Ombudsman jõudis järeldusele, et Euroopa Süsteemsete Riskide Nõukogu on võtnud asjakohaseid meetmeid enamiku tema soovituste vastuvõtmiseks. Ülejäänud küsimuste osas jõudis ta järeldusele, et Euroopa Süsteemsete Riskide Nõukogu on võtnud meetmeid nende rakendamiseks õiges suunas. Seetõttu järeldas ta, et käesolevas asjas käsitletavate küsimuste edasine uurimine ei ole põhjendatud, ning lõpetas juhtumi.

ELi asutuste külastamise programmi raames külastas ombudsman 19. juulil 2012 Euroopa Võrgu- ja Infoturbeametit (ENISA). Pärast külastust saatis ta ENISA-le aruande, milles ta tegi järgmised ettepanekud: a) ENISA võiks muuta oma pühendumuse Euroopa hea halduse tava eeskirjas (ECGAB) sätestatud põhimõtetele liidu kodanikele nähtavamaks, esitades oma veebisaidil lingi ECGAB-le; b) ENISA võiks kaaluda i) spetsiaalse lehe loomist oma veebisaidil, kus määrataks kindlaks dokumentidele juurdepääsu taotluste ja vastutava kontaktisiku suhtes kohaldatavad eeskirjad, ii) aastaaruande koostamist dokumentidele üldsuse juurdepääsu taotluste käsitlemise kohta ning iii) oma dokumentide avaliku registri loomist; c) ENISA võiks kaaluda vähemalt oma veebisaidi avalehe ning oma ülesandeid ja keelepoliitikat käsitleva teabe kättesaadavaks tegemist kõigis 23 aluslepingu keeles; d) selleks et veelgi parandada kandidaatidele valiku- ja värbamismenetlustes antavat teavet, võiks ENISA teavitada kandidaate nende õigusest vaidlustada ebasoodne otsus; e) ENISA võiks uuesti läbi vaadata oma seisukoha seoses valikukomisjoni liikmete nimede avalikustamisega; f) ENISA võiks tagada, et kõiki tema töötajaid teavitatakse ELi ametnike avaliku teenistuse põhimõtetest ning et ta võiks kaaluda avaliku teenistuse põhimõtete avaldamist oma veebisaidil; g) ENISA võiks võtta oma asutamismääruses sätestatud huvide konflikti küsimusi käsitlevaid konkreetseid meetmeid, et täita oma õiguslikke kohustusi; h) ENISA võiks kaaluda töötajate teavitamist personalieeskirjades sätestatud võimalusest teatada võimalikust ebaseaduslikust tegevusest kõigepealt ametisiseselt.

31. jaanuaril 2013 saatis ENISA oma järelvastuse. Oma vastuses kirjeldas ENISA ombudsmani soovituste rakendamiseks võetud meetmeid.

Ombudsman järeldas, et ENISA näitas üles konstruktiivset lähenemisviisi ja valmisolekut rakendada oma soovitusi pärast ameti külastamist. Kuna ENISA reageeris tema ettepanekutele positiivselt, lõpetas ombudsman uurimise.

Kaebuse esitaja on lahutatud oma endisest abikaasast, kes töötas Luksemburgis Euroopa Komisjoni ajutise teenistujana. Kaebuse esitajal ja tema endisel abikaasal on kaks last, kellest kaebuse esitajal on hooldusõigus. Komisjon maksis kaebuse esitajale majapidamistoetust, ülalpeetava lapse toetust ja õppetoetust tema endise abikaasa nimel ja eest.

2008. aastal teatas kaebuse esitaja endine abikaasa komisjonile, et tema endine abikaasa ja lapsed ei ela enam Saksamaal, vaid on kolinud Bulgaariasse rohkem kui aasta varem. See tähendas, et komisjon oli maksnud peretoetustena suuremaid summasid, kui oli ette nähtud, kuna toetuste suhtes kohaldati elukallidusel põhinevat geograafilist kaalu. Kaebuse esitaja teatas komisjonile, et ta elab endiselt Saksamaal, nagu ka tema lapsed. Institutsioon ei olnud aga veendunud, et see nii on, ja algatas tema suhtes väidetavalt enammakstud hüvitiste tagasinõudmise menetluse.

Kaebuse esitaja pöördus Euroopa Ombudsmani poole, kes algatas uurimise. Uurimise käigus saatis komisjoni ametnik tahtmatult endisele abikaasale e-kirja, mis sisaldas õõvastavat ja vulgaarset keelt, mis ei olnud solvav mitte ainult tema, vaid ka kaebuse esitaja suhtes. Kaebuse esitaja esitas selle küsimuse ombudsmanile ja otsustas, et kaebuse esitaja ilmne solvamine väärib tema uurimises osalemist.

Ombudsmani uurimiste käigus tunnistas komisjon, et ta kohaldas kaebuse esitaja suhtes väidetavalt enammakstud peretoetuste tagasinõudmise eeskirju valesti. Kuigi komisjon vabandas kaebuse esitaja ees solvava e-kirja pärast, leidis ombudsman, et tema reaktsioon ei olnud ei vormilt ega sisult proportsionaalne toimunud haldusomavoliga. Seetõttu esitas ta komisjonile soovituse projekti. Lisaks viitas ombudsman võimalusele, et vastuvõetamatu keelekasutus asjaomases e-kirjas võis olla märk laiemast probleemist komisjoni talitustes.

Oma üksikasjalikus arvamuses esitas komisjon asjaomase talituse direktori poolt kaebuse esitajale saadetud vabanduskirja ja tegi ettepaneku maksta 500 eurot, et hüvitada kaebuse esitajale moraalne kahju, mida ta kandis. Lisaks korraldas komisjon rea sisekoolitusi, et rõhutada eetika ja teeninduskultuuri tähtsust ELi kodanike jaoks. Kuigi kaebuse esitaja otsustas mitte nõustuda komisjoni pakkumisega hüvitada talle moraalne kahju, järeldas ombudsman, et komisjon oli võtnud soovituse projekti rakendamiseks nii üksikisiku kui ka üldise iseloomuga asjakohaseid meetmeid.

Euroopa Pettustevastane Amet (OLAF) uuris kaebuse esitajat. OLAF avalikustas oma uurimise tulemuste üksikasjad kolmandale isikule, mis avaldati kaebuse esitaja riigi ajakirjandusartiklis. Euroopa Andmekaitseinspektor leidis, et avalikustamine on vastuolus ELi andmekaitse-eeskirjadega. Seejärel palus kaebuse esitaja, et OLAF tunnistaks isikuandmete avalikustamisel tehtud vigu ja vabandaks nende pärast.

OLAF esialgu keeldus seda tegemast. Pärast ombudsmani uurimist saatis ta siiski kaebuse esitajale kirja, milles väljendas kahetsust, et ta ei tegutsenud oma juhtumi puhul kooskõlas andmekaitse-eeskirjadega, ja palus temalt vabandust. Kuigi kaebuse esitaja ei olnud vabandusega rahul, asus ombudsman seisukohale, et ta täitis kaebuse esitaja nõude ja järeldas seega, et tal ei ole põhjust kaebust täiendavalt uurida.