Koostatud vastavalt Euroopa Ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikele 6 ^[1]

Juhtum puudutas Euroopa Ombudsmani uurimise tulemusel esitatud taotlust üldsuse juurdepääsuks Euroopa Pettustevastase Ameti (OLAF) koostatud dokumentidele. OLAF ei menetlenud esialgset juurdepääsutaotlust ettenähtud tähtaja jooksul. Kui taotluse esitaja taotles seejärel selle tegeliku keeldumisotsuse läbivaatamist, peatas OLAF läbivaatamise põhjusel, et tal oli kahtlusi Saksamaa kodanikust kaebuse esitaja isiku suhtes.

Pärast ombudsmani esitatud lahendusettepanekut nõustus OLAF oma tegeliku keeldumisotsuse läbi vaatama. Ta andis kaebuse esitajale täieliku või osalise juurdepääsu neljale dokumendile, mille puhul ta leidis, et need kuuluvad taotluse kohaldamisalasse. Kaebuse esitaja väitis, et OLAFil võttis tema juurdepääsutaotlusele vastamine liiga kaua aega. Ta kahtles ka selles, kas OLAF oli tuvastanud kõik tema taotlusega hõlmatud dokumendid.

Ombudsman rõhutas dokumentidele juurdepääsu taotlustele õigeaegsete vastuste andmise tähtsust, kuid ei leidnud põhjust uurida edasi viivituse küsimust pärast seda, kui OLAF oli viivituse pärast vabandust palunud. Ombudsman jõudis siiski järeldusele, et OLAF ei olnud tuvastanud kahte dokumenti, mida oleks tulnud pidada kaebuse esitaja üldsuse juurdepääsu taotlusega hõlmatud dokumentideks. See rikkumine kujutas endast haldusomavoli. Seetõttu soovitas ombudsman OLAFil nüüd otsustada, kas üldsusel on õigus nende dokumentidega tutvuda, ning võtta seda tehes arvesse ombudsmani esialgset seisukohta, et need kaks dokumenti tuleks avalikustada minimaalsete redigeerimistega. Samuti soovitas ombudsman OLAFil oma toimikud uuesti läbi otsida, et teha kindlaks, kas tal on muid dokumente, mis kuuluvad kaebuse esitaja dokumenditaotluse kohaldamisalasse; ning kui sellised dokumendid leitakse, peaks OLAF otsustama, kas üldsusel on õigus nendele dokumentidele juurde pääseda.

Kaebuse taust

1. Kaebus käsitleb Euroopa Pettustevastase Ameti (OLAF) keeldumist anda kaebuse esitajale, kes on Saksamaa kodanik, üldsuse juurdepääs ^[2] OLAFi dokumentide loetelule, mis on koostatud pärast Euroopa Ombudsmani 15. märtsi 2013. aasta otsust juhtumi 1697/2010/(BEH)JN [3] kohta ja sellega seoses, ning nende dokumentide koopiatele [4]. Juurdepääsutaotlus esitati 2013. aasta septembris.

2. OLAF pikendas kaebuse esitaja üldsuse juurdepääsu taotlusele vastamise tähtaega kaks korda. Seejärel taotles kaebuse esitaja selle otsuse vaidemenetlust, esitades nn kordustaotluse. Ta väitis, et teine pikendamine kujutab endast üldsuse juurdepääsu dokumentidele käsitlevate asjakohaste ELi eeskirjade rikkumist. Ta selgitas, et tema taotlus „on seotud üksnes nende dokumentidega, mille OLAF koostas pärast ombudsmani [2013. aasta] märtsi otsust” [5].

3. OLAF keeldus läbivaatamistaotlust läbi vaatamast, kuna tal oli kahtlusi kaebuse esitaja isiku suhtes. Ta nõudis, et kaebuse esitaja esitaks oma passi tõestatud koopia ja koopia oma esialgsest juurdepääsutaotlusest. Seejärel pöördus kaebuse esitaja ombudsmani poole.

Uurimine

4. Ombudsman algatas uurimise seoses järgmiste väidete ja väidetega:

Väited:

1) OLAF peatas ekslikult kaebaja kordustaotluse menetlemise üldsuse juurdepääsuks dokumentidele.

2) OLAF ei võimaldanud kaebuse esitajale juurdepääsu taotletud dokumentidele.

Nõuded:

1) OLAF peaks tekkinud viivituse pärast vabandama.

2) OLAF peaks andma kaebuse esitajale viivitamata täieliku juurdepääsu taotletud dokumentidele.

5. Uurimise käigus tegi ombudsman ettepaneku lahenduse leidmiseks ning sai OLAFi vastuse ja kaebuse esitaja märkused OLAFi vastuse kohta. Ombudsmani soovituses võetakse arvesse poolte esitatud argumente ja seisukohti.

Väide, et OLAF peatas ekslikult kaebuse esitaja kordustaotluse menetlemise

Ombudsmani lahendusettepanek, OLAFi vastus ja ombudsmani lõplik hinnang

6. Selleks et leida sellele väitele kiire ja kodanikusõbralik lahendus, tegi ombudsman 2014. aasta märtsis ettepaneku, et OLAF peaks jätkama kaebuse esitaja dokumentidele üldsuse juurdepääsu taotluse menetlemist.

7. OLAF vastas, et teeb seda ombudsmani ettepaneku kohaselt. OLAF jättis endale siiski õiguse võtta tulevikus asjakohaseid meetmeid, kui tal on tõsiseid kahtlusi dokumentidele üldsuse juurdepääsu taotleva isiku isikusamasuse suhtes.

8. Ombudsman tervitab OLAFi positiivset vastust lahenduse ettepanekule ja leiab, et OLAF on kaebuse selle aspekti lahendanud. Ombudsman märgib siiski, et dokumentidele üldsuse juurdepääsu taotluse puhul ei tohiks taotluse esitaja isikusamasust arvesse võtta selle taotluse kohta tehtava otsuse puhul. Otsus peaks olema sama, olenemata taotleja isikust. Igal liidu kodanikul ja igal füüsilisel või juriidilisel isikul, kes elab või kelle registrijärgne asukoht on mõnes liikmesriigis, on õigus tutvuda (teatavate eranditega) ELi institutsiooni valduses olevate dokumentidega. Väga aeg-ajalt võib esineda põhjusi, miks üldsuse dokumentidele juurdepääsu õiguse kuritarvitamise vältimiseks võib olla vastuvõetav nõuda taotleja isiku tõendamist. Kõik sellega seotud nõuded peavad siiski olema nii asjakohased kui ka proportsionaalsed. Käesoleval juhul ei ole ombudsman veendunud, et OLAF oli õigustatud esitama kaebuse esitajale erinõudeid seoses tema isiku tõendamisega.

Väide, et OLAF ei võimaldanud kaebuse esitajale juurdepääsu taotletud dokumentidele

Ombudsmanile esitatud argumendid

9. Käsitledes kaebuse esitaja juurdepääsutaotlust vastavalt ombudsmani ettepanekule, tegi OLAF kindlaks neli dokumenti, mis kuuluvad kaebuse esitaja taotluse kohaldamisalasse. Need olid kiri Euroopa Ombudsmanile, kiri Euroopa Parlamendile, vastus parlamendi eelarvekontrollikomisjoni kirjalikele küsimustele [6] ja vastus parlamendi küsimusele [7].

10. OLAF avalikustas kolm viimast dokumenti täielikult ja andis esimesele dokumendile osalise juurdepääsu. Seoses avalikustamata osadega tugines OLAF eranditele, mille eesmärk on kaitsta üksikisiku eraelu puutumatust ja isikupuutumatust, juurdluste eesmärki ja otsustusprotsessi [8]. OLAF vabandas kaebuse esitaja esialgse seisukoha vaidemenetlusega viivitamise pärast, mis oli tingitud vajadusest konsulteerida teiste liidu asutuste ja talitustega.

11. Kaebuse esitaja väitis, et aeg, mis kulus OLAFil tema kordustaotluse menetlemiseks, oli ebamõistlikult pikk. Ta kahtles, kas OLAFi mainitud konsultatsioonid oleksid tõepoolest võinud viivituse põhjustada, arvestades, et konsultatsioonid oleksid olnud vajalikud ainult esimese dokumendi puhul ja oleksid hõlmanud ainult ühte liidu asutust, nimelt Euroopa Ombudsmani. Kaebuse esitaja väitis, et sellised konsultatsioonid ei tohiks kaasa tuua juurdepääsutaotluste käsitlemiseks kehtestatud tähtaegade rikkumist. Kaebuse esitaja kahtles ka selles, kas OLAF oli tõepoolest tuvastanud kõik tema taotlusega hõlmatud dokumendid. Vastupidiselt tema kogemusele suurte riigiasutustega puudus OLAFis ja komisjoni talitustes kirjalik kirjavahetus ombudsmani otsuse kohta juhtumis 1697/2010/(BEH)JN. Ta kahtles ka selles, kas on tõsi, et OLAF saatis ainult ühe kirja ombudsmanile ja et jätkukirjavahetust ei toimunud.

Ombudsmani hinnang

12. OLAF on andnud täieliku juurdepääsu kolmele dokumendile ja osalise juurdepääsu ühele dokumendile, mille puhul on kindlaks tehtud, et see kuulub kaebuse esitaja juurdepääsutaotluse kohaldamisalasse. Kaebuse esitaja ei seadnud kahtluse alla asjaolu, et OLAF andis osalise juurdepääsu ainult ühele dokumendile. Seetõttu leiab ombudsman, et OLAF on nüüd kaebust nende nelja dokumendi osas rahuldavalt käsitlenud.

13. Seoses ajaga, mis OLAFil kulus kaebuse esitaja kordustaotlusele vastamiseks, märgib ombudsman, et alates ajast, mil ta nõustus ombudsmani lahendusettepanekuga, kulus OLAFil vastamiseks rohkem kui neli kuud. Asjakohaste eeskirjadega on krediidiasutusele või investeerimisühingule läbivaatamistaotlusele vastamiseks ette nähtud 15 tööpäeva pikkune tähtaeg,[9] mida võib erandjuhtudel pikendada veel 15 tööpäeva võrra [10].

14. Üldsuse juurdepääsu dokumentidele käsitlevates ELi õigusnormides on sõnaselgelt ette nähtud konsulteerimine kolmandate isikutega. OLAF konsulteeris ombudsmani bürooga enne kaebuse esitaja läbivaatamistaotlusele vastamist. Võttes aga arvesse dokumentidele üldsuse juurdepääsu käsitlevate ELi eeskirjade sõnastust, tuleb eeldada, et seadusandjad leidsid, et konsultatsioonid peaksid toimuma kindlaksmääratud tähtaegade piires.

15. Viivitused dokumentidele juurdepääsu taotluste käsitlemisel on selgelt ebasoovitavad, kuna need mõjutavad negatiivselt kodanike õigust dokumentidele juurde pääseda ja kasu, mida selline juurdepääs toob näiteks kodanike osalemisele otsuste tegemises ja ELi haldusasutuste vastutusele. Dokumentidele üldsuse juurdepääsu taotluste menetlemise tähtaegade eesmärk on tagada, et kodanike õigust dokumentidega tutvuda ei jäetaks ilma tegelikust mõjust. Kui ELi institutsioon ei pea kinni kordustaotluse menetlemise tähtajast, võib taotleja pöörduda kohtusse või ombudsmani [11] poole. Käesoleval juhul oli ombudsman juba seotud juurdepääsutaotluse käsitlemisega OLAFi poolt käesoleva uurimise kaudu. Kuigi on kahetsusväärne, et OLAFil kulus dokumentidele juurdepääsu andmiseks nii kaua aega, märgib ombudsman, et OLAF vabandas kaebuse esitaja ees täiendava viivituse pärast. Seetõttu ei leia ombudsman põhjust juhtumi selle aspekti põhjalikumaks uurimiseks.

16. Mis puudutab küsimust, kas OLAF tuvastas nõuetekohaselt kõik dokumendid, mis kuuluvad kaebuse esitaja juurdepääsutaotluse kohaldamisalasse, siis tähendab ELi institutsioonide aktide õiguspärasuse eeldus seda, et kui institutsioon teatab, et konkreetset dokumenti, millele juurdepääsu taotletakse, ei ole olemas, eeldatakse, et see väide on õige. Taotleja võib selle eelduse siiski ümber lükata, esitades asjakohaseid ja üksteist toetavaid tõendeid [12].

17. Nagu on märgitud kaebuse esitajale esitatud dokumentides, algatas OLAF ombudsmani otsuse raames rikkumisest teatamise eeskirjade laiema läbivaatamise. See hõlmas näiteks OLAFi töötajate juurdlusmenetlusi käsitlevate suuniste [13] vastuvõtmist. Nende suuniste vastuvõtmist ei saa siiski pidada ombudsmani otsuse järel ja sellega seoses koostatud dokumentideks, kuna suunised käsitlevad pigem rikkumisest teatamise laiemat teemat kui ühte juhtumit.

18. Seega, kuigi ombudsmani otsus juhtumi 1697/2010/(BEH)JN kohta võis aidata kaasa laiemale arutelule OLAFi rikkumisest teatamise eeskirjade üle, on OLAFil mõistlik kaaluda, et sellises kontekstis koostatud dokumendid ei kuulu kaebuse esitaja dokumentidele juurdepääsu taotluse kohaldamisalasse.

19. Juhtumi 1697/2010/(BEH)JN lõpetamisel palus ombudsman OLAFil esitada teavet ombudsmani järeldustega seoses võetud meetmete kohta. OLAF vastas ombudsmani taotlusele kirja vormis, mis tehti hiljem vastuseks tema taotlusele käesoleva juhtumi kaebuse esitajale kättesaadavaks.

20. Ombudsman märgib siiski, et OLAF saatis ombudsmanile pärast juhtumi 1697/2010/(BEH)JN kohta otsuse tegemist veel kaks kirja. Need kirjad saadeti 3. aprillil ja 23. augustil 2013, st enne kaebuse esitaja juurdepääsutaotlust 2013. aasta septembris.

21. Erinevalt eespool punktis 19 viidatud kirjast, millel on otsene seos juhtumi 1697/2010/(BEH)JN kohta tehtud otsusega, ei käsitle 3. aprillil ja 23. augustil 2013 saadetud kirjad juhtumi 1697/2010/(BEH)JN sisu ega selles asjas tehtud otsust. Pigem on need kirjad seotud eraldi küsimustega, mis tekkisid pärast selle kohtuasja lõpetamist. Kohtuasja 1697/2010/(BEH)JN ese ja selles kohtuasjas tehtud otsus moodustavad nendes kirjades tõstatatud küsimuse tausta. Mõlemas kirjas viidatakse siiski sõnaselgelt juhtumile 1697/2010/(BEH)JN ning on selge, et nendes kirjades käsitletud küsimuse ja juhtumi 1697/2010/(BEH)JN kohta tehtud otsuse vahel on teatav seos.

22. Ombudsman on seisukohal, et dokumentidele juurdepääsu taotluse korral peaks institutsioon seda taotlust asjakohaselt tõlgendama. Kui asutusel on kahtlusi taotluse ulatuse suhtes, peaks ta pöörduma juurdepääsu taotleva isiku poole, et leida kodanikusõbralik lahendus. Kui institutsioon seda ei tee, ei saa kodanikud juurdepääsu keelavaid otsuseid vaidlustada või nad võivad arvata, et teatavaid dokumente üldse ei ole. Mõlemad stsenaariumid kahjustavad kodanike põhiõigust pääseda juurde avalikele dokumentidele. Ombudsman leiab seega, et OLAF oleks pidanud asuma kohe seisukohale, et need kaks kirja kuuluvad kaebuse esitaja dokumentidele juurdepääsu taotluse kohaldamisalasse. Vastasel juhul oleks OLAF pidanud andma kaebuse esitajale volitused juurdepääsutaotluse ulatuse selgitamiseks.

23. Ombudsman on seisukohal, et OLAFi haldusomavoli seisnes selles, et ta ei tuvastanud, et need kaks täiendavat kirja on kaebuse esitaja taotlusega hõlmatud, või teise võimalusena selles, et ta konsulteeris kaebuse esitajaga tema taotluse ulatuse üle.

24. Haldusomavoli heastamiseks soovitab ombudsman OLAFil anda juurdepääs kahele eespool nimetatud kirjale, välja arvatud juhul, kui juurdepääsu suhtes kohaldatakse erandit kõigi dokumentide või nende osade suhtes [14]. Lisaks soovitab ombudsman, et kaaludes üldsuse õigust nendele kahele kirjale juurde pääseda, peaks OLAF võtma arvesse tema esialgset seisukohta, et üldsusel on õigus neile kahele kirjale juurde pääseda, välja arvatud juhul, kui neid redigeeritakse vaid minimaalselt [15].

25. Võttes arvesse, et ombudsman on kindlaks teinud täiendavad dokumendid, mida tema arvates kaebuse esitaja taotlus hõlmab, soovitab ta OLAFil teha täiendavaid otsinguid, et teha kindlaks, kas tal on muid dokumente, mis kuuluvad kaebuse esitaja dokumenditaotluse kohaldamisalasse. Need täiendavad otsingud tuleks teha eelkõige toimikutes, mis käsitlevad ombudsmani juhtumi 1697/2010/(BEH)JN uurimise sisuga seotud küsimusi. Ombudsman palub OLAFil teavitada teda oma arvamuses sellise otsingu tulemustest ja kõigist otsustest, mis ta on teinud seoses üldsuse õigusega sellistele dokumentidele juurde pääseda.

Soovitused

Selle kaebuse uurimise põhjal esitab ombudsman OLAFile järgmised soovitused:

OLAF peaks võimaldama kaebuse esitajale juurdepääsu kirjadele, mille ta saatis ombudsmanile 3. aprillil ja 23. augustil 2013, välja arvatud juhul, kui ta leiab, et juurdepääsu suhtes kehtib erand kõigi või osade kirjade puhul. Otsustades selle üle, kas anda üldsusele juurdepääs kirjadele või mitte, peaks OLAF võtma arvesse ombudsmani esialgset seisukohta, et minimaalsete väljajätete korral on üldsusel õigus kahele kirjale juurde pääseda. Kui OLAF leiab, et kirjade kustutamine on vajalik, peaks ta teavitama ombudsmani kustutamistest ja nende põhjustest.

OLAF peaks tegema täiendavaid otsinguid, et teha kindlaks, kas tal on muid dokumente, mis kuuluvad kaebuse esitaja dokumentidele üldsuse juurdepääsu taotluse kohaldamisalasse; need täiendavad otsingud tuleks teha eelkõige toimikutes, mis käsitlevad ombudsmani juhtumi 1697/2010/(BEH)JN uurimise sisuga seotud küsimusi. OLAF peaks tegema otsuse üldsuse õiguse kohta pääseda juurde kõigile tuvastatud dokumentidele. OLAF peaks teavitama ombudsmani nende otsingute tulemustest ja oma otsusest üldsuse õiguse kohta pääseda juurde kõigile tuvastatud dokumentidele.

OLAFit ja kaebuse esitajat teavitatakse sellest soovitusest. Vastavalt Euroopa Ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikele 6 saadab OLAF oma arvamuse 24. veebruariks 2017.

Strasbourg, 22.11.2016,

 

 

[1] Euroopa Parlamendi 9. märtsi 1994. aasta otsus ombudsmani ülesannete täitmist reguleeriva korra ja üldtingimuste kohta (94/262/ESTÜ, EÜ, Euratom), EÜT 1994, L 113, lk 15.

[2] Vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu 30. mai 2001. aasta määrusele (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele (EÜT L 145, lk 43; ELT eriväljaanne 01/03, lk 331).

[3] Euroopa Ombudsmani otsus, millega lõpetatakse Euroopa Pettustevastase Ameti vastu esitatud kaebuse 1697/2010/(BEH)JN uurimine.

[4] Kaebus esitati saksa keeles. Saksakeelne tekst on järgmine: „Eine Liste der von OLAF im Anschluss an und im Zusammenhang mit der Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten vom 15. März 2013 im Fall 1697/2010/(BEH)JN erstellten Dokumenten sowie Kopien dieser Dokumente.“

[5] Saksakeelne tekst on järgmine: „[Der] Antrag bezieht sich lediglich auf diejenigen Dokumente, die von OLAF im Anschluss an, also nach der Entscheidung des Bürgerbeauftragten vom März dieses Jahres erstellt wurden.“

[6] Kättesaadav aadressil: http://www.europarl.europa.eu/document/activities/cont/201401/20140117ATT77782/20140117ATT77782EN.pdf

[7] Kättesaadav aadressil: http://www.europarl.europa.eu/sides/getAllAnswers.do?reference=E-2013-004680&language=EN

[8] Määruse 1049/2001 artikli 4 lõike 1 punkt b, artikli 4 lõike 2 kolmas taane ja artikli 4 lõige 3.

[9] Vt määruse 1049/2001 artikli 8 lõige 1.

[10] Vt määruse 1049/2001 artikli 8 lõige 2.

[11] Määruse 1049/2001 artikli 8 lõige 3.

[12] Vt Euroopa Ombudsmani otsus, millega lõpetatakse Euroopa Komisjoni vastu esitatud kaebuse 375/2013/ANA uurimine, punkt 19 ja seal viidatud kohtupraktika.

[13] Kättesaadav aadressil: https://ec.europa.eu/anti-fraud/sites/antifraud/files/docs/body/gip_18092013_en.pdf

[14] Vastavalt määruse 1049/2001 artiklile 4.

[15] Ombudsman teavitab OLAFit kirjade minimaalsetest redigeerimistest, mis on tema esialgse arvamuse kohaselt vajalikud.