Strasbourg, 16. november 2007

Lugupeetud hr T.

juunil 2005 esitasite Euroopa Ombudsmanile kaebuse seoses Teie poolt Euroopa Pettustevastasele Ametile (OLAF) esitatud dokumentidele juurdepääsu taotluse menetlemisega.

8. juulil 2005 edastasin kaebuse OLAFi peadirektorile ja palusin esitada arvamuse 30. septembriks 2005.

juulil 2005 saadetud e-kirjas teatasite mulle, et soovite esitada kaebuse veel ühe dokumentidele juurdepääsu taotluse käsitlemise kohta, mille olite esitanud OLAFile.

augustil 2005 teavitasin OLAFit teie edasisest väitest. Arvestades, et kahe juurdepääsutaotluse ese oli sarnane ja OLAF oli need taotlused tagasi lükanud näiliselt identsetel põhjustel, leidsin, et kõige mõistlikum viis edasi minna oli lisada 22. juuli 2005. aasta e-kirjas esitatud kaebus käesoleva uurimise raamesse. Seetõttu palusin OLAFil käsitleda teie täiendavat väidet oma arvamuses käesoleva kaebuse kohta. Selleks et anda OLAFile piisavalt aega arvamuse esitamiseks, pikendasin arvamuse esitamise tähtaega 31. oktoobrini 2005.

OLAF saatis oma arvamuse 28. oktoobril 2005 (originaal inglise keeles) ja 28. novembril 2005 (tõlge saksa keelde). Edastasin selle Teile 11. novembril 2005 (originaal inglise keeles) ja 29. novembril 2005 (saksakeelne tõlge) koos palvega esitada oma märkused, mille Te saatsite 21. novembril 2005.

13. detsembril 2005 palusin OLAFil esitada selle juhtumi kohta täiendavat teavet. Teid teavitati sellest samal päeval. OLAF saatis oma vastuse 31. jaanuaril 2006.

Arvestades, et OLAFi kiri vastas ainult kahele kolmest minu esitatud küsimusest, palusin ma tal 10. veebruari 2006. aasta kirjaga vastata ülejäänud küsimusele. Teid teavitati sellest samal päeval.

OLAF vastas minu 10. veebruari 2006. aasta kirjale 2. märtsil 2006. Edastasin Teile käesoleva vastuse 15. märtsil 2006 märkuste esitamiseks, mille Te saatsite 10. aprillil 2006.

11. juulil 2006 helistasid minu talitused Teile, et saada teada, milliseid dokumente Te OLAFile taotluse esitamisel silmas pidasite.

12. juulil 2006 palusin OLAFil ja Euroopa Komisjonil esitada Teie juhtumi kohta lisateavet. Oma kirjades palusin, et see teave esitataks 15. septembriks 2006. Teid teavitati sellest samal päeval.

Komisjon palus 13. juuli 2006. aasta kirjas pikendada vastamise tähtaega 31. oktoobrini 2006. Oma 17. juuli 2006. aasta vastuses teavitasin komisjoni, et pean pikendamist 15. oktoobrini 2006 piisavaks.

juulil 2006 saadetud e-kirjas teatasite mulle, et olete saanud minu kirja, milles teid teavitati edasistest järelepärimistest.

OLAF vastas minu täiendava teabe taotlusele 15. septembril 2006. Komisjoni vastus saadi 19. oktoobril 2006.

23. oktoobril 2006 edastasin Teile nende vastuste ingliskeelsed originaalversioonid. Tõlked saksa keelde edastati Teile 30. oktoobril (OLAF) ja 31. oktoobril (komisjon).

novembril 2006 esitasite mulle oma märkused nende vastuste kohta.

Esitasin 14. detsembril 2006 OLAFile sõbraliku lahenduse ettepaneku. Teid teavitati sellest samal päeval.

OLAF vastas sellele ettepanekule 30. jaanuaril 2007. Olles selle vastuse läbi vaadanud, tundus mulle, et OLAF võis minu ettepaneku teatud lõigud tähelepanuta jätta. Seetõttu palusin 31. jaanuaril 2007 OLAFil esitada oma võimalikud täiendavad märkused. Teid teavitati sellest samal päeval.

OLAF esitas 28. veebruaril 2007 mulle täiendavad märkused. Edastasin need märkused ja OLAFi vastuse minu ettepanekule sõbraliku lahenduse kohta Teile 8. märtsil 2007 seoses Teie tähelepanekutega, mille Te saatsite 20. märtsil 2007.

mail 2007 edastasin OLAFile soovituse eelnõu. Teid teavitati sellest samal päeval.

OLAF saatis oma üksikasjaliku arvamuse 24. juulil 2007 (originaal inglise keeles) ja 7. augustil 2007 (tõlge saksa keelde). Edastasin selle Teile 29. augustil 2007 ja palusin Teil esitada oma märkused hiljemalt 30. septembriks 2007.

Teilt selliseid tähelepanekuid ei saadud.

Kirjutan nüüd, et anda teile teada tehtud päringute tulemused.

Kompromiss

Taustteave

märtsil 2005 esitas kaebuse esitaja (Saksamaa ajakirjanik) Euroopa Komisjoni peasekretariaadile dokumentidele juurdepääsu taotluse. Taotlus põhines Euroopa Parlamendi ja nõukogu 30. mai 2001. aasta määrusel (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele (1) (edaspidi "määrus 1049/2001") . Oma taotluses palus ta juurdepääsu „täielikule loetelule kirjavahetusest, mis OLAFil oli Saksamaa Liitvabariigi valitsuse ja Saksamaa liidumaade valitsuste talitustega 2003. ja 2004. aastal”. Kaebuse esitaja lisas, et see nimekiri peaks sisaldama kuupäeva, saatja ja adressaadi nimesid ning kirjade teemat.

P. (OLAFi direktor) teatas 14. aprillil 2005 kaebuse esitajale, et taotletud dokumenti ei ole võimalik talle anda, kuna sellist dokumenti ei ole olemas.

Samal päeval esitas kaebuse esitaja vastusena sellele teatele kordustaotluse. Kaebuse esitaja väitis, et P. avaldus oli vastuolus määruse 1049/2001 artikliga 11. Kaebuse esitaja arvates sätestati selles sättes, et kõik dokumendid tuleks kanda avalikult kättesaadavasse registrisse. Kaebuse esitaja märkis, et tema taotluse eesmärk oli saada sellest registrist väljavõte. Ta märkis, et komisjon ja teised ühenduse asutused on talle varem selliseid väljavõtteid andnud või esitanud need tema palvel. Seetõttu uuendas kaebuse esitaja oma juurdepääsutaotlust. Ta märkis, et teise võimalusena oleks ta rahul ka täieliku nimekirjaga kogu OLAFi kirjavahetusest kolmandate isikutega 2003. ja 2004. aastal ning kõikide muude OLAFi koostatud dokumentidega.

P. väitis oma 11. mai 2005. aasta vastuses, et määruse 1049/2001 artikkel 11 ei kohusta asjaomaseid institutsioone kõiki dokumente registrisse kandma. P. märkis, et komisjon on loonud registri oma oluliste dokumentide kohta. Esitati viide komisjoni registri veebisaidile. Lisaks juhtis P. tähelepanu sellele, et puudub nimekiri OLAFi kirjavahetusest, mida kaebuse esitaja taotles, ning et selle koostamine oleks OLAFile ebaproportsionaalselt koormav. Lõpetuseks ütles ta, et võttes arvesse, et see oli juba kaebuse esitaja teine samateemaline küsimus, käsitatakse komisjoni käitumisjuhendi (2) (edaspidi "komisjoni juhend") punkti 4 kohaselt mis tahes edasist kirjavahetust korduvana ja seetõttu sellele ei vastata.

mail 2005 esitas kaebuse esitaja komisjoni peasekretärile ja OLAFi peadirektorile adresseeritud kaebuse, milles ta kordas oma seisukohta kõnealuses küsimuses. Kaebuse esitaja tunnistas, et komisjoni register ei sisaldanud kõigi dokumentide täielikku loetelu. Ta lisas siiski, et komisjon näis olevat teadlik asjaolust, et tema register ei vasta määruse 1049/2001 artiklis 11 sätestatud nõuetele ning et talle on taotluse korral alati esitatud täielike dokumentide nimekirjad. Kaebuse esitaja kritiseeris ka 1) asjaolu, et P. ei teavitanud teda oma 14. aprilli 2005. aasta kirjas tema õigusest esitada kordustaotlus; 2) asjaolu, et vastupidiselt komisjoni rakendussätetele oli esialgset juurdepääsutaotlust menetlenud isik teinud otsuse ka oma kordustaotluse kohta; 3) asjaolu, et P. oli teatanud, et edasistele kirjadele ei vastata; ning 4) asjaolu, et 11. mai 2005. aasta kirjas ei teavitatud teda tema õigusest esitada hagi või kaebus ombudsmanile.

juunil 2005 teatas OLAFi peadirektor kaebuse esitajale, et arvestades tema 20. mai 2005. aasta e-kirjas tõstatatud küsimuste keerukust, saadetakse vastus hiljemalt 28. juuniks 2005, ning palus kaebuse esitajal sellest aru saada.

Kaebus 2174/2005/GG

Kaebuses ombudsmanile, mis esitati 13. juunil 2005 (kaebus 2174/2005/GG), väitis kaebuse esitaja, et talle ei võimaldatud juurdepääsu dokumentidele, et OLAF ja komisjon on rikkunud mitmeid asjakohaseid sätteid ning et tema kodanikuõigusi on rikutud. Kaebuse esitaja väitis, et arvestades asjaolu, et tema juurdepääsutaotlus esitati juba 30. märtsil 2005, on 10. juuni 2005. aasta kirjas teatatud edasine viivitus vastuvõetamatu.

Oma 24. juuni 2005. aasta otsuses kaebuse kohta märkis ombudsman, et OLAF oli teatanud, et vastab kaebuse esitaja 20. mai 2005. aasta kaebusele 28. juuniks 2005. Arvestades, et see vastus pidi olema kaebuse esitaja juhtumi jaoks teatava tähtsusega, ei tundunud asjakohane algatada uurimist enne selle vastuse saatmist või enne selle tähtaja möödumist. Oli tõsi, et see põhjustaks veel mõningast viivitust. Tuleb siiski märkida, et kui ombudsman otsustab algatada uurimise, peab ta andma komisjonile ja/või OLAFile arvamuse esitamiseks vähemalt kaks kuud. Kaebuse uurimise algatamine ei säästaks seega aega. Eespool öeldut silmas pidades teatas ombudsman kaebuse esitajale, et uurimise algatamiseks ei ole piisavalt alust.

Uus kaebus

29. juunil 2005 uuendas kaebuse esitaja oma kaebust. Seepärast registreeriti see kiri uue kaebusena (kaebus 2350/2005/GG).

Kaebuse esitaja märkis, et OLAF oli vahepeal vastanud tema 20. mai 2005. aasta kirjale. Ta lisas siiski, et vastus ei olnud rahuldav. Kõnealuses 28. juuni 2005. aasta vastuses märkis P., et kaebuse esitaja oli esitanud kaks taotlust juurdepääsuks dokumentide loeteludele, millest esimene esitati 30. märtsil 2005 (seoses OLAFi kirjavahetusega Saksamaa ametiasutustega 2003. ja 2004. aastal) ja teine 20. mail 2005 (seoses OLAFi kirjavahetusega Saksamaa ametiasutustega 2000., 2001. ja 2002. aastal). OLAF kinnitas, et selliseid nimekirju ei ole olemas ja et seetõttu käsitleti taotlusi teabenõuetena. P. sõnul oleks nõutud teabe esitamiseks vaja koostada nimekiri ligikaudu 8000 dokumendist. Seega nõuaks see OLAFi arvates ebaproportsionaalseid jõupingutusi. OLAF oli siiski valmis aitama nii palju kui võimalik. Seetõttu palus ta kaebuse esitajal esitada talle huvipakkuva kirjavahetuse kohta täpsemat teavet (nt saatja või saaja nimi, kuupäev või viide).

Kaebuse esitaja heitis oma kaebuses komisjonile ja OLAF-ile sisuliselt ette, et nad ei käsitlenud nõuetekohaselt tema 30. märtsil 2005 esitatud dokumentidega tutvumise taotlust, 14. aprillil 2005 esitatud kordustaotlust ega 20. mai 2005. aasta kaebust.

Kaebuse esitaja rõhutas, et määruse 1049/2001 artiklis 11 on sätestatud, et iga dokument tuleks lisada registrisse. Kaebuse esitaja sõnul ei ole kahtlust, et selline nimekiri on olemas, kuna kõigil talle teadaolevatel OLAFi dokumentidel on oma number.

Kaebuse esitaja 22. juuli 2005. aasta e-kiri

22. juulil 2005 saadetud e-kirjas selgitas kaebuse esitaja, et 20. mail 2005 esitas ta komisjonile uue dokumentidele juurdepääsu taotluse. See taotlus põhines taas määrusel 1049/2001. Oma taotluses palus ta juurdepääsu „täielikule loetelule kirjavahetusest, mis OLAFil oli Saksamaa föderaalvalitsuse ja Saksamaa liidumaade valitsuste talitustega aastatel 2000, 2001 ja 2002”. Eespool nimetatud 28. juuni 2005. aasta kirjas teatas P. talle, et sellist loetelu ei ole olemas ja et seetõttu käsitleti taotlust teabenõudena. Kaebuse esitaja esitas 29. juunil 2005 kordustaotluse. Oma 15. juuli 2005. aasta vastuses kinnitas P. OLAFi seisukohta.

Oma 22. juuli 2005. aasta e-kirjas teatas kaebuse esitaja ombudsmanile, et ta soovib selle otsuse kohta kaebust esitada.

Nõue

Ombudsmani lähenemisviis

Esialgne kaebus oli suunatud nii komisjonile kui ka OLAFile. Arvestades aga, et OLAF (ja ainult OLAF) näis olevat seda küsimust algusest peale käsitlenud, leidis ombudsman, et uurimise algatamiseks komisjoni suhtes ei ole piisavalt alust.

Seetõttu saatis ombudsman 8. juulil 2005 OLAFile kaebuse, paludes esitada arvamuse 30. septembriks 2005.

juulil 2005 teatas kaebuse esitaja ombudsmanile, et ta soovib esitada kaebuse OLAFi uue otsuse kohta, millega keeldutakse dokumentidele juurdepääsu andmisest. Arvestades, et kaebuse esitaja poolt käesolevas e-kirjas esitatud argumendid ja väited olid mutatis mutandis identsed esialgses kaebuses esitatutega, leidis ombudsman, et oleks mõistlik laiendada käesoleva kaebuse ulatust nii, et see hõlmaks ka teise juurdepääsutaotluse käsitlemist OLAFi poolt.

30. augustil 2005 teavitas ombudsman sellest OLAFit, pikendades arvamuse esitamise tähtaega 31. oktoobrini 2005.

OLAFi arvamus

Oma arvamuses tegi OLAF järgmised märkused:

Määruses 1049/2001 oli sätestatud, et kui esialgne dokumentidele juurdepääsu taotlus ei ole täielikult rahuldatud, tuleb taotlejat teavitada kordustaotluse esitamise võimalusest. Kui ka kordustaotlus lükati tagasi, tuli taotlejat teavitada võimalusest esitada apellatsioon Esimese Astme Kohtule või ombudsmanile. Neid menetlusi ei kohaldatud aga juhul, kui taotleti dokumenti, mida ei olnud olemas, sest juurdepääsu andmine olematule dokumendile oli võimatu. Selle asemel käsitleti taotlust komisjoni juhendi punkti 4 kohaselt teabenõudena. Selle koodeksi kohaselt oli vastutav ametnik kohustatud andma üldsuse esindajatele teavet, mida nad taotlesid, või teavitama neid põhjustest, miks teavet ei olnud võimalik esitada. Puudus aga nõue teavitada isikut kordustaotluse esitamise õigusest või tema käsutuses olevatest õiguskaitsevahenditest, kuna neid menetlusi ei kohaldatud teabenõude suhtes.

OLAF oli andnud kaebuse esitajale teavet, mida ta oli palunud, nimelt et taotletud dokumentide loetelu ei olnud olemas, et OLAF oleks pidanud talle selle teabe andmiseks kõigi kõnealuste aastate kohta koostama enam kui 8000 dokumendist koosneva loetelu ning et see oleks olnud ebaproportsionaalne halduskoormus.

Seega oli kaebuse esitaja taotluste käsitlemine OLAFi poolt täielikult kooskõlas komisjoni tegevusjuhendi nõuetega.

Määruse nr 1049/2001 artiklis 11 on sätestatud:

„Registrid

1. Selleks et käesolevast määrusest tulenevad kodanike õigused oleksid tõhusad, võimaldab iga institutsioon üldsusele juurdepääsu dokumendiregistrile. Juurdepääs registrile tuleks tagada elektroonilisel kujul. Viited dokumentidele kantakse registrisse viivitamata.
2. Iga dokumendi kohta sisaldab register viitenumbrit (sealhulgas vajaduse korral institutsioonidevahelist viidet), teemat ja/või dokumendi sisu lühikirjeldust ning kuupäeva, mil see saadi või koostati ja registrisse kanti. Viited esitatakse viisil, mis ei kahjusta artiklis 4 sätestatud huvide kaitset.
3. Institutsioonid võtavad viivitamata vajalikud meetmed, et luua register, mis hakkab toimima 3. juuniks 2002."

Komisjoni 5. detsembri 2001. aasta otsuse 2001/937/EÜ, ESTÜ, Euratom (millega muudetakse komisjoni kodukorda)(3) artiklis 8, millega rakendatakse määruse 1049/2001 artiklit 11, käsitletakse registri katvust. Selles on sätestatud:

„Määruse (EÜ) nr 1049/2001 artiklis 11 sätestatud registri ulatust laiendatakse järk-järgult. See tehakse teatavaks EUROPA kodulehel.”

Komisjon on astunud olulisi samme nende nõuete rakendamiseks. Nagu kaebuse esitajale 11. mai 2005. aasta kirjas selgitati, kasutas komisjon oma kaalutlusõigust, luues registri oma kõige olulisematest dokumentidest. Kaebuse esitajale oli antud link sellele registrile. Europa kodulehel tehti komisjoni registri kohta järgmine avaldus:

„Seetõttu on komisjon otsustanud luua registri, kuhu kantakse kõigepealt teatavad dokumendikategooriad, eelkõige seadusandlikud dokumendid, millel on COM-, C- ja SEC-numbrid, ning muud kategooriad, nagu komisjoni koosolekute päevakorrad ja protokollid. Register sisaldab viiteid üksnes alates 1. jaanuarist 2001 koostatud dokumentidele. Kohaldamisala laiendatakse järk-järgult muudele dokumendikategooriatele.”

Kuna OLAF oli osa komisjonist, osales ta komisjoni registris ning sellest tulenevalt lisati sinna pettusevastast poliitikat ja OLAFi tegevusvaldkonda käsitlevad dokumendid. Register arenes pidevalt, et lisada üha rohkem dokumente. Sel viisil olid komisjon ja OLAF täielikult täitnud artikli 11 nõuded.

Kaebuse esitaja tsiteeris määruse (EÜ) nr 1049/2001 artikli 11 lõikes 2 kasutatud sõnu „iga dokument” kontekstiväliselt, viidates sellele, et kõik institutsiooni dokumendid tuleb kanda tema registrisse. Siiski täpsustati selles lõikes lihtsalt, millist teavet tuleks iga registrisse kantud dokumendi kohta esitada. Selles ei kehtestatud nõuet, et kõik institutsiooni dokumendid peavad olema loetletud. Määruse 1049/2001 artikkel 11 ja komisjoni rakendussätete artikkel 8 ei käsitlenud küsimust, millised dokumendid tuleks registrisse kanda, jättes selle nõude nõuetekohase rakendamise institutsiooni otsustada. Nagu eespool näidatud, kasutas komisjon selles osas oma kaalutlusõigust heas usus.

Eespool esitatud põhjustel oli OLAF kaebuse esitaja taotlusi käsitlenud täiesti korrektselt.

Kaebuse esitaja märkused

Kaebuse esitaja jäi oma märkustes kaebuse juurde ja esitas järgmised täiendavad märkused:

Määruse nr 1049/2001 artikli 11 lõikes 1 on sätestatud: „Viited dokumentidele kantakse registrisse viivitamata.” Seda ei saa tõlgendada teisiti kui nii, et kõik dokumendid tuleb registrisse kanda kohe pärast nende esitamist. Seda tõlgendust kinnitas määruse artikkel 9, milles on sätestatud, et tundliku sisuga dokumentide puhul tuleb hinnata, millised viited tuleb registris teha, ning et need dokumendid kantakse registrisse „ainult dokumendi koostaja nõusolekul”. Sellest tuli järeldada, et seadusandja kavatses põhimõtteliselt kanda kõik dokumendid avalikku registrisse, kuid nägi ette erandid konkreetsete dokumentide puhul. OLAFi keeldumine oleks seega õiguspärane, kui asjaomased dokumendid kuuluksid määruse 1049/2001 artiklis 9 sätestatud kategooriatesse. Ilmselgelt see nii ei olnud ja OLAF ei olnud sellele ka tuginenud.

Näis, et komisjon suhtub registri pidamise kohustusse vähem tõsiselt kui määruse 1049/2001 sõnastus seda nõuab. Kuigi määrus oli kehtinud alates 3. detsembrist 2001 ja kuigi register pidi toimima 3. juuniks 2002, oli komisjon seni teinud vaid ühe sammu, nimelt avaldanud KOM-, C- ja SEC-dokumentide nimekirja. Kuigi nõukogu ja parlament olid loonud suhteliselt täielikud registrid, vähendas komisjon de facto isegi oma avalikke registreid. Kui hr Prodi oli avaldanud kirjavahetuse (mittetäieliku) nimekirja, siis tema ametijärglane komisjoni presidendina hr Barroso otsustas selle tava lõpetada.

Hiljuti avaldatud komisjoni talituste töödokumendis „Osakondadevahelise töörühma aruanne võimaliku Euroopa läbipaistvuse algatuse kohta“ tunnistas komisjon, et tema registrite ulatus on „veel suhteliselt piiratud“ ja et see põhjustab „märkimisväärse hulga haldustööd“, kuna kodanike juurdepääsutaotlused on sageli ebatäpsed.

Igal juhul jäi küsimus, kas OLAF peab registrit. Kuigi OLAF seda eitas, oli ilmne, et OLAFil oli dokumentide registreerimise süsteem. Seega oli kahtlemata olemas registrid, mis olid põhimõtteliselt kättesaadavad. OLAF ei olnud seda küsimust käsitlenud. Samuti ei käsitlenud ta tema pakkumist kontrollida täielikku registrit, et vältida OLAFi lisapingutusi.

Kaebuse esitaja juhtis tähelepanu sellele, et OLAF oli püüdnud oma arvukaid menetlusvigu põhjendada, väites, et tema taotlus ei olnud määrusel 1049/2001 põhinev taotlus. Seda argumenti ei kasutatud aga siis, kui OLAF oli tema esimese taotluse tagasi lükanud.

Lõpetuseks ütles kaebuse esitaja, et OLAFi argumendid ei olnud veenvad. Ta kordas oma seisukohta, et tuleks anda juurdepääs asjaomastele dokumentide loeteludele või kõigi OLAFi dokumentide täielikule registrile.

Täiendavad uurimised

Pärast OLAFi arvamuse ja kaebuse esitaja tähelepanekute hoolikat kaalumist selgus, et vaja on täiendavaid uurimisi.

Esimene täiendava teabe nõudmine

Seetõttu esitas ombudsman 13. detsembril 2005 OLAFile taotluse täiendava teabe saamiseks. Ombudsman palus OLAFil vastata järgmistele küsimustele:

(1) Oma arvamuses käsitles OLAF käesolevas kaebuses tõstatatud sisulist küsimust ja kahte kaebuse esitaja 20. mai 2005. aasta e-kirjas esitatud neljast punktist. OLAF ei vastanud siiski kaebuse esitaja kriitikale, mis puudutas 1) asjaolu, et vastupidiselt komisjoni rakendussätetele oli esialgse juurdepääsutaotlusega tegelenud isik (P.) teinud otsuse ka tema kordustaotluse kohta, ning 2) asjaolu, et P. oli oma 11. mai 2005. aasta vastuses märkinud, et edasistele asjaomast küsimust käsitlevatele kirjadele ei vastata. Ombudsman palus neid küsimusi kommenteerida.

(2) Kaebuse esitaja väitis oma märkustes, et OLAFil on ilmselgelt dokumentide registreerimise süsteem ja seega on kahtlemata olemas registrid. Kaebuse esitaja näis väitvat, et OLAF saaks seega esitada talle nõutud nimekirjad, ilma et ta peaks kandma ebaproportsionaalset halduskoormust. Kaebuse esitaja viitas ka oma pakkumisele kontrollida täielikku registrit, et vältida OLAFi lisapingutusi. Ombudsman palus OLAFil neid punkte kommenteerida.

(3) Kaebuse esitaja esitas oma märkustes täiendavaid argumente, et toetada oma seisukohta, et määruse 1049/2001 artikliga 11 ette nähtud register peaks olema täielik. Kaebuse 917/2000/GG uurimise raames oli ombudsmanil juba olnud võimalus kaaluda küsimust, kas üldsuse juurdepääsu eeskirjad nõuavad dokumentide täieliku loetelu või registri pidamist. Uurimise tulemusel koostati soovituse projekt ja seejärel eriaruanne parlamendile. Ombudsman palus OLAFil esitada oma seisukohad kaebuse esitaja esitatud väidete ja eespool nimetatud eriaruande võimaliku asjakohasuse kohta käesoleva juhtumi puhul.

Juhtumis 917/2000/GG (mis puudutas Euroopa Liidu Nõukogu) esitatud soovituse projektis väljendas ombudsman oma seisukohta.

„et hea halduse põhimõtted nõuavad, et selleks, et kodanikud saaksid nõuetekohaselt kasutada oma õigust pääseda juurde dokumentidele, on kõik nõukogule esitatavad dokumendid loetletud dokumendis või registris, mis on kodanikele kättesaadav. Täiendavat haldustööd, mida see nõukogu jaoks kaasa toob, tuleks aktsepteerida, pidades silmas, kui oluline on kodanike õigus pääseda juurde nõukogu valduses olevatele dokumentidele, et tagada nõukogu otsuste tegemise avatus ja läbipaistvus.”

Ombudsman märkis oma eriaruandes selle juhtumi kohta, et nõukogu oli oma üksikasjalikus arvamuses nõustunud tema soovituse projektiga esitada täielik nimekiri või register. Ombudsmani arvates jättis nõukogu vastus siiski ruumi kahtlusteks. Seejärel märkis ombudsman järgmist:

„Tuleb siiski arvesse võtta [määrust 1049/2001]. EÜ asutamislepingu artikli 255 lõike 2 alusel vastu võetud määruse artikli 11 lõikes 1 on sätestatud, et kõik kolm institutsiooni tagavad üldsuse juurdepääsu dokumendiregistrile. Määruse artikli 11 lõikes 2 on sätestatud, et see register sisaldab viidet igale dokumendile. Nagu on märgitud artikli 11 lõikes 1, on sellise registri pidamise kohustus kehtestatud selleks, et „tõhustada käesolevast määrusest tulenevaid kodanike õigusi”. Määruse artiklis 1 on siiski täpsustatud, et määruse eesmärk on tagada võimalikult laiaulatuslik juurdepääs dokumentidele. Samuti tuleks märkida, et määruse artikli 2 lõike 3 kohaselt kohaldatakse määrust kõigi nimetatud institutsioonide valduses olevate dokumentide suhtes. (...)

Ombudsman järeldab eespool öeldu põhjal, et määrusega 1049/2001 on kehtestatud õiguslik kohustus luua ja teha kättesaadavaks avalik register kõigi nõukogule esitatud dokumentide kohta. (...)“

OLAFi vastused

OLAF vastas sellele teabenõudele 31. jaanuaril 2006. Arvestades, et see kiri vastas ainult kahele kolmest küsimusest, mille ombudsman oli OLAFile esitanud, palus ombudsman 10. veebruari 2006. aasta kirjas vastata ülejäänud küsimusele. OLAF saatis täiendava vastuse 2. märtsil 2006.

Oma vastustes tegi OLAF järgmised märkused:

Esimese küsimuse puhul oli OLAF käsitlenud kõiki kaebuse esitaja tõstatatud küsimusi. OLAFi 14. aprilli 2005. aasta kiri, millele oli alla kirjutanud P., ei kujutanud endast juurdepääsu andmisest keeldumist, kuna kaebuse esitaja taotletud dokumenti ei olnud olemas. Pigem oli tegemist vastusega teabenõudele. Kaebuse esitaja 14. aprilli 2005. aasta vastus oli adresseeritud P-le. Seega oli täiesti asjakohane, et P. allkirjastaks vastuse, mis saadeti 11. mail 2005. Juba nimetatud põhjusel ei kujutanud kaebuse esitaja 14. aprilli 2005. aasta e-kiri endast kordustaotlust. Pigem oli tegemist korduva taotlusega sama teabe saamiseks, mida kaebuse esitaja oli taotlenud juba 30. märtsil 2005. Kuna 11. mai 2005. aasta kiri oli juba OLAFi teine kiri sama teabenõude kohta, oli täiesti asjakohane märkida, et vastavalt komisjoni juhendi punktile 4 peetakse edasist kirjavahetust sellel teemal korduvaks ja sellele ei vastata. Sellele avaldusele vaatamata saatis OLAF 28. juunil 2005 kolmanda vastuse, et tagada selles küsimuses täielik selgus ja võtta kaebuse esitajat vastu võimalikult suures ulatuses. Selles kirjas oli taas selgitatud, et kaebuse esitaja taotlust käsitletakse teabenõudena.

Mis puudutab teist küsimust, siis OLAF ei ole kunagi väitnud, et tal puudub dokumentide registreerimise süsteem. Vastupidi, OLAF järgis täielikult komisjoni dokumendihalduse eeskirju ja menetlusi, sealhulgas dokumentide registreerimist ja registrite pidamist käsitlevaid eeskirju. Seega käideldakse kõiki sissetulevaid, sise- ja väljaminevaid postisaadetisi kooskõlas OLAFi posti registreerimise süsteemiga. E-post registreeritakse komisjoni sissetulevate ja väljaminevate dokumentide keskses registreerimistarkvaras „Adonis“ ning skaneeritakse. OLAFi makropiirkondlikud strateegiad on oluline juhtimisvahend. See ei ole siiski mõeldud üldsuse juurdepääsu võimaldamiseks. See ei võimalda piiratud otsingut, kus konkreetseid andmevälju saab läbi vaadata. Seega rikuks kaebuse esitajal täieliku registriga tutvumise võimaldamine jämedalt ühenduse andmekaitsesätteid.

Selleks et anda talle taotletud teavet, oleks OLAF kohustatud mitte ainult koostama nimekirja kõigist Saksamaa föderaalvalitsusele ja Saksamaa piirkondlikele omavalitsustele viie aasta jooksul saadetud sissetulevatest ja väljaminevatest kirjadest, vaid vaatama läbi kõik nimekirjas olevad punktid tagamaks, et neis sisalduva teabe avalikustamine ei rikuks ühenduse ametisaladuse ja andmekaitse nõudeid ega siseriiklikke kohtusaladuse nõudeid. On ütlematagi selge, et sellise nimekirja koostamine kõigist OLAFi sissetulevatest ja väljaminevatest kirjadest mis tahes adressaadile ja autorile ning nendelt oleks veelgi koormavam.

Nagu OLAFi varasemates märkustes märgitud, palus OLAF kaebuse esitajal esitada täiendavaid üksikasju selle kohta, milline kirjavahetus teda huvitab. Seni oli ta keeldunud seda tegemast. Kui ombudsman julgustaks teda oma taotlust piirama, näiteks piiratuma ajavahemikuga, võimaldaks see OLAFil tema taotluse rahuldada. Näidates OLAFi võetud kohustust saavutada rahuldav tulemus, lisati 2004. aasta kolme viimast kuud hõlmav loetelu.

Mis puudutab kolmandat küsimust, siis kuna OLAF kuulus komisjoni, kanti ta komisjoni registrisse. Komisjoni, mitte OLAFi ülesanne oli otsustada, millised dokumendid tema registrisse kanda. Komisjoni registrid sisaldavad praegu viiteid enam kui 73 000 dokumendile. Neid registreid laiendati pidevalt, et hõlmata üha rohkem dokumente. Praegu ei kavatsenud komisjon siiski lisada oma veebiregistritesse viiteid kirjavahetusele ega dokumente, mis käsitlevad tundlikke küsimusi, näiteks OLAFi tegevust.

Komisjon pidi mõistlikult kohaldama määruse 1049/2001 artikli 11 nõuet ja tasakaalustama seda muude kohustustega, nagu ametisaladuse hoidmise kohustus ja andmekaitsenõuded. Võttes arvesse uurimisvolitustega talituste, näiteks OLAFi töö tundlikku laadi, võib isegi operatiivküsimustega seotud dokumentide olemasolu avalikustamine mõnel juhul kahjustada juurdluse eesmärki ning avaldada konfidentsiaalset teavet, mille suhtes kohaldatakse ametisaladuse hoidmise ja andmekaitse nõudeid. OLAFi ja liikmesriikide ametiasutuste vaheline kirjavahetus hõlmas sageli väga tundlikke küsimusi, nagu OLAFi juurdluse tulemuste edastamine, mis edastati liikmesriigi õigusasutusele järelmeetmete võtmiseks.

Komisjoni valik selle kohta, millised dokumendid lisada tema avalikult kättesaadavatesse elektroonilistesse registritesse, oli kooskõlas teiste institutsioonide valikuga nende registrite kohta. Nõukogu register sisaldas kõiki standarddokumente, mida nõukogu, sealhulgas selle ettevalmistavad organid, arutasid. Registrisse ei lisatud aga kirjavahetust ja seda ei olnud kavas kohe teha. Samuti sisaldas Euroopa Parlamendi register ametlikke seadusandlikke dokumente. Kuigi register sisaldas mõningast kirjavahetust, oli see ainult ametlik kirjavahetus, peamiselt teiste institutsioonidega. Komisjoni lähenemisviis oli kooskõlas ka ombudsmani enda tavaga, kes ei lisanud oma veebisaidile kogu kirjavahetuse registrit.

Kohustus, et iga institutsiooni dokument peab olema kantud tema avalikult juurdepääsetavasse registrisse, oleks suur halduskoormus. Täielikke registreid oleks isegi võimatu hallata, kuna komisjoni talitused tegelevad iga päev väga suure hulga dokumentidega. Komisjon oli siiski alustanud oma dokumentide süstemaatilist sisemist registreerimist kõigi oma talituste suhtes kohaldatavate siduvate eeskirjade alusel.

Määruse 1049/2001 artikli 6 lõike 2 ja artikli 11 täielikuks jõustamiseks täiendas komisjon vastuseks konkreetsetele dokumentidele juurdepääsu taotlustele oma avalikult kättesaadavaid veebipõhiseid registreid, esitades loetelu dokumentidest, mille eesmärk on aidata taotlejal kindlaks teha dokumendid, mida ta taotleb. Kooskõlas selle poliitikaga oli OLAF juba esitanud kaebuse esitajale nimekirja, mis hõlmas kolmekuulist ajavahemikku, ning oleks valmis esitama dokumentide loetelu, kui ta oma taotlust kitsendaks.

Täiendavate küsimuste korral komisjoni registri kohta tehti ettepanek, et need tuleks adresseerida otse komisjonile.

Kaebuse esitaja märkused

Kaebuse esitaja esitas oma märkustes järgmised märkused:

Positiivne oli märkida, et OLAF tunnistas nüüd kaudselt, et dokumendiregistrid tuleks teha kättesaadavaks vähemalt taotluse korral. Samuti oli tervitatav, et OLAF oli suutnud esitada sellise nimekirja vähemalt kolme kuu jooksul.

Kuna OLAFi vastustes viidati sõnaselgelt määrusele 1049/2001, tunnistas ta kaudselt, et kõnealune määrus on tema juurdepääsutaotluste puhul asjakohane. Seega on nende taotluste menetluslikku käsitlemist puudutav kriitika endiselt kehtiv.

Asjaolu, et mõned liidu institutsioonid ei ole veel täielikult täitnud oma kohustust pidada avalikke dokumendiregistreid, ei ole argument sellise õigusliku kohustuse olemasolu vastu.

Asjaolu, et dokumentide loeteludest võidi teatud tingimustel välja jätta tundliku sisuga dokumendid, ei olnud midagi uut. Nagu ta oli juba märkinud oma tähelepanekutes OLAFi arvamuse kohta, oli see võimalus sõnaselgelt ette nähtud määruse 1049/2001 artiklis 9.

Praegu kehtivates õigusnormides ei olnud ette nähtud, et dokumentide registrit saaks teha kättesaadavaks üksnes „piiratuma ajavahemiku“ puhul. Seega jäeti asjaomaste dokumentide loetelude taotlus jõusse. Siiski oli muidugi vastuvõetav, et OLAF esitas kõigepealt 2004. aasta nimekirja ja seejärel järk-järgult 2003., 2002., 2001. ja 2000. aasta nimekirjad, näiteks iga paari nädala tagant.

Teine täiendava teabe nõue

12. juulil 2006 esitas ombudsman OLAFile teise täiendava teabe taotluse. Ombudsman küsis selle juhtumi kohta teavet ka komisjonilt.

OLAF-i kohta märkis ombudsman, et OLAF oli hea tahte märgina esitanud 2004. aasta viimase kolme kuu dokumentide loetelu, mis sisaldas viiteid umbes 300 dokumendile. Siiski näib, et ainult väike osa sellest (ligikaudu 60 dokumenti) puudutab kirjavahetust Saksamaa föderaalvalitsuse talitustega ja Saksamaa liidumaade valitsustega kui sellistega, samas kui ülejäänud puudutasid kirjavahetust teiste Saksamaa ametiasutuste või kohtutega. Ombudsman juhtis tähelepanu sellele, et tema talitused võtsid seetõttu kaebuse esitajaga ühendust, et kontrollida, milliseid dokumente ta oli OLAFile taotluse esitamisel silmas pidanud. Kaebuse esitaja kinnitas, et tema taotlus puudutas üksnes OLAFi kirjavahetust Saksamaa föderaalvalitsuse ja Saksamaa liidumaade valitsuste talitustega ning et OLAF oli loetlenud rohkem dokumente, kui ta oli kavandanud. Seetõttu palus ombudsman OLAFil teda teavitada, kas see selgitus võib mõjutada tema seisukohta seoses käesoleva kaebusega.

Oma kirjas komisjonile palus ombudsman vastust järgmistele küsimustele:

(1) Kas komisjon võiks selgitada, kas ta on seisukohal, et dokumentide register, mille ta on loonud määruse 1049/2001 artikli 11 järgimiseks, peaks põhimõtteliselt hõlmama kõigi komisjoni talituste, sealhulgas OLAFi valduses olevaid dokumente, või on ta seisukohal, et OLAFi sõltumatus talle määratud ülesannete täitmisel nõuab teistsugust lahendust?

(2) Kui komisjon leiab, et tema dokumendiregister peaks põhimõtteliselt hõlmama ka OLAFi valduses olevaid dokumente, siis kas komisjon võiks täpsustada, kuidas OLAFi valduses olevad dokumendid sellesse registrisse kantakse, eelkõige seoses asutusega, kes otsustab sellise lisamise üle?

(3) Kui komisjon leiab, et tema dokumendiregister peaks põhimõtteliselt hõlmama ka OLAFi valduses olevaid dokumente, siis kas komisjon võiks selgitada, miks OLAFi kirjavahetus ei näi olevat sellesse registrisse kantud?

OLAFi vastus

OLAF märkis oma repliigis, et tema esitatud loetelu koostati kõigepealt elektroonilise otsinguga, mis hõlmas kogu kirjavahetust Saksamaa ametiasutustega või nendelt saadud kirjadega. Seda arvutiotsingut ei olnud võimalik piirata ainult Saksamaa Liitvabariigi valitsuse ja Saksamaa liidumaade valitsustega, kuna tarkvara ei võimaldanud otsingus sellist täpsustamist. Tõepoolest, asjaomane kirjavahetus ei olnud kunagi adresseeritud valitsusele kui sellisele, vaid osutas konkreetsele valitsuse teenistusele või asutusele kui adressaadile või saatjale. Seetõttu ei olnud sobivat otsingusõna, mida saaks kasutada. OLAF-i sõnul oleks seega vaja, et töötaja vaataks läbi iga loetelus oleva kirje ja kustutaks käsitsi kõik kanded, mis ei hõlma kirjavahetust Saksamaa Liitvabariigi valitsuse ja Saksamaa liidumaade valitsustega. See oleks koormavam kui kogu Saksamaa ametiasutustele saadetavate ja neilt saadetavate kirjade loetelu koostamine. OLAF väitis seetõttu, et ombudsmani mainitud selgitus ei mõjutanud OLAFi seisukohta, sest esialgse nimekirja käsitsi koostamise suurem koormus tasakaalustaks lühema nimekirja iga punkti läbivaatamise koormuse vähenemist, et tagada ametisaladuse, andmekaitse ja siseriikliku kohtusaladuse nõuete järgimine.

Komisjoni vastus

Komisjon esitas oma vastuses järgmised märkused:

(1) OLAF on komisjoni talitus, kuid on oma juurdlustes täiesti sõltumatu. Kuna OLAF ei ole institutsioon ega eraldiseisev juriidiline isik, tuleks seda käsitada määruse 1049/2001 kohaldamisel komisjoni osana. OLAFi sõltumatus ei takista OLAFi valduses olevate dokumentide lisamist komisjoni dokumendiregistrisse.

(2) Komisjon haldab peamiselt kahte avalikku dokumendiregistrit, millest üks hõlmab COM-, C- ja SEC-seeria dokumente, sealhulgas komisjoni koosolekute päevakordi ja protokolle, ning teine dokumente, mis on seotud komisjoni otsuste tegemisel abistavate komiteede tööga. Kõik nendesse registritesse kuuluvad OLAFi dokumendid on neisse kantud.

(3) Komisjoni avalike registrite kohaldamisala ei hõlma veel kirjavahetust. Määruses (EÜ) nr 1049/2001 ei nõuta, et institutsioonid looksid kõigi dokumentide kohta põhjalikud avalikud registrid. Komisjon kaalub siiski oma registrite kohaldamisala võimalikku laiendamist.

Kaebuse esitaja märkused

Kaebuse esitaja jäi oma märkustes kaebuse juurde.

OMBUDSMANi võimalused leida sõbralik lahendus

Pärast arvamuse ja tähelepanekute hoolikat kaalumist ei olnud ombudsman veendunud, et OLAF oli kaebuse esitaja väidetele adekvaatselt vastanud.

Sõbraliku lahenduse ettepanek

Ombudsmani põhikirja(4) artikli 3 lõike 5 kohaselt peab ombudsman otsima koos asjaomase institutsiooniga nii palju kui võimalik lahendust haldusomavoli juhtumi kõrvaldamiseks ja kaebuse esitaja nõuete rahuldamiseks.

Seetõttu tegi ombudsman OLAFile sõbraliku lahenduse leidmiseks järgmise ettepaneku:

1. OLAF võiks kaaluda kaebuse esitajalt menetlusnormide rikkumise pärast vabanduse palumist.
2. OLAF võiks kaaluda kaebuse esitaja nõutud teabe esitamist.

Selles kirjas esitas ombudsman muu hulgas järgmised esialgsed järeldused:

• OLAF käitus valesti, kui ta teatas kaebuse esitajale oma 11. mai 2005. aasta kirjas, et kuna tegemist on juba teise samateemalise päringuga, peetakse võimalikku edasist kirjavahetust korduvaks (vastavalt komisjoni juhendi punktile 4) ja seetõttu sellele ei vastata. (Ettepaneku punkt 10)
• Oli kaheldav, kas asjaomaste nimekirjade koostamine oli nii tülikas ja aeganõudev, nagu OLAF väitis. (Ettepaneku punkt 18)
• OLAF ei esitanud ühtegi konkreetset põhjust, miks kaebuse esitaja taotluses osutatud kirjavahetust võiks või ei peaks kandma komisjoni peetavasse avalikku dokumendiregistrisse. Seega ei saa OLAFil nüüd lubada väita, et kaebuse esitaja taotluse täitmine võib nüüd nõuda märkimisväärsel hulgal tööd. (Ettepaneku punkt 21)

OLAFi arvamus

Oma arvamuses tegi OLAF järgmised märkused:

Menetlusküsimustes oli määrusega 1049/2001 loodud mehhanism seotud olemasolevale dokumendile juurdepääsu keelamisega. Käesoleval juhul oli esimese vastuse andmise ajal ilmne, et kaebuse esitaja taotlusele vastavat dokumenti ei olnud olemas. Neil asjaoludel oli taotluse ainus loogiline käsitlus käsitleda seda teabenõudena. OLAF oli seega kaebuse esitaja taotlust nõuetekohaselt käsitlenud.

Mis puudutab juhtumi sisu, siis põhines komisjoni senine lähenemisviis mitte kanda kirjavahetust oma avalikku elektroonilisse registrisse erilistel raskustel seda liiki dokumentide tervikliku süsteemi rakendamisel viisil, mis ei kahjustanud määruse 1049/2001 artiklis 4 sätestatud huvide kaitset. Seetõttu ei tohiks OLAFit süüdistada selles, et ta ei ole varem loonud avalikku registrit, mis sisaldaks kogu kirjavahetust.

OLAF oli valmis esitama mõne dokumendi loetelu, tingimusel et kaebuse esitaja kitsendas oma loetelu, nii et sellise loetelu koostamine ei oleks OLAFi jaoks ebaproportsionaalne halduskoormus.

Kaebuse esitaja ettepanekut esitada talle samm-sammult nimekiri, mida ta oli taotlenud, oli hoolikalt kaalutud. Selle loetelu esitamine oli siiski ebaproportsionaalne halduskoormus. Isegi ajaliselt jaotatuna kujutaks see endast olulist ülesannet, mis vähendaks vahendeid, mis on kättesaadavad OLAFi põhiülesandeks, milleks on pettuste ärahoidmine ja avastamine.

Ombudsmani täiendava teabe nõue

Selle arvamuse põhjal pidas ombudsman võimalikuks, et OLAF võis jätta tähelepanuta tema ettepaneku teatavad lõigud, nimelt menetlusküsimusi käsitleva punkti 10 ning juhtumi sisu käsitlevaid punkte 18 ja 21. Seetõttu küsis ombudsman OLAFilt, kas tal on eespool öeldut silmas pidades märkusi, mida lisada juba 30. jaanuari 2007. aasta kirjas esitatud märkustele.

OLAFi vastus

Oma vastuses esitas OLAF järgmised märkused:

Ombudsmani ettepaneku punkti 10 puhul ei keeldunud OLAF kaebuse esitajale teist vastust andmast, vaid lihtsalt juhtis tema tähelepanu asjaolule, et mis tahes edasist kirjavahetust peetakse korduvaks. Asjaomase sätte (komisjoni juhendi punkt 4) kasutamist peetakse tulevikus siiski viimaseks abinõuks, mida OLAF peaks kasutama alles pärast hoolikat kaalumist ja juhul, kui asjaolud selgelt õigustavad sellist kirjavahetuse käsitlemist.

Ombudsmani ettepaneku punktide 18 ja 21 osas ei olnud midagi lisada eelmisele vastusele, mis anti pärast küsimuste hoolikat kaalumist. Kaebuse esitaja taotlust ei olnud võimalik rahuldada lihtsalt elektroonilise otsinguga konkreetsete otsingusõnade alusel. See oli põhjus, miks OLAF pidi kontrollima kõiki 300 kannet, mis olid seotud kirjavahetusega Saksamaa ametiasutustega, kui ta oli teinud valimi moodustamise, et mõõta vajaliku töö ulatust. OLAF sai seetõttu kahetsusega vaid korrata, et ta ei saa ombudsmani sellekohase ettepanekuga nõustuda.

Juba selgitatud põhjustel ei oleks otstarbekas lisada OLAFi kirjavahetust avalikku registrisse. Ombudsmani pakutud määruse 1049/2001 artikli 11 lai tõlgendus ei oleks kooskõlas ka teiste institutsioonide tavadega.

Kaebuse esitaja märkused

Kaebuse esitaja jäi oma märkustes kaebuse juurde. Ta väitis, et ta ei pidanud tema taotluse menetlemisega kaasnevat halduskoormust eriti ebatavaliseks. Lisaks rõhutas kaebuse esitaja, et nagu ta oli juba varem märkinud, on määruse 1049/2001 artiklis 9 sõnaselgelt ette nähtud võimalus jätta tundliku sisuga dokumendid avalikust registrist välja. Kui kõik asjaomased dokumendid peaksid olema konfidentsiaalsed ja tundliku sisuga, ei tuleks neid ilmselgelt registrisse ega nimekirja kanda. Kaebuse esitaja lisas, et OLAF ei ole seda küsimust käsitlenud.

Ombudsmani hinnang

OLAFi arvamuse ja kaebuse esitaja sellekohaste tähelepanekute põhjal järeldas ombudsman, et sõbralikku lahendust ei ole võimalik saavutada.

OMBUDSMANi soovituse eelnõu

Soovituse projekt

mail 2007 edastas ombudsman OLAFile järgmise soovituse eelnõu (5):

1. OLAF peaks kaebuse esitaja ees vabandama menetlusnormide rikkumise pärast.
2. OLAF peaks esitama kaebuse esitaja nõutud teabe.

Soovituse projekt põhines ombudsmani arvamusel, et OLAF ei olnud oma seisukohta piisavalt selgitanud ning eelkõige ei olnud ta kindlaks teinud, et kaebuse esitaja nõutud nimekirjade koostamine kujutaks endast ebaproportsionaalset koormust (6).

OLAFi üksikasjalik arvamus

Oma üksikasjalikus arvamuses soovituse projekti kohta tegi OLAF järgmised märkused:

Menetlusküsimustes puudutas asjaomane taotlus olematut dokumenti ja kujutas endast seega tegelikult teabenõuet. Seega ei kuulunud taotlus määruse 1049/2001 kohaldamisalasse. Seda teabenõuet käsitleti nõuetekohaselt.

Mis puudutab juhtumi sisu, siis OLAF oli kasutanud Adonise süsteemi, et koostada 2004. aasta kolme viimast kuud hõlmav 300 kirjest koosnev loetelu. Ombudsman leidis, et "vaid" 60 neist dokumentidest olid asjakohased. Isegi kui eeldada, et ainult üks viiest kaubaartiklist on asjakohane, annaks Adonise koostatud 8000 kaubaartiklist koosnev nimekiri tulemuseks 1600 kaubaartiklist koosneva lõpliku nimekirja kogu viieaastase perioodi jooksul. Lisaks hõlmaks see veel 8000 kande läbivaatamist OLAFi töötajate poolt, et täpsustada loetelu rohkem, kui oli võimalik Adonise otsinguga. Nagu valimi koostamise puhul, peaks enamik OLAFi üksuste juhte olema kaasatud, et kontrollida nende vastutusalasse kuuluvat kirjavahetust. Lisaks peaksid Saksamaa advokaat ja andmekaitseametnik loetelu läbi vaatama, et tagada kõigi andmekaitsenõuete täitmine.

See nõuaks palju tunde OLAFi piiratud inimressursse, takistades muude pakiliste küsimuste käsitlemist. Kaebuse esitaja ettepanek saata kogu loetelu samm-sammult ei vähendaks halduskoormust, vaid ainult jagaks seda aja jooksul.

Isegi seoses määrusega 1049/2001 olid ühenduse kohtud kinnitanud, et kohaldada tuleb proportsionaalsuse põhimõtet. Oma otsuses kohtuasjas T-2/03 rõhutas Esimese Astme Kohus, et see põhimõte „nõuab, et ühenduse institutsioonide võetud meetmed ei läheks kaugemale sellest, mis on taotletavate eesmärkide saavutamiseks sobiv ja vajalik; kui on võimalik valida mitme sobiva meetme vahel, tuleb rakendada kõige vähem piiravat meedet ning tekitatud piirangud peavad olema vastavuses seatud eesmärkidega."(7)

OLAF kordas oma pakkumist, et kaebuse esitaja kitsendaks oma taotlust nii, et see keskenduks konkreetsemalt tema vajadustele, ühitades seeläbi tema huvid hea halduse huvidega. Kaebuse esitajale antud abi ulatus sõltus suuresti tema valmisolekust teha OLAFiga koostööd, et suunata oma taotlus individuaalselt tuvastatud või tuvastatavatele dokumentidele.

Samad kaalutlused peaksid a fortiori kehtima ka teabele juurdepääsu taotluse puhul.

OLAF leidis seega, et ta ei eitanud kaebuse esitaja õigusi, kui ta oli mitu korda kutsunud teda üles piirduma oma taotluses sellega, mis on hädavajalik. Kuni praeguseni ei olnud kaebuse esitaja sellele kutsele vastanud.

OLAF nõustus, et määruse 1049/2001 artikli 11 lõikes 1 väljendatud aluspõhimõte on kodanike õiguste tõhustamine. OLAF ja komisjon toetasid seda ideed ning komisjoni registriga hõlmatud teemade ringi laiendatakse järk-järgult. Nagu juba märgitud, ei olnud isegi ombudsman veel loonud ammendavat registrit, mis hõlmaks kogu kirjavahetust.

Seega pidi OLAF kaebuse esitaja esitatud teabenõude järelmeetmena kasutama muid vahendeid. Need vahendid olid aga loodud muudel eesmärkidel ja nende kasutamine nõudis intensiivset individuaalset sisenemispõhist kontrolli. „Adonise“ kasutamine taotletud loetelu koostamiseks tõi kaasa märkimisväärse halduskoormuse, kuna i) see nõudis iga loetellu kandmise individuaalset läbivaatamist, tagamaks, et sellesse ei ole lisatud isikuandmeid ega muud konfidentsiaalset teavet, ning ii) otsingufunktsioon „Adonises“ oli piiratud ega võimaldaks ilma oluliste käsitsi tehtavate täpsustusteta koostada selliseid nimekirju, mis on vajalikud kaebuse esitaja taotlusele vastamiseks.

Eespool öeldut arvesse võttes ei nõustunud OLAF sellega, et kaebuse esitaja taotluse käsitlemisel esines menetlusnormide rikkumisi. Peale selle ja pärast hoolikat kaalumist ei suutnud OLAF mõistlikke hea halduse standardeid kohaldades aktsepteerida ebaproportsionaalset halduskoormust, mis kaasnes kaebuse esitaja viieaastase perioodi taotluse täieliku loetelu koostamisega.

Kaebuse esitaja märkused

Kaebuse esitajalt märkusi ei saadud.

Otsus

1 Asjakohased faktid ja ombudsmani lähenemisviis

1.1 Käesolev juhtum puudutab seda, kuidas OLAF menetles kahte taotlust, mille oli talle esitanud kaebuse esitaja, Saksa ajakirjanik. Mõlemad taotlused põhinesid Euroopa Parlamendi ja nõukogu 30. mai 2001. aasta määrusel (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele (8) (edaspidi "määrus 1049/2001").

1.2 Oma esimeses taotluses, mis esitati 30. märtsil 2005, palus kaebuse esitaja juurdepääsu "täielikule nimekirjale kirjavahetusest, mis OLAFil oli Saksamaa Liitvabariigi valitsuse ja Saksamaa liidumaade valitsuste talitustega 2003. ja 2004. aastal". Oma teises taotluses, mis esitati 20. mail 2005, palus kaebuse esitaja „täielikku loetelu kirjavahetusest, mis OLAFil oli Saksamaa föderaalvalitsuse ja Saksamaa liidumaade valitsuste talitustega aastatel 2000, 2001 ja 2002”.

1.3 Arvestades, et välja arvatud ajavahemik, mida need kaks taotlust puudutavad, on need kaks taotlust identsed ja et teise taotluse käsitlemine ei hõlma küsimusi, mis lähevad kaugemale küsimustest, mida OLAF tõstatab esimese taotluse käsitlemisel, keskenduvad järgmised kaalutlused viimasele.

1.4 OLAF-i direktor P. teatas 14. aprillil 2005 kaebuse esitajale, et taotletud dokumenti ei ole võimalik talle anda, kuna sellist dokumenti ei ole olemas. Samal päeval esitas kaebuse esitaja vastusena sellele teatele kordustaotluse. Kaebuse esitaja väitis, et P. avaldus oli vastuolus määruse 1049/2001 artikliga 11. Kaebuse esitaja arvates sätestati selles sättes, et kõik dokumendid tuleks kanda avalikult kättesaadavasse registrisse. Kaebuse esitaja märkis, et tema taotluse eesmärk oli saada sellest registrist väljavõte. Ta märkis, et komisjon ja teised ühenduse asutused on talle varem selliseid väljavõtteid andnud või esitanud need tema palvel.

1.5 P. väitis oma 11. mai 2005. aasta vastuses, et määruse 1049/2001 artikkel 11 ei kohusta asjaomaseid institutsioone kõiki dokumente registrisse kandma. P. märkis, et komisjon on loonud registri oma oluliste dokumentide kohta. Lisaks juhtis ta tähelepanu sellele, et puudub nimekiri OLAFi kirjavahetusest, mida kaebuse esitaja taotles, ning et sellise kirjavahetuse koostamine oleks OLAFile ebaproportsionaalselt koormav. Lõpetuseks ütles P., et arvestades, et see oli juba kaebuse esitaja teine samateemaline küsimus, käsitatakse komisjoni käitumisjuhendi (9) (edaspidi "komisjoni juhend") punkti 4 kohaselt mis tahes edasist kirjavahetust korduvana ja seetõttu sellele ei vastata.

1.6 20. mail 2005 esitas kaebuse esitaja Euroopa Pettustevastasele Ametile (OLAF) kaebuse, milles ta kordas oma seisukohta selles küsimuses. Kaebuse esitaja kritiseeris ka 1) asjaolu, et P. ei olnud oma 14. aprilli 2005. aasta kirjas teda teavitanud tema õigusest esitada kordustaotlus; 2) asjaolu, et vastupidiselt komisjoni rakendussätetele oli esialgset juurdepääsutaotlust menetlenud isik teinud otsuse ka oma kordustaotluse kohta; 3) asjaolu, et P. oli teatanud, et edasistele kirjadele ei vastata; ning 4) asjaolu, et 11. mai 2005. aasta kirjas ei teavitatud teda tema õigusest esitada hagi või kaebus ombudsmanile.

1.7 OLAF saatis 10. juunil 2005 kaebuse esitajale kirja ja vastas kaebuse esitaja 20. mai 2005. aasta kirjale 28. juunil 2005. Selles vastuses kinnitas OLAF, et kaebuse esitaja taotletud nimekirju ei ole olemas ning et seetõttu käsitleti tema 30. märtsi ja 20. mai 2005. aasta taotlusi teabenõuetena. Taotletud teabe esitamine nõuaks umbes 8000 dokumendist koosneva nimekirja koostamist ja seega OLAFi arvates ebaproportsionaalseid jõupingutusi. OLAF oli siiski valmis aitama nii palju kui võimalik. Seetõttu palus ta kaebuse esitajal esitada talle huvipakkuva kirjavahetuse kohta täpsemat teavet (nt saatja või saaja nimi, kuupäev või viide).

1.8 29. juunil 2005 ombudsmanile esitatud kaebuses väitis kaebuse esitaja sisuliselt, et OLAF ei olnud tema 30. märtsil 2005 esitatud dokumentidega tutvumise taotlust, 14. aprillil 2005 esitatud kordustaotlust ega 20. mai 2005. aasta kaebust sisuliselt ja menetluslikult nõuetekohaselt käsitlenud. Seejärel esitas kaebuse esitaja vastavad väited selle kohta, kuidas OLAF käsitles tema 20. mai 2005. aasta teist taotlust.

1.9 Ombudsman märkis, et esialgne kaebus oli suunatud nii komisjonile kui ka OLAFile. Arvestades aga, et OLAF (ja ainult OLAF) näis olevat seda küsimust algusest peale käsitlenud, leidis ombudsman, et uurimise algatamiseks komisjoni suhtes ei ole piisavalt alust. Seetõttu algatas ombudsman uurimise üksnes OLAFi suhtes.

1.10 Uurimise käigus jäi OLAF oma seisukoha juurde. Rõhutades, et OLAF soovib näidata oma pühendumust rahuldava tulemuse saavutamisele, esitas ta kaebuse esitajale siiski nimekirja 2004. aasta viimase kolme kuu jooksul vahetatud asjakohastest kirjadest.

1.11 Ombudsman esitas 14. detsembril 2006 OLAFile sõbraliku lahenduse ettepaneku, mille viimane tagasi lükkas. Seetõttu esitas ombudsman 15. mail 2007 OLAFile soovituse eelnõu. Selle soovituse projekti lükkas aga tagasi ka OLAF.

1.12 Ombudsman peab asjakohaseks käsitleda menetlusküsimusi enne juhtumi sisulist läbivaatamist.

2 Menetluslikud aspektid

2.1 Kaebuse esitaja kritiseeris 1) asjaolu, et P. ei teavitanud teda oma 14. aprilli 2005. aasta kirjas oma õigusest esitada kordustaotlus, 2) asjaolu, et vastupidiselt komisjoni rakendussätetele oli esialgset juurdepääsutaotlust menetlev isik teinud otsuse ka tema kordustaotluse kohta; 3) asjaolu, et P. oli teatanud, et edasistele kirjadele ei vastata; ning 4) asjaolu, et 11. mai 2005. aasta kirjas ei teavitatud teda tema õigusest esitada hagi või kaebus ombudsmanile.

2.2 OLAF tunnistas oma arvamuses, et määruses 1049/2001 on sätestatud, et kui esialgne dokumentidele juurdepääsu taotlus ei ole täielikult rahuldatud, tuleb taotlejat teavitada kordustaotluse esitamise võimalusest. Kui ka kordustaotlus lükati tagasi, tuli taotlejat teavitada võimalusest esitada apellatsioon Esimese Astme Kohtule või ombudsmanile. OLAFi sõnul ei olnud need menetlused aga kohaldatavad juhul, kui taotleti dokumenti, mida ei olnud olemas, kuna oli võimatu anda juurdepääsu olematule dokumendile. OLAF väitis, et selle asemel käsitleti taotlust teabenõudena vastavalt komisjoni juhendi 4. jaole. Selle koodeksi kohaselt oli vastutav ametnik kohustatud andma üldsuse esindajatele teavet, mida nad taotlesid, või teavitama neid põhjustest, miks teavet ei olnud võimalik esitada. Puudus aga nõue teavitada isikut kordustaotluse esitamise õigusest või tema käsutuses olevatest õiguskaitsevahenditest, kuna neid menetlusi ei kohaldatud teabenõude suhtes. Seega oli OLAF kaebuse esitaja taotlusi käsitlenud täiesti õigesti.

2.3 Kaebuse esitaja märkis oma märkustes, et OLAF oli püüdnud oma arvukaid menetlusvigu põhjendada, väites, et tema taotlus ei olnud määrusel 1049/2001 põhinev taotlus. Seda argumenti ei kasutatud aga siis, kui OLAF oli tema esimese taotluse tagasi lükanud.

2.4 13. detsembril 2005 palus ombudsman OLAFilt nende küsimuste kohta täiendavat teavet.

2.5 Oma vastuses rõhutas OLAF, et tema 14. aprilli 2005. aasta kiri, millele oli alla kirjutanud P., ei kujutanud endast juurdepääsu andmisest keeldumist, kuna kaebuse esitaja taotletud dokumenti ei olnud olemas. Kaebuse esitaja 14. aprilli 2005. aasta vastus oli adresseeritud P-le. OLAFi arvates oli seega täiesti asjakohane, et P. allkirjastaks 11. mail 2005 saadetud vastuse. Juba nimetatud põhjusel ei kujutanud kaebuse esitaja 14. aprilli 2005. aasta e-kiri endast kordustaotlust. OLAFi sõnul oli tegemist pigem korduva taotlusega sama teabe saamiseks, mida kaebuse esitaja oli taotlenud juba 30. märtsil 2005. Kuna 11. mai 2005. aasta kiri oli juba OLAFi teine kiri sama teabenõude kohta, leidis OLAF, et on täiesti asjakohane märkida, et vastavalt komisjoni juhendi punktile 4 peetakse edasist kirjavahetust sellel teemal korduvaks ja sellele ei vastata. Sellele avaldusele vaatamata saatis OLAF 28. juunil 2005 kolmanda vastuse, et tagada selles küsimuses täielik selgus ja võtta kaebuse esitajat vastu võimalikult suures ulatuses. Selles kirjas oli taas selgitatud, et kaebuse esitaja taotlust käsitletakse teabenõudena.

2.6 Kaebuse esitaja jäi oma märkustes oma seisukohtade juurde.

2.7 Nii vastuses ombudsmani ettepanekule leida sõbralik lahendus kui ka üksikasjalikus arvamuses kordas OLAF oma veendumust, et kaebuse esitaja taotluse käsitlemisel ei ole menetlusnorme rikutud.

2.8 Euroopa hea haldustava eeskirja (10) artikli 23 kohaselt käsitletakse dokumentidele üldsuse juurdepääsu taotlusi kooskõlas määruses 1049/2001 sätestatud eeskirjade ja põhimõtetega.

2.9 Ombudsman märgib, et kaebuse esitaja 30. märtsi 2005. aasta taotlus põhines sõnaselgelt määrusel 1049/2001. OLAF esitas kaebuse esitajale 31. märtsil 2005 saadetud vastuvõtuteatise koopia. Selles e-kirjas teavitati kaebuse esitajat, et tema „dokumentidele juurdepääsu taotlus” on kätte saadud ja et ta saab määruse (EÜ) nr 1049/2001 kohaselt vastuse 15 tööpäeva jooksul. OLAFi 14. aprilli 2005. aasta vastuses viidatakse ka kaebuse esitaja taotlusele saada juurdepääs dokumentidele, mis on esitatud kooskõlas määrusega 1049/2001. Seega on selge, et OLAF oli teadlik asjaolust, et kaebuse esitaja taotlus oli esitatud määruse 1049/2001 alusel ja seda tuli vastavalt käsitleda.

2.10 Määruse 1049/2001 artikli 7 lõikes 1 on sätestatud, et juurdepääsu andmisest keeldumise korral teavitatakse taotlejat tema õigusest esitada kordustaotlus. Ombudsman mõistab, et OLAF ei esitanud seda teavet põhjusel, et dokumenti ei olnud olemas. Esmapilgul näib huvipakkuv OLAFi argument, et taotlejat ei ole vaja teavitada tema õigusest esitada sellisel juhul kordustaotlus. Kui dokumenti ei ole olemas, kujutaks kordustaotluse esitamine endast tõepoolest tühja formaalsust, kuna asjaomane institutsioon saaks anda ainult sama vastuse, mille ta on juba andnud algsele taotlusele, nimelt et juurdepääsu ei saa anda, kuna asjaomast dokumenti ei ole olemas. Siiski tuleks arvesse võtta asjaolu, et määruses 1049/2001 ette nähtud kordustaotluse esitamise võimaluse eesmärk on võimaldada institutsioonil oma seisukoht uuesti läbi vaadata, et parandada võimalikud vead. Kuna ei saa välistada, et see läbivaatamine võib viia selleni, et dokument, mida institutsioon pidas olematuks, on siiski olemas, võib kordustaotlus olla sellistel asjaoludel siiski kasulik. Tegelikult on ombudsman juba pidanud tegelema juhtumitega, kus dokumendid avastati alles pärast kordustaotluse esitamist või pärast seda, kui ta oli algatanud uurimise seoses kaebusega juurdepääsutaotluse tagasilükkamise kohta. Neid asjaolusid arvesse võttes leiab ombudsman, et OLAFi seisukoht, et kaebuse esitajat ei olnud vaja teavitada tema õigusest esitada kordustaotlus, oli ekslik.

2.11 OLAF on väitnud, et tema 14. aprilli 2005. aasta kiri ei kujutanud endast juurdepääsu andmisest keeldumist, vaid pigem vastust teabenõudele. On tõepoolest mõeldav, et dokumendiga tutvumise taotlust võib juhul, kui seda dokumenti tõepoolest ei ole, mõista hoopis teabenõudena eeldatava dokumendi eseme kohta. Selles osas nõustub ombudsman OLAFi seisukohaga, mida ta väljendas oma vastuses ombudsmani ettepanekule leida kõnealuses juhtumis sõbralik lahendus, mille kohaselt oli loogiline käsitleda kaebuse esitaja taotlust teabenõudena. Sellisel juhul tuleks taotlejat siiski selgelt teavitada sellest, et tema juurdepääsutaotlust on tõlgendatud uuesti kui teabenõuet. Lisaks ja kuna administratsioon peab austama määrusega 1049/2001 ette nähtud õigusi, tuleks taotlejat teavitada ka sellest, et kui ta soovib juurdepääsutaotlust jätkata, võib ta esitada kordustaotluse. Ombudsman märgib siiski, et käesolevas asjas ei teavitanud OLAF kaebuse esitajat tema õigusest esitada kordustaotlus ega andnud oma 14. aprilli 2005. aasta kirjas selget teavet selle kohta, et ta kavatseb käsitleda taotlust kui teabenõuet. Esimene sellekohane soovitus sisaldus üksnes OLAFi vastuses kordustaotlusele, milles viidati „teabele juurdepääsu taotlusele”. See kiri oli siiski mitmeti mõistetav, kuna viide ise mainis dokumentidele juurdepääsu taotlust. OLAF selgitas alles oma 28. juuni 2005. aasta kirjas, et peab kaebuse esitaja uurimisi teabenõueteks. Seetõttu tuleb järeldada, et viis, kuidas OLAF rakendas kaebuse esitaja taotluse suhtes oma lähenemisviisi, ei olnud rahuldav.

2.12 5. detsembri 2001. aasta otsusega 2001/937/EÜ, ESTÜ, Euratom, millega muudetakse komisjoni töökorda,(11) võttis komisjon vastu üksikasjalikud eeskirjad määruse 1049/2001 kohaldamiseks komisjoni talituste, sealhulgas (selleks otstarbeks) OLAFi poolt. Kõnealuste eeskirjade artiklis 4 on sätestatud, et kordustaotluste kohta teeb otsuse OLAFi peadirektor (12). Asjaolu, et 11. mai 2005. aasta otsuse kaebuse esitaja kordustaotluse kohta saatis OLAFi direktor P. (st ühe OLAFi direktoraadi juhataja), ei olnud seega eeskirjadega kooskõlas.

2.13 Komisjoni rakenduseeskirjade artiklis 4 sätestatakse ka, et kordustaotluse kohta tehtud otsuses teavitatakse taotlejat tema õigusest esitada hagi esimese astme kohtule või kaebus ombudsmanile. See, et OLAF seda oma 11. mai 2005. aasta kirjas ei teinud, kujutab endast seega täiendavat menetlusnormi rikkumist.

2.14 Selle asemel, et esitada teavet, mis on ette nähtud komisjoni eeskirjades, millega rakendatakse määrust 1049/2001, teatas OLAF oma 11. mai 2005. aasta kirjas kaebuse esitajale, et kuna tegemist on juba teise samateemalise päringuga, käsitatakse komisjoni juhendi punkti 4 kohaselt mis tahes edasist kirjavahetust korduvana ja seetõttu sellele ei vastata. Arvestades asjaolu, et määruses (EÜ) nr 1049/2001 on ette nähtud kahetasandiline menetlus ja seega eeldatakse teist taotlust juhtudel, kui esialgne taotlus lükatakse tagasi, kujutas OLAFi vastus endast selgelt ebaõiget vastust kaebuse esitaja 14. aprilli 2005. aasta e-kirjale. Komisjoni koodeksi asjakohase sätte kohaldamine oleks olnud mõeldav ainult siis, kui OLAF oleks ühemõtteliselt ja algusest peale teavitanud kaebuse esitajat, et ta peab asjakohaseks käsitleda tema dokumentidele juurdepääsu taotlust teabenõudena. Kuna sellist teavet ei esitatud, ei saanud OLAF käesoleval juhul ilmselgelt sellele sättele tugineda. Ombudsman peab kasulikuks lisada, et isegi kui selline teave oleks esitatud, ei oleks olnud asjakohane tugineda komisjoni juhendi punktile 4, sest administratsioon peab austama määrusega 1049/2001 ettenähtud õigusi (nagu on selgitatud eespool punktis 2.10). Täielikkuse huvides tuleks arvesse võtta asjaolu, et komisjoni juhendi punktis 4 viidatakse kirjavahetusele, „mida võib põhjendatult pidada nõuetele mittevastavaks, näiteks seetõttu, et see on korduv”. Ombudsman ei mõista, kuidas saab kaebuse esitaja 14. aprilli 2005. aasta e-kirja pidada sobimatuks, isegi kui nõustuda OLAFi seisukohaga, et seda tuleb pidada teiseks teabenõudeks.

2.15 Eespool öeldu põhjal järeldab ombudsman, et OLAF on rikkunud mitmeid menetlusnorme ja et tegemist on haldusomavoli juhtumitega.

2.16 Ombudsman on seisukohal, et eespool punktis 2.1 nimetatud punktidega 1, 2 ja 4 seotud eeskirjade eiramised on omavahel seotud ja neid võib pidada suhteliselt väikesteks. Siiski tuleks arvesse võtta asjaolu, et OLAF ei ole selles osas isegi kahetsust väljendanud, rääkimata vabandamisest nende rikkumiste pärast, kuigi ombudsman oli soovitanud seda teha nii oma sõbraliku lahenduse ettepanekus kui ka soovituse projektis. Selle asemel on OLAF nõudnud, et ta oleks käsitlenud kaebuse esitaja taotlust nõuetekohaselt. Ombudsman avaldab kahetsust, et OLAF ei kasutanud seega võimalust lahendada juhtumi see aspekt, mis oleks olnud nii lihtne kui ka kodanikusõbralik.

2.17 Mis puudutab neljandat eeskirjade eiramist, mis on seotud kaebuse esitaja kirjavahetuse väidetavalt korduva iseloomuga, siis on ombudsmanil hea meel märkida, et OLAF on oma vastuses sõbraliku lahenduse ettepanekule rõhutanud, et asjaomast sätet, st komisjoni juhendi punkti 4, käsitletakse tulevikus viimase abinõuna, mida OLAF peaks kasutama alles pärast hoolikat kaalumist ja juhul, kui asjaolud selgelt õigustavad kirjavahetuse sellist käsitlemist. Ombudsman märgib siiski veel kord, et OLAF ei ole selles küsimuses kaebuse esitajat kahetsenud ega vabandanud.

2.18 Eespool öeldut silmas pidades järeldab ombudsman, et OLAF toimis valesti, kuna 1) oma esimeses vastuses kaebuse esitajale ei teavitanud ta kaebuse esitajat tema õigusest esitada kordustaotlus, 2) vastupidiselt komisjoni rakendussätetele oli esialgse juurdepääsutaotlusega tegelenud isik teinud otsuse ka tema kordustaotluse kohta; 3) et ta teatas kaebuse esitajale pärast kordustaotluse saamist, et täiendavatele kirjadele ei vastata; ning 4) et tema vastuses kaebuse esitaja kordustaotlusele ei teavitatud teda tema õigusest esitada hagi või kaebus ombudsmanile. Tegemist on haldusomavoli juhtumitega. Ombudsman peab oluliseks rõhutada, et tema järeldus punktide 1, 2 ja 4 kohta oleks olnud teistsugune, kui OLAF oleks algusest peale selgitanud, et ta peab kaebuse esitaja taotlust teabenõudeks, mitte määruse 1049/2001 kohaseks juurdepääsutaotluseks.

3 Sisulised küsimused

3.1 Kaebuse esitaja palus vastavalt 30. märtsil ja 20. mail 2005 OLAFilt juurdepääsu täielikule loetelule kirjavahetusest, mis tal oli Saksamaa Liitvabariigi valitsuse ja Saksamaa liidumaade valitsuste talitustega 2000., 2001., 2002., 2003. ja 2004. aastal. Kaebuse esitaja väitis, et määruse 1049/2001 artiklis 11 on sätestatud, et kõik dokumendid tuleks kanda avalikult kättesaadavasse registrisse. Kaebuse esitaja märkis, et tema taotluse eesmärk oli saada sellest registrist väljavõte. Ta märkis, et komisjon ja teised ühenduse asutused on talle varem selliseid väljavõtteid andnud või esitanud need tema palvel. OLAF oli seisukohal, et määruse 1049/2001 artikkel 11 ei kohusta asjaomaseid institutsioone lisama registrisse kõiki dokumente. Ta lisas, et puudub nimekiri OLAFi kirjavahetusest, mida kaebuse esitaja taotles, ning et selle koostamine oleks OLAFile ebaproportsionaalselt koormav.

Ombudsmanile esitatud kaebuses väitis kaebuse esitaja sisuliselt, et OLAF ei olnud nõuetekohaselt käsitlenud tema juurdepääsutaotluste sisu.

3.2 OLAF kinnitas oma arvamuses, et selliseid nimekirju ei ole olemas ja et seetõttu käsitleti taotlusi teabenõuetena. OLAFi sõnul oleks nõutud teabe esitamiseks vaja koostada nimekiri ligikaudu 8000 dokumendist. Seega nõuaks see OLAFi arvates ebaproportsionaalseid jõupingutusi. OLAF oli siiski valmis aitama nii palju kui võimalik. Seetõttu palus ta kaebuse esitajal esitada talle huvipakkuva kirjavahetuse kohta täpsemat teavet (nt saatja või saaja nimi, kuupäev või viide).

3.3 Kaebuse esitaja märkis oma märkustes, et määruse 1049/2001 artikli 11 lõikes 1 on sätestatud, et "viivitused dokumentidele registreeritakse registris viivitamata". Kaebuse esitaja sõnul ei saa seda tõlgendada teisiti kui nii, et kõik dokumendid tuleb registrisse kanda kohe, kui need on esitatud. Seda tõlgendust kinnitas määruse artikkel 9, milles sätestati, et tundliku sisuga dokumentide puhul tuleb hinnata, millised viited tuleb registrisse teha, ning et need dokumendid tuleb registrisse kanda „ainult dokumendi koostaja nõusolekul”. Kaebuse esitaja väitis, et sellest tuleb järeldada, et seadusandja kavatses põhimõtteliselt kanda kõik dokumendid avalikku registrisse, kuid nägi ette erandid konkreetsete dokumentide puhul. OLAFi keeldumine oleks seega õiguspärane, kui asjaomased dokumendid kuuluksid määruse 1049/2001 artiklis 9 sätestatud kategooriatesse. Ilmselgelt see nii ei olnud ja OLAF ei olnud sellele ka viidanud.

3.4 Oma vastuses ombudsmani esimesele täiendava teabe taotlusele väitis OLAF, et talle nõutud teabe andmiseks on OLAF kohustatud mitte ainult koostama nimekirja kõigist Saksamaa föderaalvalitsusele ja Saksamaa piirkondlikele omavalitsustele viie aasta jooksul saadetud sissetulevatest ja väljaminevatest kirjadest, vaid vaatama läbi kõik nimekirjas olevad punktid, tagamaks, et neis sisalduva teabe avalikustamine ei rikuks ühenduse ametisaladuse ja andmekaitse nõudeid ega siseriiklikke kohtusaladuse nõudeid. OLAF oli seega palunud kaebuse esitajal esitada täiendavaid üksikasju selle kohta, milline kirjavahetus teda huvitab. Seni oli ta keeldunud seda tegemast. Kui ombudsman julgustaks teda oma taotlust piirama, näiteks piirama tähtaega, võimaldaks see OLAFil tema taotluse rahuldada. OLAF lisas, et näitamaks oma pühendumust saavutada rahuldav tulemus, lisati 2004. aasta kolme viimast kuud hõlmav nimekiri.

OLAF juhtis tähelepanu sellele, et määruse 1049/2001 artikli 6 lõike 2 ja artikli 11 täielikuks jõustamiseks täiendas komisjon vastuseks konkreetsetele dokumentidele juurdepääsu taotlustele oma avalikult kättesaadavaid veebipõhiseid registreid, esitades loetelu dokumentidest, mille eesmärk on aidata taotlejal teha kindlaks dokument, mida ta taotleb. Ta lisas, et kooskõlas selle poliitikaga on OLAF juba esitanud kaebuse esitajale nimekirja, mis hõlmab kolmekuulist ajavahemikku, ning on valmis esitama mõned täiendavad loetelud dokumentidest, kui ta oma taotlust kitsendab.

3.5 Kaebuse esitaja rõhutas oma märkustes, et praegu kehtivates õigusnormides ei ole ette nähtud, et dokumentide registrit saaks kättesaadavaks teha ainult "piiratud aja jooksul". Seega jäeti asjaomaste dokumentide loetelude taotlus jõusse. Kaebuse esitaja rõhutas siiski, et loomulikult on vastuvõetav, kui OLAF esitab kõigepealt 2004. aasta nimekirja ja saadab seejärel järk-järgult 2003., 2002., 2001. ja 2000. aasta nimekirjad, näiteks iga paari nädala tagant.

3.6 Oma vastuses ombudsmani esitatud sõbraliku lahenduse ettepanekule kordas OLAF oma seisukohta, et nimekirja koostamine kõigi asjaomaste aastate kohta kujutaks endast ebaproportsionaalset halduskoormust. OLAF lisas, et kaebuse esitaja ettepanekut esitada talle samm-sammult nimekiri, mida ta oli taotlenud, on hoolikalt kaalutud. OLAFi sõnul kujutas selle loetelu esitamine endast siiski ebaproportsionaalset halduskoormust. Isegi ajaliselt jaotatuna kujutaks see endast olulist ülesannet, mis vähendaks vahendeid, mis on kättesaadavad OLAFi põhiülesandeks, milleks on pettuste ärahoidmine ja avastamine.

3.7 Oma üksikasjalikus arvamuses soovituse projekti kohta kordas OLAF oma seisukohta ja täpsustas seda ombudsmani märkuste valguses. OLAF väitis, et isegi kui eeldada, et ainult üks viiest kaubaartiklist on asjakohane, oleks Adonise süsteemi alusel koostatud 8000 kaubaartiklist koosneva nimekirja tulemuseks ikkagi 1600 kaubaartiklist koosnev lõplik nimekiri kogu viieaastase perioodi jooksul. Lisaks hõlmaks see veel 8000 kande läbivaatamist OLAFi töötajate poolt, et täpsustada loetelu rohkem, kui oli võimalik Adonise otsinguga. OLAF lisas, et enamik tema üksuste juhte peaks olema kaasatud, et kontrollida nende vastutusalasse kuuluvat kirjavahetust. Lisaks peaksid Saksamaa advokaat ja andmekaitseametnik loetelu läbi vaatama, et tagada kõigi andmekaitsenõuete täitmine. OLAFi sõnul kulutaks see palju tunde tema piiratud inimressurssidele, takistades muude pakiliste küsimuste käsitlemist.

OLAF lisas, et põhimõtte tähtsust seoses määrusega 1049/2001 on rõhutanud Esimese Astme Kohus oma otsuses kohtuasjas T-2/03. OLAFi arvates sõltus kaebuse esitajale antava abi ulatus suuresti tema valmisolekust teha OLAFiga koostööd, et suunata tema taotlus individuaalselt tuvastatud või tuvastatavatele dokumentidele. OLAF väitis, et samad kaalutlused peaksid a fortiori kehtima ka teabele juurdepääsu taotluse puhul.

OLAF märkis, et on nõus, et määruse 1049/2001 artikli 11 lõike 1 eesmärk on muuta kodanike õigused tõhusaks. Ta viitas asjaolule, et komisjoni registriga hõlmatud teemade ringi laiendatakse järk-järgult. OLAF juhtis tähelepanu ka sellele, et isegi ombudsman ei olnud veel loonud ammendavat registrit, mis hõlmaks kogu kirjavahetust.

3.8 Ombudsman märgib, et kaebuse esitaja väide põhineb seisukohal, et OLAF peaks talle esitama määruse 1049/2001 artikli 11 alusel nõutavad nimekirjad. Selle sätte kohaselt peab iga institutsioon selleks, et muuta käesolevast määrusest tulenevad kodanike õigused tõhusaks, „tagama üldsusele juurdepääsu registrile. Juurdepääs registrile tuleks tagada elektroonilisel kujul. Viited dokumentidele kantakse registrisse viivitamata.”

3.9 Ombudsmanil on juba olnud võimalus seda sätet kaaluda parve soovituses ja sellele järgnenud eriaruandes, mille ta esitas juhtumi 917/2000/GG kohta, mis puudutas Euroopa Liidu Nõukogu (13). Selles kohtuasjas jõudis ombudsman järeldusele, et nõukogu hallatav register peaks sisaldama kõiki nõukogule esitatud dokumente. Arvestades, et selles kohtuasjas oli kaebuse esitaja mures ainult seda liiki dokumentide pärast, ei pidanud ombudsman uurima, kas registrisse tuleks lisada ka muid dokumente, näiteks kirjavahetust teiste institutsioonide või kolmandate isikutega. Tuleb siiski märkida, et asjaomase registri eesmärk on, nagu on rõhutatud määruse 1049/2001 artiklis 11, „muuta käesolevast määrusest tulenevad kodanike õigused tõhusaks“. Artikli 2 lõikes 3 on sätestatud, et määrust kohaldatakse kõikide institutsiooni valduses olevate dokumentide suhtes, see tähendab institutsiooni koostatud ja talle saadetud ning tema valduses olevate dokumentide suhtes kõikides Euroopa Liidu tegevusvaldkondades. Põhjenduses 4 on märgitud, et määruse (EÜ) nr 1049/2001 eesmärk on tagada „üldsuse juurdepääsuõiguse võimalikult täielik rakendamine”. Neid asjaolusid silmas pidades leiab ombudsman, et artiklis 11 osutatud register saab saavutada oma eesmärgi „muuta käesolevast määrusest tulenevad kodanike õigused tõhusaks” ainult siis, kui see on võimalikult terviklik. On tõepoolest raske mõista, kuidas kodanik saaks oma andmetega tutvumise õigust nõuetekohaselt kasutada, kui ta isegi ei tea, millised dokumendid on institutsiooni valduses.

3.10 Arusaamatuste vältimiseks on oluline rõhutada, et see põhimõte ei tähenda, et kahjustatakse õigustatud huve, mis võivad õigustada saladuse hoidmist. Esiteks on artikli 11 lõikes 2 sätestatud, et viited avalikus registris tuleb teha viisil, „mis ei kahjusta artiklis 4 sätestatud huvide kaitset“. Kuna artiklis 4 on ette nähtud erandid juurdepääsuõigusest, et kaitsta teatavaid avalikke ja erahuve, on selge, et asjaomaste dokumentide registreerimisel tuleb arvesse võtta vajadust kaitsta huve, millele OLAF on viidanud. Teiseks, nagu kaebuse esitaja on õigesti märkinud, on artikli 9 lõikes 2 sätestatud, et institutsioon peab hindama, „ilma et see piiraks artikli 11 lõike 2 kohaldamist“, milliseid viiteid tundliku sisuga dokumentidele (st dokumentidele määruse 1049/2001 artikli 9 lõike 1 tähenduses) võib teha avalikus registris. Seetõttu on täiesti võimalik, et teatavad tundliku sisuga dokumendid ei pea olema kantud avalikku dokumendiregistrisse. Pidades silmas võimalusi kaitsta konfidentsiaalsuse õigustatud huve, mida määrus 1049/2001 võimaldab, ei ole ombudsman veendunud OLAFi väites (vastuses sõbraliku lahenduse ettepanekule), et ei oleks otstarbekas lisada viiteid OLAFi kirjavahetusele avalikku registrisse. Ombudsmanil on hea meel märkida, et OLAF ei näi seda seisukohta oma üksikasjalikus arvamuses kordavat.

3.11 Ombudsman leiab siiski, et käesolev juhtum ei kohusta teda üksikasjalikumalt uurima määruse 1049/2001 (14) artikli 11 lõikest 1 tulenevate kohustuste ulatust. Tuleb märkida, et OLAF ei ole eitanud, et kaebuse esitajale võib anda juurdepääsu sellistele nimekirjadele, mida ta on taotlenud. Vastupidi, OLAF on sõnaselgelt viidanud asjaolule, et komisjon, püüdes tagada määruse 1049/2001 artikli 6 lõike 2 ja artikli 11 täielikku õigusmõju, täiendas vastuseks konkreetsetele dokumentidele juurdepääsu taotlustele oma avalikult kättesaadavaid veebipõhiseid registreid, esitades loetelu dokumentidest, mille eesmärk on aidata taotlejal kindlaks teha dokumendid, mida ta taotleb. OLAF lisas, et kooskõlas selle poliitikaga on ta juba esitanud kaebuse esitajale nimekirja, mis hõlmab kolmekuulist ajavahemikku, ning on valmis esitama dokumentide täiendava loetelu, kui ta oma taotlust kitsendab. Seega näib, et OLAF ei eita kaebuse esitaja õigust saada sellist teavet, mida ta taotleb, vaid üksnes väidab, et kogu teabe esitamine nõuaks temalt ebaproportsionaalseid jõupingutusi.

3.12 OLAF on oma arvamuses väitnud, et kaebuse esitaja taotluse täitmine kohustaks teda koostama nimekirja rohkem kui 8000 dokumendist ning et see oleks ebaproportsionaalne halduskoormus. Nagu eespool mainitud, on OLAF oma üksikasjalikus arvamuses ombudsmani soovituse projekti kohta seda seisukohta laiendanud.

3.13 Näib kasulik märkida, et Esimese Astme Kohus on juba pidanud käsitlema küsimust, kas dokumentidele juurdepääsu andmisest võib määruse 1049/2001 alusel keelduda, kui asjaomase taotluse menetlemine kujutaks endast administratsioonile liiga suurt koormust.

3.14 Oma otsuses kohtuasjas T-2/03 (15) leidis kohus järgmist:

„101 Tuleb siiski meeles pidada, et taotlejal on võimalik esitada määruse nr 1049/2001 alusel juurdepääsutaotlus, mis puudutab ilmselgelt ebamõistlikku hulka dokumente, võib-olla tühistel põhjustel, sundides seega tegema oma taotluse menetlemiseks töömahtu, mis võib oluliselt halvata institutsiooni nõuetekohase toimimise. Samuti tuleb märkida, et kui taotlus puudutab väga suurt hulka dokumente, peegeldab institutsiooni õigus otsida koos hagejaga määruse nr 1049/2001 artikli 6 lõike 3 alusel „õiglast lahendust“ võimalust, et vajaduse korral võetakse arvesse, olgugi et eriti piiratult, vajadust ühitada hageja huvid hea halduse huvidega.

102 Institutsioonil peab seega säilima õigus – erijuhtudel, kui dokumentide konkreetse ja individuaalse hindamisega kaasneks ebamõistlikult suur haldustöö – tasakaalustada üldsuse huvi dokumentidega tutvuda ja sellest tulenev töökoormus, et kaitsta nendel erijuhtudel hea halduse huve (vt analoogia alusel eespool punktis 69 viidatud kohtuotsus Hautala vs. nõukogu, punkt 86).

103 See võimalus on siiski kohaldatav ainult erandjuhtudel.

(...)

112 Seega võib sellest dokumentide hindamise kohustusest kõrvalekaldumine olla lubatav ainult erandjuhtudel ja ainult siis, kui dokumentide konkreetse ja individuaalse hindamisega kaasnev halduskoormus osutub eriti suureks, ületades seega mõistlikkuse piire (vt analoogia alusel eespool viidatud kohtuotsus Kuijer II, punkt 57).

113 Lisaks, kuna õigus tutvuda institutsioonide valduses olevate dokumentidega kujutab endast lähenemisviisi, mida tuleb põhimõtteliselt järgida, lasub selle ülesande ulatuse tõendamise kohustus institutsioonil, kes tugineb erandile, mis on seotud taotlusega kaasneva ülesande ebamõistlikkusega.”

3.15 Nagu eespool mainitud, on OLAF selgitanud, et nimekirja, millele kaebuse esitaja soovib juurdepääsu, ei ole veel olemas, kuid see tuleks koostada esimesena. Käesolev kohtuasi ei puuduta seega dokumentidele juurdepääsu taotlust määruse 1049/2001 tavapärases tähenduses, vaid taotlust koostada nimekiri dokumentidest, mis tuleb veel koostada. Ombudsman leiab siiski, et eespool nimetatud kohtupraktikat saab kohaldada ka käesolevale juhtumile, eriti kuna dokumentide loetelu koostamine juba elektroonilisel kujul kättesaadavate andmete või materjalide põhjal ei saa olla vaevalt koormavam ja aeganõudvam kui selle uurimine, kas dokumentidele endile saab anda juurdepääsu.

3.16 OLAF on järjekindlalt väitnud, et kaebuse esitaja nõude täitmine kujutaks endast ebaproportsionaalset töökoormust. Oma üksikasjalikus arvamuses ombudsmani soovituse projekti kohta esitas OLAF selle väite toetuseks siiski konkreetsemaid argumente.

3.17 Ainus konkreetne element, mida varem mainiti, oli 8000 dokumenti, millele OLAF viitas juba oma 28. juuni 2005. aasta kirjas kaebuse esitajale. Selle kirja kohaselt peaks OLAF koostama nimekirja 8000 dokumendist, et leida kaebuse esitaja nõutud teavet. See arv näib siiski sisaldavat paljusid dokumente, mida kaebuse esitaja taotlus ei hõlma. Ombudsman uuris 2004. aasta viimase kolme kuu kirjavahetuse nimekirja, mille OLAF edastas kaebuse esitajale hea tahte märgiks. Loetelu sisaldab ligikaudu 300 dokumenti, millest vaid väike osa (ligikaudu 60 dokumenti) olid kaebuse esitaja jaoks asjakohased, kuna need puudutasid kirjavahetust Saksamaa Liitvabariigi valitsuse ja Saksamaa liidumaade valitsuste talitustega. Ombudsmani arvates on seetõttu väga tõenäoline, et kaebuse esitaja taotlusele vastavate dokumentide koguarv on palju väiksem kui OLAFi esitatud arv.

3.18 Oma vastuses ombudsmani küsimusele väitis OLAF, et ta koostas enda esitatud nimekirja, otsides elektrooniliselt kogu kirjavahetust Saksamaa ametiasutustega või nendelt. OLAFi sõnul ei olnud võimalik piirata seda arvutiuuringut kirjavahetusega, mida vahetati Saksamaa föderaalvalitsuse ja Saksamaa liidumaade valitsustega, kuna tarkvara ei võimaldanud otsingus sellist täpsustamist. OLAF selgitas, et asjaomane kirjavahetus ei olnud kunagi adresseeritud valitsusele kui sellisele, vaid osutas konkreetsele valitsuse teenistusele või asutusele kui adressaadile või saatjale. OLAFi sõnul ei olnud seega sobivat otsingusõna, mida oleks saanud kasutada. OLAF väitis, et seega on vaja, et töötaja vaataks läbi kõik loetelus olevad punktid ja kustutaks käsitsi kõik kanded, mis ei hõlma kirjavahetust Saksamaa Liitvabariigi valitsuse ja Saksamaa liidumaade valitsustega. OLAFi sõnul oleks see koormavam kui Saksamaa ametiasutustele saadetavate ja neilt saadetavate kirjade loetelu koostamine. OLAF kordas oma üksikasjalikus arvamuses oma argumenti, et isegi kui nõustuda sellega, et ainult üks viiest algses nimekirjas olevast dokumendist on asjakohane, tähendaks kaebuse esitaja taotluse menetlemine siiski 8000 kande läbivaatamist OLAFi töötajate poolt, et täpsustada nimekirja rohkem, kui oli võimalik "Adonise" otsinguga.

3.19 See argument ei veena ombudsmani. On tõsi, et OLAFi poolt kaebuse esitajale esitatud nimekiri kinnitab, et OLAFi kirjavahetus ei ole adresseeritud föderaalvalitsusele või ühele liidumaa valitsusele kui sellisele, vaid konkreetsele teenistusele või asutusele. Tuleb siiski märkida, et käesoleval juhul on "konkreetne teenistus või asutus" asjaomase valitsuse asjaomane ministeerium või minister. Eespool nimetatud loetelu uurimine näitab, et kõiki kandeid peale ühe, mis tunduvad kaebuse esitaja taotluste puhul asjakohased, nimetatakse kirjavahetuseks Saksamaa (föderaal- või liidumaa) „ministeeriumiga“. Saksa vaste ("Ministerium") on alati märgitud kas eraldi sõnana või liitsõna "Bundesministerium" ("föderaalne ministeerium") osana. Ainus erand on kiri, mis on saadud Saksa "ministrilt" (saksa keeles "minister"). Seega ei näi olevat välistatud, et täiendava otsinguga, kasutades sellist otsingusõna nagu „minister“, saaks OLAF hõlpsasti eemaldada kõik need dokumendid, mis ei ole käesoleval juhul asjakohased. Ombudsman ei ole seega veendunud, et OLAFi viidatud tehnilised probleemid on sellised, et OLAF peaks tingimata kulutama ebaproportsionaalselt palju aega ja tööd, et koostada nimekiri, mis sisaldab kogu tema kirjavahetust Saksamaa föderaalvalitsuse ja Saksamaa liidumaade valitsustega.

3.20 On tõsi, et isegi kui eeldada, et ainult üks viiest Saksamaa ametiasutustega peetud kirjavahetuse esialgses nimekirjas sisalduvast teabest on asjakohane, oleks selle tulemuseks ikkagi ligikaudu 1600 asjakohasest teabest koosnev lõplik nimekiri kogu viieaastase perioodi jooksul.

3.21 Ombudsman nõustub, et sellise nimekirja läbivaatamine eesmärgiga teha kindlaks, et see ei sisalda konfidentsiaalseid andmeid, nõuab tõenäoliselt palju tööd.

3.22 Ombudsman usub siiski jätkuvalt, et OLAF ei ole tõendanud, et sel viisil nõutav töö oleks ebaproportsionaalne. See seisukoht põhineb järgmistel põhjustel.

3.23 Esiteks ei ole ombudsman veendunud, et asjaomase loetelu sellise versiooni koostamine, milles ei avaldata konfidentsiaalset teavet, on sama tülikas ja aeganõudev, nagu väidab OLAF. OLAF on selgitanud, et tema esitatud loetelu (mis hõlmab 2004. aasta viimast kolme kuud) puhul on ta seisukohal, et selle loetelu piiramine kaebuse esitaja taotlusele vastavate kirjetega oleks koormavam kui selliste loendite esitamine, mis osutavad ka kirjavahetusele teiste Saksamaa ametiasutustega, kuna sellisel juhul oleks vaja, et töötaja vaataks läbi kõik nimekirjas olevad kirjed ja kustutaks käsitsi kõik kirjed, mis ei hõlma kirjavahetust Saksamaa föderaalvalitsuse ja Saksamaa liidumaade valitsustega. Isegi kui eeldada, et mitteasjakohaste kirjasaadetiste käsitsi kõrvaldamine on vajalik (mis näib kaheldav, vt eespool punkt 3.19), näib ilmne, et asjaomane töö, mis on küll tüütu, kuid kahtlemata tüütu, ei nõuaks rohkem kui paar sekundit iga kirjasaadetise kohta. Tegelikult tuleb asjaomase loetelu neljast lahtrist viimases teha kindlaks, kas konkreetse kirja saatja või adressaat oli Saksamaa föderaalvalitsuse või liidumaa valitsuse ministeerium või minister, ning negatiivse järelduse korral asjaomane kanne kustutada. Lisaks on ilmne, et seda tööd võib teha isik, kes ei saa asjaomase kirjavahetuse sisust rohkem teada. OLAF on siiski ka väitnud, et ta peab kontrollima kõiki nimekirjas olevaid punkte, et tagada vastavus ametisaladuse, andmekaitse ja siseriikliku kohtusaladuse nõuetele. Avaldatud nimekirja puhul tähendas see, et OLAF pidi kontrollima kõiki 300 kannet, mitte 60 asjakohast kannet. Kui see on - nagu OLAF soovitas - vähem koormav kui ebaoluliste punktide väljajätmine, on raske vältida järeldust, et asjakohane läbivaatamine ei saa olla väga aeganõudev ja et asjaomaste nimekirjade koostamine ei saa olla liiga koormav, isegi kui see nimekiri peaks koosnema rohkem kui tuhandest punktist.

3.24 Teiseks on OLAF rõhutanud, et kuigi ta leiab, et kaebuse esitaja taotluste täielik täitmine nõuaks temalt ebaproportsionaalseid jõupingutusi, on ta jätkuvalt valmis kaebuse esitajat abistama tingimusel, et ta oma taotlust kitsendab. OLAF rõhutas, et kaebuse esitaja ettepanek, et ta võiks esitada otsitava teabe osade kaupa, ei ole vastuvõetav, kuna see ei mõjuta tehtava töö kogumahtu. Kindlasti on tõsi, et kaebuse esitaja nõuab jätkuvalt, et OLAF annaks talle kogu vajaliku teabe. Asjassepuutuva töö jaotamine pikemale ajavahemikule oleks aga ombudsmani arvates selgelt lihtsustanud OLAFil kaebuse esitaja soovide täitmist. Seetõttu usub ombudsman jätkuvalt, et kaebuse esitaja ettepanek oli nii mõistlik kui ka konstruktiivne ning et seda tuleb arvesse võtta, kui uuritakse, kas tema taotluse käsitlemine oleks nõudnud OLAFilt ebaproportsionaalseid jõupingutusi.

3.25 Kolmandaks tuleb arvesse võtta asjaolu, et administratsiooni võimalus tugineda asjaolule, et taotluse menetlemine tooks kaasa ebamõistliku haldustöö, on kohaldatav ainult "erandlikel asjaoludel", nagu Esimese Astme Kohus sedastas oma otsuses kohtuasjas T-2/03. Kohus kinnitas ka, et selles osas peab tõendamiskoormis lasuma institutsioonil, kes soovib sellele erandile tugineda (16). Ombudsmani arvates ei ole OLAF tõendanud, et kaebuse esitajale nõutud teabe andmine nõuaks temalt tõepoolest ebamõistlikku ja ebaproportsionaalset tööd. Kuigi käesolevas taotluses käsitletavate dokumentide arv näib olevat märkimisväärne, ei tohiks unustada, et OLAF ei pea otsustama, kas neile dokumentidele võib anda juurdepääsu, vaid lihtsalt seda, kas asjaomaste kirjavahetuse sisu kirjeldus, mis on kättesaadav Adonise süsteemis, sisaldab konfidentsiaalseid andmeid, mis tuleks enne nimekirja avalikustamist eemaldada, või erandjuhtudel seda, kas dokument on nii tundlik, et seda ei saa selles nimekirjas üldse nimetada. Kuivõrd seda saab järeldada kättesaadavaks tehtud loetelus sisalduvast teabest, näib, et teabe hulk, mida OLAF pidi kontrollima, oli väga piiratud (17).

3.26 Neljandaks, ja mis kõige tähtsam, selleks et kodanikud saaksid kasutada oma määrusest 1049/2001 tulenevaid õigusi, peavad nad teadma, millised dokumendid on asjaomase administratsiooni valduses. Niikaua kui puudub kergesti juurdepääsetav register nende dokumentide kohta või kui see register ei ole piisavalt täielik, peavad ELi institutsioonid ja asutused olema valmis esitama kodanikele nende valduses olevate dokumentide ad hoc nimekirjad, isegi kui nende nimekirjade koostamine on neile märkimisväärne koormus. Sellega seoses soovib ombudsman kinnitada, et ta on nõus, et OLAFi vahendeid tuleb peamiselt kasutada selle põhiülesande täitmiseks, millele ta viitas. See ei tähenda siiski, et OLAF peaks komisjoni liikme staatusest tulenevalt olema vabastatud kohustusest täita määrusest 1049/2001 tulenevaid kohustusi.

3.27 Ombudsman leiab, et selles kontekstis tuleks käsitleda veel üht küsimust, kuigi see ei ole käesoleva juhtumi käsitlemisel asjakohane. OLAF on rohkem kui ühel korral viidanud asjaolule, et ombudsmanil endal ei ole kergesti kättesaadavat registrit tema valduses olevate dokumentide kohta. Ombudsman peab vajalikuks juhtida tähelepanu sellele, et sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse register on Euroopa Ombudsmani büroos tõepoolest olemas ning seda peetakse ja ajakohastatakse pidevalt. Register sisaldab linke kõigi alates 2002. aastast saadetud või saadud dokumentide digiteeritud versioonile. Kui see register ei ole ikka veel interneti kaudu otse kättesaadav, siis just seetõttu, et tehnilised nõuded, mis tuleb kehtestada, pidades silmas teatavate dokumentide konfidentsiaalsuse tagamist, on alles väljatöötamisel. Kui aga mõni kodanik soovib, et teda teavitataks ombudsmani saadetud või saadud ja tema valduses olevatest dokumentidest, saab ombudsmani administratsioon esitada nimekirja kirjavahetusest ja konkreetsetest asjaomastest dokumentidest. Kui selline taotlus esitatakse, teevad ombudsmani talitused kõik endast oleneva, et anda kodanikele võimalikult kiiresti taotletud teavet. Ombudsmani bürool on ka täielik register kogu kirjavahetuse ja dokumentide kohta, mis on saadetud, saadud või koostatud ombudsmani uurimiste raames. See kaebuste ja uurimistega seotud dokumentide register on täielikult digitaliseeritud ja hõlmab kõiki ombudsmani uurimisi alates selle loomisest 1996. aastal. Ombudsman soovib rõhutada, et tema enda administratsiooni suhtes tuleb läbipaistvuse ja teenistusvalmiduse osas ilmselt kohaldada samu (kui mitte nõudlikumaid) nõudeid, mida ta loodab, et kõik teised ühenduse institutsioonid ja organid austavad.

3.28 Neid kaalutlusi silmas pidades on ombudsman seisukohal, et OLAF ei ole tõendanud, et kaebuse esitaja nõutud nimekirja koostamine kujutaks endast ebaproportsionaalset koormust.

3.29 Neil asjaoludel leiab ombudsman, et OLAF ei ole esitanud mõjuvat põhjust, miks ta ei täitnud kaebuse esitaja taotlust tutvuda täieliku loeteluga kirjavahetusest, mis tal oli Saksamaa föderaalvalitsuse ja Saksamaa liidumaade valitsuste talitustega 2000., 2001., 2002., 2003. ja 2004. aastal. Tegemist on järjekordse haldusomavoli juhtumiga.

4 Kokkuvõte

4.1 Ombudsmani selle kaebuse uurimise põhjal tuleb teha järgmine kriitiline märkus:

Euroopa hea haldustava eeskirja (18) artikli 23 kohaselt käsitletakse dokumentidele üldsuse juurdepääsu taotlusi kooskõlas määruses 1049/2001 sätestatud eeskirjade ja põhimõtetega.

Menetluslikes küsimustes leiab ombudsman, et OLAF toimis valesti, kuna 1) oma esimeses vastuses kaebuse esitajale ei teavitanud ta kaebuse esitajat tema õigusest esitada kordustaotlus, 2) vastupidiselt komisjoni rakendussätetele oli esialgse juurdepääsutaotlusega tegelenud isik teinud otsuse ka tema kordustaotluse kohta; (3) ta teatas kaebuse esitajale pärast kordustaotluse saamist, et täiendavatele kirjadele ei vastata; ning 4) vastuses kaebuse esitaja kordustaotlusele ei teavitatud teda tema õigusest esitada hagi või kaebus ombudsmanile. Tegemist on haldusomavoli juhtumitega. Ombudsman peab oluliseks rõhutada, et tema järeldus punktide 1, 2 ja 4 kohta oleks olnud teistsugune, kui OLAF oleks algusest peale selgitanud, et ta peab kaebuse esitaja taotlust teabenõudeks, mitte määruse 1049/2001 kohaseks juurdepääsutaotluseks.

Juhtumi sisu osas leiab ombudsman, et O LAF ei ole esitanud mõjuvat põhjust, miks ta ei täitnud kaebuse esitaja taotlust tutvuda täieliku loeteluga kirjavahetusest, mis tal oli Saksamaa föderaalvalitsuse ja Saksamaa liidumaade valitsuste talitustega 2000., 2001., 2002., 2003. ja 2004. aastal . Tegemist on järjekordse haldusomavoli juhtumiga.

4.2 Euroopa Ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikes 7 on sätestatud, et pärast soovituse projekti esitamist ja asjaomase institutsiooni või asutuse üksikasjaliku arvamuse saamist saadab ombudsman aruande Euroopa Parlamendile ja asjaomasele institutsioonile või asutusele.

4.3 Oma 1998. aasta aruandes juhtis ombudsman tähelepanu sellele, et tema võimalus esitada Euroopa Parlamendile eriaruanne on tema töö jaoks hindamatu väärtusega. Ta lisas, et seetõttu ei tohiks eriaruandeid esitada liiga sageli, vaid ainult seoses oluliste küsimustega, mille puhul parlament saab ombudsmani abistamiseks meetmeid võtta (19). aasta aruanne esitati Euroopa Parlamendile, kes kiitis selle heaks.

4.4 Nagu eespool mainitud, puudutab käesolev kohtuasi dokumentide loeteluga tutvumise taotlust. Kuigi see küsimus võib olla oluline kaebuse esitaja jaoks, on ombudsman seisukohal, et käesoleval juhul tuvastatud haldusomavoli tõenäolised tagajärjed ei ole piisavalt tõsised, et õigustada eriaruande esitamist Euroopa Parlamendile.

4.5 Seetõttu saadab ombudsman kõnealuse otsuse koopia OLAFile ja lisab lühikokkuvõtte 2007. aasta aruandesse, mis esitatakse Euroopa Parlamendile. Ombudsman lõpetab seega juhtumi menetlemise.

4.6 Otsusest teavitatakse ka OLAFi peadirektorit.

Lugupidamisega,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EÜT 2001, L 145, lk 43; ELT eriväljaanne 05/04, lk 46.

(2) Euroopa Komisjoni töötajate üldsusega suhtlemise hea haldustava eeskiri. See seadustik lisati komisjoni kodukorrale (EÜT 2000, L 308, lk 26; ELT eriväljaanne 01/04, lk 337) lisana.

(3) EÜT 2001, L 345, lk 94.

(4) Euroopa Parlamendi 9. märtsi 1994. aasta otsus 94/262 ombudsmani ülesannete täitmist reguleeriva korra ja üldtingimuste kohta (EÜT 1994, L 113, lk 15).

(5) Soovituse projekt on kättesaadav ombudsmani veebisaidil (http://www.ombudsman.europa.eu).

(6) Üksikasjad on esitatud soovituse projektis, mis on kättesaadav ombudsmani veebisaidil.

(7) Otsus kohtuasjas T-2/03: Verein für Konsumenteninformation vs. komisjon (EKL 2005, lk II-1121, punkt 99).

(8) EÜT 2001, L 145, lk 43; ELT eriväljaanne 05/04, lk 46.

(9) Euroopa Komisjoni töötajate üldsusega suhtlemise hea haldustava eeskiri. See seadustik lisati komisjoni kodukorrale (EÜT 2000, L 308, lk 26; ELT eriväljaanne 01/04, lk 337) lisana.

(10) Kättesaadav Euroopa Ombudsmani veebisaidil (http://www.ombudsman.europa.eu).

(11) EÜT L 345, lk 94.

(12) Sättes viidatakse "OLAFi direktorile". Euroopa Parlamendi ja nõukogu 25. mai 1999. aasta määruse (EÜ) nr 1073/1999 Euroopa Pettustevastase Ameti (OLAF) juurdluste kohta (EÜT L 136, lk 1; ELT eriväljaanne 01/03, lk 331) artiklis 12 on täpsustatud, et nimetatud isik on OLAFi juht, kes vastavalt komisjoni kasutatavale nomenklatuurile kasutab ametinimetust „peadirektor”.

(13) Mõlemad dokumendid on kättesaadavad ombudsmani veebisaidil (http://www.ombudsman.europa.eu).

(14) See põhimõtteline küsimus tõstatati hiljutises kaebuses komisjoni vastu (kaebus 3208/2006/GG), mille esitas Ühendkuningriigi valitsusväline organisatsioon Statewatch. Selle juhtumi uurimine on veel pooleli.

(15) Kohtuasi T-2/03: Verein für Konsumenteninformation vs. komisjon, EKL 2005, lk II-1121.

(16) Kohtuasi T-2/03: Verein für Konsumenteninformation vs. komisjon (EKL 2005, lk II-1121, punktid 103 ja 112).

(17) Näitena sisaldab see loetelu viidet kirjale, mille on saatnud "Bundeszentrum [tegelikult oleks õige pealkiri "Bundeszentrale"] für Politische Bildung, avalik-õiguslik asutus, mille ülesanne on suurendada kodanike teadlikkust ja teadmisi poliitilistest küsimustest. Käesoleva kirja sisu (mis ei ole kaebuse esitaja taotluse seisukohast ilmselgelt asjakohane) kirjeldatakse järgmiselt: "Aus Politik und Zeitgeschichte", B 44/20[0]4". Teisisõnu piirdub see kirjeldus lihtsa viitega väljaandele, mille Saksamaa ametiasutus eeldatavalt OLAFile saatis. On väga tõenäoline, et see on teave, mida võib leida ka Adonise süsteemist endast.

(18) Kättesaadav Euroopa Ombudsmani veebisaidil (http://www.ombudsman.europa.eu).

(19) 1998. aasta aruanne, lk 27-28.