Lugupeetud härra S. 30.
aprillil 1999 teavitasin teid omaalgatuslikust uurimisest üldsuse juurdepääsu kohta nelja asutuse, sealhulgas Europoli valduses olevatele dokumentidele. Europol saatis mulle oma arvamuse 15. juulil 1999. septembril 1999 palusin täiendavat teavet ja te vastasite 24. novembril 1999. 13. detsembril 1999 edastas ombudsman Europolile soovituste eelnõu. märtsil 2000 saatsite te kirja, millele ma vastasin 27. märtsil 2000. Kirjutasin Teile uuesti 16. juunil 2000 ja Te vastasite 6. juulil 2000.
Kirjutan Teile nüüd, et anda Teile teada Europoliga seotud omaalgatusliku uurimise tulemused.

Taotluse esitamise põhjused

EÜ artikli 195
kohaselt võib Euroopa ombudsman omal algatusel uurida võimalikke haldusomavoli juhtumeid ühenduse institutsioonide ja asutuste tegevuses.
1996. aasta juunis algatas ombudsman omaalgatusliku uurimise (616/PUBAC/F/IJH) üldsuse juurdepääsu kohta muude ühenduse institutsioonide ja organite kui nõukogu ja komisjoni dokumentidele, kes olid juba vastu võtnud oma üldsusele kättesaadavad eeskirjad üldsuse juurdepääsu kohta nende dokumentidele (1).
Uurimine lõpetati ombudsmani 20. detsembri 1996. aasta otsusega. Selles leiti, et dokumentidele üldsuse juurdepääsu käsitlevate eeskirjade vastu võtmata ja üldsusele hõlpsasti kättesaadavaks tegemata jätmine võib kujutada endast haldusomavoli juhtumit. Otsus sisaldas järgmisi soovituste eelnõusid:

1 Institutsioonid ja organid peaksid võtma kolme kuu jooksul vastu eeskirjad üldsuse juurdepääsu kohta dokumentidele;

2 Neid eeskirju tuleks kohaldada kõigi dokumentide suhtes, mis ei ole juba hõlmatud kehtivate õigusnormidega, mis võimaldavad juurdepääsu või nõuavad konfidentsiaalsust;

3 Eeskirjad tuleks teha üldsusele kergesti kättesaadavaks.

Üksikasjalikud
arvamused, mille institutsioonid ja asutused saatsid ombudsmanile vastavalt ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikele 6, näitasid, et peaaegu kõik neist olid juba vastu võtnud eeskirjad, mis reguleerivad üldsuse juurdepääsu nende dokumentidele.
detsembril 1997 esitas ombudsman eriaruande Euroopa Parlamendile, kes võttis vastu resolutsiooni, milles õnnitles ombudsmani algatuse ja eriaruande puhul ning tervitas läbipaistvust edendavat tegevust (2).
Ombudsman sai teada neljast asutusest, sealhulgas Euroopa Politseiametist (Europol), mis loodi või mis alustasid tegevust pärast tema omaalgatusliku uurimise 616/PUBAC/F/IJH (3) lõpetamist. 1999. aasta aprillis alustas ta täiendavat omaalgatuslikku uurimist üldsuse juurdepääsu kohta nende asutuste valduses olevatele dokumentidele.

Nõue

Ombudsman teavitas 30. aprilli 1999. aasta
kirjaga Europoli omaalgatuslikust uurimisest ja Euroopa Liidu lepingu artikli 41 sätetest, mida on muudetud Amsterdami lepinguga ja mille kohaselt on artikkel 195 üks EÜ asutamislepingu artiklitest, mida kohaldatakse Euroopa Liidu lepingu VI jaotises osutatud valdkondadega (politsei- ja õigusalane koostöö kriminaalasjades) seotud sätete suhtes.
Ombudsman palus teavet Europoli olukorra kohta seoses üldsuse juurdepääsuga dokumentidele; eelkõige seda, kas Europolil on selles küsimuses eeskirjad olemas, ja kui on, siis kas need eeskirjad on üldsusele kergesti kättesaadavad.
Europoli arvamuses, millele oli alla kirjutanud
Europoli direktor, teavitati ombudsmani Europoli poolt töödeldava teabe konfidentsiaalsust käsitlevatest üldeeskirjadest, mille on kehtestanud nõukogu,(4) tegutsedes Europoli konventsiooni (5) artikli 31 lõike 1 alusel, ning julgeoleku käsiraamatust, mis on ette nähtud eespool nimetatud üldeeskirjade artikliga 6 ja mille Europoli haldusnõukogu võttis vastu 28. jaanuaril 1999.
Arvamuses viidati ka Europoli konventsiooni sätetele, mis annavad üksikisikutele juurdepääsuõiguse Europolis säilitatavatele neid puudutavatele andmetele,(6) ning jõupingutustele, mida Europol teeb, et teavitada üldsust oma tegevusest oma veebisaidi kaudu.
Arvamuses väljendati valmisolekut kaaluda Europoli võimalust võtta lähitulevikus vastu üldsuse juurdepääsu käsitlevad üldeeskirjad ja teha need eeskirjad üldsusele kättesaadavaks. Direktor märkis, et selle saavutamiseks arutab ta küsimust nõukogu eesistujariigiga, et juhtida sellele Europoli haldusnõukogu tähelepanu. Ta kohustus teavitama ombudsmani tehtud edusammudest enne 1999. aasta lõppu.

Muud nõuded

Pärast Europoli arvamuse hoolikat kaalumist saatis ombudsman 24. septembril 1999 Europoli direktorile uue kirja, milles tervitas Europoli positiivset suhtumist dokumentidele üldsuse juurdepääsu käsitlevate eeskirjade vastuvõtmisse.
Ombudsman juhtis tähelepanu sellele, et mis tahes kaasaegse Euroopa halduse jaoks on oluline kodanike usaldus ja toetus. Europoli jaoks on selline usaldus veelgi olulisem, kui ta täidab oma ülesannet anda oluline panus Euroopa Liidu õiguskaitsealasesse tegevusse organiseeritud kuritegevuse vastu, pöörates erilist tähelepanu asjaomastele kuritegelikele organisatsioonidele. Seetõttu on väga oluline, et Europol järgiks oma tegevuse algusest peale täielikult hea haldustava põhimõtteid.
Ombudsman märkis, et politseitöö olemus eeldab tingimata sellise teabe ja dokumentide käsitlemist, mida kodanike huvides tuleb käsitleda konfidentsiaalsena. See asjaolu ei tohiks siiski takistada Europoli võtmast vastu eeskirju üldsuse juurdepääsu kohta dokumentidele, mis on kohandatud tema enda olukorrale, nagu seda on teinud teised institutsioonid ja asutused.
Ombudsman pidas mõistlikuks ka Europoli kavandatud ajakava eeskirjade vastuvõtmiseks, võttes arvesse, et Europol alustas ametlikult tegevust alles 1. juulil 1999 (7). Seetõttu palus ta Europolil esitada võimalikult kiiresti täiendavat teavet oma edusammude kohta eeskirjade vastuvõtmisel enne 1999. aasta lõppu.
Europol teatas 24. novembril 1999 ombudsmanile, et Europoli haldusnõukogu leppis kokku, et tuleks kehtestada eeskirjad üldsuse juurdepääsu kohta dokumentidele. Haldusnõukogu oli palunud Europolil koostada ettepanekud, mis põhinevad teiste Euroopa Liidu institutsioonide, eelkõige nõukogu poolt juba kehtestatud eeskirjadel. Samuti lepiti kokku, et erilist tähelepanu tuleks pöörata Europoli eeskirjade vastavuse tagamisele teiste institutsioonide eeskirjadega, kellele Europoli dokumente võib saata.

Soovituste eelnõud

Pärast hoolikat kaalumist edastas ombudsman 13. detsembril 1999 Europolile järgmised soovituste eelnõud:

Europol peaks võtma kolme kuu jooksul vastu eeskirjad üldsuse juurdepääsu kohta dokumentidele. Eeskirjad võiksid põhineda nõukogu poolt juba vastu võetud eeskirjadel, sealhulgas nendes sisalduvatel eranditel.

2 Neid eeskirju tuleks kohaldada kõigi dokumentide suhtes, mis ei ole juba hõlmatud kehtivate õigusnormidega, mis võimaldavad juurdepääsu või nõuavad konfidentsiaalsust;

3 Eeskirjad tuleks teha üldsusele kergesti kättesaadavaks.

Europolil paluti saata üksikasjalik arvamus kolme kuu jooksul vastavalt ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikele 6.
Europoli direktor saatis 7. märtsil 2000 ombudsmanile kirja, milles kinnitas veel kord kohustust tagada, et Europoli jaoks võetakse vastu asjakohased eeskirjad üldsuse juurdepääsu kohta dokumentidele. Ta märkis, et sellega seoses on ta soovituste projektiga täielikult nõus. Ta märkis siiski ka, et ta ei saa tagada eeskirjade vastuvõtmist kolme kuu jooksul, kuna haldusnõukogu ei jõudnud oma 22. veebruari 2000. aasta koosolekul kokkuleppele Europoli poolt talle esitatud eeskirjade eelnõu suhtes, mistõttu on vaja küsimust enne lõpliku otsuse tegemist täiendavalt uurida.
Vastuseks palus ombudsman Europoli üksikasjalikku arvamust 31. maiks 2000. juunil 2000 saadeti Europolile meeldetuletuskiri, milles määrati uueks tähtajaks 31. juuli 2000 ja märgiti, et kui vastust ei saada või kui see ei ole rahuldav, peab ombudsman esitama Euroopa Parlamendile selle kohta eriaruande vastavalt ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikele 7.

EUROPOLI TÄHELEPANEKUD ARVAMUS

juulil 2000. aastal saadetud üksikasjalikus
arvamuses teatas Europoli direktor ombudsmanile, et Europoli haldusnõukogu soovib jätkata arutelusid üldsuse juurdepääsu üle Europoli dokumentidele pärast seda, kui arutelud komisjoni hiljutiste ettepanekute üle on viinud konkreetsete uute määruste vastuvõtmiseni teiste Euroopa asutuste jaoks.
Selle küsimusega tegelemiseks on haldusnõukogu volitanud Europoli direktorit menetlema taotlusi üldsuse juurdepääsuks Europoli dokumentidele, kohaldades analoogia põhjal nõukogu otsust 93/731.
Direktor teavitas ombudsmani ka sellest, et ta on andnud oma töötajatele korralduse käsitleda kõiki taotlusi üldsuse juurdepääsuks Europoli dokumentidele kooskõlas otsusega ning avaldada see Europoli veebisaidil http://www.europol.europa.eu, et üldsus saaks selle poliitika teadmiseks võtta.

Otsus

1 Üldsuse juurdepääsu dokumentidele käsitlevate eeskirjade vastuvõtmine
1.1 Ombudsman teavitas Europoli oma soovituste eelnõust, mille ta esitas EÜ artikli 195 alusel läbi viidud varasema omaalgatusliku uurimise käigus ja mille kohaselt peaksid ühenduse institutsioonid ja organid võtma kolme kuu jooksul vastu eeskirjad üldsuse juurdepääsu kohta dokumentidele. Ombudsman teavitas Europoli ka Amsterdami lepinguga muudetud Euroopa Liidu lepingu artikli 41 sätetest, mille kohaselt artikkel 195 on üks EÜ asutamislepingu artiklitest, mida kohaldatakse Euroopa Liidu lepingu VI jaotises osutatud valdkondadega (politsei- ja õigusalane koostöö kriminaalasjades) seotud sätete suhtes.
1.2 Europol teavitas ombudsmani kehtivatest eeskirjadest, mis reguleerivad Europolis töödeldava teabe konfidentsiaalsust ja üksikisikute juurdepääsuõigust Europolis säilitatavatele neid puudutavatele andmetele. Europol nõustus ka põhimõttega võtta vastu ja teha üldsusele hõlpsasti kättesaadavaks eeskirjad, millega reguleeritakse üldsuse juurdepääsu dokumentidele. Selgus, et Europoli haldusnõukogu pooldas teiste Euroopa Liidu institutsioonide, eelkõige nõukogu poolt vastu võetud eeskirjadel põhinevate eeskirjade vastuvõtmist.
2 Eeskirjade vastuvõtmise ajakava
2.1 Oma 15. juuli 1999. aasta arvamuses ilmnes, et Europol kavatses vastu võtta eeskirjad üldsuse juurdepääsu kohta dokumentidele enne 1999. aasta lõppu. Europoli poolt 24. novembril 1999 esitatud täiendav teave ei sisaldanud siiski kindlat ajakava eeskirjade vastuvõtmiseks.
2.2 Hea halduse põhimõtted nõuavad, et otsused tehtaks mõistliku aja jooksul. Tarbetute viivituste vältimiseks tundus seega asjakohane kehtestada eeskirjade vastuvõtmise kindel ajakava.
3 Soovituste eelnõu ja üksikasjalik arvamus
3.1 Eespool toodut silmas pidades esitas Euroopa Ombudsman Europolile järgmised soovituste eelnõud:

Europol peaks võtma kolme kuu jooksul vastu eeskirjad üldsuse juurdepääsu kohta dokumentidele. Eeskirjad võiksid põhineda nõukogu poolt juba vastu võetud eeskirjadel, sealhulgas nendes sisalduvatel eranditel.

2 Neid eeskirju tuleks kohaldada kõigi dokumentide suhtes, mis ei ole juba hõlmatud kehtivate õigusnormidega, mis võimaldavad juurdepääsu või nõuavad konfidentsiaalsust;

3 Eeskirjad tuleks teha üldsusele kergesti kättesaadavaks.

3.2 Oma üksikasjalikus arvamuses teatas Europol ombudsmanile, et haldusnõukogu soovib jätkata arutelusid üldsuse juurdepääsu üle Europoli dokumentidele pärast seda, kui arutelud komisjoni hiljutiste ettepanekute üle on viinud konkreetsete uute määruste vastuvõtmiseni teiste Euroopa asutuste jaoks. Ajutise meetmena käsitleb Europol taotlusi üldsuse juurdepääsuks Europoli dokumentidele, kohaldades analoogia põhjal nõukogu direktiivi 93/731. Üldsust teavitatakse sellest Europoli veebisaidil http://www.europol.europa.eu avaldatud teabe kaudu.
3.3 Ombudsman on seisukohal, et Europoli üksikasjalik arvamus näitab, et ta on soovituste projekti heaks kiitnud ja võtnud rahuldavaid meetmeid nende rakendamiseks. Seetõttu lõpetab ombudsman juhtumi menetlemise.
Lugupidamisega,
Jacob SÖDERMAN

---

(1) nõukogu ja komisjoni ühine toimimisjuhend (EÜT 1993, L 340/41); nõukogu 20. detsembri 1993. aasta otsus 93/731 üldsuse juurdepääsu kohta nõukogu dokumentidele (EÜT 1993, L 340/43); Komisjoni 8. veebruari 1994. aasta otsus 94/90 üldsuse juurdepääsu kohta komisjoni dokumentidele (EÜT L 46, lk 58).

(2) EÜT 1998, C 292/170; A4-0265/98.

(3) Muud OI/1/99/IJHga hõlmatud organid on: Ühenduse Sordiamet Euroopa Tööohutuse ja Töötervishoiu Agentuur Euroopa Keskpank.

(4) Nõukogu 3. novembri 1998. aasta akt, millega võetakse vastu Europoli teabe konfidentsiaalsust käsitlevad eeskirjad, 1999 EÜT C 26/10.

(5) 1995 EÜT C 316/1.

(6) Europoli konventsiooni artikkel 19.

(7) Teatis Europoli tegevuse alustamise kohta, 1999, EÜT L 185/1.