Lugupeetud hr X

detsembril 2001 esitasite Euroopa Ombudsmanile kaebuse seoses asjaoluga, et komisjoni esindus liikmesriigis ei nimetanud Teid avansikontode haldaja asetäitjaks ega avansikontode haldaja asendajaks.

Edastasin 15. jaanuaril 2002 kaebuse komisjoni presidendile, paludes esitada arvamus teie teise väite kohta. Mis puudutab teie esimest väidet, siis teavitasin teid oma 15. jaanuari 2002. aasta kirjas, et ma ei saa seda käsitleda, kuna see on Euroopa Ombudsmani põhikirja artikli 2.4 kohaselt vastuvõetamatu. Vastuseks Teie 28. jaanuari 2002. aasta kirjale, milles palusite mul käsitleda ka esimest väidet, teatasin Teile 18. veebruari 2002. aasta kirjas, et see ei ole võimalik põhjustel, mida selgitasin oma 15. jaanuari 2002. aasta kirjas.

Komisjon saatis oma arvamuse 30. aprillil 2002. Edastasin selle Teile koos palvega esitada oma märkused, mille Te saatsite 13. juunil 2002. mail 2002 olite juba saatnud koopia kirjast, mille saatsite e-posti teel komisjoni esinduse juhile kõnealuses pealinnas.

Kirjutan nüüd, et anda teile teada tehtud päringute tulemused.

Kompromiss

Kaebuse esitaja sõnul olid asjakohased faktid järgmised:

Kaebuse esitaja on kohalik töötaja, kes töötab liikmesriigis asuva komisjoni esinduse (edaspidi „komisjoni esindus”) haldusosakonnas.

Alates 7. septembrist 1989 pidi kaebuse esitaja allkirjastama panga- ja sularahatehingud, et vajaduse korral asendada haldusassistenti. Seega tegutses ta tegelikult avansikontode haldaja abina. Samuti pidi ta alates 1. septembrist 2000 asendama raamatupidamise ja personali eest vastutavat haldusassistenti ning oli seega avansikontode haldaja asendaja.

Kaebuse esitaja väidab, et kuigi ta töötas avansikontode haldaja abina ja avansikontode haldaja asendajana, ei ole teda kunagi nendele ametikohtadele nimetatud. Samuti ei võimaldatud talle erihüvitist selle ametikohaga kaasneval tagatiskontol, mis on vastutasuks sellega seotud finantsriski eest. Kaebuse esitaja märkis, et see on siiski ette nähtud komisjoni määruse 3418/93/EÜ (1) (millega rakendatakse finantsmäärust) artiklis 13 (avansikontode haldajate ametisse nimetamine) ja artiklis 31 (erihüvitis ja tagatiskonto).

Kaebuse esitaja lisas oma kaebusele mitu dokumenti, nagu 23. jaanuari 2001. aasta avansikonto üleandmine, mille asendamise kuupäevaks oli märgitud 1. september 2000, 23. jaanuari 2001. aasta kiri sularahahalduse üksuse juhatajale, milles ta teatas, et ta tegutseb avansikontode haldajana, viimase 13. veebruari 2001. aasta vastus kaebuse esitajale, teenuste pressi ja teabevahetuse üksuse juhataja 1. märtsi 2001. aasta teade sularahahalduse üksuse juhatajale ning viimase 13. märtsi 2001. aasta lõplik otsus.

Pärast seda, kui kaebuse esitaja oli edutult ammendanud asutusesisesed õiguskaitsevahendid, esitas ta 13. detsembril 2001 ombudsmanile kaebuse, milles ta esitas kaks järgmist väidet:

1. Komisjoni esindus nõudis, et ta täidaks alates 7. septembrist 1989 avansikontode haldaja asetäitja ülesandeid, kuid ei nimetanud teda avansikontode haldaja asetäitjaks ega maksnud talle vastavat eritoetust, mis on ette nähtud komisjoni 9. detsembri 1993. aasta määrusega 3418/93/EÜ. Kaebuse esitaja väidab, et komisjon peaks seda tegema tagasiulatuvalt.

2. Komisjoni esindus nõudis, et ta täidaks avansikontode haldaja asendaja ülesandeid 1. septembrist 2000 kuni 9. märtsini 2001, kuid ei nimetanud teda avansikontode haldaja asendajaks ega maksnud talle vastavat eritoetust, mis on ette nähtud komisjoni 9. detsembri 1993. aasta määrusega 3418/93/EÜ. Kaebuse esitaja väidab, et tema garantiikonto erihüvitis ajavahemikul 1. septembrist 2000 kuni 9. märtsini 2001 on kapitaliseeritud.

jaanuaril 2002 teatas ombudsman kaebuse esitajale, et esimene väide on vastuvõetamatu ombudsmani põhikirja artikli 2.4 alusel, milles on ette nähtud, et kaebus tuleb esitada kahe aasta jooksul alates kuupäevast, mil kaebuse aluseks olevad asjaolud kaebuse esitajani jõudsid. Seda kinnitati kaebuse esitajale 18. veebruaril 2002 saadetud teises kirjas. Seega paluti komisjonil esitada arvamus ainult teise väite kohta.

Nõue

Komisjoni arvamus

Kuna ombudsman pidas esimest väidet vastuvõetamatuks, käsitles komisjoni arvamus ainult teist väidet.

Oma arvamuses tuletas komisjon kõigepealt meelde selles küsimuses kohaldatavaid eeskirju: Finantsmääruse artikli 75 lõikes 2 on määratletud avansikontode haldajate konkreetsed kohustused. Selle artikli lõikes 3 on sätestatud, et „avansifondide haldurid kindlustavad end käesolevast artiklist tulenevate riskide vastu”. Lõikes 4 on sätestatud, et „antakse erihüvitist ( ) ettemaksete haldajatele). Selle hüvitise eesmärk on „luua tagatisfond, et katta sularaha- või pangapuudujääk, mille eest asjaomane isik võib end vastutavaks pidada, kui sellist puudujääki ei ole kaetud kindlustusseltside tagasimaksetega“.

Finantsmääruse (komisjoni määrus 3418/93/EÜ) teatavate sätete üksikasjalike rakenduseeskirjade artiklites 31 ja 32 on esitatud täiendavad üksikasjad tagatiskontode haldamise kohta.

Komisjon juhtis tähelepanu sellele, et kaebuse esitaja teatavad väited tuleb parandada. Kaebuse esitaja on alates 23. jaanuarist 2001 ametlikult määratud avansikontode haldaja asendajaks. Ta täitis neid ülesandeid kuni 31. maini 2001. See ajavahemik on kindlaks määratud nii kuupäevaga, mil komisjoni peaarvepidajat teavitati avansikontode haldaja tegelikust asendamisest kaebuse esitaja poolt, kui ka kuupäevaga, mil alates 1. juunist 2001 nimetati komisjoni esinduses ametlikult ametisse uus avansikontode haldaja (C). Seda tehti kooskõlas 29. juuli 1999. aasta otsuse (millega loodi ettemaksefond) artikliga 2. Selle aja jooksul avati ja krediteeriti kaebuse esitaja nimele garantiikonto, nagu on ette nähtud kohaldatavate sätetega.

Eespool nimetatud eeskirjadest ilmneb selgelt, et erihüvitise eesmärk on katta risk ja seda ei saa käsitada panusena konkreetsesse vastutusalasse. Lisaks ilmneb asjaolust, et enne 23. jaanuari 2001 ei olnud kaebuse esitajat ametlikult määratud avansikontode haldaja asendajaks, et kõnealusel ajavahemikul ei olnud finantsmääruse artiklis 75 sätestatud avansikontode haldaja konkreetsed kohustused kaebuse esitajale vastukäivad. Selle aja jooksul võis ta allkirjastada tšekke avansikonto nimel üksnes pangaga allkirjastamise volituse alusel.

Võttes arvesse, et kohaldatavad eeskirjad seovad avansikontode haldajatele erihüvitise maksmise peaarvepidaja poolt eelarvevahendite käsutaja ettepanekul määratud erihüvitisega, ning arvestades, et kõnealuse hüvitise eesmärk on katta riske, mis võivad tekkida seoses erikohustuste täitmisega, ei ole kaebuse esitajal õigust saada erihüvitist ajavahemiku eest 1. septembrist 2000 kuni 23. jaanuarini 2001.

Komisjon lisas 29. juuli 1999. aasta ja 28. mai 2001. aasta otsused esinduse avansikonto kohta ning nimetas vastavalt V. S-i ja C. avansikontode haldajateks.

Kaebuse esitaja märkused

Ombudsmanile esitatud märkustes väitis kaebuse esitaja, et C. alustas tööd komisjoni esinduses 9. märtsil 2001. Vastupidiselt komisjoni arvamusele oli ajavahemik, mille jooksul kaebuse esitaja asendas avansikontode haldajat, seega 1. septembrist 2000 kuni 9. märtsini 2001.

Lisaks juhtis ta tähelepanu sellele, et kaebuse esitaja ülesanne ajavahemikul 1. septembrist 2000 kuni 9. märtsini 2001 oli valmistada ette ja kontrollida kõiki komisjoni esinduse kohalike töötajate arveid ja palku. Ta allkirjastas kõik maksed ilma haldusassistendi juuresolekuta, kuid vastutavate isikute teise allkirjaga. Ta suhtles pangaga ka elektroonilise panganduse kaudu ja tegi need maksed üksi.

OMBUDSMANi võimalused leida sõbralik lahendus

Pärast arvamuse ja tähelepanekute hoolikat kaalumist leidis ombudsman, et esines komisjoni haldusomavoli juhtumeid. Vastavalt põhikirja(2) artikli 3 lõikele 5 kirjutas ta 24. juulil 2002 komisjoni presidendile, et teha ettepanek sõbraliku lahenduse kohta, mis põhineks kaebuse esitaja ja komisjoni vahelise vaidlusaluse küsimuse järgmisel analüüsil:

1.1 Kaebuse esitaja väidab, et komisjoni esindus kohustas teda täitma avansikontode haldaja asendaja ülesandeid 1. septembrist 2000 kuni 9. märtsini 2001, kuid ei nimetanud teda avansikontode haldaja asendajaks ega andnud talle vastavat eritoetust, mis on ette nähtud komisjoni 9. detsembri 1993. aasta määrusega 3418/93/EÜ. Kaebuse esitaja väidab, et tema garantiikonto erihüvitis ajavahemikul 1. septembrist 2000 kuni 9. märtsini 2001 on kapitaliseeritud.

1.2 Komisjon väitis, et kaebuse esitaja määrati ametlikult avansikontode haldaja asendajaks alates 23. jaanuarist 2001. Ta täitis neid ülesandeid kuni 31. maini 2001. See ajavahemik on kindlaks määratud nii kuupäevaga, mil komisjoni peaarvepidajat teavitati avansikontode haldaja tegelikust asendamisest kaebuse esitaja poolt, kui ka kuupäevaga, mil alates 1. juunist 2001 nimetati komisjoni esinduses ametlikult ametisse uus avansikontode haldaja. Selle aja jooksul avati ja krediteeriti kaebuse esitaja nimele garantiikonto, nagu on ette nähtud kohaldatavate sätetega. Kaebuse esitajal ei ole õigust erihüvitisele ajavahemikul 1. septembrist 2000 kuni 23. jaanuarini 2001.

1.3 Ombudsmani järeldused kaebuse esitaja ja komisjoni esitatud dokumentide uurimise põhjal on järgmised:

i) Eelarve peadirektoraadi peadirektori 29. juuli 1999. aasta otsusega nimetati V. S. avansikontode haldajaks. Otsus sisaldas järgmist sätet: „Kui peaarvepidajat teavitatakse puudumisest või takistusest, täidab avansikontode haldaja ülesandeid [kaebuse esitaja].”

ii) V.S. lahkus esindusest 30. augustil 2000 ja alates 1. septembrist 2000 haldas avansikontot kaebuse esitaja. Esindus ei teavitanud aga peaarvepidajat nendest muudatustest. See viis olukorrani, kus kaebuse esitaja töötas avansikontode haldajana 1. septembrist 2000 kuni 9. märtsini 2001, mil teda asendas C.

iii) Kaebuse esitajale ei võimaldatud finantsmääruse artikli 75 lõikega 4 ning komisjoni määruse 3418/93/EÜ artiklitega 31 ja 32 ette nähtud erihüvitist tagatiskontolt. Kuni 23. jaanuarini 2001 jätkas komisjon tagatiskonto krediteerimist V. S-i nimele, kes lahkus esindusest 30. augustil 2000.

iv) V.S.-i lahkumisest ja sellele järgnenud avansikontode haldaja ülesannete täitmisest kaebuse esitaja poolt teatati ametlikult alles 1. märtsil 2001, kui talituse pressi ja kommunikatsiooni üksuse juhataja saatis teate sularahahalduse üksuse juhatajale. Olukorra lahendamiseks ja selleks, et kaebuse esitaja saaks kasutada tagatiskontot, palus talituse „Kirjandus ja kommunikatsioon” juhataja eelarve peadirektoraadil muuta avansiotsust tagasiulatuvalt alates 1. septembrist 2000.

1.4 Eeltoodust järeldab ombudsman, et ametlikes dokumentides nimetatud kuupäevad, millele komisjon oma arvamuses viitab, ei vasta kaebuse esitaja tehtud töö tegelikule olukorrale.

1.5 Ombudsmani esialgsete järelduste kohaselt on haldusomavoli juhtumid järgmised: i) komisjoni esindus ei ole V. S-i lahkumisest ja sellele järgnevast avansikontode haldaja ülesannete täitmisest kaebuse esitaja poolt viivitamata teatanud; ii) garantiikonto jätkuv krediteerimine ametniku nimel, kes ei olnud enam avansikontode haldaja; ning iii) suutmatus tagada, et kaebuse esitaja saaks kasutada tagatiskontot vastavalt finantsmääruse artikli 75 lõike 4 punktile 2 ja rakendusmääruse 3418/93/EÜ artikli 33 lõikele 2 ajavahemikul, mil ta tegelikult töötas avansikontode haldajana (1. september 2000 – 23. jaanuar 2001).

Sõbraliku lahenduse ettepanek

Eespool esitatud kaalutluste põhjal ja kooskõlas ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikega 5 pakkus ombudsman välja sõbraliku lahenduse kaebuse esitaja ja komisjoni vahel. Kui haldusomavoli ei oleks esinenud, oleks kaebuse esitajal olnud õigus saada tagatiskonto kreeditsaldo ajavahemiku eest, mil ta oli avansikontode haldaja (3).

Sõbralik lahendus seisnes selles, et komisjonilt paluti tagada, et kaebuse esitajale makstakse proportsionaalselt ajavahemiku 1. september 2000 kuni 23. jaanuar 2001 kreeditsaldo. Komisjonil paluti vastata 31. oktoobriks 2002.

Komisjoni vastus

Komisjon vastas 31. oktoobril 2002, et ta nõustub ombudsmani ettepanekuga sõbraliku lahenduse kohta.

Otsus

1 Väidetav ametisse nimetamata jätmine avansikontode haldaja asendajana

1.1 24. juulil 2002 pakkus ombudsman välja sõbraliku lahenduse kaebuse esitaja ja komisjoni vahel. See põhines järeldusel, et esines haldusomavoli juhtumeid, kuna kaebuse esitajal ei olnud finantsmääruse artikli 75 lõike 4 punkti 2 ja rakendusmääruse 3418/93/EÜ artikli 33 lõike 2 kohaselt tagatiskontot ajavahemiku eest, mil ta tegelikult avansikontode haldaja tööd tegi (1. september 2000 – 23. jaanuar 2001).

1.2 Sõbralik lahendus seisnes selles, et komisjonilt paluti tagada, et kaebuse esitajale makstakse pro rata ajavahemiku 1. septembrist 2000 kuni 23. jaanuarini 2001 eest, mil ta töötas avansikontode haldajana.

1.3 Komisjon teatas 31. oktoobril 2002 ombudsmanile, et ta on sõbraliku lahendusega nõus. novembril 2002 toimunud telefonivestluses ombudsmani bürooga teatas kaebuse esitaja, et ta on saanud komisjonilt 31. oktoobri 2002. aasta kirja, milles teda teavitati, et komisjon on nõustunud ombudsmani sõbraliku lahendusega ja maksab kaebuse esitaja pangakonto andmete saamisel kaebuse esitajale 236,90 € suuruse summa. Kaebuse esitaja tänas ombudsmani bürood jõupingutuste eest, mille tulemusena ta taastati oma õigustesse.

2 Kokkuvõte

Ombudsmani algatusel näib, et komisjon ja kaebuse esitaja on leppinud kokku sõbralikus lahenduses. Seetõttu lõpetab ombudsman juhtumi menetlemise.

Sellest otsusest teavitatakse ka komisjoni presidenti.

Lugupidamisega,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) Komisjoni 9. detsembri 1993. aasta määrus 3418/93/EÜ, millega kehtestatakse 21. detsembri 1977. aasta finantsmääruse teatavate sätete üksikasjalikud rakenduseeskirjad (EÜT 1993, L 315/1).

2. "Ombudsman püüab võimaluse korral koos asjaomase institutsiooni või asutusega leida lahenduse haldusomavoli juhtumi kõrvaldamiseks ja kaebuse rahuldamiseks".

(3) Finantsmääruse artikli 75 lõike 4 punktis 2 on sätestatud, et „tagatiskontodel olev kreeditsaldo makstakse asjaomastele isikutele välja, kui nad lõpetavad oma ametiaja () avansikontode haldajana). Määruse 3418/93/EÜ artiklis 31 on sätestatud, et „finantsmääruse artikli 75 lõikes 4 osutatud eritoetuse igakuine summa on: € 40 avansikontode haldajatele, kui avansi suurus on vähemalt € 3300 ja kui avansiperiood on vähemalt 30 järjestikust päeva". Määruse (EÜ) nr 3418/93/EÜ artikli 33 lõikes 2 on sätestatud, et „kui avansikontode haldaja lõpetab oma tööülesanded, maksab ta pärast peaarvepidaja ja asjaomase eelarvevahendite käsutaja nõusolekut ja kontrolli ning pärast seda, kui finantskontrolör on esitanud pooldava arvamuse, avansikontode haldajale või tema kaudu õigustatud isikutele välja tagatiskontol oleva jääksumma”.