Kaebuse taust

1. Kaebuse esitaja on Kreeka äriühing, kes osales ja koordineeris elukestva õppe programmi [1] projekti, mille eest vastutas Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Rakendusamet (EACEA).

2. Kaebuse esitaja hindas oma projektitaotluses, et tema roll projektis nõuab 200 tööpäeva. Ta deklareeris, et tema töötajad teenisid 100–200 eurot päevas, sõltuvalt töötaja kategooriast. Selle tulemusena hindas kaebuse esitaja, et ta peaks saama projektiga seotud töö eest 35 200 eurot.

3. 2016. aasta veebruaris teatas kaebuse esitaja oma lõpparuandes, et tema töötajad töötasid projekti heaks 1350 päeva, st 26,86 eurot kõigi töötajate kohta, ning taotles kokku ligikaudu 36 200 eurot. 

4. EACEA märkas mõningaid vigu selles, kuidas kaebuse esitaja oli arvutanud projekti heaks töötatud päevade arvu ja päevamäära, ning palus kaebuse esitajal oma arvutused läbi vaadata. 2016. aasta märtsis esitas kaebuse esitaja muudetud aruande, milles ta teatas, et tema töötajad töötasid 280,63 päeva määraga 107,52–214,20 eurot [2].

5. 5. mail 2016 nõustus EACEA kaebuse esitaja töötatud päevade ümberarvutamisega. Ta märkis siiski, et endiselt on probleeme personalikulude arvutamisega, kuna määrad ei näi kajastavat töölepinguid. Pärast mitut teabevahetust märkis EACEA, et kohaldades tavapärast personalikulude hüvitamise poliitikat,[3] oli kaebuse esitaja töötajate määr kõigi töötajate kategooriate puhul 57,36 eurot päevas. Kaebuse esitaja leppis EACEAga kokku päevamääras; selle uue määra alusel arvutas ta aga uuesti päevade arvu, mil tema töötajad väidetavalt töötasid, suurendades seda 632,21 päevani.

6. EACEA kiitis 29. juunil 2016 heaks lõpparuande, milles märgiti, et kaebuse esitaja oli töötanud 280,63 päeva ja päevamääraga 57,36 eurot.

7. 8. juulil 2016 palus kaebuse esitaja EACEA-l oma otsus läbi vaadata. Eelkõige vaidlustas ta selle, kuidas EACEA oli arvutanud hüvitatavad tööpäevad.

8. 12. augustil 2016 vastas Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Rakendusamet läbivaatamistaotlusele ja märkis, et hüvitab kokku 340 tööpäeva, suurendades tööpäevade arvu 60 võrra.

9. Kaebuse esitaja ei olnud tulemusega rahul ja pöördus ombudsmani poole.  

Uurimine

10. Ombudsman algatas uurimise seoses kaebuse esitaja murega, et:

1) EACEA arvutas kaebuse esitajale tehtud lõppmakse valesti, eelkõige hüvitatavate tööpäevade osas.

2) EACEA ei käsitlenud nõuetekohaselt kaebuses esitatud taotlust vaadata läbi lõplik makseotsus.

11. Uurimise käigus palus ombudsman EACEA-l selgitada kaebuse teise aspektiga seotud küsimusi. Seejärel sai ta kaebuse esitajalt EACEA vastuse kohta märkusi. Ombudsmani otsuses võetakse arvesse poolte esitatud argumente ja seisukohti.

Lõppmakse arvutamine

Ombudsmanile esitatud argumendid

12. Kaebuse esitaja väitis, et EACEA oli meelevaldselt valinud mitu tööpäeva, mida ta pidas hüvitamiskõlblikuks. Ta leidis, et „puudub õiguslik alus ühes varasemas, tagasilükatud arvutuses deklareeritud tööpäevade arvu valimiseks, et ühendada see teise arvutuse päevamääraga“. Ta märkis, et seda tehes vähendas EACEA 55 % võrra summat, mille kaebuse esitaja saab personalikulude katteks. Seda hoolimata asjaolust, et EACEA oli leidnud, et projekt viidi edukalt ellu.

13. Kaebuse esitaja väitis ka, et EACEA ei olnud võtnud arvesse tõendeid selle kohta, et ta oli töötanud projekti kallal rohkem päevi, kui taotluses algselt ette nähti. Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Rakendusamet märkis, et tema hinnang on kooskõlas suunisega, mille kohaselt ei tohiks ELi rahastatavate projektide kulude lõplik deklareerimine oluliselt erineda taotluses esitatud hinnangust. Kaebuse esitaja väitis siiski, et kuna seda eeskirja ei mainitud ei projektilepingus ega projekti käsiraamatus,[4] mis oli kättesaadav lepingu allkirjastamise ajal, ei tuleks seda käesoleva juhtumi suhtes kohaldada.

14. Kaebuse esitaja läbivaatamistaotlusele antud vastuses märkis EACEA, et tööpäevade lõplik arvutamine põhines ainsal nõuetekohaselt allkirjastatud ja ametlikul (kirjaplangiga) saadud dokumendil. EACEA lisas, et kaebuse esitajaga peetud kirjavahetuse kaudu püüdis ta olukorda selgitada ja aidata kaebuse esitajal esitada vastuvõetav personalikulude deklaratsioon, et EACEA saaks lõpuks need kulud tasuda.

15. Töötatud päevade kohta märkis EACEA, et toetuse maksmine põhineb tegelikult kantud kuludel,[5] mitte hinnangulisel eelarvel. Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Rakendusamet märkis, et ta on juba nõustunud suurendama 40 % võrra nende tööpäevade arvu, mida ta peab rahastamiskõlblikeks, võrreldes kaebuse esitaja esialgse hinnanguga. Seda tehti kaebuse esitajale väidetava lisatöö hüvitamiseks.

16. Eelkõige tunnistas EACEA, et projekti koordinaatorina pidi kaebuse esitaja tegema projekti alguses täiendavaid jõupingutusi pangagarantiiga seotud probleemi lahendamiseks ja lisapartneri kaasamiseks. Sel põhjusel nõustus EACEA lisama hüvitatavate päevade koguarvule 60 tööpäeva. EACEA märkis siiski, et projekti tulemuste põhjal ei oleks mõistlik kaaluda tööpäevade arvu edasist suurendamist. Kaebuse esitaja oli saanud vähem rahalisi vahendeid, kui ta oli oodanud, sest ta oli oma taotluses oma personalikulusid märkimisväärselt üle hinnanud, mitte EACEA valearvestuse tõttu.

Ombudsmani hinnang

17. Järgmises tabelis on esitatud kokkuvõte kaebuse esitaja deklareeritud ja EACEA poolt eri etappides arvutatud tööpäevade arvust ja määradest.

	Tööpäevad	Päevane määr	APROX. KOKKU
Taotlusvorm 2013	200	Kategooria 2 200 € Kass 3. 120 eurot Kass 4. 100 eurot	35 200 eurot
Lõpparuanne veebruar 2016	1350	26,86 eurot	36 261 eurot
Kaebuse esitaja ümberarvutus 24. märts 2016	280.63	107,52–214,20 eurot	36 231 eurot [6]
Kaebuse esitaja ümberarvutus 30. mai 2016	632.21	57,36 eurot	36 263 eurot
EACEA otsus lõpparuande kohta 29. juuni 2016	280.63	57,36 eurot	16 096 eurot
Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Rakendusameti otsus pärast läbivaatamist 12. augustil 2016	340.63	57,36 eurot	19 538 eurot

18. Tabelist nähtub, et kaebuse esitaja hinnangul saab ta tehtud töö eest ligikaudu 36 200 eurot. Ta arvutas päevad ja määrad kahel korral ümber, kuid taotletav kogusumma jäi enam-vähem samaks.

19. Ombudsman märgib, et lõplik deklaratsioon selle kohta, kui palju toetusesaaja (projektis „toetusesaaja“) on töötanud, ei ole mõeldud läbirääkimisteks muutuva määra alusel, vaid „tuvastatava ja kontrollitava“ asjaoluna, nagu on ette nähtud projekti suhtes kohaldatavas toetuslepingus. Lisaks peavad kulud olema „mõistlikud, põhjendatud ja kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttega”.[7]

20. Seega, kui abisaaja töötab algselt kavandatust vähem või ei suuda esitada tõendeid osa aja kohta, mil ta väidab end olevat töötanud, saab ta projekti lõpus vähem raha. Kui aga projekti toetusesaajad suudavad tõendada, et nad töötasid mõjuvatel põhjustel algselt kavandatust rohkem, makstakse neile vastavalt.

21. Käesoleval juhul tõendas kaebuse esitaja, et tal on vaja teha rohkem tööd, kui ta oli algselt ette näinud, ning EACEA tunnistas seda. Tegelikult suurendas Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Täitevasutus pärast läbivaatamistaotlust 70 % võrra nende tööpäevade arvu, mida ta tunnistas hüvitamiskõlblikuks (140,63 lisapäeva).

22. Sellest suurenemisest hoolimata väidab kaebuse esitaja, et EACEA eksis, kui vähendas kogusummat, mille hüvitamist ta personalikulude eest eeldas. See näib põhinevat kaebuse esitaja arusaamatusel, kui ta võttis oma taotluses arvesse personalikulude üldhinnangut, mis kajastab tegelikke personalikulusid. EACEA on siiski kohustatud hüvitama üksnes need personalikulud, mis põhinevad kohaldatavate määrade kohaselt töötatud kontrollitavatel päevadel.

23. Kaebuse esitaja tunnistas, et ta oli oma esialgses taotluses arvutanud hinnangulise päevamäära oma töötajate palkade põhjal, millele lisati tulu, mida töötajad said oma osalusest äriühingus. Kaebuse esitaja leidis, et see metoodika kajastas paremini töötajate töö ja kvalifikatsiooni väärtust. Läbivaatamistaotluses tunnistas kaebuse esitaja siiski, et EACEA arvutus oli õige, märkides, et „meie palga päevamääraks oli õigesti arvutatud 57,36 eurot“.

24. Ombudsmanile esitatud kaebuses ei vaidlusta kaebuse esitaja seda päevamäära arvutamist, vaid keskendub EACEA poolt aktsepteeritud tööpäevade arvule. Täielikkuse huvides on ombudsman siiski kontrollinud päevamäära ja võib kinnitada, et arvutus näib olevat õige ja kooskõlas kohaldatavate eeskirjadega. Eelkõige on projekti toetuslepingus selgelt sätestatud, et kapitalitulu(sid) ei loeta abikõlblikeks kuludeks [8]. Samamoodi selgitatakse projekti käsiraamatus, et kasumijaotamise skeemid tuleb personalikulude arvutamisel välja jätta [9]. Seega ei oleks kaebuse esitaja tohtinud oma personalikulude arvutamisel arvesse võtta aktsiatest saadavat tulu.

25. Seetõttu näib, et kaebuse esitaja arvutas alguses valesti, kui palju raha ta võiks oma personalikulude katteks nõuda, ning võttis selle arvutuse aluseks kogu rahasumma puhul, mida ta peaks personalikulude katteks saama. Kui kaebuse esitaja oleks algusest peale arvutanud oma hinnangulised personalikulud õigetel alustel, oleks ta projekti jaoks prognoositud tööaja põhjal eeldanud, et saab ligikaudu 11 500 eurot. See oleks olnud palju väiksem kui saadud lõplik summa (19 500 eurot).

26. Kaebuse esitaja väide, et EACEA lükkas ekslikult tagasi tööpäevad, mis ületasid tema taotluses esitatud esialgse hinnangu, ei ole põhjendatud. EACEA võttis arvesse kaebuse esitaja esitatud tõendeid ja nõustus pärast läbivaatamist tunnustama 140 täiendavat tööpäeva hüvitamiskõlblikuna. Kaebuse esitaja ei ole esitanud tõendeid selle kohta, et Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Rakendusamet keeldus käsitamast oma töötajate poolt projektile kulutatud tegelikku tööaega hüvitamiskõlblikuna. Kaebuse esitaja näib väitvat, et Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Rakendusamet oleks pidanud tunnustama piisavat tööpäevade arvu, et tagada kaebuse esitajale rahalised vahendid taotluses algselt prognoositud personalikulude kogusumma ulatuses. Kuid nagu on selgitatud punktis 19, ei oleks selline lähenemisviis kooskõlas kohaldatavate eeskirjadega.

27. Seega järeldab ombudsman, et EACEA haldusomavoli selles küsimuses ei esinenud.

Lõpliku makseotsuse läbivaatamise taotlus

28. Ombudsmanile esitatud kaebuses tundis kaebuse esitaja muret ka selle pärast, et tema edasikaebust (või läbivaatamist) käsitles sama meeskond, kes vastutas vaidlustatud makseotsuse eest. Kuigi see ei olnud kaebuse põhiküsimus, otsustas ombudsman selgitada seda küsimust EACEAga.

Ombudsmanile esitatud argumendid

29. Oma vastuses ombudsmani selgitustaotlusele selgitas EACEA, et läbivaatamismenetlust kasutatakse otsuste puhul, mis käsitlevad lõplikku toetussummat, samuti otsuste puhul, mis käsitlevad ELi rahastatavate projektide toetusesaajate valimist [10].

30. Läbivaatamismenetluse kohaselt tuleks läbivaatamistaotlused esitada projekti toetuslepingu eest vastutavale üksuse juhatajale. Projekti toetusesaajaid teavitatakse sellest menetlusest kirjas, milles neile teatatakse lõplik toetussumma. Seejärel tegeleb selle taotlusega toetuslepingut haldav projektiametnik koos finantsametnikuga. Nad teevad ettepaneku, kas taotlus tagasi lükata või muuta lõpliku toetuse summat. Seejärel vaatavad ettepaneku läbi niinimetatud operatiivse kontrolli agent ja finantskontrolli agent, kes võivad otsustada, kas ettepanek kinnitada või seda muuta. Seejärel kontrollib lõplikku ettepanekut, võtab selle vastu ja allkirjastab üksuse juhataja eelarvevahendite käsutajana, st isik, kes on seaduslikult volitatud tegema toetuslepinguga seotud otsuseid.

31. Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Rakendusamet märkis, et toetusprojekti esialgses analüüsis osalev meeskond on kõige sobivam tegema läbivaatamistaotluse kohta õigeaegset ja asjatundlikku otsust. Samuti märkis ta, et üksuse juhataja jääb toetuslepingu eest vastutavaks eelarvevahendite käsutajaks.

32. EACEA kinnitas, et käesoleval juhul järgiti vaidemenetlust.

Ombudsmani hinnang

33. Selle juhtumi puhul püüdis ombudsman kontrollida, kas EACEA järgis kehtestatud sisemenetlust. Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Rakendusametilt saadud selgituste ja kaebuse esitaja esitatud dokumentide põhjal näib, et järgiti õiget menetlust.

34. Kaebuse esitaja väljendas siiski muret, et läbivaatamise viis läbi sama meeskond, samas kui EACEA leidis, et esialgses analüüsis osalenud meeskond oli läbivaatamistaotluse kohta õigeaegse otsuse tegemiseks kõige sobivam. Ombudsman märgib, et kuigi teatavatel juhtudel võib olla kasulik, et läbivaatamisprotsessi kaasatakse isikud, kes ei ole algse otsusega seotud, ei tähenda see, et sama rühma läbiviidav läbivaatamisprotsess oleks iseenesest eeskirjadevastane. Käesoleval juhul viis kaebuse esitaja taotlus selleni, et EACEA vaatas oma otsuse läbi ja tunnistas hüvitamiskõlblikuks täiendavad tööpäevad. Kuna puuduvad konkreetsed argumendid, mis seaksid kahtluse alla EACEA teostatud läbivaatamise erapooletuse, ei tuvasta ombudsman kaebuse selle aspektiga seoses haldusomavoli.

 

Järeldus

Uurimise põhjal lõpetab ombudsman juhtumi järgmise järeldusega:

Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Rakendusameti haldusomavoli ei esinenud.

Kaebuse esitajat ning Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Rakendusametit teavitatakse sellest otsusest.

 

Emily O'Reilly

Euroopa Ombudsman

Strasbourg, 29. oktoober 2018

 

[1] Lisateave on kättesaadav aadressil: http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programme_en.

[2] Kaebuse esitaja selgitas hiljem: „Oleme hinnanud oma töö igapäevast väärtust, tuginedes oma palgale ja hüvitisele, mida saame oma ettevõtte aktsiatest.“

[3] Päevamäär = tegelik brutopalk pluss sotsiaalkindlustusmaksud + kohustuslikud kulud

Töövõimelised päevad kokku

[4] 2013. aasta projekti käsiraamatus esitati selle projekti haldus- ja finantsjuhtimise ning aruandluse suunised.

[5] Artikli I.3 punkt a, II. I osa punkt 9. I ja 11.20. Toetuslepingu I osa.

[6] See arvutus on hinnanguline, sest ombudsmanil ei ole kategooriate kaupa deklareeritud personalikulude täpseid üksikasju, vaid üldine viide neile e-kirjavahetuses.

[7] II artikkel. Toetuslepingu artikkel 19.

[8] II artikkel. Toetuslepingu artikli 19 lõige 4.

[9] Projekti käsiraamatu punkt 2.2.

[10] Selle tava kehtestamisel lähtuti Euroopa Ombudsmani soovitusest Konkurentsivõime ja Uuendustegevuse Täitevasutusele (EACI) omaalgatusliku uurimise OI/8/2013/OV raames, mis on kättesaadav aadressil: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/recommendation.faces/en/58120/html.bookmark