(Hecho de conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo. 1)

LA DENUNCIA

El 22 de noviembre de 1996, el Sr. B. reclamó al Defensor del Pueblo que el Consejo no mantuviera ni pusiera a disposición del público una lista actualizada de las medidas que adopta en el ámbito de la justicia y los asuntos de interior (2). El demandante alegó que, en aras de la información a los ciudadanos y de la conformidad con las normas democráticas, el Consejo debería mantener dicha lista y ponerla a disposición previa solicitud.

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen del Consejo El
20 de junio de 1997, el Consejo emitió su dictamen sobre la denuncia. En el dictamen se hacía referencia a los considerables esfuerzos realizados por el Consejo para mejorar la transparencia de sus trabajos en este contexto. En particular:

Una vez al año se publica un resumen de las decisiones del Consejo adoptadas en virtud del título VI del Tratado de la Unión Europea, que se ha publicado como anexo a la revisión anual de los trabajos del Consejo a partir de la edición de 1995;

Las decisiones adoptadas por el Consejo tanto en virtud del título VI como en otros ámbitos se anuncian en comunicados de prensa emitidos por la Secretaría General, incluidos, en principio, los actos adoptados mediante procedimiento escrito. Las decisiones adoptadas formalmente por las composiciones del Consejo que no correspondan al asunto de que se trate figuran en un título separado que puede identificarse fácilmente en los comunicados de prensa;

Se puede realizar una búsqueda informática del contenido de los comunicados de prensa del Consejo utilizando la base "Rapid", a la que se puede acceder a través de Internet utilizando el servidor "Europa";

La Secretaría General del Consejo está trabajando en la creación de sus propias bases de datos, que también serán accesibles a través de Internet. Entre otras cosas, presentarán decisiones del Consejo en los ámbitos de la justicia y los asuntos de interior y de la política exterior y de seguridad común (3).

Observaciones del
autor En sus observaciones, el autor reconoció los esfuerzos del Consejo por proporcionar más información. Sin embargo, considera que es un signo de ineficacia que el propio Consejo no disponga de una lista actualizada de las medidas adoptadas en cada ámbito. También reiteró su afirmación de que es inaceptable que los ciudadanos no puedan obtener, previa solicitud, una lista actualizada de las medidas que se han adoptado.

EL INTENTO DEL PUEBLO DE ALCANZAR UNA SOLUCIÓN AMIGOSA

Tras examinar detenidamente la reclamación, el dictamen y las observaciones, el Defensor del Pueblo escribió al Consejo el 15 de diciembre de 1997 para buscar una solución amistosa a la reclamación, de conformidad con el apartado 5 del artículo 3 del Estatuto del Defensor del Pueblo.
Informó al Consejo de que consideraba que el hecho de no mantener una lista actualizada de las medidas adoptadas por el Consejo podría constituir un caso de mala administración porque:

i) Un principio básico del buen comportamiento administrativo es que una autoridad pública debe mantener registros adecuados. Estos registros contribuyen a garantizar la coherencia y la continuidad de las actividades mencionadas en el artículo C del Tratado de la Unión Europea. Los registros inadecuados podrían dificultar la localización precisa y rápida de los documentos pertinentes.

ii) El Consejo publica una vez al año un resumen de las decisiones adoptadas en virtud del título VI del Tratado de la Unión Europea. El hecho de que la secretaría del Consejo solo elabore dicha lista al final de cada año podría dar lugar a errores y omisiones. Una técnica administrativa más eficaz sería que la secretaría mantuviera una lista actualizada durante el año.

iii) No parece haber ninguna razón jurídica para la situación actual. El Consejo podría mantener una lista en virtud de su facultad de organización interna, que le autoriza a adoptar las medidas adecuadas para garantizar su funcionamiento interno de conformidad con los intereses de una buena administración (4).

El Defensor del Pueblo sugirió que el Consejo respondiera acordando mantener una lista actualizada de las medidas que adopta en el ámbito de la justicia y los asuntos de interior. El Defensor del Pueblo también declaró que poner dicha lista a disposición del público aumentaría la transparencia y reforzaría el carácter democrático del Consejo y la confianza del público en su administración, tal como se prevé en la Declaración 17 aneja al Tratado de la Unión Europea.
Mediante
carta de 26 de febrero de 1998, el Consejo respondió al Defensor del Pueblo de la siguiente manera:

«Le agradezco su carta de 15 de diciembre de 1997 relativa a la denuncia del Sr. B. y su deseo de que el Consejo mantenga una lista actualizada de las medidas acordadas en el ámbito de la justicia y los asuntos de interior y la ponga a disposición del público.

Me complace poder confirmar que la Secretaría General mantiene efectivamente una lista de todas esas medidas. Actualmente se está examinando la cuestión de cómo y en qué forma esta información podría ponerse a disposición del público.

Además, el Consejo de Justicia y Asuntos de Interior del 19 de marzo de 1998 examinará la cuestión general de la transparencia en el tercer pilar."

Por carta de 13 de julio de 1998, el Consejo facilitó información adicional, incluidos los siguientes puntos:

i) La Secretaría General creará una base de datos sobre las actividades del Consejo en el ámbito de la JAI accesible a través de Internet. Esto proporcionará, entre otras cosas, listas de instrumentos adoptados por fecha y asunto y la posibilidad de acceder a los textos completos en las lenguas oficiales.

ii) Por lo que se refiere a la publicación de la lista de medidas adoptadas por el Consejo en el ámbito de la JAI, además de las facilidades ofrecidas por la base de datos, dicha información figura en la revisión anual de los trabajos del Consejo.

La carta del Consejo también contenía las conclusiones adoptadas por el Consejo JAI en su sesión del 19 de marzo de 1998 sobre la transparencia en el ámbito JAI y la información sobre el seguimiento de las conclusiones.
Las cartas del
Consejo de 26 de febrero de 1998 y 13 de julio de 1998 fueron remitidas al autor, que respondió mediante cartas de 9 de marzo de 1998 y 18 de septiembre de 1998. El demandante acogió con satisfacción las nuevas iniciativas relativas a la transparencia en el ámbito JAI, mencionadas por el Consejo en su carta de 13 de julio de 1998. Sin embargo, mantuvo su denuncia, señalando en particular que la lista de instrumentos mencionada por el Consejo no era la misma que una lista de medidas y que su denuncia se refería a esta última. Además, el autor declaró que la publicación de una lista de medidas en la revisión anual del Consejo no era suficiente para cumplir las normas democráticas, que exigen que los ciudadanos puedan obtener, previa solicitud, una lista actualizada de las medidas en cualquier momento del año.
A la luz de lo anterior, parecía que la búsqueda del Defensor del Pueblo de una solución amistosa a la reclamación no había tenido éxito.

PROYECTO DE RECOMENDACIÓN

Tras examinar la respuesta del Consejo a las observaciones formuladas en su carta de 15 de diciembre de 1997, el Defensor del Pueblo llegó a las siguientes conclusiones:
i) El Consejo ha declarado que su Secretaría General mantiene una lista de todas las medidas aprobadas en el ámbito de la Justicia y los Asuntos de Interior;
ii) El apartado 2 del artículo 1 de la Decisión 93/731 del Consejo relativa al acceso del público a los documentos del Consejo (5) define "documento del Consejo" como "todo texto escrito, cualquiera que sea su soporte, que contenga datos existentes y que obre en poder del Consejo"; iii)
la lista de todas las medidas aprobadas en el ámbito de la Justicia y los Asuntos de Interior, que el Consejo ha declarado que mantiene su Secretaría General, parece ser un "documento del Consejo" en el sentido del apartado 2 del artículo 1 de la Decisión 93/731 del Consejo.
Por consiguiente, de conformidad con el artículo 3, apartado 6, del Estatuto del Defensor del Pueblo, el Defensor del Pueblo presenta al Consejo el siguiente proyecto de recomendación:

El Consejo debe poner a disposición del público que lo solicite, de conformidad con lo dispuesto en la Decisión 93/731/CE del Consejo, la lista de todas las medidas aprobadas en el ámbito de Justicia y Asuntos de Interior que mantiene su Secretaría General.

El Consejo y el demandante serán informados de este proyecto de recomendación. De conformidad con el apartado 6 del artículo 3 del Estatuto del Defensor del Pueblo, el Consejo enviará un dictamen motivado antes del 31 de enero de 1999. El dictamen detallado podría consistir en la aceptación del proyecto de recomendación del Defensor del Pueblo y una descripción de cómo se ha aplicado.
Estrasburgo, 8.10.1998
Jacob Söderman

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(1) Decisión 94/262 del Parlamento Europeo, de 9 de marzo de 1994, sobre el Reglamento y las condiciones generales de ejercicio de las funciones del Defensor del Pueblo, 1994 DO L 113/15.

(2) es decir, el título VI del Tratado de la Unión Europea; el "tercer pilar".

(3) es decir, el título V del Tratado de la Unión Europea; el "segundo pilar".

(4) Véase, por ejemplo, el asunto C-58/94, Países Bajos/Consejo, Rec. 1996, p. I-2169.

(5) Decisión 93/731/CE del Consejo, de 20 de diciembre de 1993, relativa al acceso del público a los documentos del Consejo, DO L 340/43.