Esta declaración de privacidad explica el motivo del tratamiento, la forma en que el Defensor del Pueblo Europeo recopila, trata y garantiza la protección de todos los datos personales facilitados, cómo se utiliza esa información y qué derechos pueden ejercer los interesados en relación con sus datos.

El responsable del tratamiento es el Defensor del Pueblo Europeo. El corresponsable del tratamiento es la Comisión Europea (para ABAC, una aplicación financiera y contable creada por la Comisión para supervisar la ejecución de su presupuesto y preparar sus cuentas).

1. ¿Qué datos personales tratará el Defensor del Pueblo Europeo?

Datos personales de licitadores, contratistas y candidatos, de su personal o subcontratistas, que podrán incluir:

• Datos de identificación: Nombre, apellidos, número de pasaporte o número de identificación;
• Función;
• Datos de contacto (dirección de correo electrónico, número de teléfono comercial, número de teléfono móvil, número de fax, dirección postal, empresa y departamento, país de residencia, dirección del sitio web);
• Certificados de cotizaciones a la seguridad social e impuestos pagados, extracto de los registros judiciales;
• Datos financieros: referencia de la cuenta bancaria (códigos IBAN y BIC), número de IVA;
• Declaración jurada de que los licitadores no se encuentran en ninguna de las situaciones de exclusión contempladas en los artículos 136 y 141 del Reglamento Financiero
• Formulario relativo a la ausencia de conflictos de intereses para los miembros del personal de las instituciones u órganos de la UE, así como para los expertos que participan en el proceso de selección.

2. ¿Por qué trata el Defensor del Pueblo Europeo estos datos personales?

El Defensor del Pueblo Europeo recoge y trata los datos personales con fines de gestión y administración de los procedimientos de contratación pública.

3. ¿Cuáles son las bases legales y la necesidad de procesar estos datos?

La base jurídica para las operaciones de tratamiento de datos personales es el Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio de 2018, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión [1], en particular sus artículos 160 a 179.

El tratamiento es necesario sobre la base del artículo 5, apartado 1, letras a), b) y c), del Reglamento (UE) n.o 1725/2018.

4. ¿Quién es responsable del tratamiento de los datos?

El Defensor del Pueblo Europeo es responsable del tratamiento de los datos. Los datos son procesados más específicamente por la Unidad de Personal, Administración y Presupuesto (PAB).

5. ¿Quiénes serán los destinatarios de los datos?

el Defensor del Pueblo Europeo, el Secretario General, los miembros del comité de evaluación (si procede); personal responsable de la gestión de los contratos dentro de la unidad pertinente; personal responsable de la gestión de licitaciones y contratos en la Unidad PAB. La transferencia de datos personales es posible a terceros países o a organizaciones internacionales.

6. ¿Durante cuánto tiempo se conservarán los datos?

Los expedientes relativos a los procedimientos de licitación, incluidos los datos personales, se conservan en el servicio encargado del procedimiento hasta su finalización, y en la Unidad PAB durante un período de siete años a partir de la firma del contrato. Los extractos de los registros judiciales se conservan durante dos años después del final del procedimiento pertinente. No obstante, las ofertas de los licitadores no seleccionados se conservarán durante cinco años a partir de la firma del contrato.

7. ¿Cómo protegemos los datos del interesado?

Los archivos de papel son almacenados en armarios cerrados por las unidades responsables. Los archivos electrónicos se almacenan en servidores con derechos de acceso limitados a los miembros pertinentes del personal de las Unidades que participan en el procedimiento (a saber, la Unidad PAB y la Unidad que utilizará realmente el contrato).

Los miembros del Comité de Evaluación tienen acceso a los expedientes a efectos de la evaluación y se les informa de que no deben conservar copias una vez finalizado el proceso de evaluación.

Las cláusulas contractuales garantizan que el contratista trate los datos personales del personal del Defensor del Pueblo Europeo únicamente siguiendo las instrucciones del Defensor del Pueblo (cláusulas de protección de datos añadidas al contrato de servicios/muebles y a las condiciones generales del contacto).

En caso de transferencias de datos personales a terceros países u organizaciones internacionales, el contrato firmado entre el Defensor del Pueblo y el adjudicatario establece cláusulas contractuales tipo que garantizan que los datos personales se traten de conformidad con las normas vinculantes para las instituciones de la UE.

8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Tiene derecho a solicitar el acceso a sus propios datos personales. También tiene derecho a solicitar la rectificación de cualquier dato incompleto o inexacto que le concierna sin demora. El derecho a rectificar los datos solo puede aplicarse a los datos fácticos tratados en el marco del procedimiento de contratación pertinente. Este derecho solo podrá ejercerse hasta la fecha límite de presentación de ofertas. No obstante, los datos de identificación inexactos podrán rectificarse en cualquier momento durante y después del procedimiento de contratación enviando un correo electrónico a eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

El Defensor del Pueblo Europeo responderá a sus solicitudes lo antes posible y, a más tardar, en el plazo de un mes.

9. ¿Con quién ponerse en contacto en caso de consultas o quejas relacionadas con cuestiones de protección de datos?

En cualquier momento, puede enviar preguntas relacionadas con la protección de datos en relación con el procedimiento de contratación pública al Defensor del Pueblo Europeo, a la siguiente dirección: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Defensor del Pueblo Europeo
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Estrasburgo Cedex

También puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos del Defensor del Pueblo Europeo en la siguiente dirección: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Puede presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento en la siguiente dirección: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] DO L 193 de 30.7.2018, p. 1.