Estimada Señora V.,
El 22 de octubre de 1997 presentó usted una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo sobre la negativa del Comité Económico y Social (CES) a pagarle la indemnización por gastos de reinstalación y de viaje tras su dimisión como funcionaria de dicha institución.
El 1 de diciembre de 1997, transmití su reclamación al Presidente del CES, solicitando el informe de esta institución al respecto antes del final de febrero de 1998. En el mismo periodo, el 20 de febrero de 1998, usted envió información adicional al Defensor del Pueblo Europeo.
El 24 de febrero, el CES envió su informe, del que le di traslado el 5 de marzo de 1998, solicitando que formúlase sus observaciones si así lo deseaba. El 3 de abril de 1998, me envió sus observaciones. El 9 de junio de 1999, el CES me hizo llegar diversa documentación relativa al último intercambio de correspondencia entre esa institución y usted.
Me dirijo a usted para darle a conocer los resultados de las investigaciones realizadas.

RECLAMACIÓN

Según la demandante, los hechos objeto de la reclamación son los siguientes:
En su primera carta al Defensor del Pueblo de octubre de 1997, la demandante explicó que había trabajado como funcionaria del Comité Económico y Social (CES), habiendo dimitido en mayo de 1996 de su puesto en esa institución. El 3 y el 15 de septiembre de 1997 solicitó sin éxito el pago de la indemnización de reinstalación y los gastos de viaje desde Bruselas a Madrid, para ella y para su hijo. Ante esta negativa, la Sra. V. presentó un recurso de acuerdo con lo que establecen los apartados 1 y 2 del artículo 90 del Estatuto de los Funcionarios, sosteniendo que la negativa de la institución a pagar las indemnizaciones en cuestión constituía una violación de los derechos que le concede el Anexo VII del Estatuto de los funcionarios.
El 9 de diciembre de 1997, la demandante escribió de nuevo al Defensor del Pueblo Europeo, adjuntando una copia de la decisión del CES sobre la petición presentada en virtud del apartado 2 del artículo 90 del Estatuto, con fecha de 17 de noviembre de 1997. En dicha carta, el CES se negaba al pago de la indemnización por no haber aportado la demandante suficientes pruebas en apoyo de su petición.
La Sra. V. se quejaba tanto de la motivación de la decisión del CES, pues sostenía que ella había enviado documentación suficiente sobre su viaje y reinstalación en España, así como por la falta de criterios claros en lo referente a la documentación exigida. En su decisión, el CES solicitaba a la demandante que transmitiera todos los medios de prueba que considerase apropiados. Según la demandante, el que la institución no hubiera precisado los documentos a presentar convertía en arbitraria y sin fundamento jurídico la decisión. La demandante también incluía en su carta información adicional, consistente en una carta enviada al Secretario General del CES el 28 de noviembre de 1997, adjuntando un certificado de residencia expedido por el Ayuntamiento de Madrid.
El 20 de febrero de 1998, la demandante escribió de nuevo al Defensor del Pueblo Europeo, adjuntando copia de la decisión adoptada por el Secretario General del CES, Sr. Graziosi, en respuesta a su último requerimiento. La decisión del CES rechazaba de nuevo la petición de la Sra. V., por no haber facilitado pruebas suficientes. En la carta se le indicaba también que su traslado a Madrid podría probarse a través de documentos relativos a su nueva actividad en España, o copias de las facturas de agua y/o electricidad.
En resumen, la demandante sostiene que el CES le había denegado injustamente sus derechos a la indemnización por reinstalación y gastos de viaje tras su dimisión de la institución, y que dicha negativa carecía de justificación adecuada.

INVESTIGACIÓN

El informe del Comité Económico y Social
En síntesis, en el informe del CES se formulaban las consideraciones que se exponen a continuación:
En primer lugar, el CES se refería a la cronología de los hechos, incluyendo su última decisión de 26 de enero de 1998, en respuesta a la última petición de la demandante.
El CES señalaba que en su primera carta de 17 de noviembre de 1997 había informado a la demandante de su derecho a la indemnización por reinstalación y al reembolso de sus gastos de mudanza, una vez probara de forma satisfactoria su traslado a España con su hijo y su reinstalación en dicho país.
El 26 de enero de 1998, la institución había rechazado la petición de la demandante sobre la base de la información que ésta le había trasmitido el 28 de noviembre de 1997. La documentación que adjuntaba, entre la que se encontraba por ejemplo una copia de su solicitud de inscripción en Madrid, no era suficiente para demostrar que en realidad se había trasladado a Madrid. Según el CES, el certificado adjunto solo establecía que la demandante y su hijo estaban registrados en Madrid, pero no que hubiesen establecido allí su residencia, que era lo que debía probarse. Por lo que se refiere al reembolso de los gastos de viaje, el CES también rechazaba la petición de la demandante, pues ésta no había facilitado información alguna sobre las circunstancias de su viaje desde Bruselas a Madrid.
Sin embargo, el CES añadía que la demandante podía presentar nuevas peticiones, dando ejemplos de la documentación que podría utilizar como prueba, como las facturas de agua o electricidad.
El CES también formulaba diversas observaciones sobre la admisibilidad de la reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo. En su opinión el Defensor del Pueblo debería haber declarado inadmisible la reclamación en virtud del apartado 8 del artículo 2 de su Estatuto, que establece que no se podrá admitir ninguna reclamación relativa a las relaciones laborales entre las instituciones comunitarias y sus funcionarios sin agotar previamente las posibilidades de solicitud o reclamación administrativa internas, en particular los procedimientos contemplados en los apartados 1 y 2 del artículo 90 del Estatuto de los funcionarios.
El CES consideraba que dicha condición no se había cumplido, pues en el momento que la Sra. V. presentó su reclamación ante el Defensor del Pueblo, el procedimiento contemplado en el artículo 90 del Estatuto de los funcionarios aun no se había agotado, ni habían vencido los plazos para que la institución adoptara una decisión.
El CES concluía haciendo hincapié en que todas sus decisiones habían justificado de forma adecuada la posición negativa de la instituciones a las solicitudes de la demandante, actuando plenamente en el marco de los derechos y deberes establecidos en el Estatuto de los funcionarios. El CES también explicaba que aunque la demandante sostenía en sus tres escritos haber establecido su residencia en Madrid, tras su dimisión manifestó que se había trasladado a Casablanca, Marruecos. La demandante había introducido este último argumento en otra reclamación ante el Tribunal de Primera Instancia (Asunto T-30/97, V./CES)(1). El Tribunal de Primera Instancia había rechazado estos argumentos por no haber presentado la demandante pruebas suficientes en apoyo de los mismos.
Las observaciones de la demandante
En sus observaciones, recibidas el 30 de abril de 1998, la demandante insiste en las reclamaciones que ya habían sido formuladas en sus cartas anteriores, por lo referente a la falta de justificación de las decisiones adoptadas por la institución.
La Sra. V. adjuntaba a su carta documentación adicional, incluyendo la última reclamación presentada ante el CES el 6 de febrero de 1998 y la respuesta de la institución de 6 de marzo de 1998. Esta nueva reclamación iba acompañada de documentación adicional, siguiendo las sugerencias que le había formulado el CES, entre la que se incluían las facturas de agua y electricidad del apartamento de la demandante en Madrid, así como detalles sobre su viaje en agosto de 1997 desde Bruselas a Madrid. La respuesta del Secretario General del CES, que también se incluía con las observaciones de la demandante indicaba que la petición se había transmitido a la Dirección de Personal del CES para su tramitación.

INVESTIGACIONES ULTERIORES

Dado que el CES no había adoptado una decisión sobre la solicitud de la demandante, y que el asunto parecería estar todavía en manos de la Dirección de Personal, la Secretaría del Defensor del Pueblo se puso en contacto con la institución para investigar el curso del asunto. En respuesta a esta petición, el CES envió el 9 de junio de 1999 copia del último intercambio de correspondencia entre la institución y la demandante. Entre esta nueva información se encontraba una nota de las autoridades facultadas para proceder a los nombramientos del CES de fecha 21 de agosto de 1998, en la que se indicaba que en la última reclamación de la demandante de fecha de 30 de abril de 1998, había justificado de forma suficiente los gastos cuyo reembolso se solicitaba. Sin embargo, al no haber ninguna referencia o justificante relativo al hijo de la demandante en la nueva documentación, la decisión del CES no se refirió al reembolso de los derechos correspondientes al mismo.
Teniendo en cuenta que el CES había notificado previamente todos los documentos anteriores a la Sra. V, el Defensor del Pueblo no consideró necesario transmitir de nuevo estas informaciones a la demandante para que formulase observaciones.

DECISIÓN

1 Admisibilidad de la reclamación e investigaciones adicionales realizadas por el Defensor del Pueblo Europeo
1.1 El CES sostenía en su informe que la reclamación debía haberse declarado inadmisible, pues no cumplía los requisitos establecidos en el apartado 8 del artículo 2 del Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo(2). Como se indicaba en la opinión del CES, en el momento en que la Sra. V. presentó s.clamación, la institución no había decidido oficialmente sobre la reclamación introducida por la demandante en virtud del artículo 90 del Estatuto, por lo que no se habían agotado los procedimientos de solicitud y reclamación internas contemplados en dicho artículo.
1.2. De acuerdo con el sistema establecido en el Tratado y en el Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo, es el Defensor del Pueblo quien determina la admisibilidad de las reclamaciones. En el curso del examen de la reclamación de la Sra. V., el texto incluido en el formulario daba a entender que el CES había rechazado las solicitudes y recursos oficiales de la demandante.
Dado que la demandante había seguido los procedimientos a que se refiere el apartado 8 del artículo 2 del Estatuto del Defensor del Pueblo, y de que del texto de la reclamación se desprendía que el CES había adoptado ya una postura negativa respecto a la reclamación de la demandante, el Defensor del Pueblo admitió a trámite su queja el 1 de diciembre de 1997.
1.3. A pesar que la cronología de los hechos indicada en la opinión del CES de 24 de febrero de 1998 muestra que la institución aún no había adoptado una decisión oficial sobre la reclamación de la demandante, en el momento en que ésta escribió al Defensor del Pueblo, la institución había ya rechazado oficialmente su reclamación poco después de que el Defensor del Pueblo decidiera iniciar una investigación sobre el asunto, y antes de que se solicitara el informe de la institución.
Teniendo esto en cuenta, el Defensor del Pueblo consideró que los defectos procedimentales de la reclamación se habían subsanado en el curso del procedimiento, y por tanto decidió proseguir su investigación sobre el asunto.
2. Justificación de las decisiones del CES en las que se deniega el pago de la indemnización de reinstalación y los gastos de viaje
2.1 La demandante sostiene que las decisiones adoptadas por el CES en relación con la indemnización de reinstalación y los gastos de viaje no estaban justificadas. También sostiene que las razones alegadas por el CES para explicar su postura son confusas y no especifican la documentación que hubiera sido precisa para dar curso a su reclamación.
2.2 En respuesta a la reclamación de la demandante, el CES indicó que su solicitud no incluía pruebas de su traslado desde Bruselas a Madrid. Posteriormente, cuando la demandante presentó copia de la solicitud de inscripción dirigida al Ayuntamiento de Madrid o un billete de avión con destino a Madrid, la institución le indicó que dichos documentos no eran prueba suficiente de un cambio de residencia. También indicaba que, como prueba de su situación, podría aportar documentos como facturas de gas o electricidad, certificados de trabajo o una descripción de las circunstancias del viaje.
Una vez que la demandante aportó dichos documentos junto con su carta de 30 de abril de 1998, el CES volvió a examinar el asunto, concediendo el pago de la indemnización (Decisión de 21 de agosto de 1998). Sin embargo, esta decisión sólo se refería a los derechos correspondientes a la demandante, pues la institución consideró que las pruebas presentadas no se referían en absoluto a la situación de su hijo.
2.3 Es un principio de la buena administración el que las decisiones sean motivadas. El fin de dicha obligación es permitir a los tribunales comunitarios revisar la legalidad de las decisiones y facilitar a la persona interesada indicaciones suficientes para determinar lo bien fundado de dichas decisiones, o bien los defectos que permitan impugnar su legalidad. Sin embargo, la amplitud de esta obligación debe determinarse en función de los elementos de cada caso.
2.4 El Defensor del Pueblo considera que las razones argüidas por el CES para rechazar las reclamaciones de la demandante en sus tres escritos aparecen como una justificación suficientemente clara.
A falta de pruebas sobre la reinstalación de la demandante, el CES contestó insistiendo en la necesidad de estas pruebas. Posteriormente, cuando la demandante envió documentos adicionales, el CES explicó los motivos por los que los consideraba insuficientes, indicando el tipo de documentos que podrían demostrar su cambio de situación. Una vez que la demandante presentó estos documentos, la institución accedió a su reclamación. Sin embargo, dado que la información aportada solo se refería a la demandante, y no contenía indicación alguna sobre su hijo, la institución no pudo conceder una indemnización más elevada por este concepto.
El Defensor del Pueblo considera que no hubo mala administración en lo que se refiere a este aspecto de la reclamación.
3 Conclusión
Sobre la base de las investigaciones efectuadas por el Defensor del Pueblo en relación con la presente reclamación no se ha constatado mala administración por parte del Comité Económico y Social, por lo que el Defensor del Pueblo ha decidido archivar el asunto.
Se informará de la presente decisión al Presidente del Comité Económico y Social.
Atentamente,
Jacob SÖDERMAN

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(1) (Asunto T-30/97, V./CES) ECR 1998 IA-0011;II-0023.

(2) Articulo 2.8 del Estatuto del Defensor del Pueblo europeo : El Defensor del Pueblo no podrá admitir ninguna reclamación relativa a las relaciones laborales entre las instituciones y órganos comunitarios y sus funcionarios o otros agentes sin que previamente el interesado haya agotado las posibilidades de solicitud o reclamación administrativas internas, en particular los procedimientos contemplados en los apartados 1 y 2 del artículo 90 del estatuto de los funcionários.