El fondo

1. En marzo de 2016, el denunciante pidió a la Comisión, sobre la base del Reglamento 1049/2001 [1], que hiciera públicas las actas de una reunión de la Comisión en la que los comisarios debatieron las «declaraciones» de la Comisión relacionadas con el acuerdo de febrero de 2016 celebrado entre la UE y el Reino Unido en el período previo al «referéndum del Brexit» de junio de 2016. La Comisión se negó a publicar el acta. El 17 de mayo de 2016, el denunciante solicitó una reconsideración [2] de la Decisión de la Comisión. El 8 de junio de 2016, la Comisión prorrogó el plazo de quince días hábiles para responder por otros quince días hábiles. A continuación, el 28 de junio de 2016, informó al denunciante de que, debido a las consultas internas, no podía responder dentro del plazo ampliado. Pidió disculpas por el retraso adicional.

2. Al no haber recibido aún respuesta, el 10 de agosto de 2016 el demandante se dirigió al Defensor del Pueblo.

3. El Defensor del Pueblo inició una investigación. El 28 de octubre de 2016, la Comisión informó al denunciante de que no le daría acceso al acta en cuestión, ya que hacerlo socavaría gravemente sus procesos de toma de decisiones ^[3].

Supuesta falta de respuesta a la solicitud de reconsideración

Recomendación del Defensor del Pueblo

4. Las investigaciones de la Defensora del Pueblo concluyeron que la respuesta de la Comisión de octubre había resuelto la alegación de que no lo había hecho. Sin embargo, el Defensor del Pueblo también constató que la Comisión cometió mala administración al no explicar el retraso y al no informar al reclamante cuando se enviaría una respuesta.

5. El 2 de diciembre de 2016, el Defensor del Pueblo emitió la siguiente recomendación: Si la Comisión se enfrenta a una necesidad objetiva de un período de tiempo prolongado para tramitar una solicitud, de conformidad con los principios de buena administración, debe explicar al solicitante las razones por las que surge esta necesidad, facilitar al solicitante una indicación de cuánto tiempo tardará en tramitar la solicitud e informar al solicitante del plazo para interponer un recurso ante los órganos jurisdiccionales de la UE.

La Comisión siempre debe tratar de garantizar que cumple los plazos establecidos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 para responder a las solicitudes de acceso del público a los documentos.

6. El 9 de marzo de 2017, la Comisión emitió su dictamen sobre la recomendación.

7. La Comisión informó al Defensor del Pueblo de que estaba haciendo todo lo posible por respetar los plazos establecidos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 y proporcionar a los solicitantes una respuesta definitiva lo antes posible. La Comisión también reconoció que, en este caso, adoptó la decisión final sobre la solicitud de reconsideración del denunciante cuatro meses después de la expiración del plazo ampliado, como había hecho en solicitudes similares de acceso a documentos relacionados con el referéndum del Reino Unido [4]. Sin embargo, la Comisión dijo que había informado regularmente al reclamante sobre la tramitación en curso de su solicitud de revisión y se disculpó por los inconvenientes causados.

8. Por lo que se refiere a la recomendación del Defensor del Pueblo de explicar los motivos de un período de tiempo prolongado para tramitar una solicitud, la Comisión declaró que, si fuera necesario más tiempo para responder, la Comisión explicaría los motivos a las demandantes. En el presente caso, la Comisión confirmó que, al igual que en el caso de solicitudes pendientes similares, el gran retraso se debió a lo que describió como las circunstancias específicas y extraordinarias de este tipo de solicitudes.

9. Una de esas circunstancias era, dijo la Comisión, sin precedentes, ya que se refería al proceso del acuerdo sobre un nuevo acuerdo para el Reino Unido, seguido por el referéndum de junio de 2016 y la decisión esperada del Reino Unido de retirarse de la UE. Además de esas sensibilidades, las solicitudes se referían a documentos que contuvieran deliberaciones o información pertinentes y confidenciales.

10. La Comisión explicó además que la tramitación de las solicitudes de revisión de sus decisiones por las que se deniega el acceso público a los documentos relacionados con el referéndum del Reino Unido coincidió con un período de cambio organizativo en relación con el servicio responsable de asistir a la Comisión en las cuestiones políticas cubiertas por las solicitudes, es decir, el referéndum del Reino Unido y su seguimiento. Durante la tramitación de las solicitudes de revisión, el grupo de trabajo de la Comisión sobre cuestiones estratégicas relacionadas con el referéndum del Reino Unido se disolvió [5] y algunas de sus funciones se transfirieron, durante un período transitorio, a la Secretaría General. A partir del 1 de octubre de 2016, el grupo de trabajo para la preparación y el desarrollo de las negociaciones con el Reino Unido en virtud del artículo 50 del Tratado de la Unión Europea («grupo de trabajo del artículo 50»)[6] asumió la responsabilidad de las cuestiones relacionadas con las consecuencias del referéndum del Reino Unido.

11. Como resultado de estos factores, la Comisión dijo que había necesitado más tiempo de lo habitual para identificar y evaluar los documentos.

12. En cuanto a la recomendación del Defensor del Pueblo de proporcionar al solicitante una indicación de cuánto tiempo tardará en tramitar la solicitud, la Comisión señaló que, en los casos en que no pueda cumplir el plazo, la Comisión no estaría en condiciones de informar a los solicitantes cuándo se tomaría una decisión final, debido a la especial sensibilidad y complejidad del caso.

13. En cuanto a la recomendación del Defensor del Pueblo de informar al solicitante del plazo para interponer un recurso ante los órganos jurisdiccionales de la UE, la Comisión señaló que el Reglamento 1049/2001 establece claramente [7] las consecuencias de la falta de respuesta de una institución en el plazo establecido y el derecho de un solicitante a interponer un recurso judicial contra la institución o presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo. La Comisión también señaló que la mejor manera de atender el interés del solicitante en recibir el acceso más amplio posible al documento o documentos solicitados era tramitando, lo antes posible, su solicitud de revisión de la respuesta inicial. Por lo tanto, la práctica de la Comisión consiste en informar al solicitante sobre las vías de recurso disponibles en su decisión final sobre la solicitud de revisión. 

14. La Comisión también declaró que, en general, el Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas llega a la conclusión de que no es necesario pronunciarse sobre una pretensión de anulación de la decisión implícita de una institución por la que se deniega el acceso, una vez que la institución ha adoptado una decisión explícita [8]. Además, la anulación de una denegación implícita (a falta de una decisión explícita retrasada) no conduce automáticamente a la divulgación de los documentos solicitados. Por lo tanto, la búsqueda de reparación contra una denegación implícita podría dar lugar a nuevos retrasos debido a la necesidad de redactar un escrito de contestación en paralelo a la decisión sobre la solicitud de revisión. Por lo tanto, la Comisión no consideró útil informar específicamente al denunciante sobre las vías de recurso disponibles cuando no responde dentro del plazo establecido. La Comisión señaló que la mejor manera de atender el interés del solicitante es tramitando su solicitud lo antes posible y señalando las vías de recurso en la decisión sobre la solicitud de revisión.

15. El denunciante no presentó ninguna observación sobre el dictamen de la Comisión.

Evaluación del Defensor del Pueblo tras la recomendación

16. El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción el compromiso de la Comisión de tratar de cumplir los plazos y explicar las razones de los retrasos. También señala que, en este caso, la Comisión ha presentado argumentos razonables y convincentes, que el denunciante no cuestionó, para explicar las razones de su respuesta tardía a su solicitud de reconsideración. Por consiguiente, la Defensora del Pueblo considera que la Comisión ha aceptado plenamente la primera parte y en parte la segunda parte de su recomendación.

17. Sin embargo, el Defensor del Pueblo lamenta que la Comisión no haya aceptado su recomendación de proporcionar al solicitante una indicación de cuánto tiempo llevará tramitar la solicitud, cuando existe una necesidad objetiva de ampliar los plazos. Prolongar la incertidumbre no es una buena práctica administrativa. Por consiguiente, la Comisión debe comprometerse a proporcionar a los solicitantes un plazo realista para tramitar su solicitud de revisión.

18. La Comisión también ha rechazado la recomendación del Defensor del Pueblo de informar al solicitante del plazo para interponer un recurso ante los órganos jurisdiccionales de la UE. El Defensor del Pueblo toma nota de la opinión de la Comisión de que el Reglamento 1049/2001 establece claramente las consecuencias de que una institución no responda dentro de los plazos establecidos y las vías de recurso en tal caso. Esto implica que el Reglamento proporciona a los solicitantes la información necesaria, una interpretación alegada que no es ni amigable con los ciudadanos ni completamente precisa. La Comisión no debe presumir que los solicitantes son o deben ser conscientes de las posibles vías de recurso o de los plazos para hacer uso de ellas. De hecho, el artículo 8, apartado 3, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 no establece explícitamente los plazos, sino que solo menciona que las vías de recurso pertinentes pueden utilizarse «con arreglo a las disposiciones pertinentes del Tratado CE». Los solicitantes podrían verse obligados a hacer su propia investigación sobre este asunto legal o buscar asesoramiento legal. En su lugar, la Comisión debe facilitar proactivamente esta información a los solicitantes.

19. El Defensor del Pueblo no comparte la opinión de la Comisión de que el interés de los demandantes sea «mejor» al informarles de las vías de recurso solo en la fase de su decisión sobre una solicitud de revisión. Por el contrario, dado que los demandantes tienen derecho a incoar un procedimiento judicial y/o a presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo cuando la institución no responda a una solicitud de revisión en el plazo establecido ^[9], lo mejor para su interés es saber en una fase muy temprana que disponen de estas opciones y de los plazos para hacer uso de ellas [10]. Es comprensible que la Comisión prefiera que los solicitantes esperen a que se tome una decisión antes de acudir a los tribunales de la UE, pero corresponde a los propios solicitantes, y no a la Comisión, sopesar los pros y los contras de recurrir a los tribunales de la UE si la Comisión no toma una decisión sobre su solicitud de revisión dentro de los plazos legales.

20. La Comisión podría, por ejemplo, facilitar la información pertinente cuando acuse de recibo de la solicitud de revisión o, a más tardar, cuando decida (por primera vez) ampliar el plazo para adoptar una decisión al respecto. Si la Comisión no lo hace, algunos demandantes podrían perder el derecho a interponer un recurso de anulación contra la decisión negativa implícita de la Comisión, ya que podría incumplirse el plazo de dos meses previsto en el artículo 263 del Tratado UE para hacerlo.

21. Por lo que se refiere al temor de la Comisión de que esto crearía una carga de trabajo adicional y litigios innecesarios [11], el Defensor del Pueblo considera que no hay nada que sugiera que todos los solicitantes recurran sistemáticamente a tal recurso. En cualquier caso, la Comisión debe estar dispuesta a aceptar y abordar las posibles consecuencias de su falta de respuesta dentro de los plazos establecidos, en lugar de utilizar esto como excusa para no informar a los solicitantes de sus derechos legales en el momento adecuado.

22. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión no ha aportado razones convincentes para su negativa a aplicar plenamente la segunda parte de su recomendación y no ha realizado nuevas mejoras en la tramitación de las solicitudes de acceso público a los documentos. Por lo tanto, la Defensora del Pueblo cierra este caso con la conclusión de que la Comisión solo ha aceptado parcialmente su recomendación y que persiste la mala administración detectada. 

Conclusión

Sobre la base de la investigación de esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con la siguiente conclusión:

La Comisión ha aceptado en parte la recomendación del Defensor del Pueblo, relativa al requisito de respetar los plazos establecidos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 y de explicar al solicitante las razones por las que debe ampliarlos, si se enfrenta a una necesidad objetiva de hacerlo.

La Comisión no ha aceptado la parte restante de la recomendación del Defensor del Pueblo y no ha aportado razones convincentes para ello.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la Comisión.

Emily O'Reilly

Defensor del Pueblo Europeo

Estrasburgo, 16.6.2017

[1] Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (DO L 145 de 31.5.2001, p. 43).

^[2] Conocida como "aplicación confirmatoria".

[3] Para más información sobre los antecedentes de la reclamación, los argumentos de las partes y la investigación del Defensor del Pueblo, véase el texto completo de la recomendación del Defensor del Pueblo disponible en: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/recommendation.faces/en/73707/html.bookmark

[4] El solicitante en una de estas solicitudes presentó una reclamación similar al Defensor del Pueblo (véase el asunto 1429/2016/DR).

[5] La Comisión se refirió a sus noticias diarias de 27 de junio de 2016: http://europa.eu/rapid/press-release_MEX-16-2342_en.htm

[6] La Comisión se refirió a su comunicado de prensa en el que anunciaba la creación de este grupo de trabajo: http://europa.eu/rapid/press-release_IP-16-3016_en.htm

[7] En el artículo 8, apartado 3.

[8] La Comisión citó la sentencia del Tribunal de 2 de octubre de 2014 en el asunto C‑127/13 P, Strack/Comisión, apartados 88 a 91.

[9] Artículo 8, apartado 3, del Reglamento 1049/2001.

[10] El Defensor del Pueblo ya ha explicado, en su recomendación en este caso, que un solicitante requiere dicha información para tomar una decisión informada sobre si le conviene ejercer sus diversas opciones, incluida la de presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo o una solicitud ante los tribunales de la UE (véase el apartado 12 de la recomendación - enlace disponible en la nota a pie de página 3).

[11] Véase el punto 14 anterior, en el que se hace referencia a la opinión de la Comisión de que la solicitud de reparación contra una denegación implícita de acceso a los documentos podría dar lugar a nuevos retrasos generados por la necesidad de redactar un escrito de contestación en paralelo a la decisión sobre la solicitud de revisión.