El asunto se refería a la exclusión del reclamante de un procedimiento de selección organizado por la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO). El autor fue excluido porque había puesto sus iniciales en el estudio de caso. En su reclamación ante el Defensor del Pueblo, el demandante alegó que la EPSO se equivocó al excluirlo, en particular porque no le había mostrado una copia del estudio de caso que había completado.

El Defensor del Pueblo inspeccionó el estudio de caso y verificó que el demandante había escrito efectivamente sus iniciales en él. El Defensor del Pueblo también confirmó que la EPSO había informado al reclamante, antes del estudio de caso, de que cualquier signo distintivo, como las iniciales, podría dar lugar a la exclusión del procedimiento de selección.

El Defensor del Pueblo concluyó que la decisión de excluir al demandante era razonable y justa. Dado que los candidatos deben ser evaluados únicamente en función de sus méritos, está justificado que la EPSO haga todo lo posible para garantizar el anonimato en la evaluación. Advertir y, posteriormente, excluir a los candidatos que escriben signos distintivos es una forma legítima de hacerlo. Si bien la Defensora del Pueblo llegó a la conclusión de que no había habido mala administración por parte de la EPSO en este caso, sugirió que, en el futuro, la EPSO transmitiera explícitamente a los candidatos que cualquier inclusión de un signo distintivo en una prueba dará lugar a la exclusión del procedimiento de selección. Sugiere también que, cuando un candidato busque pruebas de haber incluido una marca distintiva en una prueba, la EPSO debe encontrar un mecanismo por el que pueda aportar dichas pruebas.

Antecedentes de la denuncia

1. El denunciante participó en un procedimiento de selección de jefes de administración en las delegaciones de la UE organizado por la Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO) en 2015 [1].

2. El procedimiento de selección conllevó varias etapas diferentes, una de las cuales fue un estudio de caso. Después de que el demandante hubiera realizado el estudio de caso, la EPSO le informó de que había sido excluido del procedimiento de selección debido a un intento de identificarse. El demandante solicitó al tribunal que revisara dicha decisión.

3. El tribunal de selección informó al reclamante de que la decisión de excluirlo del procedimiento de selección se había basado en la búsqueda de sus iniciales en su prueba. Se trataba de una violación de las instrucciones pertinentes para el estudio de caso». «Debido a la presencia de una marca distintiva en su estudio de caso», el tribunal confirmó así su decisión de excluir al demandante del procedimiento de selección.

4. A continuación, el demandante solicitó a la EPSO que le proporcionara la base jurídica para excluirlo. También pidió una copia no corregida de su estudio de caso. La EPSO se negó a facilitar al reclamante dicha copia.

5. Insatisfecho, el demandante recurrió al Defensor del Pueblo en octubre de 2016.

La investigación

6. La Defensora del Pueblo inició una investigación sobre la reclamación e identificó las siguientes preocupaciones:

1) La EPSO se equivocó al excluir al demandante del procedimiento de selección;

2) La EPSO se equivocó al no divulgar la copia no marcada del estudio de caso del reclamante;

3) La EPSO no informó al demandante de los criterios que rigen la exclusión de los candidatos que supuestamente han intentado identificarse en el estudio de caso.

7. Durante la investigación, el equipo de investigación del Defensor del Pueblo se reunió con representantes de la EPSO e inspeccionó los documentos pertinentes. Al llevar a cabo la investigación, el Defensor del Pueblo ha tenido en cuenta los argumentos y opiniones presentados por las partes.

Exclusión del procedimiento de selección

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

8. El demandante alegó que su exclusión del procedimiento de selección para escribir sus iniciales no estaba cubierta por las normas de la EPSO. Afirmó que si hubiera escrito efectivamente sus iniciales en el ejercicio de estudio de caso, lo habría hecho inadvertidamente, ya que no tenía intención de influir ilegítimamente en el tribunal de selección.

9. Sostuvo que excluir a un candidato de un procedimiento de selección por el mero hecho de que haya intentado identificarse en el estudio de caso es erróneo porque un candidato debe ser juzgado únicamente por sus méritos, no sobre la base de una sospecha infundada de que estaba tratando de engañar al tribunal de selección. El demandante cuestionó por qué debería haber intentado influir en la junta enviando un mensaje críptico en el estudio de caso, dado que él (así como otros candidatos) habría tenido muchas más posibilidades de hacerlo a través de contactos directos con los examinadores durante la entrevista y el ejercicio grupal.

Evaluación del Defensor del Pueblo

10. En la inspección del expediente de la EPSO, el equipo de investigación de la Defensora del Pueblo verificó que, en la carta normalizada en la que se invitaba al reclamante a realizar el estudio de caso, la EPSO daba las siguientes instrucciones: «Con el fin de garantizar que los exámenes se marquen de forma anónima, cualquier firma, nombre o marca distintiva (iniciales, observaciones no relacionadas con el contexto, número de teléfono, dirección privada o profesional, símbolo u otro) escrita intencionadamente o de otro modo, puede dar lugar a la cancelación de su estudio de caso y a su participación en el concurso» (el subrayado es nuestro).

11. Además, la inspección reveló que el denunciante había puesto efectivamente sus iniciales en la primera página de su estudio de caso. El expediente de la EPSO también mostró que tanto inicialmente como en la fase de revisión, el tribunal de selección responsable del procedimiento de selección identificó las iniciales del reclamante como una «marca distintiva».

12. Las normas aplicables de la EPSO ^[2] a los procedimientos de selección establecen: «Podrá ser excluido de la oposición en cuestión si, en cualquier fase del procedimiento, la EPSO comprueba que [...] en contra de las instrucciones recibidas antes de su prueba escrita o práctica, ha firmado o escrito una marca distintiva en sus copias»[3] (el subrayado es nuestro).

13. El equipo de investigación de la Defensora del Pueblo informó al reclamante de las conclusiones alcanzadas durante la inspección del expediente de la EPSO. En respuesta, el demandante mantuvo su argumento de que la forma en que el tribunal de selección le aplicó estas normas había sido injusta.

14. El Defensor del Pueblo señala que la selección de candidatos aptos para trabajar en la función pública de la UE debe basarse únicamente en el mérito y respetar el principio de igualdad de trato de los candidatos [4]. La EPSO debe adoptar todas las medidas necesarias para garantizar que los procedimientos de selección que organice se ajusten a estos principios.

15. Una de las medidas adoptadas para garantizar que los candidatos sean seleccionados únicamente en función de sus méritos y que reciban el mismo trato es asegurarse, en la mayor medida posible, de que su identidad no se revele a los miembros del tribunal de selección. Como señala el denunciante, no todas las fases de un procedimiento de selección permiten este enfoque, ya que los miembros del tribunal interactúan necesariamente directamente con los candidatos durante, por ejemplo, la entrevista. En estas fases del procedimiento de selección, deben adoptarse otras medidas para garantizar la igualdad de trato. Sin embargo, esto no significa que la EPSO no deba adoptar medidas para garantizar el anonimato siempre que sea posible, por ejemplo, en el marcado de los estudios de casos. Impedir que los candidatos sean identificados por los miembros del tribunal de selección prohibiendo a los candidatos poner marcas distintivas en sus estudios de casos es una forma legítima de garantizar el anonimato y la igualdad en la evaluación de dichos ejercicios escritos.

16. Si bien no hay motivos para creer que el denunciante haya escrito sus iniciales con la intención de identificarse ante el tribunal de oposición, es razonable —y de hecho necesario— que la EPSO y los tribunales de oposición adopten un enfoque estricto en relación con los signos distintivos, como las iniciales. En la mayoría de los casos, será imposible que un tribunal determine las intenciones de un candidato que utilice dicha marca distintiva. Si un tribunal de selección tuviera que demostrar su intención, correría un gran riesgo de no poder excluir a los candidatos cuya intención no pueda identificarse claramente y, por lo tanto, lograr identificarse ante los evaluadores. Esto sería injusto para otros candidatos, ya que la EPSO y los tribunales de oposición ya no podían garantizar una evaluación basada únicamente en el mérito.

17. El Defensor del Pueblo entiende perfectamente que el demandante considera que fue una medida drástica excluirlo del procedimiento de selección. Sin embargo, la EPSO informó al demandante, en la carta en la que le invitaba a realizar el estudio de caso, de que el uso de marcas distintivas podría dar lugar a su exclusión del procedimiento de selección. El demandante no cumplió estas instrucciones razonables y, por lo tanto, la decisión de excluirlo de la participación en el procedimiento de selección fue razonable y justa.

18. En vista de lo anterior, el Defensor del Pueblo concluye que no hubo mala administración por parte de la EPSO en relación con este aspecto de la reclamación.

Divulgación del estudio de caso del reclamante

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

19. En respuesta a la solicitud del reclamante de recibir una copia sin marcar de su estudio de caso, la EPSO se refirió a la carta en la que se le invitaba a participar en el estudio de caso. En la parte pertinente de la presente carta se indica lo siguiente: «El estudio de caso forma parte de una base de datos desarrollada por la EPSO. Como esta base de datos también se utilizará en el marco de otras competiciones, no podrá solicitar una copia de su prueba. La divulgación de tales copias pondría en peligro el desarrollo de futuras pruebas y la imparcialidad y objetividad de futuras competiciones. De conformidad con el punto 3.3.1.2 de las Normas generales que rigen las oposiciones generales, se le informa de ello antes de realizar la prueba.».

20. El demandante alegó que la decisión de la EPSO de denegarle el acceso a una copia no marcada de su estudio de caso le colocaba en una situación en la que no podía defenderse adecuadamente, ya que no tenía acceso a las pruebas sobre cuya base había sido excluido del procedimiento de selección. Además, no pudo ver de qué manera el acceso a su estudio de caso podría comprometer las actividades futuras de la EPSO.

Evaluación del Defensor del Pueblo

21. Las normas de la EPSO establecen que «[...] el acceso a copias no corregidas no puede concederse en aquellos casos en que el contenido de las pruebas esté destinado a ser reutilizado en el futuro, y cuando la divulgación de estas copias comprometa el desarrollo de futuras pruebas y la equidad y objetividad de futuras oposiciones. Esto se refiere, en particular, al estudio de caso, para el que se excluye explícitamente el acceso a copias no corregidas»[5] (el subrayado es nuestro). La EPSO también informó al demandante, antes de realizar el estudio de caso, de que no podría obtener dicha copia.

22. El equipo de investigación de la Defensora del Pueblo inspeccionó el estudio de caso y confirmó que el reclamante había escrito efectivamente sus iniciales en la primera página. Esta información se compartió con el denunciante durante la investigación. En respuesta a esta información, el autor no mantuvo su deseo de obtener una copia de su estudio de caso. Por lo tanto, no es necesario profundizar en este aspecto de la denuncia.

23. Sin embargo, los argumentos del reclamante relativos a sus derechos tienen cierto fundamento y tienen implicaciones generales para los procedimientos de la EPSO. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo desea añadir las siguientes observaciones.

24. La EPSO justifica su negativa a divulgar copias no marcadas por su intención de reutilizar el contenido de las pruebas en el futuro. La Defensora del Pueblo ha expresado anteriormente sus reservas sobre este argumento en el contexto de los procedimientos de selección de traductores [6].

25. Es totalmente comprensible que los candidatos excluidos por supuestamente escribir marcas distintivas deseen recibir una copia de sus estudios de caso sin marcar. Para estos candidatos, es necesario tener dicho acceso a fin de tomar una decisión informada sobre si impugnar la decisión por la que se les excluye del procedimiento de selección. En estos casos, el acceso garantiza así el derecho a la tutela judicial efectiva [7].

26. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo sugiere que la EPSO considere la posibilidad de no reutilizar las pruebas para que pueda proporcionar a los candidatos una copia sin marcar de sus estudios de casos. Alternativamente, la EPSO debería encontrar algún otro mecanismo (por ejemplo, el suministro de una copia del extracto pertinente de la copia no marcada del estudio de caso) para convencer al candidato de que había incluido un signo distintivo. Esto es necesario para garantizar la plena confianza de los candidatos en la integridad de los procedimientos de la EPSO.

Información sobre los criterios de exclusión

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

27. El denunciante comentó que «la instrucción de la EPSO sobre la posible inclusión de datos personales en el ejercicio escrito establece que este «puede» ser motivo de inhabilitación. El uso de «podrá» parece indicar que la inhabilitación no es automática en esos casos, y plantea la cuestión de cuáles son las condiciones precisas en las que estaría justificada la inhabilitación. El demandante alegó que la EPSO no le había explicado los criterios aplicados para decidir si excluía a un candidato que supuestamente había intentado comunicarse con el tribunal de oposición. En su opinión, esto le impedía defenderse adecuadamente.

Evaluación del Defensor del Pueblo

28. En la reunión con el equipo de investigación del Defensor del Pueblo, el representante de la EPSO explicó que, según su leal saber y entender, todos los candidatos que hayan utilizado «marcas distintivas» están excluidos del procedimiento de selección en cuestión. Esta información se compartió con el denunciante durante la investigación.

29. Los tribunales de selección gozan en general de un amplio margen de apreciación [8]. En el presente asunto, el tribunal calificador identificó las iniciales del demandante como signos distintivos en su estudio de caso. Dado que las normas establecen que los candidatos pueden ser excluidos de un procedimiento de selección por utilizar signos distintivos (véase el apartado 12), el tribunal de la oposición no excedió su margen de apreciación al decidir excluir al denunciante.

30. Por lo tanto, no hubo mala administración por parte de la EPSO en relación con este aspecto de la reclamación.

31. Sin embargo, el Defensor del Pueblo entiende la observación del demandante. Las instrucciones de la EPSO, tal como están redactadas actualmente, no expresan explícitamente que la inclusión de marcas distintivas dé lugar a la exclusión del procedimiento de selección. Si efectivamente es práctica habitual excluir de la participación en los procedimientos de selección a todos los candidatos que hayan escrito signos distintivos en sus pruebas, es justo y adecuado proporcionar a los candidatos la información más clara posible a este respecto. Así pues, el Defensor del Pueblo sugerirá a la EPSO que lo haga.

Conclusión

Sobre la base de la investigación de esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con la siguiente conclusión:

No hubo mala administración por parte de la Oficina Europea de Selección de Personal.

Se informará de esta decisión al reclamante y a la EPSO.

Sugerencias de mejora

La Oficina Europea de Selección de Personal debe mejorar sus procedimientos para tratar los casos en que un candidato solicite pruebas de haber incluido un signo distintivo en una prueba escrita. Esto puede hacerse facilitando, previa solicitud, copias de estudios de casos sin marcar a los candidatos excluidos de un procedimiento de selección o encontrando algún otro mecanismo (por ejemplo, facilitando una copia del extracto pertinente de la respuesta a la prueba).

La Oficina Europea de Selección de Personal debe informar explícitamente a los candidatos de que la inclusión de signos distintivos en las pruebas escritas dará lugar (y no solo puede dar lugar) a su exclusión del procedimiento de selección en cuestión, si esta es realmente su práctica habitual.

Estrasburgo, 11.4.2017

Emily O'Reilly

Defensor del Pueblo Europeo

[1] EPSO/AST/135/15, convocatoria de oposición publicada el 27 de mayo de 2015, disponible en: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=OJ:C:2015:114A:TOC

[2] La convocatoria de oposición pertinente establece lo siguiente: «La presente convocatoria de oposición, junto con las normas generales aplicables a las oposiciones generales publicadas en el Diario Oficial de la Unión Europea C 70 A de 27 de febrero de 2015 [...], constituyen el marco jurídicamente vinculante para este procedimiento de selección».

[3] Artículo 3.5 de la Reglamentación general relativa a las oposiciones generales (en lo sucesivo, «Reglamentación general»), DO C 70A , 27.2.2015, p. 1, disponible en: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv:OJ.CA.2015.070.01.0001.01.ENG&toc=OJ:C:2015:070A:TOC

[4] Véase, por ejemplo, el artículo 27 del Estatuto de los funcionarios (versión consolidada disponible en: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1433861011292&uri=CELEX:01962R0031-20140701), que establece que las personas contratadas para la función pública de la UE deben tener el más alto nivel de capacidad, eficiencia e integridad, y que los criterios de contratación deben basarse en el mérito; y artículo 1.1 de la Reglamentación General: «Este procedimiento ofrece a todos los candidatos una oportunidad justa de demostrar sus capacidades y garantiza una selección basada en el mérito, respetando al mismo tiempo el principio de igualdad de trato».

[5] Artículo 3.3.1.3 de las Normas Generales.

[6] Proyecto de recomendación del Defensor del Pueblo Europeo en la investigación de la reclamación 1999/2012/JF contra la Oficina Europea de Selección de Personal, apartado 16, disponible en: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/recommendation.faces/en/53705/html.bookmark

[7] Sentencia del Tribunal de la Función Pública de 18 de septiembre de 2012, Cuallado Martorell/Comisión, F-96/09, ECLI:EU:F:2012:129, apartados 47 a 48.

[8] Véase, por ejemplo, la sentencia del Tribunal de la Función Pública de 24 de abril de 2013, CB/Comisión, F-73/11, ECLI:EU:F:2013:50, apartado 81.