Estrasburgo, 2 de junio de 2004

Muy señora mía:

El 2 de enero de 2004, presentó usted una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo dirigida tanto a la Comisión Europea como a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF). Decidí registrar la denuncia contra la Comisión (101/2004/GG) y la denuncia contra la OLAF (220/2004/GG) con referencias separadas.

Su denuncia contra la OLAF se refiere a la tramitación por la OLAF de una solicitud de acceso a documentos que usted presentó el 16 de octubre de 2003.

El 26 de enero de 2004, transmití la denuncia al Director General de la OLAF.

El 9 de febrero de 2004, usted me facilitó más información en relación con su caso, que transmití a la OLAF el 20 de febrero de 2004.

El 6 de mayo de 2004 recibí el original en inglés del dictamen de la OLAF. Antes de poder escribir a la OLAF para solicitar una traducción al alemán, recibí su carta de 7 de mayo de 2004, en la que me informaba de que la denuncia había sido respondida a su satisfacción.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado. Se adjunta copia del dictamen de la OLAF para su información.

LA DENUNCIA

La presente reclamación se refiere a una solicitud de acceso a documentos presentada por el demandante, funcionario de la Comisión, en el contexto de un procedimiento que ha dado lugar a una reclamación contra la Comisión Europea (101/2004/GG) que está actualmente pendiente ante el Defensor del Pueblo.

El 20 de septiembre de 2003, el denunciante escribió a la Secretaría General de la Comisión para solicitar el acceso a una serie de documentos que obraban en poder de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y de determinados servicios de la Comisión. A falta de respuesta, el denunciante volvió a enviar la misma solicitud el 16 de octubre de 2003, señalándola como solicitud confirmatoria.

Mediante carta de 22 de octubre de 2003, la Secretaría General de la Comisión informó a la demandante de que su carta de 20 de septiembre de 2003 no parecía haberle llegado y que, por lo tanto, consideraría que su solicitud confirmatoria (que había sido registrada el 22 de octubre de 2003) era la solicitud de acceso que debía tramitarse en un plazo de quince días hábiles.

Mediante escrito de 13 de noviembre de 2003, la Dirección General de Administración y Personal de la Comisión respondió a la solicitud de acceso en la medida en que se refería a documentos en poder de la Comisión. En la misma carta, la Comisión informó a la demandante de que recibiría una respuesta separada de la OLAF en lo que respecta al acceso a los documentos en poder de la OLAF.

Mediante nota de 10 de diciembre de 2003, la Secretaría General de la Comisión informó a la demandante de que la OLAF había respondido a su solicitud de acceso el 17 de noviembre de 2003.

En su reclamación al Defensor del Pueblo presentada en enero de 2004, la demandante formuló las siguientes alegaciones:

(1) La OLAF no concedió indebidamente el acceso a los documentos solicitados por ella

(2) La OLAF no tramitó a tiempo la solicitud original de acceso de 16 de octubre de 2003

Presentó las siguientes alegaciones:

(1) Los documentos solicitados deben divulgarse, o la OLAF debe explicar que algunos de ellos no existen.

(2) Si esto no fuera posible, el Defensor del Pueblo, su personal o los miembros del Parlamento Europeo deberían inspeccionar los documentos.

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen de la OLAF

En su dictamen, la OLAF señaló que había respondido a la solicitud del demandante de 16 de octubre de 2003 el 17 de noviembre de 2003. La OLAF alegó que había facilitado a la demandante copias de tres documentos que correspondían a cuatro elementos de la lista presentada por ella (n.os 1, 2, 6 y 7) y que había explicado que la solicitud n.o 10 no estaba clara. En cuanto a las demás solicitudes (núms. 3, 4, 5, 8 y 9), en la respuesta se indicaba que no existían los documentos solicitados.

La OLAF señaló que había respondido a la solicitud del reclamante (recibida el 22 de octubre de 2003) el 17 de noviembre de 2003, es decir, tres días hábiles después de la expiración del plazo. Explicó que este ligero retraso se debía al hecho de que la persona que había estado a cargo del asunto en la OLAF acababa de ser nombrada para otro puesto y había tenido que ocuparse de una serie de asuntos imprevistos. La OLAF aceptó, sin embargo, que habría sido mejor si hubiera informado al reclamante de que sería necesaria una prórroga del plazo.

La OLAF señaló que, entretanto, había enviado una copia de su respuesta de 17 de noviembre de 2003 al denunciante.

Carta del demandante de 7 de mayo de 2004

El 7 de mayo de 2004, la demandante informó al Defensor del Pueblo de que el 20 de abril de 2004 la OLAF le había enviado una copia de su respuesta de 17 de noviembre de 2003. Expresó la opinión de que la presente reclamación había sido respondida a su satisfacción y dio las gracias al Defensor del Pueblo por este resultado.

LA DECISIÓN

1 Falta de acceso a los documentos

1.1 Mediante carta de 16 de octubre de 2003, el demandante, funcionario de la Comisión, solicitó acceso a determinados documentos en poder de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF). En su reclamación al Defensor del Pueblo presentada en enero de 2004, alegó que la OLAF no había concedido el acceso y no había tramitado su solicitud a tiempo.

1.2 En su dictamen, la OLAF informó al Defensor del Pueblo de que había atendido la solicitud del demandante mediante carta de 17 de noviembre de 2003 y de que entretanto se había enviado una copia de dicha carta al demandante. La OLAF aceptó que se había producido un ligero retraso en la tramitación de esta solicitud y que habría sido mejor si hubiera informado al reclamante de que sería necesaria una prórroga del plazo.

1.3 En una carta enviada el 7 de mayo de 2004, la autora expresó la opinión de que la presente queja había sido respondida a su satisfacción y agradeció al Defensor del Pueblo este resultado.

2 Conclusión

De las observaciones de la OLAF y de la carta del reclamante de 7 de mayo de 2004 se desprende que la OLAF ha tomado medidas para resolver el asunto y, por lo tanto, ha satisfecho al reclamante. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

También se informará de esta decisión al Director General de la OLAF.

Le saluda con sinceridad,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS