Estrasburgo, 19 de diciembre de 2003

Muy señor mío:

El 12 de diciembre de 2002, presentó usted una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo en nombre de G.I.M. Est contra la Comisión Europea. La denuncia se refería a un proyecto financiado por la Comisión Europea en el marco del programa Leonardo Da Vinci.

El 23 de enero de 2003, el Defensor del Pueblo Europeo remitió la reclamación al Presidente de la Comisión Europea. La Comisión Europea emitió su dictamen el 3 de abril de 2003. Se lo transmití con una invitación a formular observaciones, que usted envió el 28 de mayo de 2003.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado. Pido disculpas por el tiempo que ha tardado en tramitar su denuncia.

LA DENUNCIA

Según el denunciante, los hechos pertinentes son los siguientes:

La empresa del denunciante, G.I.M. Est, participó en un proyecto piloto (F/95/2/1206/P/II.1.1.a) FPC) financiado por la Comisión Europea (Dirección General de Educación y Cultura) en el marco del programa Leonardo Da Vinci. El denunciante discrepó de las opiniones de la Comisión sobre la subvencionabilidad de algunos gastos. Por consiguiente, el 11 de abril de 2001 se puso en contacto con la Comisión y solicitó una reunión para debatir el asunto. La Comisión rechazó la solicitud e inició un procedimiento de recuperación de los importes ya abonados.

El 12 de diciembre de 2002, el demandante presentó una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo. Alegó que la Comisión había decidido arbitraria y unilateralmente la elegibilidad de algunos gastos. El denunciante alegó además que la Comisión se había negado a organizar una reunión para debatir la subvencionabilidad de los gastos.

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen de la Comisión Europea

El dictamen de la Comisión Europea sobre la denuncia fue resumido del siguiente modo:

La evaluación del informe final del denunciante comenzó en 1998 en la Oficina de Ayuda Técnica encargada del Programa Leonardo Da Vinci. El 14 de enero de 1999 se envió al autor una primera solicitud de documentos adicionales. A este último se le pidió que enviara una copia de las nóminas y cumplimentara adecuadamente el cuadro sobre gastos de viaje/subsistencia en un plazo de diez días. La Oficina de Ayuda Técnica no recibió ninguna respuesta del denunciante en el plazo mencionado.

El 6 de diciembre de 1999, los servicios de la Comisión enviaron al denunciante una nueva solicitud de documentos complementarios. El 8 de mayo de 2000, los servicios de la Comisión solicitaron al demandante que enviara los documentos en un plazo de treinta días, precisando que, en su defecto, era probable que el expediente se cerrara sobre la base de la información ya disponible. El 11 de julio de 2000, se informó al denunciante de que, a falta de respuesta en un plazo de diez días, la Comisión archivaría el expediente y solicitaría el reembolso íntegro de la asignación de Leonardo Da Vinci. El 24 de julio de 2000, se informó al demandante de que, más allá del plazo final de diez días, no se aceptarían más documentos y se archivaría el expediente.

En una carta de 1 de agosto de 2000, el denunciante había enviado una nueva versión del informe final y otros documentos que habían sido evaluados por los servicios de la Comisión. Este último consideró que los documentos adicionales solicitados se referían a los gastos de personal que no se habían facilitado y que el cuadro sobre los gastos de viaje no se había cumplimentado debidamente. De conformidad con el artículo III.3.3 del Manual administrativo y financiero adjunto al contrato, la Comisión archivó el expediente y elaboró una propuesta de recuperación por un importe de 44 484 EUR. El 2 de abril de 2001, se envió al demandante una nota de adeudo con la carta de cierre y los anexos explicativos relativos a los gastos no subvencionables. Por lo tanto, se había informado al denunciante de los gastos considerados no subvencionables.

El 11 de abril de 2001, el denunciante presentó una primera denuncia ante la Comisión a raíz de su carta de 2 de abril de 2001. No estuvo de acuerdo en cuanto a los gastos considerados no subvencionables por los servicios de la Comisión y solicitó la organización de una reunión. No se había adjuntado a los documentos presentados por el reclamante ninguna explicación ni otros documentos justificativos relativos a gastos considerados no subvencionables. Dado que la carta de la Comisión de 24 de julio de 2000 especificaba que no se aceptarían más documentos más allá del plazo de diez días, se había decidido mantener la decisión por la que se solicitaba una recuperación por un importe de 44 484 euros.

El 11 de abril de 2002, el denunciante envió una nueva denuncia a la Comisión en la que impugnó la recuperación por un importe de 44 484 EUR y alegó que estos documentos justificativos relacionados con los diferentes gastos habían cumplido el contrato firmado entre las dos partes. Se mantuvo la decisión de la Comisión de proceder a una recuperación por un importe de 44 484 EUR.

La empresa del denunciante, a pesar de sus obligaciones contractuales (1), no había presentado los documentos justificativos solicitados en varias ocasiones por los servicios de la Comisión. A falta de tales documentos, su expediente se había archivado sobre la base de la información ya disponible, de conformidad con las normas establecidas en el contrato, como había ocurrido con todos los demás participantes.

La Comisión declaró que, a falta de los documentos solicitados, la organización de una reunión no habría modificado la decisión de archivar el expediente sobre la base de la información ya facilitada y no habría cambiado la respuesta dada al denunciante.

Observaciones del demandante

El Defensor del Pueblo Europeo remitió el dictamen de la Comisión al demandante con una invitación a presentar observaciones. En su respuesta de 28 de mayo de 2003, el autor mantuvo su denuncia. Alegó que el contrato preveía la elaboración de un informe provisional que se remitiría a la Comisión. Este último había aceptado la renovación del proyecto y había pagado otros fondos que se habían asignado para la segunda parte del proyecto, sobre la base de un informe intermedio en el que se detallaban los gastos realizados en relación con el 5 % del importe inicial. El denunciante llegó a la conclusión de que la Comisión había actuado con laxitud y no consideró que este trabajo no fuera típico en esta fase y solo correspondiera al 5 % de todo el trabajo. La Comisión debería haber solicitado más información en este momento. No se rechazaron gastos durante el primer año del programa.

LA DECISIÓN

1 La alegación de que la Comisión había decidido arbitraria y unilateralmente la admisibilidad de algunos gastos

1.1 La empresa del demandante, G.I.M. Est, participó en un proyecto piloto (F/95/2/1206/P/II.1.1.a) FPC) financiado por la Comisión Europea (Dirección General de Educación y Cultura) en el marco del programa Leonardo Da Vinci. El denunciante alegó que la Comisión había decidido arbitraria y unilateralmente la subvencionabilidad de algunos gastos.

1.2 La Comisión declaró que el demandante, a pesar de las obligaciones contractuales de su empresa, no había presentado los documentos justificativos solicitados en varias ocasiones por los servicios de la Comisión. A falta de tales documentos, su expediente se había archivado sobre la base de la información ya disponible, de conformidad con las normas establecidas en el contrato, como había ocurrido con todos los demás participantes.

1.3 La presente denuncia se refiere a alegaciones derivadas de un contrato celebrado entre la Comisión y el demandante.

1.4 De conformidad con el artículo 195 del Tratado CE, el Defensor del Pueblo Europeo está facultado para recibir reclamaciones "sobre casos de mala administración en las actividades de las instituciones u organismos comunitarios". El Defensor del Pueblo considera que la mala administración se produce cuando un organismo público no actúa de conformidad con una norma o principio vinculante para él.(2) Por lo tanto, la mala administración también puede encontrarse cuando se trata del cumplimiento de obligaciones derivadas de contratos celebrados por las instituciones u organismos de las Comunidades.

1.5 Sin embargo, el Defensor del Pueblo considera que el alcance de la revisión que puede llevar a cabo en tales casos es necesariamente limitado. En particular, el Defensor del Pueblo opina que no debe tratar de determinar si ha habido un incumplimiento de contrato por cualquiera de las partes, si el asunto está en disputa. Esta cuestión solo podría ser tratada eficazmente por un órgano jurisdiccional competente, que tendría la posibilidad de escuchar los argumentos de las partes sobre la legislación nacional pertinente y de evaluar pruebas contradictorias sobre cualquier cuestión de hecho controvertida.

1.6 Por consiguiente, el Defensor del Pueblo considera que, en los asuntos relativos a litigios contractuales, está justificado limitar su investigación a examinar si la institución u organismo comunitario le ha proporcionado una explicación coherente y razonable de la base jurídica de sus acciones y por qué cree que su opinión sobre la situación contractual está justificada. Si ese es el caso, el Defensor del Pueblo concluirá que su investigación no ha revelado un caso de mala administración. Esta conclusión no afectará al derecho de las partes a que su disputa contractual sea examinada y resuelta con autoridad por un tribunal de jurisdicción competente.

1.7 En el presente caso, la Comisión ha presentado una exposición coherente y razonable de las razones por las que había decidido archivar el expediente del denunciante sobre la base de la información ya disponible, justificando así su decisión sobre la subvencionabilidad de algunos gastos.

1.8 En estas circunstancias, no parece haber habido mala administración por parte de la Comisión.

2 Sobre la alegación de que la Comisión se había negado a organizar una reunión para examinar la subvencionabilidad de los gastos

2.1 El autor alegó que la Comisión se había negado a organizar una reunión para examinar la subvencionabilidad de los gastos.

2.2 La Comisión declaró que, a falta de los documentos solicitados, la organización de una reunión no habría modificado la decisión de archivar el expediente sobre la base de la información ya facilitada y no habría cambiado la respuesta dada al denunciante.

2.3 El Defensor del Pueblo Europeo observa que parece que la Comisión no tenía ninguna obligación contractual de organizar una reunión para debatir la subvencionabilidad de los gastos. Considera, además, que la posición de la Comisión, según la cual una reunión no habría sido útil sin los documentos solicitados, parece razonable.

2.4 En estas circunstancias, no parece haber habido mala administración por parte de la Comisión.

3 Conclusión

Sobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo sobre esta reclamación, no parece haber habido mala administración por parte de la Comisión Europea. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

También se informará de esta decisión al Presidente de la Comisión Europea.

Le saluda con sinceridad,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Artículos 8.3 y 8.4 del contrato

(2) Véase el Informe Anual 1997, pág. 22.