Muy señor mío:

El 17 de julio de 2002, presentó usted una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo en relación con un supuesto retraso por parte de la Comisión en la evaluación del informe final del proyecto «Puertas de órganos pintadas» que presentó en el marco del programa Rafael 1999. Los días 1, 2, 5 y 15 de agosto de 2002 envió usted información complementaria sobre su denuncia.

El 30 de agosto de 2002, transmití la denuncia al Presidente de la Comisión. La Comisión emitió su dictamen el 11 de noviembre de 2002. Los días 6 de septiembre y 8 de octubre de 2002 envió usted información complementaria sobre su denuncia. Le transmití el dictamen de la Comisión con una invitación a formular observaciones, que usted envió el 26 de diciembre de 2002 y el 2 de enero de 2003.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.

LA DENUNCIA

Según el denunciante, los hechos pertinentes eran los siguientes:

El denunciante, una fundación neerlandesa especializada en órganos, presentó en marzo de 1999 a la Comisión un proyecto en el marco del programa Rafael 1999 supervisado por la DG Educación y Cultura (antigua DG X). El proyecto llamado "Puertas de órgano pintadas" consistió en una publicación sobre puertas de órgano pintadas en Europa. El 7 de septiembre de 1999, la Comisión informó al denunciante de que había decidido asignar una subvención de 100 000 € a este proyecto y envió una copia del acuerdo de subvención firmado por el denunciante y la Comisión.

A raíz de la presentación de un informe provisional, el demandante recibió un primer tramo de 50.000 € el 19 de octubre de 1999 y un segundo tramo de 30.000 € el 29 de octubre de 1999. Por lo tanto, seguía habiendo un tramo pendiente de 20.000 €.

De conformidad con el acuerdo de subvención, la Fundación debería haber presentado la publicación el 30 de junio de 2000. Sin embargo, debido al descubrimiento progresivo de órganos históricos en Italia, el autor presentó el 30 de noviembre de 2000 un informe provisional en el que pedía más tiempo para completar la publicación, que contendría más de 700 páginas en lugar de las 400 inicialmente previstas. El 18 de diciembre de 2000, la Comisión respondió que el denunciante debía enviar lo antes posible la ficha de financiación en la que se presentaban los gastos totales del proyecto. El 23 de febrero de 2001, el denunciante escribió a la Comisión solicitando el pago del resto de la subvención. La Comisión respondió el 5 de marzo de 2001 pidiéndole que enviara el informe final.

El 14 de marzo de 2001, el demandante volvió a solicitar una prórroga de la fecha de finalización del proyecto hasta marzo de 2002 (exención de los artículos 2.2 y 2.3 del acuerdo de subvención). La Comisión no respondió. El 31 de octubre de 2001, el denunciante envió copias de la publicación a la Comisión, que solicitó el 16 de noviembre de 2001 un desglose detallado de los costes y un informe detallado del proyecto.

El 8 de marzo de 2002, la Comisión informó al denunciante de que había recibido el estado financiero final y que, a su debido tiempo, informaría sobre el resultado de la evaluación. El 26 de abril de 2002, la Comisión informó al denunciante de que la fecha límite para la presentación de la publicación era el 30 de junio de 2000 y que, sobre la base de una evaluación preliminar del informe final, la Comisión podría emitir una orden de recuperación. La Comisión observó que informaría al denunciante de sus conclusiones finales a más tardar el 30 de abril de 2002. El 12 de junio de 2002, la Comisión informó al denunciante de que había concluido la evaluación del informe final que había enviado a los servicios financieros para su verificación y aprobación. El 12 de julio de 2002, la Comisión envió un fax en el que indicaba que el examen de los servicios financieros seguía pendiente, pero que estaba haciendo todo lo posible para encontrar una solución mutuamente aceptable antes de finales de julio de 2002. El 16 de julio de 2002, el demandante informó a la Comisión de que presentaría una reclamación al Defensor del Pueblo.

El 17 de julio de 2002, el demandante presentó la presente reclamación ante el Defensor del Pueblo alegando 1) el retraso de la Comisión en la evaluación final de su informe y solicitando 2) el pago del resto de la subvención, que ascendía a 20.000 €, así como intereses a partir del 31 de diciembre de 2001.

LA INVESTIGACIÓN

En su dictamen, la Comisión observó que, de conformidad con el artículo 2.2 del acuerdo de subvención (N° 99/SI2.81108), solo podían tenerse en cuenta los gastos efectuados durante el período comprendido entre el 1.1.1999 y el 30.6.2000.

Los artículos 3.1 y 3.2 del acuerdo de subvención, aceptados y firmados por el denunciante, fijan el gasto total estimado del proyecto y prevén que la subvención, que representa un porcentaje de este importe, no podrá superar los 100 000 €. Además, el artículo 3, apartado 3, del acuerdo de subvención establece claramente que, en caso de que el gasto total sea inferior al estimado inicialmente, la subvención se calculará en el mismo porcentaje sobre el gasto real y final efectuado para el proyecto (en el período acordado).

La liquidación final presentada por el denunciante para el período de subvencionabilidad cubierto por los términos del acuerdo de subvención ascendió únicamente a € 97.282,92. Dado que este gasto justifica una subvención de solo € 33.689 (34,63 % del gasto real total), la Comisión habría tenido derecho a emitir una orden de recuperación para € 46.311 sobre los anticipos y los pagos intermedios de € 80.000 ya recibidos por el denunciante.

La solicitud del denunciante de una prórroga del período de subvencionabilidad no estaba muy clara y, lo que es más importante, se hizo después de la expiración del acuerdo de subvención (artículo 2.3). Por consiguiente, la Comisión no pudo acceder a esta solicitud en el marco de su reglamento jurídico y financiero.

La afirmación del denunciante de que la Comisión no cumplió la cláusula estipulada en el acuerdo de subvención sobre el pago del resto final de la subvención en un plazo de 60 días a partir de la recepción del estado de cuenta final no es correcta. El acuerdo de subvención estipulaba muy claramente en el artículo 4, apartado 1, el pago del «saldo del importe especificado en el artículo 3, apartado 2, en un plazo de 60 días a partir de la recepción y aprobación de un informe final y un estado de cuenta, así como la prueba explícita de que se ha hecho referencia a la subvención facilitada por la Comisión Europea». La Comisión efectuó el pago del saldo aprobado dentro del plazo de 60 días. En realidad, el pago se efectuó en el plazo de dos semanas a partir de la fecha de aprobación de la liquidación final mediante carta del Sr. V. de 31 de julio de 2002. El pago fue reconocido por el propio autor el 15 de agosto de 2002.

El retraso en el examen y la aprobación del informe final se debió al hecho de que el denunciante incluyó los costes incurridos tanto antes como después del período de subvencionabilidad, lo que generó una correspondencia prolongada con el denunciante y la consulta de los servicios financieros de la Comisión.

Teniendo en cuenta la situación especial del denunciante (enfermo y con exceso de trabajo) y los buenos resultados del proyecto (publicación de dos ediciones del catálogo), la Comisión adoptó una posición flexible, comprensiva y favorable con respecto al denunciante al aceptar todos los gastos desde el 1 de enero de 1999 hasta el 30 de noviembre de 2001 como subvencionables, pero no los gastos antes del 1 de enero de 1999 (el denunciante presentó gastos a partir de 1996 que claramente no se mencionaban en la presente solicitud original ni estaban cubiertos por los términos del acuerdo de subvención). Asignó así al denunciante 3.077,79 € como saldo de la subvención.

En vista de lo anterior, los servicios de la Comisión consideran que el denunciante ha recibido un trato más que justo.

El 15 de agosto de 2002, el demandante envió una copia de la carta que había enviado ese mismo día a la Comisión y en la que confirmaba la recepción de 3 077,79 €, pero también afirmaba tener derecho al resto de la subvención, que es de 20 000 € - 3 077,79 € = 16 922,21 €.

En sus observaciones, el denunciante sostuvo que, sobre la base de la decisión del grupo de expertos independientes de asignar al proyecto una subvención de 100 000 € y de la declaración en el acuerdo de subvención de que el proyecto recibiría este importe, la fundación tenía derecho al pago del resto de la subvención mencionado anteriormente. El denunciante observó que el hecho de que la Comisión retenga esta cantidad sobre la base de un artículo extraño demuestra la incomprensión y la falta de conocimiento de la Comisión sobre el tema.

El autor declaró que gradualmente y a través de una investigación más profunda, la fundación había encontrado un número adicional sustancial de puertas de órganos pintadas desconocidas en colecciones privadas y en bóvedas y bodegas de diócesis italianas, lo que dio lugar a una publicación de 720 páginas con 850 ilustraciones. Sin embargo, el denunciante no expuso los hechos reales en la solicitud sobre la duración del proyecto. El desconocimiento y la falta de conocimiento de la Comisión sobre el inventario y la catalogación de los bienes culturales hacen que la propia Comisión sea la culpable de ello.

El demandante llegó a la conclusión de que, en caso de que la Comisión mantuviera su punto de vista, acudiría al Tribunal de Primera Instancia.

LA DECISIÓN

1.1 El denunciante alegó que la Comisión había retrasado la evaluación final del informe. La Comisión observó que el retraso en el examen y la aprobación del informe final se debió al hecho de que el denunciante incluía los costes incurridos tanto antes como después del período de subvencionabilidad, lo que generó una prolongada correspondencia con el denunciante y la consulta de los servicios financieros de la Comisión.

1.2 El Defensor del Pueblo señala, en primer lugar, que, por lo que se refiere a la duración del proyecto, los artículos 2.2 y 2.3 del acuerdo de subvención (ref. no 99/SI2.81108) -firmado por ambas partes en septiembre de 1999- disponen que el contrato abarcará el período comprendido entre el 1 de septiembre de 1999 y el 30 de junio de 2000 y que el proyecto deberá estar terminado a más tardar el 30 de junio de 2000.

1.3 El artículo 5 del acuerdo de subvención establece que el informe intermedio y el estado de cuenta se presentarán a más tardar el 1 de octubre de 1999 y que el informe final sobre el proyecto se presentará en un plazo de dos meses a partir de su finalización, tal como se especifica en el apartado 2 del artículo 2, es decir, a más tardar el 31 de agosto de 2000, incluido a) un estado de cuenta (gastos e ingresos reales) en euros, firmado y certificado por el beneficiario o el responsable de las finanzas de la organización y b) una lista detallada de todas las facturas.

1.4 Del análisis del expediente y de la correspondencia entre el denunciante y la Comisión se desprende que el retraso de la Comisión en la evaluación final del informe se debió al hecho de que el denunciante no presentó el informe final sobre el proyecto hasta el 31 de octubre de 2001 (en lugar del 31 de agosto de 2000, según lo previsto en el acuerdo de subvención) y que el denunciante había escrito a la Comisión solicitando una prórroga de la duración del proyecto prevista en el acuerdo de subvención.

1.5 Además, dado que el denunciante había incluido los costes incurridos antes y después del período de subvencionabilidad previsto en el acuerdo de subvención, la Comisión mantuvo una larga correspondencia con el denunciante sobre este asunto. Esto parece haber retrasado considerablemente la evaluación final del informe. Sin embargo, no parece haber elementos en el expediente que indiquen que la Comisión, ante estos acontecimientos inesperados, sería responsable de un retraso adicional en la evaluación del informe.

1.6 Sobre la base de lo anterior, no parece haber habido mala administración por parte de la Comisión en el tratamiento de la evaluación final de los estados financieros del denunciante.

2.1 El demandante reclama el pago del resto de la subvención, que asciende a 20.000 €, así como intereses a partir del 31 de diciembre de 2001. El denunciante alegó que, sobre la base de la decisión del grupo de expertos independientes de asignar al proyecto una subvención de 100 000 € y de la declaración en el acuerdo de subvención de que el proyecto recibiría este importe, la fundación tenía derecho al pago del resto de la subvención mencionado anteriormente.

2.2 La Comisión declaró que había adoptado una posición flexible y favorable hacia el demandante al aceptar como subvencionables todos los gastos desde el 1 de enero de 1999 hasta el 30 de noviembre de 2001, pero no los gastos anteriores al 1 de enero de 1999. El denunciante presentó gastos a partir de 1996 que claramente no se mencionaban en la solicitud original ni estaban cubiertos por los términos del acuerdo de subvención. 3 77,79 € como saldo de la subvención.

2.3 El Defensor del Pueblo considera que el alcance de la revisión que puede llevar a cabo en casos contractuales es necesariamente limitado. El Defensor del Pueblo no pretende determinar si ha habido un incumplimiento de contrato por cualquiera de las partes, si el asunto está en disputa. Esta cuestión solo podría ser tratada eficazmente por un órgano jurisdiccional competente, que tendría la posibilidad de escuchar los argumentos de las partes sobre la legislación nacional pertinente y de evaluar pruebas contradictorias sobre cualquier cuestión de hecho controvertida.

2.4 Por lo tanto, el Defensor del Pueblo considera que, en los asuntos relativos a litigios contractuales, está justificado limitar su investigación a examinar si la institución u organismo comunitario le ha proporcionado una explicación coherente y razonable de la base jurídica de sus acciones y por qué cree que su opinión sobre la situación contractual está justificada.

2.5 Por lo que se refiere al presente caso, el Defensor del Pueblo señala que los artículos 3.1 y 3.2 del acuerdo de subvención establecen que el coste total del proyecto se estima en 288.764 € y que las partes acordaron que la Comisión aportará un importe máximo de 100.000 € equivalente al 34,63 % de este coste. El período de subvencionabilidad acordado en el acuerdo de subvención abarcaba el período comprendido entre el 1 de enero de 1999 y el 30 de junio de 2000. El artículo 4, apartado 1, del acuerdo de subvención establecía que el saldo del 20 %, objeto de la presente reclamación, se abonará al beneficiario en un plazo de sesenta días a partir de la recepción y aprobación del informe final y el estado de cuenta, así como de la prueba explícita de que se ha hecho referencia a la subvención facilitada por la Comisión Europea.

2.6 El Defensor del Pueblo señala que la Comisión ha reconocido los buenos resultados del proyecto (publicación de dos ediciones de catálogo). No obstante, parece que el informe final y el estado de cuentas presentados por el denunciante incluían costes por un importe superior al previsto en el acuerdo de subvención (351 725,03 € en lugar de 288 764 €) y cubrían un período de subvencionabilidad diferente del acordado en el acuerdo de subvención (del 1 de enero de 1996 al 30 de noviembre de 2001 en lugar del 1 de enero de 1999 al 30 de junio de 2002). Habida cuenta de los buenos resultados del proyecto, la Comisión acordó hacer una excepción a las condiciones del acuerdo de subvención y aceptar los gastos efectuados desde el 1 de enero de 1999 (inicio del período contractual) hasta el 30 de noviembre de 2001 (fecha de presentación del informe final) en lugar del 30 de junio de 2000 (final del período contractual). Así pues, la Comisión aceptó pagar el 34,63 % de 239.901,24 € = 83.077,79 € menos los 80.000 € ya pagados = 3.077,79 €.

2.7 Sobre la base de lo anterior, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión ha presentado una exposición coherente y razonable de las razones por las que no pudo conceder al demandante el resto de la subvención por un importe de 20.000 €, sino solo 3.077,79 €. En estas circunstancias, no parece haber ningún caso de mala administración por parte de la Comisión.

2.8 Como ya ha indicado el autor en sus observaciones, tiene derecho a considerar la posibilidad de llevar el asunto ante el tribunal competente, es decir, el Tribunal de Primera Instancia de las CE.

Sobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo sobre esta reclamación, no parece haber habido mala administración por parte de la Comisión. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

También se informará de esta decisión al Presidente de la Comisión.

Le saluda con sinceridad,

Jacob SÖDERMAN