Antecedentes de la denuncia

1. El demandante solicitó un período de prácticas en la Comisión Europea. Pasó la fase de preselección ^[1] y se le pidió que cargara documentos justificativos sobre sus calificaciones y experiencia en su cuenta de solicitud.

2. El 22 de octubre de 2019, la reclamante inició sesión en su cuenta, donde dijo que el plazo para cargar los documentos era el 22 de marzo de 2019. El denunciante no cargó ningún documento justificativo en ese momento. El 29 de octubre de 2019, volvió a iniciar sesión para cargar los documentos. Luego descubrió que el plazo para cargar los documentos había expirado ese mismo día.

3. El denunciante escribió a la Comisión el mismo día. Dijo que no había cargado los documentos justificativos a tiempo porque, como el plazo inicialmente comunicado en su cuenta era incorrecto, estaba convencida de que tenía tiempo.

4. Tras enviar una respuesta al denunciante, la Comisión reconoció que la cuenta de la solicitud había indicado inicialmente una fecha incorrecta para la presentación de los documentos justificativos. Esto se debió a un problema de TI. Si el reclamante hubiera actualizado la página web de la cuenta de la solicitud, habría aparecido el plazo correcto. Sin embargo, todos los solicitantes fueron informados del plazo correcto a su debido tiempo.

5. La Comisión señaló que, dado que el plazo para cargar los documentos justificativos había expirado, no podía aceptar los documentos del denunciante, ya que ello iría en contra del principio de igualdad de trato de los solicitantes. Insatisfecho con la respuesta de la Comisión, el reclamante se dirigió al Defensor del Pueblo en noviembre de 2019.

La investigación

6. La Defensora del Pueblo inició una investigación sobre la reclamación de que la Comisión no informó adecuadamente a los solicitantes preseleccionados sobre el plazo para presentar los documentos justificativos y que, por lo tanto, la Comisión debería aceptar los documentos justificativos del reclamante después del plazo.

7. Durante la investigación, el Defensor del Pueblo recibió la respuesta de la Comisión sobre la reclamación. La reclamante también informó al equipo de investigación de la Defensora del Pueblo de que, el 4 de diciembre de 2019, recibió una notificación en su cuenta de solicitud en la que le informaba de que había sido seleccionada. Sin embargo, más tarde ese mismo día, recibió otra notificación en la que se le informaba de que no había sido seleccionada porque no había presentado los documentos justificativos antes de la fecha límite.

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

8. La demandante afirma que no es justo que la Comisión la excluya del procedimiento de selección de prácticas debido a un error cometido por la Comisión. Consideró que la Comisión no le había informado adecuadamente sobre el plazo de presentación de los documentos, ni le había informado de que se había producido un error en la cuenta de solicitud. Ella no podría haber sabido que para corregir el error habría tenido que actualizar la página web.

9. La Comisión dijo que solo se comunica con los solicitantes a través de la cuenta de solicitud. La Comisión utiliza la cuenta de solicitud para informar a los solicitantes preseleccionados de cualquier noticia relativa a su solicitud, incluido el plazo para presentar los documentos justificativos. Los solicitantes pueden recibir notificaciones cuando hay un mensaje en la cuenta de la aplicación, aunque este no siempre es el caso. La cuenta de solicitud contiene la información que los solicitantes necesitan para verificar sus cuentas al menos dos veces por semana y que no pueden utilizar la ausencia de una notificación para argumentar que no tenían conocimiento de la información en la cuenta.

10. La Comisión declaró que el plazo erróneo (que era el plazo del procedimiento de selección anterior) solo había sido visible durante unos 15 minutos. La Comisión no notificó a los solicitantes que sus cuentas de solicitud habían indicado inicialmente un plazo incorrecto. La Comisión recibió la misma cantidad de documentos justificativos que de costumbre. Algunos solicitantes se pusieron en contacto con la Comisión para verificar la fecha. Lamentablemente, la reclamante no comprobó su cuenta de solicitud con la regularidad prevista ni se puso en contacto con la Comisión para verificar el plazo. Por lo tanto, la Comisión no consideró que los argumentos de la denunciante fueran suficientes para justificar la aceptación de sus documentos justificativos fuera de plazo. La Comisión alentó al denunciante a que volviera a presentar su solicitud para el siguiente período de prácticas.

11. La Comisión informó al Defensor del Pueblo de que revisaría sus procedimientos internos estableciendo una lista de control para garantizar que todas las medidas necesarias (incluida la supresión de los plazos en selecciones anteriores) se completen debidamente antes de publicar mensajes en las cuentas de la solicitud.

Evaluación del Defensor del Pueblo

12. Es lamentable que la Comisión haya indicado inicialmente un plazo incorrecto en las cuentas de la solicitud. Si bien la Comisión corrigió el error en un plazo de 15 minutos, se le alertó de que algunos candidatos lo habían visto. Como tal, la Comisión debería haber enviado una notificación a todos los candidatos sobre el plazo correcto. No hay nada que sugiera que hacerlo hubiera sido particularmente oneroso.

13. Al mismo tiempo, el plazo erróneo había expirado más de seis meses antes. Como tal, habría sido razonable que el denunciante lo interrogara, como lo habían hecho otros solicitantes. Además, si hubiera seguido las instrucciones de la cuenta de solicitud para verificar su cuenta al menos dos veces por semana, habría visto el plazo correcto. Sin embargo, la demandante dejó pasar una semana entre darse cuenta de un plazo que debe haber sido incorrecto y comprobar su cuenta de solicitud de nuevo. La autora no ha proporcionado ninguna información que sugiera que se le impidió comprobar su cuenta de solicitud durante este período.  

14. Sobre la base de lo anterior, el Defensor del Pueblo considera que, si bien la Comisión debería haber alertado a los candidatos del error, su decisión de no aceptar los documentos justificativos del reclamante en este caso fue razonable.

15. El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción las medidas adoptadas por la Comisión para evitar que se cometan errores similares en el futuro. En este contexto, el Defensor del Pueblo también confía en que no se repita el error adicional al que la demandante llamó su atención (véase el apartado 7).

16. Como observación final, el Defensor del Pueblo considera que la forma en que la Comisión formuló su primera respuesta por correo electrónico al reclamante podría percibirse como descortés y, por lo tanto, recuerda la importancia de dirigirse siempre a las personas de manera adecuada, en consonancia con el Código Europeo de Buena Conducta Administrativa ^[2].

Conclusión

Sobre la base de la investigación, la Defensora del Pueblo archiva este asunto con la siguiente conclusión:

Si bien la Comisión debería haber alertado a los candidatos del error en este caso, el Defensor del Pueblo considera que su decisión de no aceptar los documentos justificativos del reclamante fue razonable.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la Comisión.

Emily O'Reilly

Defensor del Pueblo Europeo

Estrasburgo, 19.2.2020

[1] Para más información, véase https://ec.europa.eu/stages/information/selection_en.

[2] Véase el artículo 12 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa, disponible en https://www.ombudsman.europa.eu/es/publication/es/3510.