Antecedentes de la denuncia

1. La denuncia se refiere a un procedimiento de selección organizado por la Oficina Europea de Apoyo al Asilo (EASO) para contratar asistentes jurídicos. La EASO contrató a una agencia de contratación para que elaborara una lista restringida (preselección) de candidatos que la EASO entrevistaría posteriormente.

2. Inicialmente, el autor no fue preseleccionado para la entrevista. La agencia de contratación le informó de que esto se debía a que era un abogado cualificado ^[1]. El denunciante impugnó esta decisión tanto ante la EASO como ante la agencia de contratación, y posteriormente fue invitado a una entrevista con la EASO.

3. La agencia de contratación informó al reclamante de que la EASO había evaluado positivamente su actuación en la entrevista. Esperaba que «una vez que [hubiera] una oferta de empleo pertinente, [él] [estaría] entre los candidatos contratados».

4. Más de tres meses después, al no haber recibido más información, el demandante envió un correo electrónico a la agencia de contratación en el que expresaba su continuo interés en trabajar para la EASO. La agencia de contratación respondió que la EASO había decidido finalmente no contratar al denunciante.

5. A continuación, el denunciante envió un correo electrónico a la EASO. Afirmó que había recibido información contradictoria sobre si la EASO o la agencia de contratación eran responsables de la contratación de candidatos tras el procedimiento de selección. En resumen, la agencia de contratación había dicho que la EASO era responsable de la decisión de no contratarlo, mientras que la EASO le había informado previamente de que la agencia de contratación era responsable de la contratación.

6. También pidió a la EASO que le proporcionara sus observaciones. Pide que se aclare en relación con el correo electrónico de la agencia de contratación que otros candidatos se consideran «mejores correspondencias». Dijo que debía ser reclutado si se determinaba que esa declaración era incorrecta.

7. En su respuesta al denunciante, la EASO declaró que, después de haber impugnado el hecho de que no había sido preseleccionado inicialmente, había decidido invitarlo a una entrevista. También le había dado una explicación razonable y una respuesta adecuada sobre por qué no había sido contratado. La declaración inicial de la agencia de contratación de que el reclamante figuraría entre los candidatos contratados en caso de futuras vacantes no constituía un compromiso por parte de la EASO ^[2].

8. Insatisfecho con la respuesta de la EASO, el reclamante se dirigió al Defensor del Pueblo.

La investigación

9. La Defensora del Pueblo inició una investigación sobre si la EASO era responsable de las deficiencias en la fase de preselección y si la decisión de no contratar al reclamante era razonable.

10. Durante la investigación, la Defensora del Pueblo recibió respuestas de la EASO, incluida una hoja de cálculo en la que figuraba su evaluación de los candidatos entrevistados, y el contrato de servicios entre la EASO y la agencia de contratación.

Deficiencias en el proceso de preselección

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

11. El autor afirma que la razón aducida por la agencia de contratación para explicar por qué no fue preseleccionado inicialmente, es decir, su cualificación como abogado, no era sólida. Aunque posteriormente fue entrevistado, sostiene que su entrevista tuvo lugar demasiado tarde y que la EASO ya había seleccionado a los candidatos seleccionados para entonces.

12. Además, tras su entrevista, la agencia de contratación le dio falsas garantías en cuanto a su futura contratación.

13. El denunciante también sostiene que la declaración de la EASO en el sentido de que «en este caso concreto [la agencia de contratación] es responsable de la contratación [...]» creó confusión en cuanto a qué entidad era responsable de la contratación.

14. La EASO señaló que la agencia de contratación era responsable de la preselección de los candidatos, mientras que era la única responsable de la decisión final de contratar candidatos.

15. La EASO declaró que el hecho de que la entrevista se celebrara más tarde que otras no afectaba a las posibilidades del reclamante. Sin embargo, aclaró que la agencia de contratación se había equivocado al afirmar que esperaba que fuera contratado una vez que hubiera una vacante pertinente. La EASO solo contrata candidatos cuando surgen necesidades específicas.

Evaluación del Defensor del Pueblo

16. La función del Defensor del Pueblo es determinar si hubo mala administración por parte de una institución, agencia u organismo de la UE y no investigar las actividades de un tercero, como la agencia de contratación en este caso. Dicho esto, si un organismo de la UE trabaja con un tercero, como una agencia de contratación, debe estar especialmente atento en cuanto al trabajo que se lleva a cabo en su nombre.

17. El contrato de servicios entre la EASO y la agencia de contratación establece qué organismo era responsable de qué y el Defensor del Pueblo no ha detectado ningún problema con el contrato como tal ^[3].

18. Es lamentable que la agencia de contratación en este caso parezca haber hecho una serie de declaraciones engañosas al demandante. La declaración de la EASO al reclamante (véase el apartado 13 anterior) también era engañosa. En el curso de la presente investigación se ha facilitado la información correcta.

19. Para tratar de evitar estos problemas en el futuro, el Defensor del Pueblo hará una primera sugerencia a la EASO.

20. Después de que el demandante impugnara el hecho de que no había sido preseleccionado, la EASO pidió a la agencia de contratación que lo invitara a una entrevista. La EASO declaró que el denunciante tenía una posibilidad real de ser contratado después de su entrevista. El Defensor del Pueblo no tiene motivos para dudar de ello.

Decisión de no contratar al demandante

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

21. El denunciante alegó que la EASO no proporcionó una explicación adecuada de por qué los candidatos seleccionados eran «mejores partidos».

22. La EASO alegó que se trataba de una explicación razonable y suficiente de su decisión de no seleccionarlo.

23. La EASO facilitó al equipo de investigación de la Defensora del Pueblo una hoja de cálculo en la que se detallaba su evaluación de los candidatos entrevistados, incluidas tanto sus cualificaciones como su rendimiento en la entrevista. Dijo que, aunque el autor tenía las cualificaciones adecuadas, sólo había un número limitado de puestos disponibles y había considerado que otros candidatos eran más adecuados.

Evaluación del Defensor del Pueblo

24. Los «consejos de selección»^[4] gozan de un amplio margen de apreciación a la hora de determinar la clasificación de los candidatos y sus decisiones relativas a la evaluación de un candidato solo pueden cuestionarse en caso de error manifiesto ^[5].

25. La hoja de cálculo que la EASO puso a disposición del Defensor del Pueblo en este caso muestra que el tribunal calificador evaluó a los solicitantes en función de sus méritos. Sin embargo, la información muy limitada que contenía ^[6] no permite revisar en esta fase si existía un error manifiesto en la posición de la EASO de que los candidatos seleccionados eran «mejores coincidencias» o «más adecuados» que el denunciante .

26. Esta falta de documentación adecuada es otra deficiencia detectada por el Defensor del Pueblo en relación con este procedimiento de selección.

27. Por último, el Defensor del Pueblo señala que la EASO debería haber facilitado información más detallada y útil al reclamante.

28. Para garantizar que el Defensor del Pueblo pueda llevar a cabo su revisión en el futuro y que la EASO pueda proporcionar información más detallada a los candidatos, el Defensor del Pueblo hará una segunda sugerencia de mejora.  

Conclusión

Sobre la base de la investigación, el Defensor del Pueblo archiva este asunto con la siguiente conclusión:

Si bien el Defensor del Pueblo ha detectado una serie de deficiencias en este caso, no serviría de nada proseguir la investigación.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la Oficina Europea de Apoyo al Asilo.

Sugerencias de mejora

La EASO debe adoptar directrices sobre los procedimientos de contratación de personal interino, en particular cuando intervenga una agencia de contratación externa.

Para que la Defensora del Pueblo pueda llevar a cabo su revisión y asegurarse de que está en condiciones de proporcionar información útil a los solicitantes, la EASO debe mantener registros más detallados de la evaluación realizada por los tribunales de selección sobre la base de los criterios establecidos en el anuncio de vacante. Esto se puede hacer usando una hoja de cálculo.

Emily O'Reilly

Defensor del Pueblo Europeo

Estrasburgo, 6.3.2019

[1] Como se ha señalado, el procedimiento se aplica a los asistentes jurídicos.

[2] La EASO se refirió al concepto jurídico de «expectativas legítimas» y declaró que el correo electrónico de la agencia de contratación no podía generar una expectativa legítima de que la EASO contrataría al reclamante.

[3] En virtud de los términos del contrato, la EASO mantuvo el control sobre el proceso de contratación, mientras que la agencia de contratación estaba obligada a prestar sus servicios siguiendo las instrucciones de la EASO, por ejemplo, para preseleccionar a los candidatos adecuados sobre la base de la descripción del puesto de trabajo facilitada por la EASO.

[4] Cada procedimiento de selección cuenta con un tribunal de selección, que se encarga de seleccionar a los candidatos sobre la base de criterios predeterminados y de elaborar la lista definitiva de los candidatos seleccionados.

[5] Véase, por ejemplo, la sentencia del Tribunal de Primera Instancia de 11 de mayo de 2005, de Stefano/Comisión, T-25/03 (apartado 34) [http://curia.europa.eu/juris/document/document_print.jsf?docid=59296&text=&dir=&doclang=FR&part=1&occ=first&mode=lst&pageIndex=0&cid=2389261]; Sentencia del Tribunal de Primera Instancia de 28 de noviembre de 2002 en el asunto T-332/01, Pujals Gomis/Comisión (apartados 39-41) [http://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-332/01].

[6] El Defensor del Pueblo ha considerado anteriormente que las hojas de cálculo pueden ser una herramienta útil para registrar cómo se evalúa a los candidatos en un procedimiento de selección. Idealmente, deben incluir criterios detallados, como información sobre los requisitos clave de elegibilidad para el proceso de contratación en particular, la experiencia profesional y la educación. Además, la hoja de cálculo debe cumplimentarse de manera coherente. Véase la Decisión OI/14/2015/ZA del Defensor del Pueblo Europeo relativa a un procedimiento de selección para un puesto en la Delegación de la UE en Albania: https://www.ombudsman.europa.eu/es/decision/es/81258.