Estimada señora K.:
El 12 de junio de 1998 presentó usted una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo en nombre de la Asociación "Föreningen Kökarkultur" en relación con la decisión de la Comisión Europea de rechazar la solicitud de su asociación para el programa Kaleidoscope 1998 en la fase de preselección.
El 22 de julio de 1998, transmití la denuncia al Presidente de la Comisión Europea. La Comisión envió su dictamen el 22 de octubre de 1998 y se lo remití con una invitación para que formulara observaciones, si así lo deseaba. El 5 de noviembre de 1998 recibí sus observaciones sobre el dictamen de la Comisión.
Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.

LA DENUNCIA

El 27 de marzo de 1998, la DG X de la Comisión informó a la demandante de que su solicitud presentada en el marco del programa Caleidoscopio de 1998 había sido rechazada en la fase de preselección. La Comisión explicó que la solicitud no cumplía los criterios formales de participación publicados en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas (1), ya que faltaba la ficha presupuestaria.
Según el denunciante, se envió a la Comisión una solicitud completa que incluía la ficha presupuestaria. Sin embargo, el denunciante admitió que solo envió la solicitud original sin las dos copias adicionales requeridas en el formulario de solicitud.
Sin embargo, la autora había tomado fotocopias de tamaño A3 de su solicitud. En su escrito de 27 de marzo de 1998, la Comisión había incluido copias de la solicitud original en papel tamaño A4. Esto, según el denunciante, demostró que las páginas de la ficha presupuestaria que faltaban se perdieron entre el momento en que el formulario de solicitud llegó a Bruselas y el momento en que las páginas se copiaron después de separarse unas de otras para hacer las copias A4.

LA INVESTIGACIÓN

En
su dictamen, la Comisión señalaba lo siguiente:

El proyecto de la Asociación Kökarkultur fue denegado porque la declaración presupuestaria no figuraba en la solicitud recibida por la Comisión para el plazo del 1 de diciembre de 1997;

En la convocatoria de candidaturas se indica que las solicitudes incompletas se rechazan en la fase de preselección y se devuelven al solicitante. Sobre esta base, la Comisión no estaba en condiciones de tomar en consideración esta solicitud;

Los servicios de la Comisión explicaron las razones anteriores en una carta enviada a la asociación el 7 de mayo de 1998 y el asunto también se debatió varias veces en conversaciones telefónicas entre los representantes de la asociación y la Comisión;

Naturalmente, cada solicitud fue tratada cuidadosamente por los servicios de la Comisión, y parecía muy poco probable, si no imposible, que la declaración presupuestaria pudiera haberse perdido a su llegada a la Comisión;

El 20 de abril de 1998 se envió por fax a la Comisión una copia de la ficha presupuestaria, pero en esa fase la Comisión ya había realizado y aprobado formalmente la selección de los 147 proyectos para recibir el apoyo de Kaleidoscope para 1998 y era demasiado tarde para volver a examinar el proyecto de asociación Kökarkultur;

La Comisión recibió 930 solicitudes en el marco del programa Caleidoscopio de 1998. En la fase de preselección, 263 solicitudes fueron denegadas por razones formales. La mayoría de estos proyectos fueron rechazados porque la declaración presupuestaria no era correcta (66 %), pero un gran número de proyectos fueron rechazados porque los formularios de solicitud no estaban completos (25 %). Evidentemente, el término «solicitudes incompletas» incluye las solicitudes en las que faltan partes del formulario de solicitud o en las que no se incluyen anexos;

La Comisión no tiene la posibilidad de volver a ponerse en contacto con los solicitantes que hayan enviado formularios de solicitud incorrectos o incompletos. Por este motivo, en la convocatoria de candidaturas, el formulario de candidatura y las directrices se indica claramente que «las candidaturas incompletas o que no cumplan los criterios de admisibilidad serán rechazadas en la fase de preselección y se devolverán al solicitante»;

Por consiguiente, los servicios de la Comisión consideraron que el rechazo de este proyecto estaba justificado.

Observaciones de la autora La
autora mantuvo su denuncia.

LA DECISIÓN

1.1
La demandante alega que, de hecho, los servicios de la Comisión habían perdido la declaración presupuestaria que su asociación había enviado adjunta al formulario de solicitud.
1.2 La autora había tomado una copia en tamaño A3 del formulario de solicitud original, lo que, según ella, demostraba que las páginas estaban unidas entre sí. En su carta de 27 de marzo de 1998, la Comisión había adjuntado una copia en tamaño A4 del formulario de solicitud original que, según el denunciante, demostraba que las páginas estaban separadas entre sí en la Comisión.
1.3 La Comisión afirma que cada solicitud fue tratada cuidadosamente por los servicios de la Comisión y que parecía muy improbable, si no imposible, que la ficha presupuestaria se hubiera perdido a su llegada a la Comisión.
1.4 Las investigaciones del Defensor del Pueblo sobre esta reclamación indican que en el formulario de solicitud se indica que los solicitantes deben presentar la solicitud original y dos copias de la misma y la ficha presupuestaria. La demandante ha reconocido que solo envió el formulario de solicitud original al que supuestamente se adjuntaba la declaración presupuestaria.
1.5 En sus observaciones, la Comisión ha reconocido que los servicios de la Comisión tenían que hacer las copias necesarias. Según la Comisión, al faltar la ficha presupuestaria, solo se tomaron copias del formulario de solicitud y de los anexos.
1.6 Habida cuenta de las conclusiones anteriores, no se ha presentado al Defensor del Pueblo material suficiente para que pueda concluir que la ficha presupuestaria se perdió a su llegada a la Comisión.
Conclusión
Sobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo Europeo sobre esta reclamación, no parece haber habido mala administración por parte de la Comisión Europea. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo ha decidido archivar el asunto.
También se informará de esta decisión al Presidente de la Comisión Europea.
Le saluda atentamente,
Jacob SÖDERMAN

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(1) DO C 253 de 19.8.1997