Lokacija: Urad evropskega varuha človekovih pravic, Bruselj

Navzoči:

Evropska komisija:

• generalni direktor, pravna služba
• Pomočnik generalnega direktorja, pravna služba
• koordinator za medinstitucionalne odnose, preglednost in etiko (SG.A.3), generalni sekretariat
• Uradnik za pravne zadeve in politiko, Document Management & Access to Documents (SG.A.2), Generalni sekretariat

Evropski varuh človekovih pravic:

• Lampros Papadias, vodja kabineta
• Rosita Hickey, direktorica za preiskave
• Tanja Ehnert, koordinatorka za poizvedbe
• Diana Riochet, pravna svetovalka v kabinetu
• Michaela Gehring, preiskovalka
• Nicholas Hernanz, uradnik za preiskave

Namen sestanka

Namen sestanka je bil, da bi preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic razpravljala o zadevi in pojasnila konkreten časovni okvir, v katerem Komisija obravnava zahtevo za dostop javnosti.

Pred sestankom je Komisija preiskovalni skupini varuhinje človekovih pravic predložila 17 dokumentov, povezanih z njeno obravnavo pritožnikove zahteve za dostop, tako v začetni kot v potrdilni fazi, ter s svojo politiko o uporabi službenih mobilnih telefonov/naprav.

Uvod in postopkovne informacije

Predstavila se je preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic, se zahvalila predstavnikom Komisije za srečanje z njimi in navedla namen srečanja. Opisali so pravni okvir, ki se uporablja za sestanke varuha človekovih pravic, zlasti da varuh človekovih pravic brez predhodnega soglasja Komisije ne bo razkril nobenih informacij, ki jih je Komisija opredelila kot zaupne, niti pritožniku niti kateri koli drugi osebi zunaj urada varuha človekovih pravic^[1].

Preiskovalna skupina je pojasnila, da bo pripravila osnutek poročila o sestanku, ki ga bo poslala Komisiji, da bi zagotovila vsebinsko točnost in popolnost vsebine. Poročilo o sestanku bo nato dokončno oblikovano, vključeno v spis in predloženo pritožniku. V poročilo ne bi bile vključene nobene zaupne informacije ali kako drugače predložene pritožniku ali kateri koli tretji osebi.

Izmenjane informacije

Uvod Komisije

Predstavniki Komisije so predstavili naslednja dejstva zadeve. Pritožnik je 31. januarja 2024 v skladu s pravili iz Uredbe 1049/2001[2] zaprosil za dostop javnosti do besedilnega sporočila, ki ga je predsednik Francoske republike poslal predsednici Evropske komisije v zvezi s trgovinskimi pogajanji med EU in Mercosurjem. Ker prvotne odločitve ni bilo, je pritožnik 14. maja 2025, tj. 15 mesecev pozneje, vložil potrdilno prošnjo. Komisija je 28. julija 2025 sprejela potrdilni sklep o pritožnikovi prošnji za dostop, v katerem je navedla, da je opravila izčrpno iskanje, vendar zadevnega besedilnega sporočila ni mogla identificirati.

Predstavniki Komisije so preiskovalni skupini varuhinje človekovih pravic predložili nekaj osnovnih informacij o tem, kako Komisija obravnava zahteve za dostop javnosti do besedilnih sporočil ali aplikacij za takojšnje sporočanje. Ugotovili so, da Komisija zaposluje več kot 30 000 uslužbencev, ki za delo redno uporabljajo takojšnja sporočila. Zaradi velikega števila izmenjanih sporočil Komisija pri registraciji besedilnih sporočil v svojem sistemu za upravljanje dokumentov upošteva tri ključne elemente:

• obveznosti glede preglednosti;
• Realnost sodobnih komunikacij (hitrost aplikacij za takojšnje sporočanje); in
• varnostni pomisleki (Komisija je omenila tveganje kibernetskih napadov, ki vključujejo zlasti pomembne cilje).

Predstavniki Komisije so opozorili, da so druge institucije zaradi varnostnih pomislekov v zvezi z aplikacijami za takojšnje sporočanje svojim uslužbencem naročile, naj neposrednih sporočil sploh ne uporabljajo[3].

Komisija je uvedla zelo stroge varnostne zahteve za uporabo korporativnih naprav, vključno s tem, da osebje aktivira funkcijo „izginjajočih sporočil“ v aplikaciji Signal, da bi čim bolj zmanjšalo tveganja.

Kot je že določeno v potrdilnem sklepu, so opozorili na pravila, ki jih morajo spoštovati vsi uslužbenci:

• Člen 5(4) Priloge k Poslovniku Komisije določa: „Aplikacijeza pošiljanje besedilnih sporočil na službenih mobilnih telefonih se ne uporabljajo za pomembne informacije, ki niso kratkotrajne, razen kadar je to nujno potrebno v interesu storitve. Aplikacije za pošiljanje besedilnih sporočil so skladne z varnostnimi priporočili Komisije glede informacijske tehnologije za samodejno izginotje sporočil.“
• Smernice Komisije za sprejemljivo uporabo javnih aplikacij za takojšnje sporočanje z dne 1. septembra 2019.
• Heck seznam Cza večjo varnost vašega signala z dne 8. julija 2022, na katerem ustrezne službe Komisije priporočajo aktiviranje funkcije „izginjajoča sporočila“ signala.

Predstavniki Komisije so opozorili, da se Priloga k navedenemu poslovniku trenutno izpodbija pred Splošnim sodiščem.[4] Menili so, da je namen preiskave varuha človekovih pravic v tej zadevi predvsem oceniti funkcijo „izginjajočih sporočil“, ki se izpodbija pred sodiščem. Varuha človekovih pravic so pozvali, naj v skladu s členom 2(9) statuta varuha človekovih pravic oceni, ali bi bilo treba preiskavo v teh okoliščinah zaključiti, da se ne bi posegalo v sodne postopke.

Navedli so tudi, da se medtem v skladu s členom 278 PDEU Priloga k Poslovniku še naprej v celoti uporablja. Trdili so, da Komisiji ni mogoče očitati nepravilnosti, če upošteva veljavna pravila.

Vprašanja preiskovalne skupine varuha človekovih pravic

Preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic je ugotovila, da je v skladu s potrdilnim sklepom Komisije predsednica Komisije zadevno besedilno sporočilo prejela 28. ali 29. januarja 2024 in da so se po vsej verjetnosti kmalu zatem zanjo uporabljala izginjajoča sporočila. Preiskovalna skupina je predstavnike Komisije vprašala o časovnem intervalu v nastavitvah, povezanih z „izginulimi sporočili“ v aplikaciji Signal na predsednikovem telefonu.

Predstavniki Komisije so dejali, da časovnega intervala ni bilo mogoče razkriti iz varnostnih razlogov, zato ni bilo mogoče oceniti, koliko časa je minilo, preden se je začela uporabljati funkcija izginjajočih sporočil. Poleg tega so opozorili na dejstvo, da aplikacija Signal uporabnikom omogoča, da v nastavitvah nastavijo kateri koli časovni interval med eno sekundo in štirimi tedni. „Izginjajoča sporočila“ se lahko nastavijo za vse nove klepete ali v vsakem klepetu z določenim prejemnikom ali skupino. Uporablja se lahko tudi za obstoječe klepete. Funkcije „izginjajočih sporočil“ lahko nastavita obe strani klepeta in veljajo za vsa izmenjana sporočila. Z drugimi besedami: tudi če je na strani Komisije obdobje določeno na štiri tedne, lahko druga stran klepeta izbere krajše obdobje.

Preiskovalna skupina je ugotovila, da je iz dokumentov, poslanih v pregled pred sestankom, razvidno, da je generalni sekretariat Komisije prošnjo pritožnika za dostop javnosti evidentiral 31. januarja 2024 in jo nato 2. februarja 2024 posredoval kabinetu predsednice Komisije. Preiskovalna skupina je vprašala, ali je kabinet odgovoril na to sporočilo.

Predstavniki Komisije so pojasnili, da je bila zahteva za dostop posredovana skupini „Arhiv“ v kabinetu, tj. skupini, odgovorni za obravnavo velikega števila zahtev in korespondence, ki se ne nanaša le na dostop javnosti. Pojasnili so, da lahko običajno preteče nekaj časa, preden se zahtevek za dostop posreduje in obdela. Opozorili so na zelo veliko količino dnevne korespondence, naslovljene na predsednika in njegov kabinet.

Preiskovalna skupina je ugotovila, da se je po pregledu dokumentov zdelo, da na zahtevo generalnega sekretariata Komisije z dne 2. februarja 2024 ni bilo odgovora. Generalni sekretariat je 20. februarja 2024 podaljšal rok za sprejetje sklepa o zahtevi za dostop[5]. Komisija je opozorila, da je lahko pritožnik, če ne odgovori v predpisanem roku v skladu s členom 7(4) Uredbe št. 1049/2001, vložil potrdilno prošnjo. Odločil se je, da tega ne bo storil, in prošnjo pustil v mirovanju 15 mesecev, dokler ni maja 2025 vložil potrdilne prošnje.

Predstavniki Komisije so potrdili časovni razpored. Pojasnili so, da določbe Uredbe št. 1049/2001 varujejo pravice prosilca, kadar institucije ne odgovorijo v predpisanih rokih, saj lahko prosilec takoj vloži potrdilno prošnjo. Poleg tega je Komisija opozorila, da se v nasprotju s splošnimi načeli upravnega prava v državah članicah v skladu z Uredbo št. 1049/2001 mirujoče prošnje lahko ponovno aktivirajo brez časovne omejitve, tudi več let po prvotni prošnji.

Preiskovalna skupina je ugotovila, da se zdi, da pregledani dokumenti kažejo, da poleti 2025, ko je bil v pripravi osnutek potrdilnega sklepa, ni bilo pisnih izmenjav med kabinetom in generalnim sekretariatom.

Predstavniki Komisije so pojasnili, da so izmenjave potekale ustno. Generalni sekretariat je takrat pripravljal tri ločene potrditvene sklepe o tej zadevi (vključno s spornim sklepom v tej zadevi) in od kabineta prejel ustne povratne informacije o vsebini teh sklepov.

Kot je navedeno v potrdilnem sklepu, je vodja kabineta predsednice Komisije opozoril, da je predsednica Komisije 28. ali 29. januarja 2024 od francoske predsednice prejela sporočilo prek aplikacije za besedilna sporočila „Signal“. Predsednica Komisije in njen vodja kabineta sta o tem sporočilu razpravljala kmalu po njegovem prejemu. Menili so, da je to sporočilo ponovilo uveljavljeno stališče, ki ga je Francija Komisiji že sporočila v preteklosti v sestavah Sveta, in da je tudi javno dobro znano[6].

Predstavniki Komisije so preiskovalni skupini zagotovili, da se v praksi besedilna sporočila s pomembno vsebino ali vsebino, ki bi jih morala Komisija spremljati, pošljejo ustreznim službam za registracijo in nadaljnjo obdelavo. Na primer, sporočilo voditelja države predsedniku Komisije o nekaterih političnih pomislekih v državi članici bi se evidentiralo, njegova politična vsebina pa bi se posredovala v nadaljnjo obdelavo pristojnemu generalnemu direktoratu, če bi bilo potrebno takšno nadaljnje ukrepanje.

Preiskovalna skupina in predstavniki Komisije so nato razpravljali o pravem ravnovesju med preglednostjo in varnostjo. Komisija je poudarila, da jebil v odziv na opredelitev konkretnih varnostnih tveganj v primeru kibernetskega napada na mobilne telefone sprejet heck seznam C,da bi zagotovili, da bi lahko vsak tak napad prejel le zelo omejeno količino sporočil. Preiskovalna skupina je poudarila, da bi bilo treba sporočila o „izginotju“ hraniti takoj, ko zadevni uradnik prejme zahtevo za dostop javnosti do teh sporočil, da se zagotovi, da lahko evropski varuh človekovih pravic in Sodišče opravljata svojo nadzorno vlogo. To bi zahtevalo pregled veljavnih pravil, Komisija pa bi morala to upoštevati.

Pregledani dokumenti

Pred sestankom:

• 15 dokumentov (elektronska pošta in priloge), iz katerih so razvidni ukrepi, ki jih je Komisija sprejela za obravnavo pritožnikove zahteve za dostop, od prejema prvotne zahteve za dostop 31. januarja 2024 do posredovanja potrdilnega sklepa in prilog pritožniku 27. julija 2025.
• 1 dokument z naslovom „Smerniceza registracijo dokumentov z dne 16. novembra 2018“(sklic Ares(2018)5874624 – 16. november 2018).
• 1 dokument v zvezi s sodnim postopkom v teku v zadevi T-641/25 Client Earth proti Komisiji.

Med zasedanjem:

Predstavniki Komisije so preiskovalni skupini varuha človekovih pravic pojasnili glavne argumente, navedene v tekočih sodnih postopkih v zadevah T-146/25, De Capitani in drugi proti Komisiji, in T-641/25, Client Earth proti Komisiji.

Komisija je zahtevala zaupno obravnavo vseh zgoraj navedenih dokumentov.

Zaključek sestanka

Preiskovalna skupina se je predstavnikom Komisije zahvalila za njihov čas in pojasnila, sestanek pa se je končal.

Bruselj, 19. december 2025

Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Direktor za poizvedbe Uradnik za poizvedbe

[1] Člen 4.8 izvedbenih določb Evropskega varuha človekovih pravic.

[2] Uredba (ES) št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [opomba, ki jo je Komisija dodala po seji:] Za Svet Evropske unije glej odgovor Sveta Evropske unije na strateško pobudo varuhinje človekovih pravic o snemanju besedilnih in takojšnjih sporočil (SI/4/2021/MIG), Priloga V, obvestilo generalnega direktorja, pristojnega za digitalne storitve, v katerem je navedeno, da se komercialne aplikacije za pošiljanje besedilnih sporočil uporabljajo samo za „kratkoročne,kratkotrajne klepete o javnih ali neobčutljivih temah“in „sene uporabljajo za izmenjavo vsebin o občutljivih zadevah“.

[4] Zadevi T-146/25, De Capitani in drugi proti Komisiji, in T-641/25, Client Earth proti Komisiji. Predstavniki Komisije so si ob koncu sestanka izmenjali zaupne dokumente, povezane s sodnimi postopki.

[5] V skladu s členom 8(2) Uredbe št. 1049/2001.

[6] Predstavniki Komisije so se sklicevali na izjavo za javnost, ki jo je francoska vlada podala po izrednem zasedanju Evropskega sveta 1. februarja 2024: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.