Titlul cazului: Modul în care Agenția Executivă pentru Consiliul European pentru Inovare și IMM-uri (EISMEA) și Comisia Europeană se asigură că utilizarea inteligenței artificiale (IA) de către experți externi este compatibilă cu sarcinile lor de evaluatori ai cererilor de fonduri Orizont

Data: Luni, 23 martie 2026

Reuniune la sediul DG Cercetare & Biroul pentru inovare

Prezent(ă) 

Comisia Europeană

• Șeful Sectorului Plângeri și Litigii. DG RTD.H1. Serviciul comun de asistență juridică (CLSS)

• Consilier juridic, DG RTD.H1. CLSS

• Asistent administrativ, DG RTD.H1. CLSS

• Analist de politici, REGIO.G1 

• Ofițer juridic, REGIO.B4

Agenția Executivă pentru Consiliul European pentru Inovare și IMM-uri (EISMEA)

• Echipa juridică lider de echipă, echipa EISMEA.Team.C-Legal

• Manager juridic, EISMEA.Team.C-Legal

• Consilier juridic, EISMEA.Team.C-Legal

Ombudsmanul European:

• Tanja EHNERT, coordonatoare de anchete 

• Michał KRAJEWSKI, Ofițer de anchetă

• José Luis da MOTA FLORES, Anchete stagiar

Scopul inspecției documentelor și al reuniunii 

Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la modul în care EISMEA și Comisia se asigură că utilizarea instrumentelor de inteligență artificială (IA) ale terților de către experți externi contractați pentru evaluarea propunerilor de finanțare din partea UE este compatibilă cu sarcinile lor de evaluatori. Scopul reuniunii a fost ca echipa de anchetă a Ombudsmanului să colecteze informații și clarificări cu privire la normele aplicabile în acest sens și la mijloacele de monitorizare a respectării acestor norme în practică. EISMEA și Comisia au furnizat Ombudsmanului, la cerere, unele clarificări înainte de reuniune și au transmis documentația relevantă echipei de anchetă a Ombudsmanului.

Introducere și informații procedurale 

Echipa de anchetă a Ombudsmanului s-a prezentat, a mulțumit Comisiei și reprezentanților EISMEA pentru întâlnirea cu aceștia și a prezentat scopul reuniunii. 

Acestea au subliniat cadrul juridic care se aplică reuniunilor organizate de Ombudsman, în special faptul că Ombudsmanul nu va divulga nicio informație identificată de Comisie și de EISMEA ca fiind confidențială, nici reclamantului, nici oricărei alte persoane din afara biroului Ombudsmanului, fără acordul prealabil al Comisiei și al EISMEA ^[1].

Echipa de anchetă a explicat că va elabora un proiect de raport privind reuniunea care urmează să fie trimis Comisiei și EISMEA pentru a se asigura că conținutul este corect din punct de vedere faptic și complet. Raportul reuniunii va fi apoi finalizat, inclus în dosar și furnizat reclamantului. Nicio informație confidențială nu ar fi inclusă în raport sau furnizată în alt mod reclamantului sau vreunei părți terțe.

Schimbul de informații 

Informații generale 

Reprezentanții Comisiei au făcut o scurtă introducere pentru a explica procesul de evaluare a propunerilor prezentate în cadrul programului Orizont Europa. Comisia a explicat că procesul se axează pe „excelență”, „impact” și „calitatea și eficiența punerii în aplicare” și, pentru a asigura calitatea și fiabilitatea evaluărilor, selecția propunerilor se bazează pe evaluarea efectuată de experți externi independenți calificați. Procesul începe, de regulă, cu o verificare a admisibilității și a eligibilității, urmată de alocarea propunerilor depuse unor experți evaluatori externi independenți pentru evaluarea acestora. 

Înainte de începerea procesului de evaluare, evaluatorii sunt informați cu privire la procesele și procedurile de evaluare, la conținutul subiectelor avute în vedere, la necesitatea de a evalua propunerile așa cum au fost prezentate, mai degrabă decât la potențialul acestora în cazul în care se fac anumite modificări. Experții externi sunt, de asemenea, informați cu privire la termenii contractelor lor (confidențialitate, imparțialitate, conflicte de interese, îndeplinirea sarcinilor, sancțiuni în caz de nerespectare etc.). 

Propunerile sunt evaluate, în mod normal, de un comitet de evaluare (denumit în continuare „comitetul”), care este compus din cel puțin trei experți externi independenți, iar apoi o revizuire finală este

conduse de juriu. Procesul de evaluare poate fi urmat și de observatori independenți. La sfârșitul evaluării, autoritatea care acordă grantul elaborează lista finală clasată și lista cererilor propuse pentru finanțare. Reprezentanții Comisiei au subliniat că procesul este solicitant, deoarece implică evaluarea unor informații ample și complexe de către diferiți actori, ceea ce necesită eforturi considerabile pentru a asigura uniformitatea evaluărilor.

Evaluarea riscurilor de către EISMEA în ceea ce privește utilizarea IA de către terți de către experți externi

Reprezentanții EISMEA au declarat că sunt conștienți de preocupările solicitanților legate de utilizarea instrumentelor AI terțe de către experți externi, inclusiv de riscul potențial de divulgare a datelor tehnice și comerciale conținute în propuneri, precum și a datelor cu caracter personal. 

Cu toate acestea, EISMEA a recunoscut că instrumentele de IA de la terți pot fi utile pentru anumite sarcini auxiliare, inclusiv pentru editarea limbajului și a stilului, ceea ce îi ajută pe unii experți să își exprime mai clar opiniile complexe. În acest context și luând act de faptul că contractul experților de la momentul respectiv nu includea dispoziții privind utilizarea instrumentelor de IA, EISMEA nu reglementase inițial în mod explicit utilizarea de către experți externi a instrumentelor de IA ale terților, ci mai degrabă îi instruise cum să utilizeze instrumentele de IA în mod responsabil. De atunci, calitatea comentariilor experților s-a îmbunătățit în general, în special în ceea ce privește limbajul și stilul, ceea ce îi ajută pe solicitanți să înțeleagă rezultatul evaluărilor.

Reprezentanții EISMEA au remarcat că au efectuat o evaluare a riscurilor în ceea ce privește utilizarea IA în diferitele programe pe care le gestionează. În fiecare an, fiecare departament EISMEA evaluează riscul legat de IA cu care se confruntă în îndeplinirea sarcinilor sale. 

În plus, EISMEA a primit în 2024 foarte puține plângeri cu privire la utilizarea instrumentelor de IA ale terților de către experți externi. De atunci, EISMEA și-a actualizat în permanență propria informare internă obligatorie pentru evaluatorii experți, care se bazează pe informarea standard a Comisiei pentru evaluatorii experți externi din cadrul programului Orizont Europa și care conține în prezent instrucțiuni specifice privind utilizarea instrumentelor IA. În paralel, EISMEA și-a actualizat, de asemenea, orientările interne pentru toate unitățile și programele cu privire la modul de gestionare a plângerilor legate de IA. 

Norme privind utilizarea IA de către evaluatorii experți

Reprezentanții EISMEA au afirmat că normele privind utilizarea instrumentelor de IA ale terților de către experți externi sunt cuprinse în modelul de contract pentru experți și în anexa la acesta care stabilește un „cod de conduită”^[2]. 

Comisia a elaborat aceste documente la „nivel corporativ”, ceea ce înseamnă că acestea sunt aplicabile în toate programele și procedurile UE gestionate de Comisie, și nu numai în cele gestionate de EISMEA. 

Comisia continuă să monitorizeze evoluțiile din acest domeniu și, dacă este necesar, își adaptează orientările și documentele pentru a se asigura că practicile de evaluare rămân solide, echitabile și de încredere.

În acest context, EISMEA aplică documentele instituționale prin analogie tuturor programelor UE gestionate de agenție.

Echipa de anchetă a Ombudsmanului și reprezentanții Comisiei și ai EISMEA au discutat normele aplicabile cuprinse în documentele menționate mai sus, și anume că experții (i) trebuie să rămână responsabili pentru evaluările lor, (ii) pot utiliza instrumente de IA ale terților numai pentru sarcini auxiliare, sub întreaga lor responsabilitate, iar orice astfel de utilizare trebuie să fie documentată și pusă la dispoziția autorității contractante la cerere și (iii) trebuie, de asemenea, să rămână responsabili pentru protecția informațiilor confidențiale, inclusiv a datelor cu caracter personal atunci când utilizează instrumente de IA (atunci când acest lucru este permis în mod excepțional). 

Reprezentanții EISMEA au clarificat faptul că respectarea modelului de contract al experților corporativi, a codului de conduită și a informațiilor furnizate în cursul briefingurilor este obligatorie pentru experții externi. Aceștia sunt răspunzători contractual în cazul oricărei încălcări a normelor în conformitate cu contractul lor de experți semnat.

Reprezentanții Comisiei au clarificat, de asemenea, că Codul de conduită al modelului de contract pentru experți a fost actualizat la 15 decembrie 2025 pentru a clarifica condițiile de utilizare a instrumentelor de IA de către experți ^3. Normele de mai sus au fost incluse, de asemenea, în contractul experților din cauza plângerilor primite în 2024 din partea solicitanților cu privire la utilizarea instrumentelor de IA ale terților de către evaluatorii experți. Prin urmare, acestea nu erau încă în vigoare în mod oficial în cursul evaluării propunerii reclamantului, care a condus la această anchetă.

Reprezentanții EISMEA au adăugat că, în conformitate cu Codul de conduită al modelului de contract de expert, experții externi trebuie să furnizeze autorității care acordă grantul, la cerere, dovezi privind utilizarea instrumentelor de IA. Prin urmare, EISMEA solicită aceste elemente de probă în special atunci când se depune o plângere privind utilizarea instrumentului de IA al terților, ceea ce, până în prezent, s-a întâmplat doar de câteva ori. 

La nivelul Comisiei, alte opțiuni au făcut, de asemenea, obiectul unor discuții interne, cum ar fi solicitarea ca experții externi să declare utilizarea instrumentelor IA în mod proactiv, atunci când își prezintă revizuirile propunerilor, și nu numai în cazul plângerilor ulterioare. Cu toate acestea, s-a considerat că solicitarea declarațiilor privind orice utilizare proactivă a IA ar conduce la necesitatea de a înregistra și de a verifica un număr mare de documente suplimentare. Administrația competentă ar trebui să aloce acestei sarcini suplimentare resurse semnificative, având în vedere că experții externi participă la numeroase programe diferite ale UE gestionate nu numai de EISMEA, ci și de Comisie, precum și de alte agenții executive.

Echipa de anchetă a întrebat dacă EISMEA și Comisia au luat în considerare introducerea unui chestionar simplu în care experții externi să poată înregistra în mod proactiv dacă au utilizat instrumente de IA de la terți, ce instrumente de IA exact și pentru ce sarcină auxiliară, oferind observații succinte suplimentare, dacă este necesar. 

Reprezentanții Comisiei și ai EISMEA au răspuns că introducerea chiar și a unui astfel de sistem ar necesita resurse semnificative, întrucât Comisia și agențiile executive în ansamblu

³ Noua versiune prevede următoarele:

Punctul 1.3: „(...). Instrumentele de IA pot fi utilizate numai în scopuri strict auxiliare, sub întreaga lor responsabilitate, și că orice astfel de utilizare trebuie să fie documentată și pusă la dispoziția autorității contractante, la cerere”. Punctul 3. Confidențialitatea. „Obligațiile de confidențialitate se aplică și atunci când se utilizează instrumente de IA (în cazul în care acest lucru este permis în mod excepțional).” 

Punctul 4. „Obligațiile în materie de protecție a datelor trebuie respectate și atunci când se utilizează instrumente de IA (atunci când acest lucru este permis în mod excepțional).”

să primească zeci de mii de propuneri depuse, care sunt evaluate individual de cel puțin trei experți independenți. 

Documentația privind utilizarea instrumentelor IA de către evaluatorii experți

Echipa de anchetă a întrebat cum este pusă în practică dispoziția din Codul de conduită referitoare la documentația privind utilizarea instrumentelor IA de către experți externi. În conformitate cu dispoziția relevantă, „instrumentele de IA pot fi utilizate numai în scopuri auxiliare și sub întreaga responsabilitate a expertului; utilizarea acestora trebuie să fie documentată în mod corespunzător și pusă la dispoziția autorității contractante, la cerere” (subliniere adăugată). 

În plus, echipa de anchetă a întrebat dacă există norme specifice în vigoare privind forma și conținutul exact al documentației proprii a experților externi cu privire la utilizarea de către aceștia a instrumentelor de IA ale terților, deoarece astfel de informații practice nu par să fie furnizate în Codul de conduită sau în informările pentru experți comunicate echipei de anchetă.

Reprezentanții Comisiei au răspuns că există multe modalități de pregătire a unei astfel de documentații, dar o modalitate ar putea fi păstrarea a două versiuni ale expertizei, și anume o versiune înainte și o altă versiune după editarea cu instrumente de IA. Acest lucru ar permite o comparație, dacă este necesar, ca dovadă clară a faptului că versiunea inițială a revizuirii a fost pregătită de expert fără utilizarea instrumentelor de IA. Cu toate acestea, acest formular nu este obligatoriu și sunt posibile diferite modalități de păstrare a documentației. Reprezentanții EISMEA au clarificat faptul că experților li se furnizează oral informații suplimentare în acest sens în cursul formării lor obligatorii (informări ale experților), ca răspuns la întrebările lor specifice.

Încheierea reuniunii

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a mulțumit apoi reprezentanților Comisiei și ai EISMEA pentru timpul acordat și pentru explicațiile și documentația furnizate, iar reuniunea s-a încheiat.

Bruxelles, 16 iunie 2026

[1] Articolul 4.8 din Dispozițiile de punere în aplicare ale Ombudsmanului European.

[2] Cuprins „Modelul de contract pentru experți” și „Codul de conduită pentru experți” pot fi găsite pe Portalul UE pentru oportunități de finanțare și ofertare, în secțiunea „Lucrați ca expert”.