Lokacija: Ured Europskog ombudsmana, Bruxelles

Prisutni:

Europska komisija:

• glavni direktor Pravne službe
• Pomoćnik glavnog direktora Pravne službe
• Koordinator za međuinstitucijske odnose, transparentnost i etiku (SG.A.3), Glavno tajništvo
• Službenik za pravna pitanja i politiku, Document Management & Access to Documents (SG.A.2), Glavno tajništvo

Europski ombudsman:

• Lampros Papadias, šef kabineta
• Rosita Hickey, direktorica za istrage
• Tanja Ehnert, koordinatorica za upite
• Diana Riochet, pravna savjetnica u kabinetu
• Michaela Gehring, službenica za upite
• Nicholas Hernanz, službenik za istrage

Svrha sastanka

Svrha sastanka bila je da istražni tim Europskog ombudsmana raspravlja o predmetu i pojasni konkretan vremenski okvir u kojem Komisija obrađuje zahtjev za javni pristup.

Prije sastanka Komisija je istražnom timu Ombudsmana dostavila 17 dokumenata povezanih s obradom zahtjeva za pristup podnositelja pritužbe, i u početnoj fazi i u fazi potvrđivanja, te s politikom o upotrebi korporativnih mobilnih telefona/uređaja.

Uvod i postupovne informacije

Istražni tim Ombudsmana predstavio se, zahvalio predstavnicima Komisije na sastanku s njima i iznio svrhu sastanka. Naveli su pravni okvir koji se primjenjuje na sastanke Europskog ombudsmana, a posebno da Europski ombudsman ne otkriva nikakve informacije koje je Komisija utvrdila kao povjerljive, ni podnositelju pritužbe ni bilo kojoj drugoj osobi izvan Ureda Europskog ombudsmana, bez prethodne suglasnosti Komisije^[1].

Istražni tim objasnio je da će sastaviti nacrt izvješća o sastanku koji će se poslati Komisiji kako bi se osiguralo da je sadržaj činjenično točan i potpun. Izvješće sa sastanka zatim će biti dovršeno, uključeno u spis i dostavljeno podnositelju pritužbe. Povjerljive informacije ne bi bile uključene u izvješće ili na drugi način dostavljene podnositelju pritužbe ili bilo kojoj trećoj strani.

Razmijenjene informacije

Uvod Komisije

Predstavnici Komisije iznijeli su sljedeće činjenice u predmetu. Podnositelj pritužbe podnio je 31. siječnja 2024. zahtjev za javni pristup, u skladu s pravilima utvrđenima u Uredbi 1049/2001[2], tekstualnoj poruci koju je predsjednik Francuske Republike poslao predsjedniku Europske komisije u vezi s trgovinskim pregovorima između EU-a i Mercosura. Budući da nije donesena prvotna odluka, podnositelj pritužbe podnio je ponovni zahtjev 14. svibnja 2025., 15 mjeseci kasnije. Komisija je 28. srpnja 2025. donijela potvrdnu odluku o zahtjevu podnositelja pritužbe za pristup u kojoj je navela da je provela iscrpno pretraživanje, ali da nije mogla identificirati spornu tekstualnu poruku.

Predstavnici Komisije pružili su istražnom timu Ombudsmana neke osnovne informacije o tome kako Komisija postupa sa zahtjevima za javni pristup tekstualnim porukama ili aplikacijama za trenutačnu razmjenu poruka. Napomenuli su da Komisija zapošljava više od 30 000 zaposlenika koji se redovito koriste trenutačnim porukama za rad. Zbog velikog broja razmijenjenih poruka Komisija uzima u obzir tri ključna elementa u pogledu registracije tekstualnih poruka u svojem sustavu za upravljanje dokumentima:

• obveze transparentnosti;
• Stvarnost moderne komunikacije (brzina aplikacija za trenutačnu razmjenu poruka); i
• sigurnosna pitanja (Komisija je spomenula rizik od kibernapada koji posebno uključuju ciljeve visokog profila).

Predstavnici Komisije napomenuli su da su zbog sigurnosnih razloga povezanih s aplikacijama za trenutačnu razmjenu poruka druge institucije uputile svoje članove osoblja da uopće ne upotrebljavaju trenutačnu razmjenu poruka[3].

Komisija je uvela vrlo stroge sigurnosne zahtjeve za upotrebu korporativnih uređaja, među ostalim da osoblje aktivira značajku „poruka koje nestaju” u aplikaciji Signal kako bi se rizici sveli na najmanju moguću mjeru.

Podsjetili su, kako je već navedeno u potvrđujućoj odluci, na pravila koja svi članovi osoblja moraju poštovati:

• Članak 5. stavak 4. Priloga Poslovniku Komisije, u kojem se navodi: „Aplikacije za razmjenutekstualnih poruka na korporativnim mobilnim telefonima ne smiju se upotrebljavati za važne informacije koje nisu kratkotrajne, osim ako je to izričito potrebno u interesu usluge. Aplikacije za slanje tekstualnih poruka moraju biti u skladu s Komisijinim preporukama o sigurnosti informacijske tehnologije za automatski nestanak poruka.”
• Smjernice Komisije za prihvatljivu upotrebu javnih aplikacija za trenutačnu razmjenu poruka od 1. rujna 2019.
• Popis Check kako bi vaš signal bio sigurniji od 8. srpnja 2022., na kojem relevantne službe Komisije preporučuju aktiviranje značajke Signala „poruke koje nestaju”.

Predstavnici Komisije napomenuli su da se Prilog Poslovniku, koji je prethodno naveden, trenutačno osporava pred Općim sudom.[4] Smatrali su da je svrha istrage Ombudsmana u ovom predmetu u biti ocijeniti značajku „poruka koje nestaju” koja se osporava pred sudom. Pozvali su Europskog ombudsmana da procijeni treba li istragu zaključiti u tim okolnostima, u skladu s člankom 2. stavkom 9. Statuta Europskog ombudsmana, kako se ne bi ometao sudski postupak.

Osim toga, pojasnili su da se u međuvremenu, u skladu s člankom 278. UFEU-a, Prilog Poslovniku i dalje u potpunosti primjenjuje. Tvrdili su da se Komisiji ne može prigovoriti nepravilnost u postupanju ako slijedi pravila koja su na snazi.

Pitanja istražnog tima Europskog ombudsmana

Istražni tim Ombudsmana napomenuo je da je, u skladu s Komisijinom potvrđujućom odlukom, predsjednica Komisije 28. ili 29. siječnja 2024. primila spornu tekstualnu poruku i da su se, po svemu sudeći, poruke koje su nestale ubrzo nakon toga primjenjivale na nju. Istražni tim pitao je predstavnike Komisije o vremenskom intervalu u postavkama povezanima s „porukama koje nestaju” u aplikaciji Signal na telefonu predsjednika.

Predstavnici Komisije izjavili su da se vremenski interval ne može objaviti iz sigurnosnih razloga te da stoga nije moguće procijeniti koliko je vremena prošlo prije primjene značajke poruka koje nestaju. Osim toga, ukazali su na činjenicu da aplikacija Signal omogućuje korisnicima da u postavkama postave bilo koji vremenski interval između jedne sekunde i četiri tjedna. „Poruke koje nestaju” mogu se postaviti za sve nove razgovore ili u svakom razgovoru s određenim primateljem ili grupom. Može se primijeniti i na postojeće razgovore. Značajke „poruka koje nestaju” mogu postaviti obje strane chata, primjenjujući se na sve razmijenjene poruke. Drugim riječima: čak i ako je na strani Komisije vremensko razdoblje postavljeno na četiri tjedna, druga strana razgovora može odabrati kraće vremensko razdoblje.

Istražni tim napomenuo je da dokumenti poslani na pregled prije sastanka pokazuju da je Glavno tajništvo Komisije registriralo zahtjev podnositelja pritužbe za javni pristup 31. siječnja 2024., a zatim ga je 2. veljače 2024. proslijedilo Kabinetu predsjednika Komisije. Istražni tim pitao je je li Vlada odgovorila na tu poruku.

Predstavnici Komisije pojasnili su da je zahtjev za pristup proslijeđen timu „Arhiva” u kabinetu, timu odgovornom za obradu velikog broja zahtjeva i korespondencije koji se ne odnose samo na javni pristup. Objasnili su da obično može proći neko vrijeme prije prosljeđivanja i obrade zahtjeva za pristup. Podsjetili su na vrlo veliku količinu korespondencije koja se svakodnevno upućuje predsjedniku i njezinu kabinetu.

Istražni tim napomenuo je da se na temelju pregleda dokumenata čini da je zahtjev Glavnog tajništva Komisije od 2. veljače 2024. ostao bez odgovora. Glavno tajništvo produljilo je 20. veljače 2024. rok za donošenje odluke o zahtjevu za pristup[5]. Komisija je podsjetila da je zbog izostanka odgovora u propisanom roku na temelju članka 7. stavka 4. Uredbe 1049/2001 podnositelj pritužbe ovlašten podnijeti ponovni zahtjev. Odlučio je da to neće učiniti, ostavljajući zahtjev u mirovanju 15 mjeseci, dok u svibnju 2025. ne podnese ponovni zahtjev.

Predstavnici Komisije potvrdili su vremenski okvir. Objasnili su da se odredbama Uredbe 1049/2001 štite prava podnositelja zahtjeva ako institucije ne odgovore u propisanom roku jer podnositelj zahtjeva može odmah podnijeti ponovni zahtjev. Nadalje, Komisija je podsjetila da se, suprotno općim načelima upravnog prava u državama članicama, na temelju Uredbe 1049/2001 zahtjevi u mirovanju mogu ponovno aktivirati bez vremenskog ograničenja, čak i godinama nakon prvotnog zahtjeva.

Istražni tim napomenuo je da se čini da pregledani dokumenti pokazuju da u ljeto 2025., kada se pripremao nacrt potvrđujuće odluke, nije bilo pisanih razmjena između Kabineta i Glavnog tajništva.

Predstavnici Komisije objasnili su da su se razmjene odvijale usmeno. Glavno tajništvo u to je vrijeme pripremalo tri zasebne potvrđujuće odluke o tom pitanju (uključujući onu o kojoj je riječ u ovom predmetu) te je od Kabineta primilo usmene povratne informacije o sadržaju tih odluka.

Kako je navedeno u potvrđujućoj odluci, voditelj kabineta predsjednika Komisije podsjetio je da je predsjednik Komisije 28. ili 29. siječnja 2024. putem aplikacije za slanje tekstualnih poruka „Signal” primio poruku od francuskog predsjednika. Predsjednica Komisije i njezin šef kabineta raspravljali su o toj poruci ubrzo nakon njezina primitka. Smatrali su da se tom porukom ponavlja ustaljeno stajalište koje je Francuska u prošlosti već priopćila Komisiji u sastavima Vijeća te da je ona također javno poznata.[6]

Predstavnici Komisije uvjerili su istražni tim da se u praksi tekstualne poruke s važnim sadržajem ili sadržajem za koje bi Komisija trebala poduzeti daljnje mjere šalju relevantnim službama radi registracije i daljnje obrade. Na primjer, zabilježila bi se tekstualna poruka šefa države predsjedniku Komisije o određenim pitanjima politike u državi članici, a njezin politički sadržaj proslijedio bi se na daljnju obradu nadležnoj glavnoj upravi ako je takvo daljnje postupanje potrebno.

Istražni tim i predstavnici Komisije zatim su sudjelovali u raspravi o pravoj ravnoteži između transparentnosti i sigurnosti. Komisija je naglasila da jepopis Ckako bi vaš signal bio sigurniji donesen kao odgovor na utvrđivanje konkretnih sigurnosnih rizika u slučaju kibernapada na mobilne telefone kako bi se osiguralo da se svakim takvim napadom može dobiti samo vrlo ograničena količina poruka. Istražni tim naglasio je da bi poruke koje „nestaju” trebalo čuvati čim dotični dužnosnik primi zahtjev za javni pristup tim porukama kako bi se osiguralo da Europski ombudsman i Sud mogu obavljati svoju nadzornu ulogu. To bi zahtijevalo reviziju postojećih pravila i Komisija bi to trebala razmotriti.

Dokumenti pregledani

Prije sastanka:

• 15 dokumenata (e-pošta i prilozi) u kojima su navedeni koraci koje je Komisija poduzela za rješavanje zahtjeva za pristup podnositelja pritužbe, od primitka početnog zahtjeva za pristup 31. siječnja 2024. do slanja potvrdne odluke i priloga podnositelju pritužbe 27. srpnja 2025.
• 1 dokument pod nazivom „Smjerniceza registraciju dokumenata od 16. studenoga 2018.”(ref. Ares(2018)5874624 – 16/11/2018).
• 1 dokument povezan sa sudskim postupcima koji su u tijeku u predmetu T-641/25 Client Earth protiv Komisije.

Tijekom sastanka:

Predstavnici Komisije objasnili su istražnom timu Ombudsmana glavne argumente iznesene u sudskim postupcima koji su u tijeku u predmetima T-146/25 De Capitani i drugi protiv Komisije i T-641/25 Client Earth protiv Komisije.

Komisija je zatražila povjerljivo postupanje sa svim prethodno navedenim dokumentima.

Zaključak sastanka

Istražni tim zahvalio je predstavnicima Komisije na njihovu vremenu i pruženim objašnjenjima te je sastanak završio.

Bruxelles, 19.12.2025.

Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Ravnatelj službe za upite

[1] Članak 4. stavak 8. Provedbenih odredbi Europskog ombudsmana.

[2] Uredba (EZ) br. 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [bilješka koju je Komisija dodala nakon sastanka:] Vidjeti, za Vijeće Europske unije, odgovor Vijeća Europske unije na stratešku inicijativu Europskog ombudsmana o bilježenju tekstualnih i trenutačnih poruka (SI/4/2021/MIG), Prilog V., bilješku glavnog direktora zaduženog za digitalnu uslugu, u kojoj se osoblju Vijeća nalaže da se aplikacije za razmjenu komercijalnih tekstualnih poruka upotrebljavaju samo za „kratkoročne,prolazne razgovore o javnim ili neosjetljivim temama”i „neupotrebljavaju se za dijeljenje sadržaja o osjetljivim pitanjima”.

[4] Predmeti T-146/25 De Capitani i drugi protiv Komisije i T-641/25 Client Earth protiv Komisije. Predstavnici Komisije podijelili su povjerljive dokumente povezane sa sudskim postupkom na kraju sastanka.

[5] U skladu s člankom 8. stavkom 2. Uredbe 1049/2001.

[6] Predstavnici Komisije uputili su na izjavu za medije koju je francuska vlada objavila nakon izvanrednog sastanka Europskog vijeća 1. veljače 2024.: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.