Τόπος: Γραφείο Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, Βρυξέλλες

Παρόντες:

Ευρωπαϊκή Επιτροπή:

• Γενικός Διευθυντής, Νομική Υπηρεσία
• Βοηθός Γενικού Διευθυντή, Νομική Υπηρεσία
• Συντονιστής για τις διοργανικές σχέσεις, τη διαφάνεια και τη δεοντολογία (ΓΓ.Α.3), Γενική Γραμματεία
• Legal and Policy Officer, Document Management & Access to Documents (SG.A.2), Γενική Γραμματεία

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής:

• Λάμπρος Παπαδιάς, Προϊστάμενος Ιδιαίτερου Γραφείου
• Rosita Hickey, Διευθύντρια Ερευνών
• Tanja Ehnert, συντονίστρια ερευνών
• Diana Riochet, νομική σύμβουλος στο υπουργικό συμβούλιο
• Michaela Gehring, υπεύθυνη ερευνών
• Nicholas Hernanz, Αξιωματικός ερευνών

Σκοπός της συνεδρίασης

Σκοπός της συνεδρίασης ήταν η εξεταστική ομάδα της Διαμεσολαβήτριας να συζητήσει την υπόθεση και να αποσαφηνίσει το συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα του χειρισμού του αιτήματος πρόσβασης του κοινού από την Επιτροπή.

Πριν από τη συνεδρίαση, η Επιτροπή παρείχε στην ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας 17 έγγραφα σχετικά με τον χειρισμό του αιτήματος πρόσβασης του καταγγέλλοντος, τόσο στο αρχικό όσο και στο επιβεβαιωτικό στάδιο, καθώς και σχετικά με την πολιτική της για τη χρήση εταιρικών κινητών τηλεφώνων/συσκευών.

Εισαγωγή και διαδικαστικές πληροφορίες

Η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας συστήθηκε, ευχαρίστησε τους εκπροσώπους της Επιτροπής για τη συνάντησή τους και εξέθεσε τον σκοπό της συνάντησης. Περιέγραψαν το νομικό πλαίσιο που ισχύει για τις συνεδριάσεις που πραγματοποιεί ο Διαμεσολαβητής, ιδίως ότι ο Διαμεσολαβητής δεν θα δημοσιοποιήσει καμία πληροφορία που έχει χαρακτηριστεί από την Επιτροπή ως εμπιστευτική, ούτε στον καταγγέλλοντα ούτε σε οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο εκτός του γραφείου του Διαμεσολαβητή, χωρίς την προηγούμενη συγκατάθεση της Επιτροπής ^[1].

Η ομάδα έρευνας εξήγησε ότι θα συνέτασσε σχέδιο έκθεσης σχετικά με τη συνεδρίαση, το οποίο θα διαβιβαζόταν στην Επιτροπή προκειμένου να διασφαλιστεί ότι το περιεχόμενο ήταν αντικειμενικά ακριβές και πλήρες. Στη συνέχεια, η έκθεση της συνεδρίασης θα οριστικοποιηθεί, θα συμπεριληφθεί στον φάκελο και θα υποβληθεί στον καταγγέλλοντα. Καμία εμπιστευτική πληροφορία δεν περιλαμβάνεται στην έκθεση ούτε παρέχεται με άλλο τρόπο στον καταγγέλλοντα ή σε οποιονδήποτε τρίτο.

Ανταλλαγή πληροφοριών

Εισαγωγή από την Επιτροπή

Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής εξέθεσαν τα ακόλουθα πραγματικά περιστατικά της υπόθεσης. Στις 31 Ιανουαρίου 2024 ο καταγγέλλων υπέβαλε αίτηση πρόσβασης του κοινού, σύμφωνα με τους κανόνες που ορίζονται στον κανονισμό 1049/2001 [2], σε γραπτό μήνυμα που απέστειλε ο Πρόεδρος της Γαλλικής Δημοκρατίας στον Πρόεδρο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σχετικά με τις εμπορικές διαπραγματεύσεις ΕΕ-Mercosur. Ελλείψει αρχικής απόφασης, η καταγγέλλουσα υπέβαλε επιβεβαιωτική αίτηση στις 14 Μαΐου 2025, 15 μήνες αργότερα. Η Επιτροπή εξέδωσε επιβεβαιωτική απόφαση σχετικά με το αίτημα πρόσβασης του καταγγέλλοντος στις 28 Ιουλίου 2025, δηλώνοντας ότι είχε διενεργήσει εξαντλητική έρευνα, αλλά δεν μπόρεσε να προσδιορίσει το επίμαχο γραπτό μήνυμα.

Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής παρείχαν στην ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας ορισμένες γενικές πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η Επιτροπή χειρίζεται τα αιτήματα πρόσβασης του κοινού σε γραπτά μηνύματα ή εφαρμογές άμεσης ανταλλαγής μηνυμάτων. Σημείωσαν ότι η Επιτροπή απασχολεί περισσότερους από 30 000 υπαλλήλους που χρησιμοποιούν τακτικά άμεσα μηνύματα για εργασία. Λόγω του μεγάλου αριθμού μηνυμάτων που ανταλλάσσονται, η Επιτροπή λαμβάνει υπόψη τρία βασικά στοιχεία όσον αφορά την καταχώριση γραπτών μηνυμάτων στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων της:

• Υποχρεώσεις διαφάνειας·
• πραγματικότητα των σύγχρονων επικοινωνιών (ταχύτητα εφαρμογών άμεσης ανταλλαγής μηνυμάτων)· και
• Ανησυχίες για την ασφάλεια (η Επιτροπή ανέφερε τον κίνδυνο κυβερνοεπιθέσεων που περιλαμβάνουν, ιδίως, στόχους υψηλού προφίλ).

Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής επισήμαναν ότι οι ανησυχίες σχετικά με την ασφάλεια των εφαρμογών άμεσης ανταλλαγής μηνυμάτων οδήγησαν άλλα θεσμικά όργανα να δώσουν εντολή στα μέλη του προσωπικού τους να μην χρησιμοποιούν καθόλου την άμεση ανταλλαγή μηνυμάτων [3].

Η Επιτροπή έχει θεσπίσει πολύ αυστηρές απαιτήσεις ασφάλειας για τη χρήση εταιρικών συσκευών, συμπεριλαμβανομένης της ενεργοποίησης από το προσωπικό της λειτουργίας «εξαφανιζόμενα μηνύματα» στην εφαρμογή Signal, προκειμένου να ελαχιστοποιηθούν οι κίνδυνοι.

Υπενθύμισαν, όπως ήδη ορίζεται στην επιβεβαιωτική απόφαση, τους κανόνες που πρέπει να τηρούν όλα τα μέλη του προσωπικού:

• Το άρθρο 5, παράγραφος 4, του παραρτήματος του εσωτερικού κανονισμού της Επιτροπής, το οποίο ορίζει τα εξής: «Οι εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων κειμένου σε εταιρικά κινητά τηλέφωνα δεν χρησιμοποιούνται για σημαντικές πληροφορίες που δεν είναι βραχύβιες, εκτός εάν αυτό απαιτείται αυστηρά προς το συμφέρον της υπηρεσίας. Οι εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων κειμένου συμμορφώνονται με τις συστάσεις της Επιτροπής για την ασφάλεια της τεχνολογίας των πληροφοριών όσον αφορά την αυτόματη εξαφάνιση μηνυμάτων.»
• Κατευθυντήριες γραμμές της Επιτροπής για την αποδεκτή χρήση δημόσιων εφαρμογών άμεσης ανταλλαγής μηνυμάτων, της 1ης Σεπτεμβρίου 2019.
• Ο κατάλογος C heck για να καταστεί ασφαλέστερο το σήμα σας, με ημερομηνία 8 Ιουλίου 2022, στον οποίο οι αρμόδιες υπηρεσίες της Επιτροπής συνιστούν την ενεργοποίηση της λειτουργίας «εξαφανιζόμενα μηνύματα» του σήματος .

Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής επισήμαναν ότι το παράρτημα του Κανονισμού Διαδικασίας, που παρατίθεται ανωτέρω, προσβάλλεται επί του παρόντος ενώπιον του Γενικού Δικαστηρίου [4]. Θεωρούν ότι η έρευνα του Διαμεσολαβητή στην παρούσα υπόθεση αποσκοπεί ουσιαστικά στην αξιολόγηση του χαρακτηριστικού «εξαφανιζόμενα μηνύματα» που προσβάλλεται ενώπιον του δικαστηρίου. Κάλεσαν τον Διαμεσολαβητή να αξιολογήσει κατά πόσον η έρευνα θα πρέπει να περατωθεί υπό τις περιστάσεις αυτές, σύμφωνα με το άρθρο 2 παράγραφος 9 του Καθεστώτος του Διαμεσολαβητή, προκειμένου να μην παρεμβαίνει στις δικαστικές διαδικασίες.

Διευκρίνισαν επίσης ότι, εν τω μεταξύ, σύμφωνα με το άρθρο 278 ΣΛΕΕ, το παράρτημα του Κανονισμού Διαδικασίας εξακολουθεί να εφαρμόζεται πλήρως. Υποστήριξαν ότι δεν μπορεί να προσαφθεί στην Επιτροπή κακοδιοίκηση αν τηρεί τους ισχύοντες κανόνες.

Ερωτήσεις της ερευνητικής ομάδας της Διαμεσολαβήτριας

Η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας επισήμανε ότι, σύμφωνα με την επιβεβαιωτική απόφαση της Επιτροπής, το επίμαχο γραπτό μήνυμα ελήφθη από την Πρόεδρο της Επιτροπής στις 28 ή στις 29 Ιανουαρίου 2024 και, κατά πάσα πιθανότητα, η λειτουργία εξαφανιζόμενων μηνυμάτων εφαρμόστηκε σε αυτό λίγο αργότερα. Η ομάδα έρευνας ρώτησε τους εκπροσώπους της Επιτροπής σχετικά με το χρονικό διάστημα στις ρυθμίσεις που σχετίζονται με τα «εξαφανιζόμενα μηνύματα» στην εφαρμογή Signal στο τηλέφωνο του Προέδρου.

Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής δήλωσαν ότι το χρονικό διάστημα δεν μπορούσε να γνωστοποιηθεί για λόγους ασφαλείας και, ως εκ τούτου, δεν ήταν δυνατόν να εκτιμηθεί πόσος χρόνος είχε παρέλθει πριν από την εφαρμογή της δυνατότητας εξαφανιζόμενων μηνυμάτων. Επιπλέον, επεσήμαναν το γεγονός ότι η εφαρμογή Signal επιτρέπει στους χρήστες, στις ρυθμίσεις, να ορίζουν οποιοδήποτε χρονικό διάστημα μεταξύ ενός δευτερολέπτου και τεσσάρων εβδομάδων. Τα «μηνύματα που εξαφανίζονται» μπορούν να ρυθμιστούν για όλες τις νέες συνομιλίες ή σε κάθε συνομιλία με συγκεκριμένο παραλήπτη ή ομάδα. Μπορεί επίσης να εφαρμοστεί σε υπάρχουσες συνομιλίες. Οι λειτουργίες «εξαφανιζόμενα μηνύματα» μπορούν να ρυθμιστούν και από τις δύο πλευρές της συνομιλίας, με εφαρμογή σε όλα τα μηνύματα που ανταλλάσσονται. Με άλλα λόγια: ακόμη και όταν, από την πλευρά της Επιτροπής, η χρονική περίοδος ορίζεται σε τέσσερις εβδομάδες, η άλλη πλευρά της συνομιλίας μπορεί να επιλέξει μικρότερη χρονική περίοδο.

Η ομάδα έρευνας επισήμανε ότι τα έγγραφα που εστάλησαν για έλεγχο πριν από τη συνεδρίαση έδειξαν ότι το αίτημα του καταγγέλλοντος για πρόσβαση του κοινού καταχωρίστηκε από τη Γενική Γραμματεία της Επιτροπής στις 31 Ιανουαρίου 2024 και στη συνέχεια διαβιβάστηκε στο ιδιαίτερο γραφείο της Προέδρου της Επιτροπής στις 2 Φεβρουαρίου 2024. Η ερευνητική ομάδα ρώτησε αν το υπουργικό συμβούλιο απάντησε σε αυτό το μήνυμα.

Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής διευκρίνισαν ότι το αίτημα πρόσβασης διαβιβάστηκε στην ομάδα «Αρχεία» του ιδιαίτερου γραφείου, η οποία είναι αρμόδια για τη διεκπεραίωση μεγάλου αριθμού αιτημάτων και αλληλογραφίας που δεν αφορούν μόνο την πρόσβαση του κοινού. Εξήγησαν ότι συνήθως μπορεί να παρέλθει κάποιο χρονικό διάστημα πριν από τη διαβίβαση και την επεξεργασία μιας αίτησης πρόσβασης. Υπενθύμισαν τον πολύ μεγάλο όγκο αλληλογραφίας που απευθυνόταν σε καθημερινή βάση στην Πρόεδρο και στο ιδιαίτερο γραφείο της.

Η ομάδα έρευνας επισήμανε ότι, από τον έλεγχο των εγγράφων, προέκυψε ότι το αίτημα της Γενικής Γραμματείας της Επιτροπής της 2ας Φεβρουαρίου 2024 έμεινε αναπάντητο. Η Γενική Γραμματεία, στις 20 Φεβρουαρίου 2024, παρέτεινε την προθεσμία για την έκδοση απόφασης σχετικά με την αίτηση πρόσβασης [5]. Η Επιτροπή υπενθύμισε ότι η μη απάντηση εντός της ταχθείσας προθεσμίας βάσει του άρθρου 7 παράγραφος 4 του κανονισμού 1049/2001 παρείχε στον καταγγέλλοντα το δικαίωμα να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση. Επέλεξε να μην το πράξει, αφήνοντας το αίτημα αδρανές για 15 μήνες, έως ότου υποβάλει την επιβεβαιωτική αίτησή του τον Μάιο του 2025.

Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής επιβεβαίωσαν το χρονοδιάγραμμα. Εξήγησαν ότι οι διατάξεις του κανονισμού 1049/2001 προστατεύουν τα δικαιώματα του αιτούντος όταν δεν υπάρχει απάντηση από τα θεσμικά όργανα εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών, διότι ο αιτών μπορεί να υποβάλει αμέσως επιβεβαιωτική αίτηση. Επιπλέον, η Επιτροπή υπενθύμισε ότι, σε αντίθεση με τις γενικές αρχές του διοικητικού δικαίου στα κράτη μέλη, βάσει του κανονισμού 1049/2001, οι αδρανείς αιτήσεις μπορούν να επανενεργοποιούνται χωρίς χρονικό περιορισμό, ακόμη και έτη μετά την αρχική αίτηση.

Η ομάδα έρευνας επισήμανε ότι τα επιθεωρηθέντα έγγραφα φαίνεται να δείχνουν ότι δεν υπήρξαν γραπτές ανταλλαγές απόψεων μεταξύ του ιδιαίτερου γραφείου και της Γενικής Γραμματείας το καλοκαίρι του 2025, όταν ετοιμαζόταν το σχέδιο επιβεβαιωτικής απόφασης.

Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής εξήγησαν ότι οι ανταλλαγές πραγματοποιήθηκαν προφορικά. Η Γενική Γραμματεία προετοίμαζε τότε τρεις χωριστές επιβεβαιωτικές αποφάσεις επί του θέματος (συμπεριλαμβανομένης της επίμαχης στην παρούσα υπόθεση) και έλαβε προφορικές παρατηρήσεις από το ιδιαίτερο γραφείο σχετικά με το περιεχόμενο των εν λόγω αποφάσεων.

Όπως αναφέρεται στην επιβεβαιωτική απόφαση, ο προϊστάμενος του ιδιαίτερου γραφείου της Προέδρου της Επιτροπής υπενθύμισε ότι η Πρόεδρος της Επιτροπής έλαβε μήνυμα μέσω της εφαρμογής γραπτών μηνυμάτων «Signal» από τον Γάλλο Πρόεδρο στις 28 ή 29 Ιανουαρίου 2024. Η Πρόεδρος της Επιτροπής και ο επικεφαλής του ιδιαίτερου γραφείου της συζήτησαν το μήνυμα αυτό λίγο μετά την παραλαβή του. Θεώρησαν ότι το μήνυμα αυτό επαναλάμβανε μια παγιωμένη θέση που είχε ήδη ανακοινώσει η Γαλλία στην Επιτροπή στο παρελθόν στις συνθέσεις του Συμβουλίου και ήταν επίσης ευρέως γνωστή [6].

Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής διαβεβαίωσαν την ομάδα έρευνας ότι, στην πράξη, τα γραπτά μηνύματα με σημαντικό περιεχόμενο ή αντικείμενο που θα απαιτούσαν παρακολούθηση από την Επιτροπή διαβιβάζονται στις αρμόδιες υπηρεσίες για καταχώριση και περαιτέρω επεξεργασία. Για παράδειγμα, ένα γραπτό μήνυμα από έναν αρχηγό κράτους προς τον Πρόεδρο της Επιτροπής σχετικά με ορισμένες ανησυχίες πολιτικής σε ένα κράτος μέλος θα καταχωριζόταν και το πολιτικό του περιεχόμενο θα διαβιβαζόταν για περαιτέρω επεξεργασία στην αρμόδια Γενική Διεύθυνση, εάν χρειαζόταν μια τέτοια παρακολούθηση.

Στη συνέχεια, η ομάδα έρευνας και οι εκπρόσωποι της Επιτροπής συμμετείχαν σε συζήτηση σχετικά με τη σωστή ισορροπία μεταξύ διαφάνειας και ασφάλειας. Η Επιτροπή τόνισε ότι ο κατάλογος C heck για να καταστεί το σήμα σας ασφαλέστερο εγκρίθηκε ως απάντηση στον εντοπισμό συγκεκριμένων κινδύνων για την ασφάλεια σε περίπτωση κυβερνοεπίθεσης κατά κινητών τηλεφώνων, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οποιαδήποτε τέτοια επίθεση θα μπορούσε να λάβει μόνο πολύ περιορισμένο αριθμό μηνυμάτων. Η ομάδα έρευνας τόνισε ότι τα μηνύματα που «εξαφανίζονται» θα πρέπει να διατηρούνται μόλις ο εν λόγω υπάλληλος λάβει αίτημα για πρόσβαση του κοινού στα εν λόγω μηνύματα, ώστε να διασφαλίζεται ότι ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής και το Ελεγκτικό Συνέδριο μπορούν να ασκούν τον εποπτικό τους ρόλο. Αυτό θα απαιτούσε επανεξέταση των ισχυόντων κανόνων και η Επιτροπή θα πρέπει να το εξετάσει.

Έγγραφα που ελέγχθηκαν

Πριν από τη συνεδρίαση:

• 15 έγγραφα (ηλεκτρονικά μηνύματα και συνημμένα) στα οποία παρουσιάζονται τα μέτρα που έλαβε η Επιτροπή για τη διεκπεραίωση του αιτήματος πρόσβασης του καταγγέλλοντος, από την παραλαβή του αρχικού αιτήματος πρόσβασης στις 31 Ιανουαρίου 2024 έως τη διαβίβαση της επιβεβαιωτικής απόφασης και των παραρτημάτων στον καταγγέλλοντα στις 27 Ιουλίου 2025.
• 1 έγγραφο με τίτλο «Κατευθυντήριες γραμμές για την καταχώριση εγγράφων της 16ης Νοεμβρίου 2018»(αριθ. αναφ. Ares(2018)5874624 - 16/11/2018).
• 1 έγγραφο σχετικά με εν εξελίξει δικαστικές διαδικασίες στην υπόθεση T-641/25 Client Earth κατά Επιτροπής.

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης:

Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής εξήγησαν στην ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας τα κύρια επιχειρήματα που προβλήθηκαν στο πλαίσιο των εν εξελίξει δικαστικών διαδικασιών στις υποθέσεις T-146/25 De Capitani κ.λπ. κατά Επιτροπής και T-641/25 Client Earth κατά Επιτροπής.

Η Επιτροπή ζήτησε εμπιστευτική μεταχείριση όλων των εγγράφων που απαριθμούνται ανωτέρω.

Ολοκλήρωση της συνεδρίασης

Η ομάδα έρευνας ευχαρίστησε τους εκπροσώπους της Επιτροπής για τον χρόνο τους και για τις εξηγήσεις που παρασχέθηκαν, και η συνεδρίαση ολοκληρώθηκε.

Βρυξέλλες, 19/12/2025

Ροζίτα Χίκι Νίκολας Χέρναντς

Διευθυντής του αρμόδιου για τις έρευνες υπαλλήλου

[1] Άρθρο 4.8 των διατάξεων εφαρμογής του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.

[2] Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [υποσημείωση που προστέθηκε από την Επιτροπή μετά τη συνεδρίαση:] Βλ., για το Συμβούλιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης, απάντηση του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης στη στρατηγική πρωτοβουλία της Διαμεσολαβήτριας σχετικά με την καταγραφή γραπτών και άμεσων μηνυμάτων (SI/4/2021/MIG), παράρτημα V, σημείωμα του γενικού διευθυντή που είναι αρμόδιος για την ψηφιακή υπηρεσία, με την οποία δίνεται εντολή στο προσωπικό του Συμβουλίου ότι οι εφαρμογές ανταλλαγής εμπορικών γραπτών μηνυμάτων πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο για «βραχύβιες, εφήμερες συνομιλίες σχετικά με δημόσια ή μη ευαίσθητα θέματα» και «δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται για την ανταλλαγή ουσιαστικού περιεχομένου για ευαίσθητα θέματα».

[4] Υποθέσεις T-146/25 De Capitani κ.λπ. κατά Επιτροπής και T-641/25 Client Earth κατά Επιτροπής. Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής κοινοποίησαν εμπιστευτικά έγγραφα που συνδέονται με τις δικαστικές διαδικασίες στο τέλος της συνεδρίασης.

[5] Σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 2 του κανονισμού 1049/2001.

[6] Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής αναφέρθηκαν σε ανακοινωθέν Τύπου που εξέδωσε η γαλλική κυβέρνηση μετά από έκτακτη σύνοδο του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου την 1η Φεβρουαρίου 2024: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.