Ο καταγγέλλων, δημοσιογράφος, ζήτησε από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή να επιτρέψει την πρόσβαση του κοινού σε γραπτό μήνυμα που απέστειλε αρχηγός κράτους της ΕΕ στον Πρόεδρο της Επιτροπής σχετικά με τις εμπορικές διαπραγματεύσεις ΕΕ-Mercosur. Η Επιτροπή επιβεβαίωσε ότι ο πρόεδρός της είχε λάβει το γραπτό μήνυμα, αλλά επισήμανε ότι το μήνυμα είχε ληφθεί μέσω της εφαρμογής άμεσης ανταλλαγής μηνυμάτων «Signal», η οποία είχε ενεργοποιήσει τη λειτουργία «εξαφανιζόμενα μηνύματα». Ως εκ τούτου, η Επιτροπή κατέληξε στο συμπέρασμα ότι δεν διέθετε έγγραφα που να εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της αίτησης.

Μετά από συνάντηση με εκπροσώπους της Επιτροπής και έλεγχο των εγγράφων που σχετίζονται με την αίτηση πρόσβασης, η Διαμεσολαβήτρια δεν μπορούσε να αποκλείσει το ενδεχόμενο το μήνυμα να είχε διαγραφεί αυτόματα μετά την παραλαβή της αίτησης. Διαπίστωσε επίσης ότι το ιδιαίτερο γραφείο του Προέδρου της Επιτροπής παρέλειψε να εξετάσει το αίτημα του καταγγέλλοντος για 15 μήνες. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια κατέληξε στο συμπέρασμα ότι ο τρόπος με τον οποίο η Επιτροπή χειρίστηκε το εν λόγω αίτημα ισοδυναμούσε με κακοδιοίκηση.

Για την αντιμετώπιση αυτής της έλλειψης, η Διαμεσολαβήτρια συνέστησε στην Επιτροπή να επανεξετάσει και να βελτιώσει τον χειρισμό των αιτημάτων πρόσβασης του κοινού στα οποία συμμετέχει το ιδιαίτερο γραφείο του Προέδρου ή οποιουδήποτε Επιτρόπου. Επιπλέον, πρότεινε στην Επιτροπή να προσαρμόσει τους εσωτερικούς κανόνες της ώστε να διασφαλιστεί ότι τα έγγραφα που υπόκεινται σε αιτήματα πρόσβασης του κοινού διατηρούνται και ότι η Επιτροπή διατηρεί δεόντως, για εύλογο χρονικό διάστημα, όλα τα γραπτά και άμεσα μηνύματα που ανταλλάσσονται μεταξύ αρχηγών κρατών ή κυβερνήσεων ή υπουργών και μελών της Επιτροπής.