Inledning

1. Dessa riktlinjer utfärdas av Europeiska ombudsmannen efter en undersökning på eget initiativ av EU-byråernas olika praxis när det gäller offentliggörande av namnen på uttagningskommitténs ledamöter[1].

2. Syftet med riktlinjerna är att hjälpa EU:s byråer att säkerställa en korrekt balans mellan i) behovet av öppenhet, ii) de legitima kraven på konfidentialitet i uttagningskommitténs arbete och iii) den grundläggande rätten till skydd av personuppgifter.

3. Vid utarbetandet av riktlinjerna beaktade ombudsmannen följande punkter:

i) Lämplig insyn i uttagningskommitténs arbete spelar en viktig roll för att främja medborgarnas förtroende för urvalsförfarandenas integritet och objektivitet och för att det inte föreligger några intressekonflikter.

ii) Sekretessen i samband med uttagningskommitténs överläggningar och arbete infördes i syfte att garantera dessa kommittéers oberoende och objektiviteten i deras arbete, genom att skydda dem från all yttre inblandning och påtryckningar.  Iakttagandet av detta sekretesskrav utgör således hinder för att lämna ut de synpunkter som framförts av enskilda medlemmar i uttagningskommittéerna.

iii) Att hemlighålla de enskilda uttagningskommitténs ledamöters åsikter är dock inte detsamma som att hemlighålla deras identiteter. Medan de förstnämnda skyddar ledamöterna i uttagningskommittéerna från yttre påtryckningar riskerar de sistnämnda att skapa ett klimat av misstro, till exempel genom att uppmuntra misstankar om eventuella intressekonflikter eller till och med tvivel om ledamöternas kompetens och meriter. Det är därför nödvändigt att i allmänhetens intresse offentliggöra namnen på uttagningskommitténs ledamöter.

iv) Ett utlämnande av namnen på ledamöterna i uttagningskommittén innebär att den berörda EU-byrån behandlar personuppgifter, vilket måste ske i enlighet med förordning (EG) nr 45/2001[2].

Riktlinjerna

Riktlinje 1 - Upprättande av en proaktiv politik

4. God förvaltning kräver att EU:s byråer inte bara hanterar begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar och information på ett korrekt sätt, utan också på ett proaktivt sätt beslutar vilken information och vilka handlingar som ska göras tillgängliga för allmänheten[3].

5. Frågan om tillgång till namnen på uttagningskommitténs ledamöter uppstår ganska ofta. Av effektivitets- och konsekvensskäl bör varje byrå därför fastställa en proaktiv praxis för offentliggörande av namn, i stället för att begränsa sig till att besvara begäranden om tillgång från fall till fall.

Riktlinje 2 – System för proaktivt utlämnande av uppgifter

6. Varje EU-byrå bör besluta om ett system som bäst motsvarar dess specifika organisatoriska omständigheter, men alla sådana system bör ta hänsyn till följande punkter.  

7. Bruket att införa namngivna medlemmar i uttagningskommittén i början av intervjun med de sökande är en fråga om artighet snarare än öppenhet. En sådan praxis säkerställer nämligen inte tillräcklig spridning av information i öppenhetssyfte, eftersom den i praktiken utesluter sökande som inte kallats till en intervju från att känna till uttagningskommitténs ledamöters identitet. 

8. Det är god administrativ praxis att informera alla sökande om uttagningskommitténs sammansättning per brev eller på annat lämpligt sätt, t.ex. genom informationsblad, e-postmeddelanden eller e-rekryteringsmeddelanden. Information om uttagningskommitténs sammansättning bör lämnas till de sökande i god tid, t.ex. i skrivelsen med mottagningsbevis för deras ansökan, och senast tillsammans med information om resultatet av deras ansökan.

9. Ett lämpligt offentliggörande av uttagningskommitténs sammansättning på en särskild webbplats på byråns webbplats i tillräckligt god tid före intervjuerna med de sökande utgör också god administrativ praxis, vilket bör göra det onödigt att informera de sökande individuellt. 

Riktlinje 3 – Skydd av uttagningskommitténs oberoende och urvalsförfarandenas integritet och objektivitet

10. EU:s byråer bör införa lämpliga förfaranden och skyddsåtgärder för att skydda uttagningskommitténs ledamöters oberoende och urvalsförfarandenas integritet och objektivitet. Sådana åtgärder skulle kunna omfatta följande:

- fastställa en tydlig policy för förebyggande av intressekonflikter och informera alla medlemmar i uttagningskommittén om denna,

- informera de sökande om att de inte får kontakta uttagningskommitténs ledamöter personligen och att detta utgör skäl för uteslutning från förfarandet, och

- kräva att uttagningskommitténs ledamöter omedelbart rapporterar alla försök från sökande eller tredje part att kontakta eller påverka dem i samband med uttagningsprovet.

Riktlinje 4 – Efterlevnad av EU:s regler om skydd av personuppgifter

11. Vid genomförandet av en proaktiv policy för utlämnande av uppgifter bör EU:s byråer respektera bestämmelserna i förordning (EG) nr 45/2001 för att skydda den grundläggande rätten till uppgiftsskydd. Den proaktiva policyn bör förklara behovet av behandling av berörda personuppgifter, såsom beskrivs i dessa riktlinjer, och den balans som policyn utgör mellan allmänintresset av öppenhet och den grundläggande rätten till dataskydd.

12. Ledamöterna i uttagningskommittén bör därför, innan de utnämns, informeras om att deras namn kommer att lämnas ut till de sökande och att samtycke till ett sådant utlämnande är ett villkor för utnämning. Om en presumtiv ledamot i en uttagningskommitté invänder mot ett sådant utlämnande bör inbjudan att delta i uttagningskommittén återkallas.

13. Om uttagningskommitténs sammansättning offentliggörs på byråns webbplats bör ledamöterna i uttagningskommittén informeras om att deras namn kommer att offentliggöras på byråns webbplats. De bör också informeras om sin rätt att av tvingande berättigade skäl invända mot ett sådant offentliggörande. Dessa ledamöter i uttagningskommittén bör dock uppmärksammas på att deras namn ändå kommer att lämnas ut till de sökande[4].

Emily O'Reilly