Den 12 augusti 2013 inledde ombudsmannen en undersökning på eget initiativ och uppmanade EU:s byråer att klargöra sin policy när det gäller offentliggörande av namnen på uttagningskommitténs ledamöter och efterlevnaden av dataskyddskraven. Efter att noggrant ha granskat deras svar beslutade ombudsmannen att avsluta undersökningen genom att utfärda riktlinjer för god praxis. Syftet med dessa riktlinjer är att hjälpa EU:s byråer att säkerställa rätt balans mellan öppenhet och de legitima kraven på konfidentialitet i uttagningskommitténs arbete, samtidigt som EU:s dataskyddsprinciper respekteras. Hon uppmanade EU-byråerna att godkänna dessa riktlinjer och att inom sex månader informera henne om eventuella åtgärder som de har vidtagit för att följa dem.

Bakgrund

1. Under besöken vid ett antal EU-byråer [1] blev ombudsmannen medveten om skillnaderna i de olika byråernas tillvägagångssätt när det gäller offentliggörande av namnen på ledamöterna i uttagningskommittén. I beslutet om att avsluta undersökningen på eget initiativ OI/4/2012/CK om Europeiska centrumet för utveckling av yrkesutbildning (Cedefop) drog ombudsmannen slutsatsen att den bästa vägen framåt var att inleda en undersökning på eget initiativ i frågan [2].

2. Den 12 augusti 2013 inledde ombudsmannen undersökningen och uppmanade EU:s byråer att klargöra sin policy när det gäller offentliggörande av namnen på uttagningskommitténs ledamöter och huruvida en sådan policy är förenlig med dataskyddskraven. Under de följande månaderna mottog ombudsmannen byråernas yttranden. Hon begärde också ett yttrande från Europeiska datatillsynsmannen om tillämpningen av dataskyddsprinciperna på detta område, i enlighet med det samförståndsavtal av den 30 november 2006 som undertecknats av Europeiska ombudsmannen och Europeiska datatillsynsmannen [3].

De synpunkter som framfördes till ombudsmannen

EU-byråernas praxis

3. Av byråernas inlagor [4] framgick det tydligt att

- Ett betydande antal byråer inkluderar information om uttagningskommitténs sammansättning i de skrivelser där de sökande som finns med på slutlistan inbjuds till intervjuer [5]. Endast två av dessa organ har dock liknande information i skrivelser som skickas till sökande som inte uppfyller kraven och sökande som inte finns med på slutlistan [6].

- Många byråer har som praxis att införa namngivna medlemmar i uttagningskommittén i början av intervjuerna med de sökande på slutlistan [7].

- Ett antal byråer planerar att på begäran lämna ut namnen på uttagningskommitténs ledamöter [8].

- Ett begränsat antal byråer planerar inte att offentliggöra namnen på uttagningskommitténs ledamöter eller har inga särskilda regler i detta avseende [9].

- Två byråer har en proaktiv policy att offentliggöra namnen på uttagningskommitténs ledamöter via sin webbplats [10].

Europeiska datatillsynsmannens yttrande

4. I sitt svar på ombudsmannens begäran om råd noterade datatillsynsmannen att utlämnandet av namnen på ledamöterna i uttagningskommittén utgör en ytterligare behandling av personuppgifter i enlighet med artikel 4.1 b i förordning 45/2001 [11]. En sådan behandling förefaller inte vara oförenlig med de ändamål för vilka personuppgifterna ursprungligen samlades in, det vill säga för urval och rekrytering av EU-personal. Datatillsynsmannen klargjorde dock att sådan ytterligare behandling måste följa bestämmelserna i förordning (EG) nr 45/2001. Datatillsynsmannen gav också konkreta råd om hur man skyddar dataskyddet om byråerna väljer att offentliggöra uppgifter via sin webbplats eller proaktivt privilegierat utlämnande till kandidater [12].

Ombudsmannens bedömning

5. De uppgifter som lämnades under undersökningen bekräftade att det finns skillnader i EU:s praxis. Vissa av dessa metoder utgör god administrativ praxis och kan lovordas, medan andra inte uppfyller målet att effektivt garantera öppenhet och upprätthålla allmänhetens förtroende för EU:s förvaltning. Sådana brister är särskilt skadliga för EU-förvaltningens anseende, på ett område som urvalsförfaranden där medborgarna kan ha sin allra första direkta kontakt med en EU-institution eller ett EU-organ. Byråerna, som är decentraliserade organ, är ofta den enda kontaktpunkt som medborgarna i medlemsstaterna kan ha med EU:s förvaltning. Det är därför viktigt att EU-medborgarna uppfattar byråerna som offentliga organ som arbetar på ett öppet sätt för deras räkning och är ansvariga inför dem.

6. Med beaktande av de yttranden som lämnats av byråerna och Europeiska datatillsynsmannen har ombudsmannen beslutat att utfärda en uppsättning riktlinjer för god praxis som ger EU-byråerna vägledning om hur de kan säkerställa en korrekt balans mellan öppenhet och de legitima sekretessbehoven i uttagningskommitténs arbete, samtidigt som EU:s dataskyddsregler respekteras. Hon litar på att EU:s byråer kommer att godkänna hennes riktlinjer och därmed bidra till att ytterligare höja kvaliteten på EU:s förvaltning.

Slutsats

Ombudsmannen avslutar undersökningen på eget initiativ genom att utfärda riktlinjer för god praxis. Hon uppmanar EU:s byråer att godkänna riktlinjerna och att inom sex månader informera henne om eventuella åtgärder som de har vidtagit för att följa dem.

Emily O'Reilly

Utfärdat i Strasbourg den 20 maj 2014

[1] http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visits.faces

[2] http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/50148/html.bookmark

[3] EUT C 27, 2007, s. 21.

[4] Den fullständiga texten till byråernas yttranden finns på

http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/initiatives.faces

[5] Gemenskapens växtsortsmyndighet (CPVO), Europeiska arbetsmiljöbyrån (EU-Osha), Europeiska bankmyndigheten (EBA), Europeiska kemikaliemyndigheten (Echa), Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet (Efsa), Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (Eurofound), Europeiska byrån för GNSS (GSA), Europeiska försäkrings- och tjänstepensionsmyndigheten (Eiopa), Europeiska läkemedelsmyndigheten (EMA), Europeiska unionens byrå för nät- och informationssäkerhet (Enisa), Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten (Esma), Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen (ETF), Byrån för harmonisering inom den inre marknaden (OHIM), Europeiska systemrisknämnden (ESRB) REA.

[6] Echa och Enisa.

[7] Byrån för samarbete mellan energitillsynsmyndigheter (Acer), Organet för europeiska regleringsmyndigheter för elektronisk kommunikation (Berec), Europeiska byrån för förvaltningen av det operativa samarbetet vid Europeiska unionens medlemsstaters yttre gränser (Frontex), Europeiska byrån för luftfartssäkerhet (Easa), Cedefop, Europeiska jämställdhetsinstitutet (EIGE), Europeiska polisakademin (Cepol), Europeiska polisbyrån (Europol), Europeiska unionens byrå för grundläggande rättigheter (FRA), Europeiska enheten för rättsligt samarbete (Eurojust), Europeiska gemensamma företaget för Iter och utveckling av fusionsenergi (Fusion for Energy), Europeiska institutet för innovation och teknik (EIT), Genomförandeorganet för Europeiska forskningsrådet (Ercea), Genomförandeorganet för forskning (REA).

[8] Europeiska stödkontoret för asylfrågor (Easo), Europeiska centrumet för förebyggande och kontroll av sjukdomar (ECDC), Europeiska fiskerikontrollbyrån (EFCA), Europeiska sjösäkerhetsbyrån (Emsa), Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk (ECNN), Europeiska försvarsbyrån (EDA), Europeiska byrån för konkurrenskraft och innovation (EACI), genomförandeorganet för det transeuropeiska transportnätet (TEN-TEA), genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur (Eacea) och genomförandeorganet för hälso- och konsumentfrågor (EAHC).

[9] Europeiska järnvägsbyrån (ERA), Översättningscentrum för Europeiska unionens organ (CdT), Europeiska unionens institut för säkerhetsstudier (EUISS) och Europeiska unionens satellitcentrum (EUSC).

[10] Europeiska miljöbyrån (EEA) när det gäller alla urvalsförfaranden och genomförandeorganet för externa urvalsförfaranden för tillfälligt anställda.

[11] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (EGT L 8, 2001, s. 1).

[12] Den fullständiga texten till Europeiska datatillsynsmannens yttrande finns på följande webbplats:

http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/initiatives.faces