Introduction

1. Les présentes lignes directrices sont publiées par le Médiateur européen à la suite d’une enquête d’initiative sur les différentes pratiques adoptées par les agences de l’UE en ce qui concerne la divulgation des noms des membres du jury [1].

2. L’objectif des lignes directrices est d’aider les agences de l’UE à assurer un juste équilibre entre i) les besoins de transparence, ii) les exigences légitimes de confidentialité dans les travaux des jurys et iii) le droit fondamental à la protection des données à caractère personnel.

3. Lors de la formulation des lignes directrices, le Médiateur a pris en considération les points suivants:

i) Une transparence appropriée des travaux des jurys joue un rôle important dans la promotion de la confiance des citoyens dans l’intégrité et l’objectivité des procédures de sélection et dans l’absence de tout conflit d’intérêts.

ii) Le secret des délibérations et des travaux des jurys a été instauré en vue de garantir l'indépendance de ces jurys et l'objectivité de leurs travaux, en les protégeant de toute ingérence et pression extérieures.  Par conséquent, le respect de cette exigence de secret empêche la divulgation des opinions exprimées par les membres individuels des jurys de sélection.

iii) Garder secrètes les opinions individuelles des membres du jury de sélection n'est cependant pas la même chose que de garder secrètes leurs identités. Si la première protège les membres des jurys contre les pressions extérieures, la seconde risque de créer un climat de méfiance, par exemple en suscitant des soupçons quant à d’éventuels conflits d’intérêts, voire des doutes quant à la compétence et aux mérites des membres. Il est donc nécessaire, dans l'intérêt public, de divulguer les noms des membres du jury de sélection.

iv) La divulgation des noms des membres des jurys implique le traitement de données à caractère personnel par l'agence de l'UE concernée, qui doit se conformer au règlement (CE) no 45/2001 [2].

Les lignes directrices

Ligne directrice 1 - Établir une politique proactive

4. La bonne administration exige des agences de l’UE non seulement qu’elles traitent correctement les demandes d’accès du public aux documents et aux informations, mais aussi qu’elles décident, de manière proactive, des informations et des documents à mettre à la disposition du public [3].

5. La question de l'accès aux noms des membres du jury de sélection se pose assez souvent. Par souci d'efficacité et de cohérence, chaque agence devrait donc adopter une pratique proactive en ce qui concerne la divulgation des noms, plutôt que de se limiter à répondre aux demandes d'accès au cas par cas.

Ligne directrice 2 - Schémas de divulgation proactive

6. Si chaque agence de l’UE devrait décider d’un régime qui correspond le mieux à sa situation organisationnelle spécifique, tous ces régimes devraient tenir compte des points suivants.  

7. La pratique consistant à présenter les membres du jury de sélection par leur nom au début de l'entrevue avec les candidats est une question de courtoisie plutôt que de transparence. En fait, une telle pratique n’assure pas une diffusion adéquate de l’information à des fins de transparence, car elle exclut effectivement les candidats qui n’ont pas été invités à un entretien de la connaissance de l’identité des membres du jury de sélection. 

8. Il est de bonne pratique administrative d’informer tous les candidats de la composition du jury par lettre ou par d’autres moyens appropriés, tels que des fiches d’information, des courriels ou des messages d’e-recrutement. Les informations relatives à la composition du jury devraient être fournies aux candidats en temps utile, par exemple dans la lettre accusant réception de leur candidature, et au plus tard avec les informations relatives au résultat de leur candidature.

9. Une publication adéquate de la composition du jury sur une page web spécifique du site web de l’Agence suffisamment à l’avance des entretiens avec les candidats constitue également une bonne pratique administrative, qui devrait rendre inutile l’information individuelle des candidats. 

Ligne directrice n° 3 - Préserver l'indépendance du jury ainsi que l'intégrité et l'objectivité des procédures de sélection

10. Les agences de l’UE devraient mettre en place des procédures et des garanties appropriées afin de préserver l’indépendance des membres du jury ainsi que l’intégrité et l’objectivité des procédures de sélection. Ces mesures pourraient comprendre:

- établir une politique claire en matière de prévention des conflits d'intérêts et en informer tous les membres du jury,

- informer les candidats qu'ils ne sont pas autorisés à contacter personnellement les membres des jurys, et que cela constitue un motif d'exclusion de la procédure, et

- exiger des membres du jury qu'ils signalent immédiatement toute tentative des candidats ou de tiers de les contacter ou de les influencer dans le cadre du concours.

Orientation 4 – Respect des règles de l’UE en matière de protection des données à caractère personnel

11. Lors de la mise en œuvre d'une politique proactive en matière de divulgation, les agences de l'UE devraient respecter les dispositions du règlement (CE) n° 45/2001 afin de préserver le droit fondamental à la protection des données. La politique proactive devrait expliquer la nécessité du traitement des données à caractère personnel concernées, tel que décrit dans les présentes lignes directrices, et l’équilibre que cette politique représente entre l’intérêt public à la transparence et le droit fondamental à la protection des données.

12. Les membres des jurys de sélection devraient donc être informés, avant leur nomination, que leur nom sera divulgué aux candidats et que le consentement à cette divulgation est une condition de nomination. Dans les cas où un membre potentiel d'un jury de sélection s'oppose à une telle divulgation, l'invitation à siéger au jury de sélection devrait être retirée.

13. En cas de publication de la composition du jury sur le site web de l'Agence, les membres du jury devraient être informés que leur nom sera publié sur le site web de l'Agence. Ils devraient également être informés de leur droit de s'opposer, pour des raisons impérieuses et légitimes, à cette publication. Toutefois, il convient d'attirer l'attention de ces membres du jury sur le fait que leurs noms seront néanmoins communiqués aux candidats [4].

Emily O'Reilly