Le 12 août 2013, la Médiatrice a ouvert une enquête d'initiative et a invité les agences de l'UE à clarifier leur politique en ce qui concerne la divulgation des noms des membres du jury et la conformité de cette politique avec les exigences en matière de protection des données. Après un examen approfondi de leurs réponses, la Médiatrice a décidé de clore l’enquête en publiant des lignes directrices en matière de bonnes pratiques. L’objectif des présentes lignes directrices est d’aider les agences de l’UE à assurer un juste équilibre entre la transparence et les exigences légitimes de confidentialité dans les travaux des jurys, tout en respectant les principes de l’UE en matière de protection des données. Elle a invité les agences de l'UE à approuver ces lignes directrices et à l'informer, dans un délai de six mois, de toute mesure qu'elles auraient prise pour s'y conformer.

Le contexte

1. Au cours de visites dans un certain nombre d’agences de l’UE [1], le Médiateur a pris conscience de la diversité des approches adoptées par les différentes agences en ce qui concerne la question de la divulgation des noms des membres du jury. Dans la décision clôturant l'enquête d'initiative OI/4/2012/CK concernant le Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop), le Médiateur a conclu que la meilleure voie à suivre était d'ouvrir une enquête d'initiative sur la question [2].

2. Le 12 août 2013, la Médiatrice a ouvert l'enquête et a invité les agences de l'UE à clarifier leur politique en ce qui concerne la divulgation des noms des membres du jury et la conformité de cette politique avec les exigences en matière de protection des données. Dans les mois qui ont suivi, le Médiateur a reçu les avis des agences. Elle a également sollicité l’avis du Contrôleur européen de la protection des données (ci-après le «CEPD») sur l’application des principes de protection des données dans ce domaine, conformément au protocole d’accord du 30 novembre 2006 signé entre le Médiateur européen et le CEPD [3].

Les points de vue présentés au Médiateur

Pratiques des agences de l’UE

3. Il ressort clairement des observations des agences [4] que:

- Un nombre important d’agences incluent des informations relatives à la composition du jury dans les lettres invitant les candidats présélectionnés à des entretiens [5]. Toutefois, seules deux de ces agences contiennent des informations similaires dans des lettres envoyées à des candidats inéligibles et non présélectionnés [6].

- De nombreuses agences ont adopté la pratique consistant à présenter nommément les membres du jury au début des entretiens avec les candidats présélectionnés [7].

- Un certain nombre d'agences envisagent de divulguer les noms des membres du jury de sélection sur demande [8].

- Un nombre limité d'agences n'envisagent aucune possibilité de divulgation des noms des membres du jury ou ne disposent pas de règles spécifiques à cet égard [9].

- Deux agences ont pour politique proactive de mettre à la disposition du public les noms des membres du jury de sélection par l'intermédiaire de leur site web [10].

Avis du CEPD

4. Dans sa réponse à la demande d'avis du Médiateur, le CEPD a noté que la divulgation des noms des membres du jury constitue un traitement ultérieur de données à caractère personnel, conformément à l'article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 45/2001 [11]. Un tel traitement ne semble pas incompatible avec les finalités pour lesquelles des données à caractère personnel ont été initialement collectées, à savoir la sélection et le recrutement du personnel de l’UE. Le CEPD a néanmoins précisé que ce traitement ultérieur doit être conforme aux règles énoncées dans le règlement (CE) n° 45/2001. Le CEPD a également fourni des conseils concrets sur la manière de préserver la protection des données dans le cas où les agences opteraient pour une divulgation publique, par l’intermédiaire de leur site web, ou pour une divulgation privilégiée proactive aux candidats [12].

Évaluation du Médiateur

5. Les informations fournies au cours de l’enquête ont confirmé la diversité des pratiques adoptées par l’UE. Si certaines de ces pratiques constituent de bonnes pratiques administratives et peuvent être saluées, d’autres ne répondent pas à l’objectif consistant à garantir efficacement la transparence et à maintenir la confiance du public dans l’administration de l’UE. Ces lacunes sont particulièrement préjudiciables à l’image de l’administration de l’UE, dans un domaine tel que les procédures de sélection, où les citoyens peuvent avoir leur tout premier contact direct avec une institution ou un organe de l’UE. Les agences, en tant qu'organismes décentralisés, sont souvent le seul point de contact que les citoyens des États membres peuvent avoir avec l'administration de l'UE. Il est donc important que les agences soient perçues par les citoyens de l’UE comme des organismes publics qui travaillent de manière transparente en leur nom et sont responsables devant eux.

6. Compte tenu des avis présentés par les agences et le CEPD, la Médiatrice a décidé de publier un ensemble de lignes directrices en matière de bonnes pratiques, offrant aux agences de l’UE des orientations sur la manière de garantir un juste équilibre entre l’ouverture et les besoins légitimes de confidentialité dans les travaux des jurys, tout en respectant les règles de l’UE en matière de protection des données. Elle espère que les agences de l’UE approuveront ses lignes directrices et contribueront ainsi à améliorer encore la qualité de l’administration de l’UE.

Conclusion

La Médiatrice clôt l’enquête d’initiative en publiant des lignes directrices en matière de bonnes pratiques. Elle invite les agences de l’UE à approuver les lignes directrices et à l’informer, dans un délai de six mois, de toute mesure qu’elles auront prise pour s’y conformer.

Emily O'Reilly

Fait à Strasbourg, le 20 mai 2014

[1] http://www.ombudsman.europa.eu/fr/activities/visits.faces

[2] http://www.ombudsman.europa.eu/fr/activities/visitreport.faces/fr/50148/html.bookmark

[3] JO 2007, C 27, p. 21.

[4] Le texte intégral des avis des agences est disponible à l’adresse suivante:

http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/initiatives.faces

[5] Office communautaire des variétés végétales (OCVV), Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (EU-OSHA), Autorité bancaire européenne (ABE), Agence européenne des produits chimiques (ECHA), Autorité européenne de sécurité des aliments (EFSA), Fondation européenne pour l’amélioration des conditions de vie et de travail (Eurofound), Agence du GNSS européen (GSA), Autorité européenne des assurances et des pensions professionnelles (AEAPP), Agence européenne des médicaments (EMA), Agence de l’Union européenne chargée de la sécurité des réseaux et de l’information (ENISA), Autorité européenne des marchés financiers (AEMF), Fondation européenne pour la formation (ETF), Office de l’harmonisation dans le marché intérieur (OHMI), Comité européen du risque systémique (CERS) REA.

[6] ECHA et ENISA.

[7] Agence de coopération des régulateurs de l'énergie (ACER), Organe des régulateurs européens des communications électroniques (ORECE), Agence européenne pour la gestion de la coopération opérationnelle aux frontières extérieures des États membres de l'Union européenne (Frontex), Agence européenne de la sécurité aérienne (AESA), Cedefop, Institut européen pour l'égalité entre les hommes et les femmes (EIGE), Collège européen de police (Cepol), Office européen de police (Europol), Agence des droits fondamentaux de l'Union européenne (FRA), Unité de coopération judiciaire de l'Union européenne (Eurojust), Entreprise commune pour ITER et le développement de l'énergie de fusion (Fusion for Energy), Institut européen d'innovation et de technologie (EIT), Agence exécutive du Conseil européen de la recherche (ERCEA), Agence exécutive pour la recherche (REA).

[8] Bureau européen d’appui en matière d’asile (EASO), Centre européen de prévention et de contrôle des maladies (ECDC), Agence européenne de contrôle des pêches (AECP), Agence européenne pour la sécurité maritime (AESM), Observatoire européen des drogues et des toxicomanies (OEDT), Agence européenne de défense (AED), Agence européenne pour la compétitivité et l’innovation (EACI), Agence exécutive du réseau transeuropéen de transport (TEN-TEA), Agence exécutive pour l’éducation, l’audiovisuel et la culture (EACEA), Agence exécutive pour la santé et les consommateurs (EAHC).

[9] Agence ferroviaire européenne (AFE), Centre de traduction des organes de l’Union européenne (CdT), Institut d’études de sécurité de l’Union européenne (IESUE), Centre satellitaire de l’Union européenne (CSUE).

[10] Agence européenne pour l'environnement (AEE) pour toutes les procédures de sélection et REA pour les procédures de sélection externe des agents temporaires.

[11] Règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (JO 2001, L 8, p. 1).

[12] Le texte intégral de l'avis du CEPD est disponible à l'adresse suivante:

http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/initiatives.faces