Τα θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμοί της ΕΕ θα πρέπει:

• Λάβετε υπόψη , στους κανόνες και τις πρακτικές διαχείρισης εγγράφων, την ολοένα αυξανόμενη χρήση κειμένου και άμεσων μηνυμάτων . Συγκεκριμένα, αυτό σημαίνει ότι η απόφαση καταγραφής μιας συγκεκριμένης πληροφορίας στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων της διοίκησης δεν θα πρέπει να εξαρτάται από το μέσο —είτε πρόκειται για επιστολή, μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κείμενο ή άμεσο μήνυμα— αλλά από το περιεχόμενό της.
• Εφαρμογή τεχνολογικών λύσεων για την εύκολη καταγραφή κειμένου και άμεσων μηνυμάτων στα συστήματα διαχείρισης εγγράφων. Εν τω μεταξύ, να προβλεφθούν εναλλακτικοί τρόποι καταγραφής τέτοιων μηνυμάτων.
• Παροχή σαφούς καθοδήγησης στο προσωπικό σχετικά με τον τρόπο εξαγωγής, διαβίβασης και καταγραφής μηνυμάτων κειμένου και άμεσων μηνυμάτων που πληρούν τα κριτήρια καταγραφής εγγράφων. Όλο το προσωπικό που χρησιμοποιεί ηλεκτρονικές συσκευές για εργασία θα πρέπει να είναι σε θέση να κατανοεί τον τρόπο εξαγωγής και μεταφοράς μηνυμάτων κειμένου και άμεσων μηνυμάτων από εφαρμογές ή πλατφόρμες ανταλλαγής μηνυμάτων στο σχετικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
• Ευαισθητοποίηση του προσωπικού σχετικά με την ανάγκη να διασφαλιστεί ότι τα γραπτά και άμεσα μηνύματα που πληρούν τα κριτήρια καταγραφής εξάγονται, μεταφέρονται και καταγράφονται τακτικά και συστηματικά. Εκτός από τα τυποποιημένα μηνύματα εσωτερικής επικοινωνίας, αυτό θα μπορούσε να γίνει με την παροχή κατάρτισης σε υφιστάμενα μέλη του προσωπικού και στο πλαίσιο εισαγωγικών προγραμμάτων για νέα μέλη του προσωπικού, για παράδειγμα.
• Βεβαιωθείτε ότι οι περίοδοι διατήρησης των γραπτών και άμεσων μηνυμάτων που διατηρούνται σε ηλεκτρονικές συσκευές που χρησιμοποιούνται για εργασία είναι σύμφωνες με την πολιτική διατήρησης.
• Εφαρμόζουν διαδικασία που διασφαλίζει ότι, όταν ένα μέλος του προσωπικού αποχωρεί, καταγράφονται όλα τα έγγραφα που κατέχει το μέλος του προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων τυχόν γραπτών και άμεσων μηνυμάτων που πληρούν τα κριτήρια καταγραφής.
• Να αναγνωρίσουν ότι τα κείμενα και τα άμεσα μηνύματα που σχετίζονται με την εργασία είναι «έγγραφα» κατά την έννοια του κανονισμού 1049/2001 για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα.
• Κατά την εξέταση αιτημάτων για πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα που θα μπορούσαν να καλύπτουν γραπτά και άμεσα μηνύματα, εξετάστε όλες τις τοποθεσίες όπου ενδέχεται να αποθηκεύονται τα εν λόγω μηνύματα, συμπεριλαμβανομένων των ηλεκτρονικών συσκευών που χρησιμοποιούνται από το προσωπικό, και βοηθήστε το προσωπικό που ενδεχομένως κατέχει τέτοια μηνύματα στις αναζητήσεις του, για παράδειγμα παρέχοντας οδηγίες.
• Να διασφαλίσουν ότι το τυποποιημένο εργαλείο αναζήτησής τους επιτρέπει την ταυτοποίηση των μηνυμάτων κειμένου και των άμεσων μηνυμάτων (καθαυτών) μετά την καταχώρισή τους στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων τους.