Εισαγωγή, διαδικαστικές πληροφορίες και σκοπός της επιθεώρησης εγγράφων

Η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας παρουσίασε τα μέλη της και περιέγραψε το νομικό πλαίσιο που ισχύει για τις συνεδριάσεις και τις επιθεωρήσεις που διενεργεί η Διαμεσολαβήτρια. Ειδικότερα, ενημέρωσε την EPSO ότι οι ισχύοντες κανόνες προβλέπουν ότι ο Διαμεσολαβητής δεν θα αποκαλύπτει πληροφορίες ή έγγραφα που η EPSO έχει χαρακτηρίσει εμπιστευτικά, ούτε στον καταγγέλλοντα ούτε σε οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο εκτός του γραφείου του Διαμεσολαβητή, χωρίς την προηγούμενη συμφωνία της EPSO^[1].

Η ομάδα έρευνας εξήγησε επίσης ότι σκοπός της συνεδρίασης και της επιθεώρησης ήταν να λάβει περαιτέρω πληροφορίες από την EPSO σχετικά με την αξιολόγηση της επαγγελματικής πείρας του καταγγέλλοντος στο στάδιο επιλεξιμότητας του διαγωνισμού EPSO/AD/362/18 για την πρόσληψη διοικητικών υπαλλήλων στον τομέα της αρχειοθέτησης και της διαχείρισης αρχείων^[2].

Η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας εξήγησε ότι το κύριο ενδιαφέρον της Διαμεσολαβήτριας για τη διοργάνωση συνεδριάσεων επιθεώρησης ως πρώτο βήμα στις έρευνες σχετικά με ανησυχίες για τον αποκλεισμό των υποψηφίων της EPSO από τις διαδικασίες επιλογής είναι να λάβει πρόσθετες πληροφορίες και εξηγήσεις σχετικά με το έργο που επιτελούν οι εξεταστικές επιτροπές, ώστε να είναι σε θέση να διαβεβαιώσει τους καταγγέλλοντες ότι, κατά τη διάρκεια των διαδικασιών επιλογής, λαμβάνονται υπόψη όλες οι σχετικές πτυχές.

Ανταλλαγή πληροφοριών

Η EPSO εξήγησε ότι η εξεταστική επιτροπή βάσισε την αξιολόγησή της σχετικά με την επιλεξιμότητα των υποψηφίων σε προκαθορισμένα κριτήρια συμμετοχής στον διαγωνισμό EPSO/AD/363/18^[3], τα οποία εφαρμόστηκαν εξίσου σε όλους τους υποψηφίους. Η EPSO εξήγησε τον τρόπο με τον οποίο η εξεταστική επιτροπή αξιολόγησε την επαγγελματική πείρα του καταγγέλλοντος:

- Η επαγγελματική πείρα 115 μηνών που δήλωσε ο καταγγέλλων στο σημείο 1 του εντύπου υποψηφιότητάς του δεν θεωρήθηκε συναφής με τα καθήκοντα που περιγράφονται στην προκήρυξη του διαγωνισμού. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα καθήκοντα που περιέγραψε ο καταγγέλλων είχαν όλα εκτελεστικό χαρακτήρα.  

- Η επαγγελματική πείρα 8 μηνών και 25 ημερών που δηλώθηκε από τον καταγγέλλοντα στο σημείο 2 της αίτησης υποψηφιότητάς του θεωρήθηκε απολύτως συναφής με τα καθήκοντα που περιγράφονται στην προκήρυξη του διαγωνισμού.

- Στο σημείο 3 της αίτησης υποψηφιότητάς του, ο καταγγέλλων δήλωσε σχετική πείρα 73 μηνών περίπου, η οποία αποκτήθηκε μετά την απόκτηση του σχετικού διπλώματος που παρέχει πρόσβαση στον διαγωνισμό. Η εξεταστική επιτροπή είχε θεωρήσει ότι τα καθήκοντα που περιέγραψε ο καταγγέλλων ήταν κατά 10 % συναφή με τα καθήκοντα που περιγράφονταν στην προκήρυξη του διαγωνισμού.

Με βάση τα ανωτέρω, η επαγγελματική πείρα του καταγγέλλοντος σχετικά με τα καθήκοντα που περιγράφονται στην προκήρυξη του διαγωνισμού υπολογίστηκε σε 16 μήνες. Ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων δεν έγινε δεκτός στον διαγωνισμό, καθώς δεν διέθετε την απαιτούμενη «τριετή επαγγελματική πείρα σχετική με τα καθήκοντα»^[4].

Η EPSO εξηγεί επίσης ότι ο πρόεδρος και ο αντιπρόεδρος της εξεταστικής επιτροπής εξέτασαν τους φακέλους όλων των υποψηφίων προκειμένου να διασφαλιστεί η συνέπεια στην αξιολόγηση.  

Έγγραφα που ελέγχθηκαν

Κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης, η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας έλαβε αντίγραφο των ακόλουθων εγγράφων:

Κριτήρια εισδοχής EPSO/AD/362/18 - Διοικητικοί υπάλληλοι (AD 6) στον τομέα της αρχειοθέτησης/διαχείρισης αρχείων, 22 Ιανουαρίου 2019 (ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ)

· Έντυπο αποδοχής της εξεταστικής επιτροπής του υποψηφίου αριθ. 4428302 (ο καταγγέλλων) στον διαγωνισμό EPSO/AD/362/18, 23 Ιανουαρίου 2019 (ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ)

Η EPSO χαρακτήρισε και τα δύο έγγραφα εμπιστευτικά. Αυτό σημαίνει ότι δεν επιτρέπεται η πρόσβαση στα έγγραφα αυτά σε κανένα άλλο πρόσωπο εκτός του γραφείου του Διαμεσολαβητή^[5].

Βρυξέλλες, 24 Ιουλίου 2019

Προϊστάμενος της Μονάδας Ερευνών 4 Χειριστής υποθέσεων, Μονάδα Ερευνών 4

[1] Άρθρο 4.8 των διατάξεων εφαρμογής του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.

[2] https://epso.europa.eu/epsocrs-ref-numbers/epso-ad-362-18_el.

[3] Έγγραφο που εγκρίθηκε από την εξεταστική επιτροπή στις 22 Ιανουαρίου 2019.

[4] Βλ. ενότητα «Είμαι επιλέξιμος/-η να υποβάλω αίτηση συμμετοχής;» της προκήρυξης του διαγωνισμού

[5] Άρθρο 4.8 των διατάξεων εφαρμογής του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.