Η εν λόγω αυτεπάγγελτη έρευνα του 2015 αφορούσε την εξέταση από την EPSO των αιτήσεων επανεξέτασης που υπέβαλαν απορριφθέντες υποψήφιοι σε διαγωνισμούς επιλογής. Ειδικότερα, η έρευνα επικεντρώθηκε στις καθυστερήσεις της EPSO να ανταποκριθεί στα αιτήματα επανεξέτασης των υποψηφίων. Σκοπός της έρευνας ήταν να διαπιστωθεί εάν υπήρχαν συστημικά ζητήματα που προκάλεσαν τις καθυστερήσεις και, εάν ναι, να βοηθηθεί η EPSO να επιφέρει βελτιώσεις στη διαδικασία. Η Διαμεσολαβήτρια περάτωσε την έρευνά της με έξι προτάσεις βελτίωσης: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/74349#suggestions

Η EPSO υπέβαλε έκθεση στη Διαμεσολαβήτρια, το 2017 και το 2018, σχετικά με τα μέτρα που έλαβε για την εφαρμογή των προτάσεων της Διαμεσολαβήτριας. Η EPSO ενημέρωσε τη Διαμεσολαβήτρια ότι ο μέσος χρόνος διεκπεραίωσης των αιτήσεων επανεξέτασης είχε σταθεροποιηθεί σε 1 μήνα το 2017 και το 2018 (στοιχεία του πρώτου εξαμήνου). Αυτό αντιπροσωπεύει σημαντική βελτίωση σε σύγκριση με τον μέσο όρο των 5,75 μηνών το 2014 και 4,75 μηνών το 2015, και οφείλεται κυρίως στις διαδικαστικές αλλαγές που εισήγαγε η EPSO, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που βασίζονται στις προτάσεις του Διαμεσολαβητή.

Όσον αφορά τις συγκεκριμένες προτάσεις της Διαμεσολαβήτριας για βελτίωση, η EPSO προέβη στις ακόλουθες κύριες ενέργειες:

Όσον αφορά την πρόταση να παρέχει η EPSO καλύτερη υποστήριξη στις εξεταστικές επιτροπές, ώστε να μπορούν να αιτιολογούν λεπτομερέστερα τις αποφάσεις τους σχετικά με τις αιτήσεις επανεξέτασης, η EPSO εισήγαγε νέα υποδείγματα για την καταγραφή των αποφάσεων των εξεταστικών επιτροπών σε διάφορα στάδια ενός διαγωνισμού και ενίσχυσε το πρόγραμμα κατάρτισης για τα μέλη των εξεταστικών επιτροπών. Η EPSO έχει επίσης θεσπίσει ελέγχους ποιότητας των αποφάσεων της εξεταστικής επιτροπής, πριν από την κοινοποίησή τους στους υποψηφίους, με σκοπό την αποφυγή σφαλμάτων εκ παραδρομής.

Η EPSO έχει θέσει σε εφαρμογή ένα νέο σύστημα ΤΠ, το οποίο είχε θετικό αντίκτυπο στην αποτελεσματικότητα της επεξεργασίας των αιτήσεων επανεξέτασης, και χρησιμοποιεί πλέον τεχνολογία τηλεδιάσκεψης για τη διεξαγωγή συνεδριάσεων επανεξέτασης της εξεταστικής επιτροπής.

Όπως πρότεινε η Διαμεσολαβήτρια, η EPSO εκτιμά πλέον συστηματικά τον αριθμό των αιτήσεων επανεξέτασης που αναμένει να λάβει σε εν εξελίξει διαγωνισμούς, με σκοπό να είναι σε θέση να διαθέσει επαρκείς πόρους για τη διεκπεραίωσή τους.

Η τέταρτη και η πέμπτη πρόταση αφορούσαν τη διασφάλιση της παροχής σαφών και ακριβών πληροφοριών στους υποψηφίους σχετικά με τη διαδικασία αίτησης επανεξέτασης. Η EPSO ενημερώνει πλέον τους υποψηφίους εάν προβλέπει καθυστερήσεις στη διαδικασία επανεξέτασης και για το γεγονός ότι δίνει προτεραιότητα στην αποστολή απαντήσεων σε περίπτωση θετικής έκβασης για τον αιτούντα. Η EPSO επικαιροποίησε επίσης και επέκτεινε την ιστοσελίδα της «Συχνές ερωτήσεις» με περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες υποβολής καταγγελιών. Σύντομα θα προσθέσει άλλες 20 ερωτήσεις σχετικά με τον χειρισμό καταγγελιών, πιθανότατα κατά το δεύτερο εξάμηνο του 2018.

Η Διαμεσολαβήτρια εκφράζει την ικανοποίησή της για το φάσμα των μέτρων που έλαβε η EPSO προκειμένου να δώσει συνέχεια στις προτάσεις της για βελτίωση.