Αξιότιμη κ. S.,

Στις 2 Ιανουαρίου 2004, υποβάλατε καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, η οποία απευθυνόταν τόσο στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή όσο και στην Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF). Αποφάσισα να καταχωρίσω την καταγγελία κατά της Επιτροπής (101/2004/GG) και την καταγγελία κατά της OLAF (220/2004/GG) με χωριστά στοιχεία αναφοράς.

Η καταγγελία σας κατά της OLAF αφορά τον χειρισμό από την OLAF αίτησης πρόσβασης σε έγγραφα που υποβάλατε στις 16 Οκτωβρίου 2003.

Στις 26 Ιανουαρίου 2004, διαβίβασα την καταγγελία στον γενικό διευθυντή της OLAF.

Στις 9 Φεβρουαρίου 2004, μου διαβιβάσατε περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με την υπόθεσή σας, τις οποίες διαβίβασα στην OLAF στις 20 Φεβρουαρίου 2004.

Στις 6 Μαΐου 2004, έλαβα το αγγλικό πρωτότυπο της γνώμης της OLAF. Προτού μπορέσω να απευθύνω επιστολή στην OLAF για να ζητήσω μετάφραση στη γερμανική γλώσσα, έλαβα την επιστολή σας της 7ης Μαΐου 2004, με την οποία με ενημερώσατε ότι η καταγγελία είχε απαντηθεί ικανοποιητικά.

Σας γράφω τώρα για να σας ενημερώσω για τα αποτελέσματα των ερευνών που έχουν γίνει. Αντίγραφο της γνώμης της OLAF επισυνάπτεται προς ενημέρωσή σας.

Η ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ

Η παρούσα καταγγελία αφορά αίτηση πρόσβασης σε έγγραφα που υποβλήθηκε από τον καταγγέλλοντα, υπάλληλο της Επιτροπής, στο πλαίσιο διαδικασίας που οδήγησε σε καταγγελία κατά της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (101/2004/GG) η οποία εκκρεμεί επί του παρόντος ενώπιον του Διαμεσολαβητή.

Στις 20 Σεπτεμβρίου 2003, ο καταγγέλλων απέστειλε επιστολή στη Γενική Γραμματεία της Επιτροπής προκειμένου να ζητήσει πρόσβαση σε ορισμένα έγγραφα που βρίσκονταν στην κατοχή της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) και ορισμένων υπηρεσιών της Επιτροπής. Ελλείψει απάντησης, ο καταγγέλλων απέστειλε εκ νέου το ίδιο αίτημα στις 16 Οκτωβρίου 2003, χαρακτηρίζοντάς το ως επιβεβαιωτική αίτηση.

Με επιστολή της 22ας Οκτωβρίου 2003, η Γενική Γραμματεία της Επιτροπής ενημέρωσε την καταγγέλλουσα ότι η επιστολή της 20ής Σεπτεμβρίου 2003 δεν φαινόταν να έχει περιέλθει σε αυτήν και ότι, ως εκ τούτου, θα θεωρούσε την επιβεβαιωτική αίτησή της (η οποία είχε καταχωριστεί στις 22 Οκτωβρίου 2003) ως αίτηση πρόσβασης που πρέπει να εξεταστεί εντός 15 εργάσιμων ημερών.

Με έγγραφο της 13ης Νοεμβρίου 2003, η Γενική Διεύθυνση «Διοίκηση και προσωπικό» της Επιτροπής απάντησε στην αίτηση προσβάσεως όσον αφορά τα έγγραφα που είχε στην κατοχή της η Επιτροπή. Στην ίδια επιστολή, η Επιτροπή ενημέρωσε την καταγγέλλουσα ότι θα λάμβανε χωριστή απάντηση από την OLAF όσον αφορά την πρόσβαση σε έγγραφα που είχε στην κατοχή της η OLAF.

Με σημείωμα της 10ης Δεκεμβρίου 2003, η Γενική Γραμματεία της Επιτροπής ενημέρωσε την καταγγέλλουσα ότι η OLAF είχε απαντήσει στο αίτημά της για πρόσβαση στις 17 Νοεμβρίου 2003.

Στην καταγγελία που υπέβαλε στον Διαμεσολαβητή τον Ιανουάριο του 2004, η καταγγέλλουσα διατύπωσε τους ακόλουθους ισχυρισμούς:

(1) Η OLAF κακώς παρέλειψε να παράσχει πρόσβαση στα έγγραφα που της ζητήθηκαν

(2) Η OLAF δεν χειρίστηκε εγκαίρως την αρχική αίτηση πρόσβασης της 16ης Οκτωβρίου 2003

Προέβαλε τις ακόλουθες αιτιάσεις:

(1) Τα ζητούμενα έγγραφα θα πρέπει να κοινοποιούνται ή η OLAF θα πρέπει να εξηγεί ότι ορισμένα από αυτά δεν υπάρχουν

(2) Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, ο Διαμεσολαβητής, το προσωπικό του ή μέλη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου θα πρέπει να επιθεωρούν τα έγγραφα.

Η ΕΡΩΤΗΣΗ

Στη γνώμη της, η OLAF επισήμανε ότι είχε απαντήσει στο αίτημα του καταγγέλλοντος της 16ης Οκτωβρίου 2003 στις 17 Νοεμβρίου 2003. Η OLAF υποστήριξε ότι είχε παράσχει στην καταγγέλλουσα αντίγραφα τριών εγγράφων που αντιστοιχούσαν σε τέσσερα στοιχεία του καταλόγου που υπέβαλε (αριθ. 1, 2, 6 και 7) και ότι είχε εξηγήσει ότι το αίτημα αριθ. 10 δεν ήταν σαφές. Όσον αφορά τις άλλες αιτήσεις (αριθ. 3, 4, 5, 8 και 9), στην απάντηση αναφερόταν ότι τα ζητηθέντα έγγραφα δεν υπήρχαν.

Η OLAF σημείωσε ότι είχε απαντήσει στο αίτημα του καταγγέλλοντος (το οποίο παρελήφθη στις 22 Οκτωβρίου 2003) στις 17 Νοεμβρίου 2003, δηλαδή τρεις εργάσιμες ημέρες μετά τη λήξη της προθεσμίας. Εξήγησε ότι αυτή η μικρή καθυστέρηση οφειλόταν στο γεγονός ότι το πρόσωπο που ήταν υπεύθυνο για το θέμα στην OLAF είχε μόλις διοριστεί σε άλλη θέση και είχε ορισμένα απρόβλεπτα θέματα να αντιμετωπίσει. Ωστόσο, η OLAF δέχθηκε ότι θα ήταν προτιμότερο να είχε ενημερώσει τον καταγγέλλοντα ότι θα ήταν αναγκαία η παράταση της προθεσμίας.

Η OLAF σημείωσε ότι είχε αποστείλει εν τω μεταξύ αντίγραφο της απάντησής της της 17ης Νοεμβρίου 2003 στον καταγγέλλοντα.

Στις 7 Μαΐου 2004, η καταγγέλλουσα ενημέρωσε τον Διαμεσολαβητή ότι στις 20 Απριλίου 2004 η OLAF της είχε αποστείλει αντίγραφο της απάντησής της της 17ης Νοεμβρίου 2003. Εκφράζει την άποψη ότι, ως εκ τούτου, η παρούσα καταγγελία απαντήθηκε ικανοποιητικά και ευχαριστεί τον Διαμεσολαβητή για το αποτέλεσμα αυτό.

Η ΑΠΟΦΑΣΗ

1.1 Με επιστολή της 16ης Οκτωβρίου 2003, ο καταγγέλλων, υπάλληλος της Επιτροπής, ζήτησε πρόσβαση σε ορισμένα έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF). Στην καταγγελία που υπέβαλε στον Διαμεσολαβητή τον Ιανουάριο του 2004, ισχυρίστηκε ότι η OLAF δεν επέτρεψε την πρόσβαση και δεν εξέτασε εγκαίρως το αίτημά της.

1.2 Στη γνώμη της, η OLAF ενημέρωσε τον Διαμεσολαβητή ότι είχε εξετάσει το αίτημα του καταγγέλλοντος με επιστολή της 17ης Νοεμβρίου 2003 και ότι εν τω μεταξύ είχε σταλεί αντίγραφο της εν λόγω επιστολής στον καταγγέλλοντα. Η OLAF δέχθηκε ότι υπήρξε μικρή καθυστέρηση στην εξέταση του εν λόγω αιτήματος και ότι θα ήταν προτιμότερο να είχε ενημερώσει τον καταγγέλλοντα ότι θα ήταν αναγκαία παράταση της προθεσμίας.

1.3 Σε επιστολή που απέστειλε στις 7 Μαΐου 2004, η καταγγέλλουσα εξέφρασε την άποψη ότι η παρούσα καταγγελία απαντήθηκε ικανοποιητικά και ευχαρίστησε τον Διαμεσολαβητή για το αποτέλεσμα αυτό.

Από τις παρατηρήσεις της OLAF και την επιστολή του καταγγέλλοντος της 7ης Μαΐου 2004 προκύπτει ότι η OLAF έλαβε μέτρα για τη διευθέτηση του ζητήματος και, ως εκ τούτου, ικανοποίησε τον καταγγέλλοντα. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής περατώνει την υπόθεση.

Ο Γενικός Διευθυντής της OLAF θα ενημερωθεί επίσης για την απόφαση αυτή.

Με εκτίμηση,

Π. Νικηφόρος ΔΙΑΜΑΝΔΟΥΡΟΣ