Ιστορικό της καταγγελίας

1. Ο ενδιαφερόμενος ήταν υποψήφιος στη διαδικασία επιλογής EPSO/AD/398/22-5 — Εμπειρογνώμονες στον τομέα των τεχνολογιών των πληροφοριών και των επικοινωνιών (ΤΠΕ).[1] Είχε προγραμματιστεί να υποβληθεί στις δοκιμασίες πολλαπλής επιλογής με εξ αποστάσεως επιτήρηση με χρήση υπολογιστή [2] και σε περιπτωσιολογική μελέτη στις 8 π.μ. της 4ης Μαΐου 2023.

2. Την ημέρα των δοκιμών, ο καταγγέλλων συνδέθηκε στην εφαρμογή δοκιμής περίπου στις 7:20 π.μ. Στο στάδιο αυτό έλαβε μήνυμα σφάλματος στο οποίο αναφερόταν ότι η εφαρμογή είχε αποκλειστεί. Προσπάθησε αρκετές φορές μέχρι τις 7:58πμ να συνδεθεί με την εφαρμογή, αλλά αντιμετώπισε το ίδιο πρόβλημα. Μετά από αυτές τις ανεπιτυχείς προσπάθειες, επικοινώνησε με την τεχνική υποστήριξη και έλαβε «αριθμό εισιτηρίου». Παρά τις οδηγίες που έλαβε (όπως η επανεκκίνηση του υπολογιστή του και η επανεγκατάσταση της δοκιμαστικής εφαρμογής), το πρόβλημα συνεχίστηκε. Στη συνέχεια, ο καταγγέλλων δανείστηκε άλλον υπολογιστή και μπόρεσε να συνδεθεί και να ολοκληρώσει τη δοκιμή.

3. Την επόμενη ημέρα, στις 5 Μαΐου 2023, ο καταγγέλλων απέστειλε καταγγελία στην EPSO σχετικά με τα τεχνικά ζητήματα που αντιμετώπισε. Υποστήριξε ότι τα προβλήματα και το προκύπτον άγχος είχαν αρνητικό αντίκτυπο στην απόδοσή του μόλις μπόρεσε τελικά να έχει πρόσβαση στην εφαρμογή από άλλον υπολογιστή. Ζήτησε να επαναληφθούν οι εξετάσεις.

4. Την 1η Ιουνίου 2023 η EPSO απάντησε στην ένσταση. Ανέφερε ότι τα τεχνικά προβλήματα που αντιμετώπισε ο καταγγέλλων οφείλονταν στο γεγονός ότι είχε συνδεθεί με την αίτηση πολύ νωρίς. Σημείωσε ότι στη συνέχεια μπόρεσε να συμμετάσχει στη δοκιμασία. Ως εκ τούτου, η EPSO περάτωσε την εξέταση της καταγγελίας.

5. Δυσαρεστημένος από την απάντηση της EPSO στην καταγγελία του, ο ενδιαφερόμενος απευθύνθηκε στον Διαμεσολαβητή.

Η έρευνα

6. Η Διαμεσολαβήτρια κίνησε έρευνα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η EPSO χειρίστηκε την καταγγελία.

7. Στο πλαίσιο της έρευνας, η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε από την EPSO να αποσαφηνίσει τις οδηγίες που δόθηκαν στους υποψηφίους σχετικά με τον χρόνο υποβολής της αίτησης συμμετοχής στη δοκιμασία. Η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε επίσης από την EPSO να παράσχει λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο χειρίζεται τις καταγγελίες, ιδίως τις καταγγελίες σχετικά με τεχνικά προβλήματα.

8. Κατά τη διάρκεια της έρευνας, η Διαμεσολαβήτρια έλαβε την απάντηση της EPSO σχετικά με την καταγγελία και, στη συνέχεια, τις παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος σε απάντηση της απάντησης της EPSO.

Απάντηση της EPSO

9. Η EPSO δήλωσε ότι οι γραπτές οδηγίες προς τους υποψηφίους τους ζητούν να μην ξεκινήσουν τις δοκιμασίες περισσότερο από 30 λεπτά πριν από την έναρξη των δοκιμασιών. Η αίτηση για την έναρξη της δοκιμασίας δεν θα υποβληθεί εάν οι υποψήφιοι επιχειρήσουν να το πράξουν περισσότερο από 30 λεπτά πριν από την προγραμματισμένη ώρα έναρξης. Ωστόσο, ακόμη και αν ένας υποψήφιος ξεκινήσει τις δοκιμασίες νωρίτερα, αυτό δεν σημαίνει ότι αποκλείεται. Όταν οι υποψήφιοι επιχειρούν ανεπιτυχώς να δρομολογήσουν την αίτηση πολύ νωρίς, αυτό δεν θα πρέπει να τους εμποδίζει να δρομολογήσουν επιτυχώς την αίτηση εντός 30 λεπτών από την προγραμματισμένη έναρξη. Υπάρχει ένα «παράθυρο» δοκιμασιών, το οποίο επιτρέπει στους υποψηφίους να ξεκινήσουν τις δοκιμασίες τους έως και 30 λεπτά πριν από την αναφερόμενη ώρα έναρξης και έως 120 λεπτά μετά. Η ευελιξία αυτή εφαρμόζεται για την αντιμετώπιση τεχνικών ζητημάτων που ενδέχεται να χρειαστεί να επιλύσουν οι υποψήφιοι πριν από την έναρξη των δοκιμασιών.

10. Όσον αφορά την κατάσταση του καταγγέλλοντος, η EPSO δήλωσε ότι, μετά τις αρχικές δυσκολίες που αντιμετώπισε ο καταγγέλλων πριν από τις 7:30 π.μ. την ημέρα της δοκιμασίας, θα έπρεπε να ήταν σε θέση να επαναλάβει την αίτηση μετά τις 7:30 π.μ. και ότι δεν είναι σαφές γιατί δεν ήταν σε θέση να το πράξει.

11. Η EPSO δήλωσε ότι ο καταγγέλλων είχε ακολουθήσει την ορθή διαδικασία για την αναφορά τεχνικών ζητημάτων και την υποβολή καταγγελίας. Διευκρίνισε ότι η απάντησή της του Ιουνίου 2023, με την οποία ενημέρωνε τον καταγγέλλοντα ότι η επανάληψη των δοκιμών δεν ήταν δυνατή επειδή δεν είχε ακολουθήσει τις οδηγίες και είχε ξεκινήσει τις δοκιμές πολύ νωρίς, δεν ήταν ακριβής. Ωστόσο, καθώς τελικά κάθισε στις δοκιμές χωρίς σημαντικά προβλήματα (χρησιμοποιώντας διαφορετικό υπολογιστή), δεν δέχθηκε το αίτημά του να επαναλάβει τις δοκιμές.

12. Η EPSO πρόσθεσε ότι δεν μπορεί να προσδιορίσει σε ποιο βαθμό οι επιδόσεις του καταγγέλλοντος επηρεάστηκαν από το άγχος των τεχνικών προβλημάτων που αντιμετώπισε πριν από την επιτυχή έναρξη της δοκιμασίας. Κάθε άτομο βιώνει το άγχος με τον δικό του τρόπο και, ως εκ τούτου, αυτό δεν μπορεί να αποτελεί παράγοντα για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με το αν θα επιτραπεί στους υποψηφίους να επαναλάβουν τις δοκιμασίες. Οι αποφάσεις αυτές πρέπει να στηρίζονται σε αντικειμενικά στοιχεία. Δεδομένου ότι η δυνατότητα των υποψηφίων να επαναλάβουν τις δοκιμασίες μπορεί να τους παράσχει αθέμιτο πλεονέκτημα σε σχέση με άλλους υποψηφίους, αποτελεί μέτρο που πρέπει να χρησιμοποιείται με φειδώ σε δικαιολογημένες περιστάσεις, προκειμένου να διατηρηθεί η υποχρέωση διασφάλισης της ίσης μεταχείρισης των υποψηφίων.

13. Όσον αφορά τον χρόνο που απαιτείται για τη διεκπεραίωση των καταγγελιών, η EPSO δήλωσε ότι συνήθως απαντά εντός ολίγων ημερών. Ωστόσο, όταν χρειάζεται να λάβει αρχεία καταγραφής δεδομένων από τον ανάδοχο, αυτό μπορεί να αυξήσει τον χρόνο που χρειάζεται για την επεξεργασία των καταγγελιών. Στην περίπτωση του καταγγέλλοντος, υπήρξε πρόσθετη καθυστέρηση, καθώς η EPSO έπρεπε να διεκπεραιώσει μεγαλύτερο από τον συνήθη αριθμό καταγγελιών, καθώς υπήρξε τεχνικό περιστατικό με διακομιστή στις 10 Μαΐου 2023, το οποίο προκάλεσε καθυστερήσεις δοκιμασιών έως και 2 ωρών για πολλούς υποψηφίους.

Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος

14. Ο ενδιαφερόμενος επισήμανε ότι η EPSO παραδέχθηκε ότι η αιτιολογία που περιλαμβανόταν στην απόφασή της σχετικά με την καταγγελία του ήταν ανακριβής. Διατήρησε τη θέση του ότι θα έπρεπε να του επιτραπεί να επαναλάβει τις δοκιμές.

15. Ο καταγγέλλων τόνισε ότι τα τεχνικά προβλήματα και η επακόλουθη πίεση που αντιμετώπιζε σήμαιναν ότι δεν είχε ίσους όρους και ίσες ευκαιρίες να αποδώσει σε σύγκριση με έναν υποψήφιο που δεν αντιμετώπιζε τεχνικά ζητήματα. Ο καταγγέλλων πρόσθεσε ότι το γεγονός ότι έπρεπε να συμμετάσχει στις δοκιμές σε διαφορετικό υπολογιστή, με μη βέλτιστες τεχνικές προδιαγραφές, επιβάρυνε περαιτέρω το μειονέκτημά του.

16. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι, σε άλλες πρόσφατες διαδικασίες επιλογής, οι υποψήφιοι που είχαν ολοκληρώσει τις δοκιμασίες είχαν τη δυνατότητα να επαναλάβουν τις δοκιμασίες, αφού αντιμετώπισαν τεχνικά προβλήματα με την αίτηση συμμετοχής στη δοκιμασία. Υποστήριξε ότι η EPSO θα πρέπει να του επιτρέψει να επαναλάβει τις δοκιμασίες για να διασφαλίσει ότι τηρεί την υποχρέωσή της να εγγυάται την ίση μεταχείριση όλων των υποψηφίων.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

17. Όπως έχει διαπιστώσει στο παρελθόν ο Διαμεσολαβητής, οι δοκιμασίες συμμετοχής στις διαδικασίες επιλογής αποτελούν εγγενώς αγχωτική εμπειρία [3], η οποία αναμφισβήτητα επιδεινώνεται όταν οι υποψήφιοι αντιμετωπίζουν τεχνικά προβλήματα. Ως εκ τούτου, είναι λυπηρό το γεγονός ότι ο καταγγέλλων αντιμετώπισε τέτοια προβλήματα. Όπως ανέφερε η EPSO στην απάντησή της, φαίνεται ότι πολλοί άλλοι υποψήφιοι στην εν λόγω διαδικασία επιλογής αντιμετώπισαν επίσης τεχνικά προβλήματα.

18. Η EPSO υποστήριξε κατ’ ουσίαν ότι, δεδομένου ότι ο ενδιαφερόμενος συμμετείχε τελικά στις δοκιμασίες, δεν μπορούσε να του προσφέρει τη δυνατότητα να επαναλάβει τις δοκιμασίες. Υποστήριξε ότι κάτι τέτοιο θα μπορούσε να υπονομεύσει την ισότητα ευκαιριών των άλλων υποψηφίων. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι, λόγω του άγχους που αντιμετώπισε προσπαθώντας να επιλύσει τα τεχνικά ζητήματα, δεν είχε ίσες ευκαιρίες να εκτελέσει τις δοκιμές. Ο Διαμεσολαβητής εκτιμά το άγχος που βιώνει ο καταγγέλλων στην κατάσταση αυτή. Ωστόσο, όπως επισημαίνει η EPSO, είναι πολύ δύσκολο να ποσοτικοποιηθεί το άγχος και να προσδιοριστεί ο αντίκτυπός του στις επιδόσεις των υποψηφίων. Στο πλαίσιο αυτό, η θέση της EPSO ότι δεν ήταν δυνατή η εκ νέου τοποθέτηση δεν είναι παράλογη. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι δεν δικαιολογούνται περαιτέρω έρευνες σχετικά με αυτή την πτυχή της καταγγελίας.

19. Ωστόσο, όπως επισήμανε η ίδια η EPSO, ο λόγος για τον οποίο ανέφερε στην απόφασή της τους λόγους για τους οποίους ο καταγγέλλων δεν μπορούσε να επαναλάβει τις δοκιμασίες ήταν ανακριβής. Αποτελεί ορθή διοικητική πρακτική να ενημερώνονται οι ιδιώτες για τους λόγους στους οποίους βασίζεται μια απόφαση [4] και, σαφώς, να διασφαλίζεται ότι οι αποφάσεις αναφέρουν τους σωστούς λόγους. Ως εκ τούτου, ο τρόπος με τον οποίο η EPSO χειρίστηκε την καταγγελία του καταγγέλλοντος αντιβαίνει στις αρχές της χρηστής διοίκησης. Στο πλαίσιο της αυτεπάγγελτης έρευνας της Διαμεσολαβήτριας σχετικά με τη χρήση των εξ αποστάσεως δοκιμασιών από την EPSO [5], η Διαμεσολαβήτρια έχει ήδη υποβάλει πρόταση βελτίωσης στην EPSO όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο χειρίζεται τις καταγγελίες, καθώς και την ανάγκη παροχής σαφών, συνεκτικών και συνεκτικών απαντήσεων. Στο πλαίσιο της παρούσας έρευνας, η Διαμεσολαβήτρια κρίνει σκόπιμο να επαναλάβει την πρόταση αυτή. Η Διαμεσολαβήτρια θα συνεχίσει να παρακολουθεί τον τρόπο με τον οποίο η EPSO δίνει συνέχεια στις καταγγελίες υποψηφίων που αντιμετωπίζουν προβλήματα με τις εξ αποστάσεως δοκιμασίες.

Συμπέρασμα

Με βάση την έρευνα σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, ο Διαμεσολαβητής περατώνει την υπόθεση με το ακόλουθο πόρισμα [6]:

N o περαιτέρω έρευνες είναι δικαιολογημένες σε αυτή την περίπτωση.

Ο καταγγέλλων και η EPSO θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

Tina Nilsson
Προϊσταμένη της μονάδας χειρισμού υποθέσεων

Στρασβούργο, 12/6/2024

[1] https://eu-careers.europa.eu/el/job-opportunities/competition/9190/description

[2] Οι δοκιμασίες κατανόησης αποτελούνται από σύνολα ερωτήσεων στον τομέα της λεκτικής, αριθμητικής και αφηρημένης κατανόησης.

[3] Βλ. σκέψη 36 της απόφασης του Διαμεσολαβητή στην υπόθεση OI/1/2023/VS, διαθέσιμη στη διεύθυνση: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/180990

[4] Βλ. άρθρο 18 του Ευρωπαϊκού Κώδικα Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς: https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510

[5] Υπόθεση OI/1/2023/VS: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63317

[6] Η παρούσα καταγγελία εξετάστηκε στο πλαίσιο του κατ’ εξουσιοδότηση χειρισμού υποθέσεων, σύμφωνα με την απόφαση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή για τη θέσπιση εκτελεστικών διατάξεων