Αξιότιμε κ. M.,

Στις 11 Σεπτεμβρίου 2001, υποβάλατε, εξ ονόματος της Verschwisterungsverein Reichelsheim e.V., καταγγελία κατά της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σχετικά με την εξέταση από την τελευταία αίτησης επιχορήγησης για σχέδιο αδελφοποίησης πόλεων.

Στις 18 Σεπτεμβρίου 2001, διαβίβασα την καταγγελία στην Επιτροπή για να διατυπώσει τις παρατηρήσεις της.

Η Επιτροπή απέστειλε τη γνώμη της σχετικά με την καταγγελία σας στις 7 Νοεμβρίου 2001. Σας διαβίβασα τη γνώμη της Επιτροπής στις 13 Νοεμβρίου 2001 με πρόσκληση να διατυπώσετε παρατηρήσεις, εφόσον το επιθυμείτε. Στις 18 Δεκεμβρίου 2001, μου διαβιβάσατε τις παρατηρήσεις σας σχετικά με τη γνώμη της Επιτροπής.

Σας γράφω τώρα για να σας ενημερώσω για τα αποτελέσματα των ερευνών που έχουν γίνει.

Η ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ

Ο καταγγέλλων είναι η επιτροπή αδελφοποίησης πόλεων μιας γερμανικής κοινότητας που υπέβαλε αίτηση για κοινοτική επιχορήγηση για ένα σχέδιο αδελφοποίησης πόλεων. Η αίτηση κατατέθηκε την 1η Αυγούστου 2001. Στις 20 Αυγούστου 2001, η Επιτροπή πληροφόρησε τον καταγγέλλοντα ότι η αίτηση έπρεπε να απορριφθεί, δεδομένου ότι έλειπαν τα τραπεζικά στοιχεία τόσο της φιλοξενούσας πόλης όσο και των φιλοξενούμενων πόλεων και δεδομένου ότι δεν είχε παρασχεθεί λεπτομερής προϋπολογισμός που να καθορίζει το μοναδιαίο κόστος.

Στην καταγγελία του προς τον Διαμεσολαβητή, ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή δεν είχε το δικαίωμα να στηρίξει την απόφασή της σε αυτούς τους καθαρά τυπικούς λόγους. Επιπλέον, υπέβαλε στην Επιτροπή τα έγγραφα που έλειπαν από την αίτησή της.

Η ΕΡΩΤΗΣΗ

Στη γνώμη της, η Επιτροπή διατύπωσε τις ακόλουθες παρατηρήσεις:

Η αίτηση του καταγγέλλοντος δεν είχε επιλεγεί διότι δεν ήταν σύμφωνη με τους κανόνες που καθορίζονται στη σχετική πρόσκληση υποβολής προτάσεων (1) από δύο απόψεις. Πρώτον, ο προϋπολογισμός που περιλαμβανόταν στην αίτηση δεν «συνοδευόταν από λεπτομέρειες σχετικά με τις δαπάνες και τα έσοδα, δηλώνοντας το μοναδιαίο κόστος», όπως απαιτείται από το σημείο 7.1.β) του προαναφερθέντος κειμένου. Οι πληροφορίες αυτές ήταν απαραίτητες για την εξέταση της αίτησης, δεδομένου ότι μόνο σε αυτή τη βάση μπορούσε η επιτροπή επιλογής να αποφασίσει εάν οι προτεινόμενες δαπάνες ήταν επιλέξιμες για κοινοτική χρηματοδότηση. Δεύτερον, «τα τραπεζικά στοιχεία του οργανισμού» που απαιτούνται από το σημείο 7.1.δ) της πρόσκλησης υποβολής προτάσεων δεν είχαν συμπεριληφθεί στην αίτηση. Τα στοιχεία αυτά ήταν απαραίτητα για την ταχεία και πλήρη διεκπεραίωση κάθε αίτησης επιχορήγησης.

Η τελευταία παράγραφος της πρόσκλησης υποβολής προτάσεων όριζε ότι «μετά τη λήξη της προθεσμίας υποβολής της αίτησης, ο φάκελος δεν μπορεί να τροποποιηθεί με κανέναν τρόπο». Σκοπός της διάταξης αυτής ήταν να διασφαλιστεί, αφενός, ότι όλες οι αιτήσεις που υποβλήθηκαν στο πλαίσιο της ίδιας φάσης εξετάστηκαν από την ίδια επιτροπή επιλογής και, αφετέρου, ότι οι αιτήσεις που είχαν γίνει δεκτές διεκπεραιώθηκαν ταχέως, προς όφελος των αιτούντων που είχαν υποβάλει πλήρη αίτηση σύμφωνα με τους κανόνες που καθορίζονται στην πρόσκληση υποβολής προτάσεων.

Στις παρατηρήσεις του, ο καταγγέλλων επανέλαβε την άποψή του ότι η αίτηση είχε απορριφθεί για καθαρά τυπικούς λόγους. Τόνισε επίσης ότι τα ελλείποντα στοιχεία παρασχέθηκαν στη συνέχεια χωρίς καθυστέρηση. Ο καταγγέλλων επισήμανε επίσης ότι το μοναδιαίο κόστος δεν χρειάζεται να αναφέρεται στο μέλλον.

Η ΑΠΟΦΑΣΗ

1.1 Ο καταγγέλλων, η επιτροπή αδελφοποίησης μιας γερμανικής κοινότητας, υπέβαλε αίτηση κοινοτικής επιχορήγησης για ένα μέτρο αδελφοποίησης πόλεων. Η αίτηση που υποβλήθηκε την 1η Αυγούστου 2001 απορρίφθηκε από την Επιτροπή στις 20 Αυγούστου 2001 με την αιτιολογία ότι έλειπαν τα τραπεζικά στοιχεία τόσο της φιλοξενούσας πόλης όσο και των φιλοξενούμενων πόλεων και ότι δεν είχε παρασχεθεί λεπτομερής προϋπολογισμός που να καθορίζει το μοναδιαίο κόστος. Ο καταγγέλλων θεωρεί ότι η Επιτροπή δεν είχε το δικαίωμα να στηρίξει την απόφασή της σε αυτούς τους καθαρά τυπικούς λόγους.

1.2 Η Επιτροπή θεωρεί ότι η αίτηση δεν πληρούσε τις τυπικές προϋποθέσεις που ορίζονται στη σχετική πρόσκληση υποβολής προτάσεων (2). Σύμφωνα με την Επιτροπή, ο προϋπολογισμός που περιλαμβανόταν στην αίτηση δεν «συνοδευόταν από λεπτομέρειες σχετικά με τις δαπάνες και τα έσοδα, δηλώνοντας το μοναδιαίο κόστος», όπως απαιτείται από το σημείο 7.1.β) του προαναφερθέντος κειμένου, και η αίτηση δεν είχε συμπεριλάβει τα «τραπεζικά στοιχεία του οργανισμού» που απαιτούνται από το σημείο 7.1.δ) της πρόσκλησης υποβολής προτάσεων. Η Επιτροπή επισημαίνει επίσης ότι η πρόσκληση υποβολής προτάσεων όριζε ότι «μετά την εκπνοή της προθεσμίας για την υποβολή της αίτησης, ο φάκελος δεν μπορεί να τροποποιηθεί με κανέναν τρόπο». Σκοπός της διάταξης αυτής ήταν να διασφαλιστεί, αφενός, ότι όλες οι αιτήσεις που υποβλήθηκαν στο πλαίσιο της ίδιας φάσης εξετάστηκαν από την ίδια επιτροπή επιλογής και, αφετέρου, ότι οι αιτήσεις που είχαν γίνει δεκτές διεκπεραιώθηκαν ταχέως, προς όφελος των αιτούντων που είχαν υποβάλει πλήρη αίτηση σύμφωνα με τους κανόνες που καθορίζονται στην πρόσκληση υποβολής προτάσεων.

1.3 Ο Διαμεσολαβητής είχε ήδη την ευκαιρία να εξετάσει το νέο σύστημα της Επιτροπής για τη διεκπεραίωση των αιτήσεων επιδότησης σε σχέση με σχέδια αδελφοποίησης πόλεων στο πλαίσιο της έρευνάς του για παρόμοια καταγγελία (3). Στην απόφαση αυτή, ο Διαμεσολαβητής κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η απόφαση της Επιτροπής να επιλέξει αυστηρή ερμηνεία των νέων κανόνων ώστε να διεκπεραιώνονται οι αιτήσεις το συντομότερο δυνατόν δεν φαινόταν παράλογη. Στο πλαίσιο αυτό, ο Διαμεσολαβητής επισήμανε ότι, εάν οι αιτούντες που δεν είχαν υποβάλει πλήρεις αιτήσεις είχαν στη διάθεσή τους περισσότερο χρόνο για να διορθώσουν αυτά τα ελαττώματα, θα ήταν πιθανό να προκύψουν καθυστερήσεις εις βάρος των αιτούντων που είχαν συμμορφωθεί με όλες τις σχετικές απαιτήσεις. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής τόνισε ότι μια τέτοια αυστηρή προσέγγιση ήταν σκόπιμη μόνο εάν δίνονταν επαρκείς πληροφορίες στους αιτούντες και εάν τα σφάλματα που προκλήθηκαν από την ανεπαρκή σύνταξη των σχετικών εντύπων δεν οδηγούσαν αυτομάτως στην απόρριψη αίτησης (4). Οι σκέψεις αυτές ισχύουν και στην υπό κρίση υπόθεση.

1.4 Ο καταγγέλλων δεν αμφισβητεί ότι η αρχική αίτησή του δεν «συνοδευόταν από λεπτομέρειες σχετικά με τις δαπάνες και τα έσοδα, δηλώνοντας το μοναδιαίο κόστος» και δεν περιλάμβανε «τα τραπεζικά στοιχεία του οργανισμού». Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει, ωστόσο, ότι τα δεδομένα αυτά έπρεπε να παρασχεθούν από τους αιτούντες σύμφωνα με τις οδηγίες που δόθηκαν στην πρόσκληση υποβολής προτάσεων. Λαμβανομένων υπόψη των περιστάσεων αυτών, η άποψη της Επιτροπής ότι η αίτηση έπρεπε να απορριφθεί, δεδομένου ότι δεν ήταν σύμφωνη με τους εφαρμοστέους κανόνες, φαίνεται εύλογη.

Βάσει των ερευνών της Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, φαίνεται ότι δεν υπάρχει κακοδιοίκηση εκ μέρους της Επιτροπής. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής περατώνει την υπόθεση.

Ο Πρόεδρος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής θα ενημερωθεί επίσης για την απόφαση αυτή.

Με εκτίμηση,

Jacob SÖDERMAN

(1) ΕΕ 2000, C 320, σ. 9.

(2) ΕΕ 2000, C 320, σ. 9.

(3) Καταγγελία 905/2001/GG. Επισυνάπτεται αντίγραφο της απόφασης στην παρούσα υπόθεση, όπως δημοσιεύθηκε στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή (http://www.ombudsman.europa.eu).

(4) Βλ. παραγράφους 2.3 και 2.4 της απόφασης στην υπόθεση 905/2001/GG.