Straßburg, 6.12.2013

Besuch der Agentur OI/7/2013/EIS – Besuch beim Europäischen Institut für Gleichstellungsfragen (EIGE)

Sehr geehrte Frau Langbakk,

Im Mai 2011 leitete die Europäische Bürgerbeauftragte ein Programm für Besuche bei EU-Agenturen ein, um bewährte Verfahren in ihren Beziehungen zu den Bürgern zu ermitteln und zu verbreiten. Mein Vorgänger, Herr Diamandouros, führte zunächst drei „Pilotbesuche“ bei den EU-Agenturen im Vereinigten Königreich durch, nämlich bei der Europäischen Bankenaufsichtsbehörde, der Europäischen Arzneimittel-Agentur und der Europäischen Polizeiakademie. Anschließend traf er am 1. Juni 2011 mit den Leitern aller EU-Agenturen in Brüssel zusammen und hatte Gelegenheit, sie mit dieser Initiative näher vertraut zu machen. Informationen über alle früheren Besuche des Bürgerbeauftragten bei den EU-Agenturen sind auf der folgenden Seite meiner Website abrufbar:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Ich werde am 13. Dezember 2013 in Vilnius sein und möchte die Gelegenheit nutzen, das EIGE zu besuchen und mich mit den einschlägigen Mitgliedern des Leitungsteams des Instituts zu treffen. Angesichts der Art eines solchen Besuchs erscheint es angemessen, mich an Sie als Direktor des EIGE zu wenden. Um Sie bei der Vorbereitung dessen zu unterstützen, was sich sicherlich als nützlicher und konstruktiver Meinungsaustausch erweisen wird, füge ich diesem Schreiben eine Anlage bei, die a) den Entwurf des Programms für unsere Sitzung und b) Informationen über die verfahrenstechnischen Aspekte dieser Art von Besuch enthält.

Ich stelle fest, dass nach informellen Kontakten zwischen unseren Büros am Freitag, den 13. Dezember 2013 (14:30 bis 17:00 Uhr) ein für beide Seiten günstiger Termin für unsere Sitzung vereinbart wurde, an dem Sie, wie ich weiß, die Geschäftsführung des EIGE vertreten werden.

Während meines Besuchs beim EIGE werde ich von Frau Eija Salonen, Rechtsreferentin, begleitet, die als Ansprechpartnerin für die organisatorischen Aspekte unseres Treffens fungieren wird. Ihre Kontaktdaten sind: eija.salonen@ombudsman.europa.eu, Tel.: +33 3 88 17 24 29. Aus den informellen Kontakten zwischen unseren Büros erfahre ich auch, dass Herr Luigi Sandrin von Ihrer Agentur als Ansprechpartner im EIGE fungieren wird, der mit Frau Salonen für alle notwendigen Vorbereitungen zusammenarbeiten wird.

Bitte beachten Sie, dass ich im Anschluss an unsere Sitzung auch mit der Personalvertretung des EIGE zusammentreffen möchte. Dies folgt einem Antrag der Versammlung der Personalausschüsse der Agenturen (AASC), dass ich mich systematisch mit den Personalausschüssen der EU-Agenturen, die ich besuche, treffe.

Ich möchte Ihnen noch einmal dafür danken, dass Sie sich bereit erklärt haben, diesen Besuch zu organisieren, und freue mich darauf, Sie und Ihre Kollegen zu treffen und mit Ihnen allen einen fruchtbaren Austausch über die verschiedenen Fragen zu führen, die im Entwurf der Tagesordnung für unsere Sitzung enthalten sind. Ich möchte auch der Verwaltung des EIGE im Voraus für die Organisation der praktischen Aspekte meines Treffens mit der Personalvertretung der Agentur danken.

Mit freundlichen Grüßen,

Emily O'Reilly

Anlage: 1

ANHANG: Verfahrenstechnische Aspekte und Entwurf der Tagesordnung für den Besuch

Zu den Verfahrensaspekten

Die Besuche der Europäischen Bürgerbeauftragten werden formell auf der Grundlage ihrer Zuständigkeit für die Durchführung von Untersuchungen aus eigener Initiative durchgeführt. Der Schriftwechsel im Zusammenhang mit diesem Besuch wird daher mit einer Registrierungsnummer für solche Initiativuntersuchungen versehen (OI/7/2013/EIS). Der Bürgerbeauftragte wäre dankbar, wenn das EIGE dieses Aktenzeichen in seinem Schriftwechsel über den Besuch angeben könnte.

Eine Initiativuntersuchung impliziert unter anderem, dass die üblichen Verfahrensgarantien für solche Untersuchungen gelten. Dazu gehört das Recht der Agentur, den Europäischen Bürgerbeauftragten aufzufordern, Informationen und Dokumente vertraulich zu behandeln – siehe Artikel 5.1, 5.2 und 14.2 der Durchführungsbestimmungen des Bürgerbeauftragten: www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Neben der Unterrichtung der zu besuchenden Agentur über die Fragen, die sie aufwerfen will, kann die Bürgerbeauftragte sie auch auffordern, im Voraus bestimmte relevante Informationen und/oder Dokumente vorzulegen.

Nach jedem Besuch wird die Bürgerbeauftragte die Agentur schriftlich über ihre Feststellungen informieren. Wenn sie konkrete Vorschläge macht, wird sie die Agentur normalerweise bitten, sie über alle Folgemaßnahmen zu informieren, die sie zu ergreifen beabsichtigt. Je nach Antwort der Agentur wird der Bürgerbeauftragte entweder erwägen, die Untersuchung abzuschließen oder weitere Schritte zu unternehmen, z. B. durch förmliche Empfehlungen.

Bitte beachten Sie, dass das Vorbereitungsschreiben für diesen Besuch sowie dieser Anhang auf der Website des Europäischen Bürgerbeauftragten veröffentlicht werden. Beschließt die Bürgerbeauftragte, der Agentur nach ihrem Besuch Vorschläge zu unterbreiten, wird die Mitteilung, die solche Vorschläge enthält, ebenso wie die Antwort der Agentur, alle weiteren Schreiben und die endgültigen schriftlichen Schlussfolgerungen der Bürgerbeauftragten auf dieser Seite veröffentlicht. Dieser Austausch findet sich auf der folgenden Seite der Website des Bürgerbeauftragten: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Zu den Tagesordnungspunkten

 In Bezug auf den Inhalt des Besuchs vom 13. Dezember 2013 möchte der Europäische Bürgerbeauftragte folgende Themen erörtern:

• die Grundsätze des öffentlichen Dienstes;
• erste Kontakte des EIGE zur Öffentlichkeit;
• Transparenz, Dialog und Rechenschaftspflicht ;
• Rekrutierung;
• Angebote und Verträge;
• Interessenkonflikte; und
• Whistleblowing.

Die spezifischen Fragen, die der Bürgerbeauftragte im Rahmen der einzelnen Themen behandeln möchte, lauten wie folgt:

1. Grundsätze des öffentlichen Dienstes

Am 10. Juli 2012 unterrichtete die Bürgerbeauftragte das EIGE über die Veröffentlichung von fünf Grundsätzen des öffentlichen Dienstes, die als Richtschnur für das Verhalten von EU-Beamten dienen sollten. Ich wäre daran interessiert, zu erfahren, ob die Agentur Maßnahmen ergriffen hat oder zu ergreifen beabsichtigt, um a) sicherzustellen, dass alle Mitglieder ihres Personals über die Grundsätze informiert werden, und b) die Grundsätze auf ihrer Website zur Verfügung zu stellen, damit die Öffentlichkeit darüber informiert wird, dass die Agentur sie abonniert.

2. Erste Kontakte mit der Öffentlichkeit

Eine der grundlegenden Aufgaben des Bürgerbeauftragten besteht darin, dafür zu sorgen, dass die EU-Verwaltung im Umgang mit den Bürgern offen, dienstleistungsorientiert und effizient ist. Die einschlägigen Grundprinzipien sind im Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis (ECGAB) festgelegt. Das Thema ist nach wie vor von Bedeutung für unsere tägliche Arbeit, was darauf hindeutet, dass die EU-Verwaltung in diesem Bereich nach wie vor mit einigen Herausforderungen konfrontiert ist. Gegebenenfalls versucht der Europäische Bürgerbeauftragte, eine rasche Lösung für Beschwerden zu finden, die Beschwerden über die ersten Kontakte eines Bürgers mit der Verwaltung betreffen. In der Regel besteht dies darin, dass sich meine Dienststellen telefonisch mit der betreffenden Person in Verbindung setzen.

Mir ist bekannt, dass sich alle EU-Agenturen darauf geeinigt haben, das ECGAB auf einer Sitzung der Leiter der Agenturen im Oktober 2008 in Lissabon anzunehmen. Ich wäre auch dankbar, mehr darüber zu erfahren, wie das EIGE dafür sorgt, dass das Personal des EIGE die im Kodex festgelegten Grundsätze einhält. Ich konnte auf der Website des EIGE, die auf Englisch und Litauisch verfügbar ist, keine Verweise auf diese Angelegenheit finden und wäre daher dankbar für eine Präsentation zu diesem Thema. Ich möchte auch wissen, ob das EIGE beabsichtigt, die wichtigsten Teile seiner Website in anderen EU-Amtssprachen zu veröffentlichen.

3. Transparenz, Dialog und Rechenschaftspflicht

Der Europäische Bürgerbeauftragte legt auch großen Wert auf die Förderung der Transparenz und die Stärkung der Rechenschaftspflicht in der EU-Verwaltung. Diese Anforderung spiegelt sich unter anderem in den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten wider, in denen der Bürgerbeauftragte ausdrücklich als Überprüfungsstelle genannt wird. Dies spiegelt sich auch in den umfangreichen Untersuchungsbefugnissen des Bürgerbeauftragten wider, die es uns ermöglichen, die in unseren Untersuchungen aufgeworfenen Fakten und Fragen gründlich zu klären.

Ich wäre daher dankbar, mehr über die folgenden Themen zu erfahren:

a) Ich stelle fest, dass die Website des EIGE ein Dokument mit dem Titel "Policy on Public Access to Documents at the European Institute for Gender Equality" enthält. Die Politik nimmt ausdrücklich auf die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 ^[1] über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten Bezug und legt die Vorkehrungen fest, die das Institut zur Durchführung dieser Verordnung getroffen hat. Ich wäre jedoch dankbar, wenn ich wüsste, wie das EIGE in der Praxis mit Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten umgeht. Welche Regeln, Leitlinien und/oder praktischen Vorkehrungen gelten für die Bearbeitung solcher Anträge? Bitte geben Sie Beispiele an, wie z. B. die Hauptkorrespondenz bei der Bearbeitung der letzten drei Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten, die gemäß den einschlägigen Vorschriften des EIGE und/oder der Verordnung 1049/2001 behandelt wurden. (Der Inhalt der Entscheidungen des EIGE in diesen Beispielen wird nicht geprüft, da dies nicht der Zweck dieses Besuchs ist.)

b) Erstellt das EIGE einen Jahresbericht (intern oder extern) über seinen Umgang mit dem Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten?

c) Betreibt das EIGE ein öffentliches Register im Sinne von Artikel 11 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 oder beabsichtigt es dies?

d) Das EIGE verarbeitet eine große Menge an Informationen und Daten. Die Website ist benutzerfreundlich und enthält eine große Menge an Daten, Veröffentlichungen und Informationen über die Haupttätigkeiten des EIGE. Die Verordnung 1049/2001 gilt streng genommen nur für "Dokumente". Wie geht das EIGE mit Auskunftsersuchen um? Bitte übermitteln Sie uns Informationen über das Feedback, das die Dienste des EIGE von Nutzern und Interessenträgern in Bezug auf den Zugang zu Informationen erhalten.

4. Auswahl und Rekrutierung

In Bezug auf den Inhalt der Auswahl- und Einstellungsentscheidungen verfolgt der Bürgerbeauftragte einen ähnlichen Ansatz wie die EU-Gerichte. Dies bedeutet unter anderem, dass sie den sehr weiten Ermessensspielraum der Verwaltung bei der Auswahl ihrer Mitarbeiter anerkennt.

In Bezug auf die verfahrenstechnischen Aspekte der Auswahl und Einstellung hat der Bürgerbeauftragte sehr aktiv daran gearbeitet, die Transparenz der Einstellung in der EU zu erhöhen. Dies hat beispielsweise zu mehr Transparenz in Bezug auf die Namen der Mitglieder der Prüfungsausschüsse und zu detaillierteren Bewertungsbögen geführt, die den Bewerbern einen besseren Einblick in ihre Bewertung geben.

Ich stelle fest, dass das EIGE auf seiner Website einige Informationen sowie einen FAQ-Bereich [2] zu den von ihm organisierten Auswahlverfahren veröffentlicht hat. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie weitere Erläuterungen zu folgenden Fragen erhalten würden:

a) Wie gewährleistet das EIGE eine wirksame Kommunikation mit den Bewerbern über die Auswahlverfahren in Bezug auf den Stand ihrer Bewerbungen und/oder das Ergebnis des Auswahlverfahrens?

b) Sind die Namen der Mitglieder des Prüfungsausschusses den Bewerbern bekannt? Inwieweit gewährt das EIGE den Bewerbern Zugang zu den Bewertungen ihrer Bewerbungen?

c) Inwieweit bemüht sich das EIGE um schnellere und weniger formelle Mittel zur Beilegung von Streitigkeiten über Auswahl- und Einstellungsentscheidungen als in Artikel 90 des Statuts vorgesehen?

d) Unterrichtet das EIGE die Bewerber in seinem Schriftverkehr systematisch darüber, dass sie sich gemäß Artikel 19 des ECGAB beim Bürgerbeauftragten beschweren können?

5. Angebote und Verträge

Auf der Überprüfungsebene werden Streitigkeiten im Zusammenhang mit Ausschreibungsentscheidungen und Vertragsverhältnissen am häufigsten von den Gerichten behandelt. Ein erheblicher Teil der Fälle des Bürgerbeauftragten betraf jedoch im Laufe der Jahre auch diese Bereiche. In Bezug auf Angebote lässt sich der Bürgerbeauftragte vom Ansatz des Rechnungshofs inspirieren, der darin besteht, den weiten Ermessensspielraum der Verwaltung bei der Bewertung der inhaltlichen Aspekte von Ausschreibungsvorschlägen anzuerkennen und gleichzeitig sorgfältig zu prüfen, ob sie ihre Entscheidungen stichhaltig und angemessen begründet und die geltenden Verfahren und Informationsrechte angemessen beachtet hat. In Bezug auf Vertragsstreitigkeiten prüft der Bürgerbeauftragte als solcher nicht, ob eine Vertragsverletzung vorliegt. Er prüft jedoch gründlich, ob die Verwaltung gute Gründe für ihre Position angegeben hat, und prüft auch die Fairness der Verwaltungshandlungen oder -unterlassungen.

Ich stelle fest, dass die Website des EIGE einen Abschnitt über „Beschaffung“enthält. Es ist auch sehr positiv festzustellen, dass die Anhänge zu den Jahresberichten des EIGE detaillierte Informationen über die von der Agentur jedes Jahr vergebenen Aufträge enthalten. In dieser Hinsicht sind meine Fragen:

a) Wie geht das EIGE mit Streitigkeiten in Bezug auf Angebote und Verträge um?

b) Werden Bieter und Auftragnehmer darüber informiert, dass sie sich beim Bürgerbeauftragten beschweren können?

6. Interessenkonflikte

Die Vermeidung von Interessenkonflikten ist ein wichtiger Aspekt des zweiten Grundsatzes des öffentlichen Dienstes: Integrität. Interessenkonflikte entstehen, wenn Personen, die für die öffentliche Verwaltung tätig sind, als Personen wahrgenommen werden, die ein unangemessenes persönliches Interesse an einer Angelegenheit haben, mit der sie sich befassen. Solche Konflikte müssen angemessen gehandhabt werden, um eine objektive Entscheidungsfindung zu gewährleisten und das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Verwaltung zu stärken. Jüngste Ereignisse und Fälle zeigen, dass die EU-Verwaltung in dieser Frage nicht eindeutig das volle Vertrauen der Öffentlichkeit genießt.

Mich würde interessieren, welche konkreten Maßnahmen das EIGE anwendet, um Interessenkonflikte in folgenden Bereichen zu vermeiden:

a) Einstellung von Personal, einschließlich leitender Angestellter

b) derzeitige und ehemalige Bedienstete, insbesondere in Bezug auf externe Tätigkeiten während und nach ihrem Dienst am EIGE (siehe z. B. Artikel 11, 11a, 12b und 16 des Statuts).

7. Meldung von Missständen

Die Artikel 22a und 22b des Statuts werden gemeinhin als „Whistleblower-Bestimmungen“ bezeichnet. Diese Bestimmungen haben eine zweifache Struktur: a) die Pflicht, schwerwiegende Verstöße dem eigenen Organ des Hinweisgebers oder unter bestimmten Voraussetzungen dem OLAF zu melden, und b) das Recht, die Angelegenheit auch den Amtsinhabern bestimmter anderer EU-Organe zu melden, sofern spezifische Anforderungen erfüllt sind [3]. In den Artikeln 22a und 22b sind die Umstände festgelegt, unter denen Hinweisgeber vor Vergeltungsmaßnahmen durch das Organ, für das sie tätig sind, geschützt sind. Nach Artikel 22a ist es dem betreffenden Organ nicht gestattet, zum Nachteil des Beamten, der die Informationen offengelegt hat, tätig zu werden, wenn er vernünftig und ehrlich gehandelt hat. Artikel 22b erweitert diesen Schutz auf den Beamten, der Informationen an einen oder mehrere der darin genannten fünf Amtsträger weitergibt, d. h. an die Präsidenten des Europäischen Parlaments, der Kommission, des Rates, des Rechnungshofs oder des Europäischen Bürgerbeauftragten.

Ich wäre dankbar, wenn das EIGE Informationen über seine Vorkehrungen für die interne Meldung von Missständen und über seine Erfahrungen mit Hinweisgebern vorlegen könnte.