Straßburg, 6.12.2013

Besuch der Agentur OI/7/2013/EIS – Besuch beim Europäischen Institut für Gleichstellungsfragen (EIGE)

Sehr geehrte Frau Langbakk,

Im Mai 2011 startete der Europäische Bürgerbeauftragte ein Besuchsprogramm bei EU-Agenturen mit dem Ziel, bewährte Verfahren in ihren Beziehungen zu den Bürgern zu ermitteln und zu verbreiten. Mein Vorgänger, Herr Diamandouros, führte zunächst drei "Pilotbesuche" bei den EU-Agenturen im Vereinigten Königreich durch, nämlich bei der Europäischen Bankenaufsichtsbehörde, der Europäischen Arzneimittel-Agentur und der Europäischen Polizeiakademie. Anschließend traf er am 1. Juni 2011 mit den Leitern aller EU-Agenturen in Brüssel zusammen und hatte Gelegenheit, sie näher mit dieser Initiative vertraut zu machen. Informationen über alle früheren Besuche des Bürgerbeauftragten bei den EU-Agenturen finden Sie auf der folgenden Seite meiner Website:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Ich werde am 13. Dezember 2013 in Vilnius sein und möchte diese Gelegenheit nutzen, um das EIGE zu besuchen und mich mit den zuständigen Mitgliedern des Managementteams des Instituts zu treffen. Angesichts der Art eines solchen Besuchs erscheint es angebracht, mich an Sie als Direktor des EIGE zu wenden. Um Sie bei der Vorbereitung auf einen meiner Meinung nach nützlichen und konstruktiven Meinungsaustausch zu unterstützen, füge ich diesem Schreiben eine Anlage bei, die a) den Programmentwurf für unsere Sitzung und b) Informationen über die verfahrenstechnischen Aspekte dieser Art von Besuch enthält.

Ich stelle fest, dass nach informellen Kontakten zwischen unseren Büros Freitag, 13. Dezember 2013, (14:30 - 17:00 Uhr) als für beide Seiten günstiger Termin für unser Treffen vereinbart wurde, in dem Sie, wie ich verstehe, die Geschäftsleitung des EIGE vertreten werden.

Während meines Besuchs beim EIGE werde ich von Frau Eija Salonen, Rechtsreferentin, begleitet, die als Ansprechpartnerin für die organisatorischen Aspekte unserer Sitzung fungieren wird. Ihre Kontaktdaten sind: eija.salonen@ombudsman.europa.eu, Tel.: +33 3 88 17 24 29. Aus den informellen Kontakten zwischen unseren Büros gehe ich auch hervor, dass Herr Luigi Sandrin von Ihrer Agentur als Ansprechpartner im EIGE fungieren wird, der sich mit Frau Salonen für alle notwendigen Vorbereitungen in Verbindung setzen wird.

Bitte beachten Sie, dass ich nach unserer Sitzung auch mit der Personalvertretung des EIGE zusammentreffen möchte. Dies geschieht auf Antrag der Versammlung der Personalvertretungen der Agenturen (AASC), dass ich systematisch mit den Personalvertretungen der EU-Agenturen zusammenkomme, die ich besuche.

Ich möchte Ihnen nochmals dafür danken, dass Sie sich bereit erklärt haben, diesen Besuch zu organisieren, und freue mich darauf, Sie und Ihre Kollegen zu treffen und mit Ihnen allen einen fruchtbaren Austausch über die verschiedenen Fragen zu führen, die im Entwurf der Tagesordnung für unsere Sitzung enthalten sind. Ich möchte auch der Leitung des EIGE im Voraus für die Organisation der praktischen Aspekte meiner Sitzung mit der Personalvertretung der Agentur danken.

Mit freundlichen Grüßen,

Emily O'Reilly

Anlage: 1

ANLAGE: Verfahrensaspekte und Entwurf der Tagesordnung des Besuchs

Zu den Verfahrensaspekten

Die Besuche der Europäischen Bürgerbeauftragten werden formell auf der Grundlage ihrer Zuständigkeit für die Durchführung von Untersuchungen aus eigener Initiative durchgeführt. Der Schriftverkehr im Zusammenhang mit diesem Besuch wird daher eine Registrierungsnummer für solche Initiativuntersuchungen (OI/7/2013/EIS) tragen. Die Bürgerbeauftragte wäre dankbar, wenn das EIGE dieses Aktenzeichen in seinem Schreiben bezüglich des Besuchs angeben könnte.

Eine Initiativuntersuchung impliziert unter anderem, dass die üblichen Verfahrensgarantien für solche Untersuchungen gelten. Dazu gehört das Recht der Agentur, den Europäischen Bürgerbeauftragten aufzufordern, Informationen und Dokumente vertraulich zu behandeln – siehe Artikel 5.1, 5.2 und 14.2 der Durchführungsbestimmungen des Bürgerbeauftragten: www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Die Bürgerbeauftragte kann die zu besuchende Agentur nicht nur über die Themen informieren, die sie anzusprechen beabsichtigt, sondern sie auch auffordern, ihr im Voraus bestimmte relevante Informationen und/oder Dokumente zur Verfügung zu stellen.

Nach jedem Besuch unterrichtet die Bürgerbeauftragte die Agentur schriftlich über ihre Ergebnisse. Wenn sie konkrete Vorschläge macht, fordert sie die Agentur in der Regel auf, sie über etwaige Folgemaßnahmen zu informieren, die sie zu ergreifen beabsichtigt. Je nach Antwort der Agentur wird der Bürgerbeauftragte entweder erwägen, die Untersuchung abzuschließen oder weitere Schritte zu unternehmen, beispielsweise durch die Abgabe förmlicher Empfehlungen.

Bitte beachten Sie, dass das vorbereitende Schreiben für diesen Besuch sowie dieser Anhang auf der Website des Europäischen Bürgerbeauftragten veröffentlicht werden. Beschließt die Bürgerbeauftragte, der Agentur nach ihrem Besuch Vorschläge zu unterbreiten, wird die Mitteilung, die solche Vorschläge enthält, ebenso wie die Antwort der Agentur, etwaige weitere Schreiben und die endgültigen schriftlichen Schlussfolgerungen der Bürgerbeauftragten auf dieser Seite veröffentlicht. Dieser Austausch wird auf der folgenden Seite der Website der Bürgerbeauftragten veröffentlicht: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Zu den Tagesordnungspunkten

 In Bezug auf den Inhalt des Besuchs am 13. Dezember 2013 möchte der Europäische Bürgerbeauftragte folgende Themen erörtern:

• die Grundsätze des öffentlichen Dienstes;
• erste Kontakte des EIGE mit der Öffentlichkeit;
• Transparenz, Dialog und Rechenschaftspflicht ;
• Einstellung;
• Angebote und Verträge;
• Interessenkonflikte; und
• Whistleblowing.

Die spezifischen Themen, die der Bürgerbeauftragte unter den einzelnen Themen behandeln möchte, lauten wie folgt:

1. Die Grundsätze des öffentlichen Dienstes

Am 10. Juli 2012 unterrichtete der Bürgerbeauftragte das EIGE über die Veröffentlichung von fünf Grundsätzen des öffentlichen Dienstes, die als Richtschnur für das Verhalten von EU-Beamten dienen sollten. Ich wäre interessiert zu erfahren, ob die Agentur Maßnahmen ergriffen hat oder plant, um sicherzustellen, dass a) alle Mitarbeiter über die Grundsätze informiert werden und b) die Grundsätze auf ihrer Website zur Verfügung gestellt werden, so dass die Öffentlichkeit darüber informiert wird, dass sich die Agentur ihnen anschließt.

2. Erste Kontakte mit der Öffentlichkeit

Eine der grundlegenden Aufgaben des Bürgerbeauftragten besteht darin, dafür zu sorgen, dass die EU-Verwaltung im Umgang mit den Bürgern offen, dienstleistungsorientiert und effizient ist. Die einschlägigen Grundprinzipien sind im Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis (ECGAB) festgelegt. Das Thema ist nach wie vor von großer Bedeutung für unsere tägliche Arbeit, was darauf hindeutet, dass die EU-Verwaltung in diesem Bereich noch vor einigen Herausforderungen steht. Gegebenenfalls versucht der Europäische Bürgerbeauftragte, eine rasche Lösung für Beschwerden zu finden, die Beschwerden über die ersten Kontakte eines Bürgers mit der Verwaltung betreffen. In der Regel bedeutet dies, dass meine Dienststellen die betreffende Person telefonisch kontaktieren.

Mir ist bekannt, dass sich alle EU-Agenturen auf einer Sitzung der Leiter der Agenturen im Oktober 2008 in Lissabon auf die Annahme des ECGAB geeinigt haben. Ich wäre auch dankbar, wenn ich mehr darüber erfahren würde, wie das EIGE dafür sorgt, dass die Mitarbeiter des EIGE die im Kodex festgelegten Grundsätze einhalten. Ich konnte auf der Website des EIGE, die in englischer und litauischer Sprache verfügbar ist, keine Verweise auf diese Angelegenheit finden und wäre daher für eine Präsentation zu diesem Thema dankbar. Ich möchte auch wissen, ob das EIGE beabsichtigt, die wichtigsten Teile seiner Website in anderen EU-Amtssprachen zu veröffentlichen.

3. Transparenz, Dialog und Rechenschaftspflicht

Der Europäische Bürgerbeauftragte legt auch großen Wert auf die Förderung der Transparenz und die Stärkung der Rechenschaftspflicht in der EU-Verwaltung. Diese Anforderung spiegelt sich unter anderem in den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten wider, in denen der Bürgerbeauftragte ausdrücklich als Überprüfungsstelle genannt wird. Dies spiegelt sich auch in den umfangreichen Untersuchungsbefugnissen des Bürgerbeauftragten wider, die es uns ermöglichen, die in unseren Untersuchungen aufgeworfenen Tatsachen und Fragen gründlich zu klären.

Daher wäre ich Ihnen dankbar, wenn Sie mehr über folgende Themen erfahren würden:

a) Ich stelle fest, dass die Website des EIGE ein Dokument mit dem Titel "Policy on Public Access to Documents at the European Institute for Gender Equality" (Politik für den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten beim Europäischen Institut für Gleichstellungsfragen) enthält. Die Richtlinie nimmt ausdrücklich Bezug auf die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 ^[1] über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und legt die Vorkehrungen fest, die das Institut zur Durchführung dieser Verordnung getroffen hat. Ich wäre jedoch dankbar zu erfahren, wie das EIGE in der Praxis mit Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten umgeht. Welche Regeln, Leitlinien und/oder praktischen Modalitäten gelten für die Bearbeitung solcher Ersuchen? Bitte geben Sie Beispiele an, wie z. B. den wichtigsten Schriftwechsel bei der Bearbeitung der letzten drei Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten durch die Agentur, die nach den einschlägigen EIGE-Vorschriften und/oder der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 behandelt werden. (Der Inhalt der Entscheidungen des EIGE in diesen Beispielen wird nicht untersucht, da dies nicht der Zweck dieses Besuchs ist.)

b) Erstellt das EIGE einen Jahresbericht (intern oder extern) über seinen Umgang mit dem Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten?

c) Betreibt das EIGE ein öffentliches Register im Sinne von Artikel 11 der Verordnung 1049/2001 oder beabsichtigt es, ein solches zu betreiben?

d) Das EIGE verarbeitet eine große Menge an Informationen und Daten. Die Website ist benutzerfreundlich und enthält eine große Menge an Daten, Veröffentlichungen und Informationen zu den Hauptaktivitäten des EIGE. Die Verordnung 1049/2001 gilt streng genommen nur für „Dokumente“. Wie geht das EIGE mit Auskunftsersuchen um? Bitte übermitteln Sie uns Informationen über die Rückmeldungen, die die Dienste des EIGE von Nutzern und Interessenträgern in Bezug auf den Zugang zu Informationen erhalten.

4. Auswahl und Einstellung

In Bezug auf den Inhalt der Auswahl- und Einstellungsentscheidungen verfolgt der Bürgerbeauftragte einen ähnlichen Ansatz wie die EU-Gerichte. Dies bedeutet unter anderem, dass sie den sehr weiten Ermessensspielraum der Verwaltung bei der Auswahl ihrer Mitarbeiter anerkennt.

In Bezug auf die verfahrenstechnischen Aspekte der Auswahl und Einstellung hat die Bürgerbeauftragte sehr aktiv daran gearbeitet, die Transparenz der Einstellung in der EU zu erhöhen. Dies hat beispielsweise zu mehr Transparenz in Bezug auf die Namen der Mitglieder der Prüfungsausschüsse und zu detaillierteren Bewertungsbögen geführt, die den Bewerbern einen besseren Einblick in ihre Bewertung geben.

Ich stelle fest, dass das EIGE auf seiner Website einige Informationen sowie einen Abschnitt mit häufig gestellten Fragen [2] zu den von ihm durchgeführten Auswahlverfahren veröffentlicht hat. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie weitere Erläuterungen zu folgenden Punkten erhalten würden:

a) Wie gewährleistet das EIGE eine wirksame Kommunikation mit den Bewerbern über den Stand ihrer Bewerbungen und/oder das Ergebnis des Auswahlverfahrens?

b) Sind den Bewerbern die Namen der Mitglieder des Prüfungsausschusses bekannt? Inwieweit gewährt das EIGE den Bewerbern Zugang zu den Bewertungen ihrer Bewerbungen?

c) Inwieweit bemüht sich das EIGE um schnellere und weniger formelle Mittel zur Beilegung von Streitigkeiten über Auswahl- und Einstellungsentscheidungen als in Artikel 90 des Statuts vorgesehen?

d) Teilt das EIGE den Bewerbern in seinem Schriftwechsel systematisch mit, dass sie sich gemäß Artikel 19 ECGAB beim Bürgerbeauftragten beschweren können?

5. Angebote und Verträge

Auf der Ebene der Nachprüfung werden Streitigkeiten im Zusammenhang mit Ausschreibungsentscheidungen und Vertragsverhältnissen am häufigsten von den Gerichten behandelt. Ein erheblicher Teil der Fälle des Bürgerbeauftragten betraf jedoch im Laufe der Jahre auch diese Bereiche. In Bezug auf Angebote stützt sich der Bürgerbeauftragte auf den Ansatz des Rechnungshofs, der darin besteht, den weiten Ermessensspielraum der Verwaltung bei der Bewertung der inhaltlichen Aspekte von Angebotsvorschlägen anzuerkennen und gleichzeitig sorgfältig zu prüfen, ob sie ihre Entscheidungen ordnungsgemäß und angemessen begründet hat und ob sie die geltenden Verfahren und Informationsrechte angemessen beachtet hat. In Bezug auf vertragliche Streitigkeiten prüft der Bürgerbeauftragte als solcher nicht, ob eine Vertragsverletzung vorliegt. Er prüft jedoch eingehend, ob die Verwaltung gute Gründe für ihre Position angegeben hat, und prüft auch die Fairness der Verwaltungshandlungen oder Unterlassungen.

Ich stelle fest, dass die Website des EIGE einen Abschnitt über „Beschaffung“enthält. Es ist auch sehr positiv festzustellen, dass die Anhänge zu den Jahresberichten des EIGE detaillierte Informationen über die von der Agentur jedes Jahr vergebenen Aufträge enthalten. In dieser Hinsicht sind meine Fragen:

a) Wie geht das EIGE mit Streitigkeiten im Zusammenhang mit Angeboten und Verträgen um?

b) Werden Bieter und Auftragnehmer darüber informiert, dass sie sich beim Bürgerbeauftragten beschweren können?

6. Interessenkonflikte

Die Vermeidung von Interessenkonflikten ist ein wichtiger Aspekt des zweiten Grundsatzes des öffentlichen Dienstes: Integrität. Interessenkonflikte entstehen, wenn Personen, die für die öffentliche Verwaltung arbeiten, ein unangemessenes persönliches Interesse an einer Angelegenheit haben, mit der sie sich befassen. Solche Konflikte müssen angemessen gehandhabt werden, um eine objektive Entscheidungsfindung zu gewährleisten und das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Verwaltung zu stärken. Die jüngsten Ereignisse und Fälle zeigen, dass die EU-Verwaltung in dieser Frage nicht eindeutig das volle Vertrauen der Öffentlichkeit genießt.

Es würde mich interessieren, welche konkreten Maßnahmen das EIGE anwendet, um Interessenkonflikte in folgenden Bereichen zu vermeiden:

a) Einstellung von Mitarbeitern, einschließlich leitender Mitarbeiter

b) derzeitige und ehemalige Bedienstete, insbesondere in Bezug auf externe Tätigkeiten während und nach ihrer Tätigkeit beim EIGE (siehe z. B. Artikel 11, 11a, 12b und 16 des Statuts).

7. Whistleblowing

Die Artikel 22a und 22b des Statuts werden gemeinhin als „Bestimmungen über Hinweisgeber“ bezeichnet. Diese Bestimmungen haben eine zweifache Struktur: a) die Pflicht, schwerwiegende Verstöße dem eigenen Organ des Hinweisgebers oder unter bestimmten Bedingungen dem OLAF zu melden, und b) das Recht, die Angelegenheit auch den Amtsträgern bestimmter anderer EU-Organe zu melden, sofern bestimmte Anforderungen erfüllt sind [3]. In den Artikeln 22a und 22b sind die Umstände festgelegt, unter denen Hinweisgeber vor Vergeltungsmaßnahmen durch die Einrichtung, für die sie tätig sind, geschützt sind. Nach Artikel 22a ist es dem betreffenden Organ nicht gestattet, zum Nachteil des Beamten, der die Informationen weitergegeben hat, tätig zu werden, wenn er angemessen und redlich gehandelt hat. Artikel 22b dehnt diesen Schutz auf den Beamten aus, der Informationen an einen oder mehrere der fünf darin genannten Amtsträger weitergibt, d. h. an die Präsidenten des Europäischen Parlaments, der Kommission, des Rates, des Rechnungshofs oder des Europäischen Bürgerbeauftragten.

Ich wäre Ihnen dankbar, wenn das EIGE Informationen über etwaige Vorkehrungen für die interne Meldung von Missständen und über etwaige Erfahrungen mit Hinweisgebern bereitstellen könnte.